Gestion des répondeurs automatiques

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour les détails les plus précis et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.

Remarque :

Le La fonctionnalité de répondeur automatique dans Zoho CRM sera supprimée d'ici le 30 septembre 2025.
À partir de maintenant, certaines fonctionnalités mentionnées dans ce document d'aide peuvent ne plus être disponibles pour les répondeurs automatiques nouveaux ou modifiés à mesure que nous commençons un déploiement progressif des restrictions. Nous vous recommandons de passer à Cadences, notre outil amélioré pour l'automatisation multicanal.
Lisez l'intégralité de l'annonce pour connaître les détails sur les dates clés et les modifications de fonctionnalités.

Les répondeurs automatiques sont la solution pour envoyer des réponses automatisées et des e-mails de suivi aux prospects et aux clients. Une fois que vous recevez une réponse de la part d'un lead ou d'un contact, vous devez exclure manuellement les contacts de la liste de diffusion. Voir aussi Scénario de répondeur automatique

Important :

Cette fonctionnalité est disponible pour les Leads, Contacts et les modules personnalisés.
Vous pouvez configurer un maximum de 3 répondeurs automatiques et un maximum de 5 suivis par répondeur automatique.
Vous pouvez également envoyer des e-mails de répondeur automatique dans le cadre d'e-mails en masse. Le nombre d'e-mails en masse qui peuvent être envoyés par jour et par organisation variera selon votre abonnement.
La vue personnalisée sélectionnée pour le répondeur automatique doit contenir de nouvelles données. Si vous sélectionnez une vue personnalisée dont les données ne sont pas nouvelles, le répondeur automatique enverra le premier e-mail aux mêmes anciennes données lors des itérations suivantes. Par exemple, vous pouvez sélectionner les vues personnalisées « Today's Leads » et « New This Week Contacts » au lieu de « All Open Leads » et « Recently Created Leads ». Dans la vue Today's Leads, les données sont toujours mises à jour avec les données d'aujourd'hui, tandis que les données de la vue All Open Leads peuvent ne pas changer fréquemment.
Lors de la configuration des répondeurs automatiques de type Dynamique, sélectionnez toujours les vues personnalisées selon les options de la section Motif de récurrence. Si vous définissez le motif de récurrence comme Par jour, assurez-vous que vos données dans la vue personnalisée sélectionnée sont nouvelles chaque jour. De même, si vous sélectionnez Par semaine, vos données doivent être nouvelles pour cette semaine avant l'initiation du répondeur automatique. Si les données utilisées sont anciennes, le répondeur automatique enverra le premier e-mail aux mêmes données lors des itérations suivantes.
Lors de l'exécution du répondeur automatique, le système ne peut pas identifier les doublons. Par conséquent, il vous est recommandé de vérifier les contacts en double et de les fusionner avec l'enregistrement principal avant de configurer le répondeur automatique.
À l'heure actuelle, vous ne pouvez pas suivre la réponse lorsqu'un client répond à votre e-mail. Par conséquent, vous devez sélectionner manuellement les contacts de la liste de diffusion pour les exclure du prochain suivi.
Utilisez le formulaire de désinscription dans les modèles d'e-mail du répondeur automatique. En utilisant le formulaire de désinscription, vous pouvez permettre aux destinataires de se désabonner de votre prochain suivi et d'éviter les plaintes anti-spam.

