Chronologie dans la page de détails de l'enregistrement

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Un enregistrement dans Zoho CRM subit de nombreuses modifications depuis sa création. Des détails sont ajoutés ou modifiés, des activités sont programmées et exécutées, des e-mails sont envoyés, des notes sont ajoutées, des documents sont joints et supprimés, et ainsi de suite. Il peut être difficile de suivre tous ces changements et interactions, et encore plus difficile de les organiser chronologiquement.

Grâce à la fonctionnalité Chronologie dans la page de détails de l'enregistrement , vous pouvez suivre tous ces changements et interactions.

Une chronologie donne une image claire et complète de tous les événements liés à un enregistrement, accompagnée de détails utiles tels que la source et l'heure du changement ou de l'interaction. C'est pratique pour résoudre les problèmes, réussir les audits et maintenir la conformité.

La chronologie stockera les détails liés aux modifications remontant à 3 ans.

Disponibilité

Les utilisateurs disposant de l'autorisation de consulter un enregistrement pourront consulter sa chronologie.

Scénario

L'équipe commerciale de Zylker Technologies travaille à conclure une transaction lucrative avec un nouveau client. Le responsable des ventes remarque que la transaction est bloquée près de la fin du pipeline depuis un certain temps et décide d'approfondir. Il affiche l'enregistrement de la transaction dans le CRM et consulte sa chronologie. Elle découvre que la date de clôture de la transaction a été reportée plusieurs fois au cours des trois derniers mois. En parcourant la chronologie, elle remarque que cela semble se produire presque immédiatement après que le client soulève des préoccupations liées à la confidentialité et à la sécurité dans les conversations par e-mail avec le représentant commercial. Dans les notes ajoutées à ces conversations, elle remarque que les discussions internes n'ont pas tenu compte de cette préoccupation et ne l'ont pas traitée adéquatement. Le responsable des ventes organise donc une réunion avec le client et invite également les équipes de cybersécurité de Zylker et du client. Après une discussion productive, le client est satisfait et la transaction se déroule sans problème jusqu'à son aboutissement.

Pour accéder à la chronologie d'un enregistrement

Cliquez sur l'onglet [ Module ]. Le module peut être Leads, Accounts, Contacts, et ainsi de suite.
Dans la page [Module] qui s'ouvre, cliquez sur l' enregistrement dont vous souhaitez accéder à la chronologie.
Sélectionnez l'onglet Chronologie .

Onglet Historique

L'onglet Historique contient des entrées relatives à tous les changements apportés aux détails, notes, pièces jointes, tâches, réunions, appels et e-mails de votre enregistrement. Vous trouverez les fonctionnalités suivantes dans cet onglet :

Filtre : utilisez ceci pour filtrer et trouver les entrées que vous souhaitez. Vous pouvez filtrer en utilisant une ou plusieurs des options suivantes :

Modules : utilisez ceci pour filtrer les entrées liées à vos notes, pièces jointes, e-mails, tâches, réunions et appels.
Utilisateurs : utilisez ceci pour filtrer selon l'utilisateur responsable d'une modification.
Heure : utilisez ceci pour filtrer les entrées selon l'heure du changement. Outre les périodes de temps définies par le système, vous pouvez choisir une date spécifique ou une plage personnalisée.

Sources : ceci peut être utilisé pour filtrer par source de modification. Vous disposez de plusieurs options ici, allant du manuel aux API.

La chronologie : il s'agit de la liste chronologique à laquelle vos entrées sont jointes. Elle est divisée en heures au sein de ces dates.
Actions automatisées à venir : vous pouvez voir ici les actions automatisées qui sont programmées pour être exécutées dans le futur.

Actions dans l'onglet Historique

Afficher l'état des e-mails envoyés

Vous pouvez consulter l'état (envoyé, ouvert, cliqué, livré ou rejeté) de tous les e-mails envoyés dans la chronologie de chaque enregistrement. Pour ce faire, cliquez sur Afficher l'historique près de l'entrée d'e-mail envoyé.

Chaque enregistrement peut contenir plusieurs champs e-mail, y compris une adresse e-mail principale, une adresse e-mail secondaire et plusieurs adresses e-mail personnalisées. Lorsque vous envoyez un e-mail à l'une de ces adresses, une entrée est créée dans la chronologie. Cependant, si vous envoyez un e-mail à plusieurs adresses présentes dans un enregistrement, plusieurs entrées ne seront pas créées ; une seule entrée consolidée sera créée dans la chronologie.

Par exemple, si vous envoyez des e-mails à quatre adresses e-mail liées à cet enregistrement, l'entrée sera au format « E-mail envoyé à [Email ID A], [Email ID B], et 2 autres ». Lorsque vous cliquez Afficher l'historique, vous verrez l'historique de l'e-mail envoyé à une seule adresse e-mail, déterminée par la hiérarchie des adresses e-mail. L'e-mail principal a la priorité sur l'e-mail secondaire, et l'e-mail secondaire a la priorité sur les adresses personnalisées.

Ouvrir les e-mails et les conversations

Toutes les entrées liées aux e-mails dans la chronologie, comme E-mail envoyé et E-mail reçu— ont des sujets d'e-mail cliquables qui, une fois cliqués, ouvrent l'e-mail et toutes ses conversations (le cas échéant).

Si vous envoyez le même e-mail à plusieurs adresses e-mail du même enregistrement, l'e-mail qui a une conversation filetée sera ouvert.

Ajouter des notes

La plupart des notes sont ajoutées en réaction à un événement lié à un enregistrement. Par exemple, un représentant du développement des ventes ajoute une note après un appel de découverte avec un lead, un gestionnaire de compte ajoute une note liée à une réunion avec un contact, un responsable de la réussite client signale une opportunité de vente incitative après un appel, et ainsi de suite.

Vous pouvez ajouter des notes liées à des entrées particulières. Cela vous aidera à préserver le contexte de vos notes et vous permettra également de lancer des discussions directement à partir de la chronologie.

Le clic sur la note dans la liste associée de l'enregistrement vous amènera à l'événement de chronologie auquel elle est liée.

Configuration des autorisations de profil

Accédez à la page Paramètres d'administration dans Zoho CRM.
Sous Utilisateurs et contrôle, sélectionnez Profils.
Créez un nouveau profil personnalisé ou modifiez un profil existant.
Dans la section Modules et autorisations , localisez l'option Chronologie pour chaque module (comme Contacts, Accounts, Deals, etc.). À partir de là, vous pouvez activer ou désactiver la visibilité de la chronologie en fonction du rôle de l'utilisateur.
Pour les profils Admin et Standard, l'autorisation Chronologie sera verrouillée et grisée. Cela ne peut pas être modifié pour ces profils.

Pour obtenir une vue complète des événements liés à tous les enregistrements d'un CRM, veuillez consulter le journal d'audit.

Pour obtenir une vue d'ensemble des événements relatifs à tous les enregistrements dans un CRM, veuillez consulter le journal d'audit.