Pour configurer des répondeurs automatiques

Cliquez sur l'onglet Leads/Contacts.
Sur la page Accueil Leads/Contacts, cliquez sur Plus d'actions > Répondeurs automatiques.
Sur la page Répondeurs automatiques, cliquez sur Créer un répondeur automatique.
Sur la page Nouveau répondeur automatique, procédez comme suit :
- Entrez le Nom du répondeur automatique.
Sélectionnez le propriétaire des enregistrements dans la liste Assigné à.
Par défaut, le champ affiche le nom de l'utilisateur qui crée le répondeur automatique.
Sélectionnez la Vue personnalisée pour configurer la liste des destinataires du répondeur automatique.
Sélectionnez un Dossier pour le répondeur automatique.
Sélectionnez Statique ou Dynamique et spécifiez les détails correspondants. (Reportez-vous au tableau pour la liste des champs standard)
- Statique- Répondeur automatique dans lequel le suivi se produit à une date fixe.
- Dynamique- Répondeur automatique dans lequel le suivi se produit à des intervalles prédéfinis définis par vous.
Vous pouvez ajouter des suivis si nécessaire. Après avoir sélectionné le modèle d'e-mail dans le suivi, vous serez invité à entrer De et Répondre à adresses e-mail.
Ici, vous pouvez choisir votre adresse e-mail de compte, l'adresse e-mail du propriétaire de l'enregistrement et l'adresse e-mail de l'organisation dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

L'e-mail de réponse automatique ne sera pas envoyé aux enregistrements pour lesquels l'option Refuser les e-mails est activée.
Ce n'est que lorsque vous décochez la case Refuser les e-mails dans la page Détails de l'enregistrement que les e-mails de réponse automatique seront envoyés à ces enregistrements.
Si vous choisissez une adresse e-mail individuelle dans le champ De, l'adresse du champ Répondre à doit être une adresse e-mail de l'organisation.
Si vous choisissez une adresse e-mail de l'organisation dans le champ De, l'adresse du champ Répondre à doit être une adresse e-mail individuelle.

Le tableau suivant donne la liste des champs et leur description lorsque l'option Statique est sélectionnée.

Champs	Description
Date de suivi	Spécifiez la date de suivi. La date de suivi est calculée par rapport au jour où la réponse automatique est initiée.
Modèle d'e-mail	Choisissez le modèle dans la liste déroulante.

Le tableau suivant donne la liste des champs et leur description lorsque l'option Dynamique est sélectionnée.

Par jour - Champs	Description
Se répéter tous les ___ jour(s)	Entrez la fréquence en jours à laquelle la réponse automatique doit être répétée.
Se répéter chaque jour	Sélectionnez cette option si la réponse automatique doit être répétée chaque jour. Sélectionnez la date de début (format MM/jj/aaaa) et l'heure de la réponse automatique.
Terminer par	Sélectionnez la date de fin de la réponse automatique au format MM/jj/aaaa.
Pas de date de fin	Sélectionnez cette option si la réponse automatique doit continuer à se répéter jusqu'à ce que vous spécifiiez une date de fin.
Choisir un modèle d'e-mail	Choisissez le modèle dans la liste déroulante.
Ajouter un suivi	Cliquez sur le lien pour ajouter des suivis à la réponse automatique. Exemple : La réponse automatique est initiée le 01-01-2010 et les dates de suivi spécifiées sont Après 3 jourset Après 10 jours. Dans ce cas, le premier e-mail de suivi sera envoyé le 04-01-2010 et le deuxième e-mail de suivi sera envoyé le 11-01-2010.
Par semaine - Champs	Description
Se répéter toutes les ____semaine(s) le D-L-M-M-J-V-S	Entrez la fréquence en semaines à laquelle la réponse automatique doit être répétée. Puis, sélectionnez la ou les case(s) correspondant au(x) jour(s) de la semaine où la récurrence doit se produire.
Commencer par	Sélectionnez la date de début (format MM/jj/aaaa) et l'heure de la réponse automatique.
Terminer par	Sélectionnez la date de fin de la réponse automatique au format MM/jj/aaaa.
Pas de date de fin	Sélectionnez cette option si la réponse automatique doit continuer à se répéter jusqu'à ce que vous spécifiiez une date de fin.
Choisir un modèle d'e-mail	Choisissez un modèle d'e-mail pour la réponse automatique dans la liste déroulante.
Ajouter un suivi	Cliquez sur le lien pour ajouter des suivis à la réponse automatique. Exemple : La réponse automatique est initiée le 01-01-2010 et les dates de suivi spécifiées sont Après 3 jourset Après 10 jours. Dans ce cas, le premier e-mail de suivi sera envoyé le 04-01-2010 et le deuxième e-mail de suivi sera envoyé le 11-01-2010.
Par mois - Champs	Description
Jour __ tous les ___ mois	Entrez la fréquence en mois et à la date spécifiée à laquelle la réponse automatique doit être répétée.
____ ____ de chaque mois	Sélectionnez un jour particulier pour que le répondeur automatique se répète chaque mois.
Commencez par	Sélectionnez la date de début (format MM/jj/aaaa) et l'heure du répondeur automatique.
Terminez par	Sélectionnez la date de fin du répondeur automatique au format MM/jj/aaaa.
Choisir un modèle d'e-mail	Choisissez un modèle d'e-mail pour le répondeur automatique dans la liste déroulante.
Ajouter un suivi	Cliquez sur le lien pour ajouter des suivis au répondeur automatique. Exemple : le répondeur automatique est lancé le 01-01-2010 et les dates de suivi spécifiées sont Après 3 jours et Après 10 jours. Dans ce cas, le premier e-mail de suivi sera envoyé le 04-01-2010 et le second e-mail de suivi sera envoyé le 11-01-2010.

Créer des dossiers

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer différents dossiers pour mieux organiser vos répondeurs automatiques. Cela vous permet de les classer sous différentes catégories pour un accès rapide.

Pour créer des dossiers

Cliquez sur l'ongletLeads/Contacts.
Sur la page Leads/Contacts Home, cliquez sur Plus d'actions > Répondeurs automatiques.
Sur la page Répondeurs automatiques, cliquez sur Créer un dossier.
Sur la page Créer un dossier , procédez comme suit :
- Entrez le Nom du dossier.
- Entrez le Description.
- Spécifiez l'accessibilité de la fonctionnalité de répondeur automatique.
Cliquez sur Enregistrer.

Exclure des contacts du suivi

Après avoir reçu des réponses des destinataires, vous pouvez exclure les leads ou contacts du suivi et planifier le prochain suivi uniquement pour les leads/contacts qui n'ont pas répondu.

Pour exclure des enregistrements du prochain suivi

Cliquez sur l'onglet Leads/Contacts .
Sur la page Leads/Contacts Home, cliquez sur Plus d'actions > Répondeurs automatiques.
Sur la page Répondeurs automatiques, cliquez sur le lien Mettre à jour la réponse correspondant au répondeur automatique.
Sur la page Liste des e-mails envoyés, sélectionnez les leads/contacts à exclure du prochain suivi.
Cliquez sur Mettre à jour la réponse.
Notez que l'option Mettre à jour la réponse n'est disponible que pour les répondeurs automatiques de type Dynamique.

Exclure des enregistrements avant le lancement du répondeur automatique

La liste de diffusion sera disponible uniquement après le lancement du répondeur automatique. Si vous souhaitez exclure certains contacts de la liste de diffusion avant même le lancement du répondeur automatique, suivez les étapes ci-dessous :

Cliquez sur l'onglet Leads ou Contacts.
Sur la page Leads/Contacts Home, sélectionnez la ou les cases à cocher correspondant aux enregistrements que vous souhaitez exclure.
Cliquez sur Plus d'actions > Mettre à jour la réponse.
Sur la page Sélectionner le répondeur automatique. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le répondeur automatique dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.

Inclure tous les contacts dans le suivi

Cette option vous permet d'inclure tous les contacts pour le suivi que vous aviez exclus de la liste de diffusion.

Pour inclure tous les enregistrements pour le prochain suivi

Cliquez sur l'onglet Leads/Contacts.
Sur la page Leads/Contacts Home, puis cliquez sur la page Plus d'actions > Autoresponders.
Sur la page Autoresponders, puis cliquez sur le lien Réinitialiser correspondant au répondeur automatique.