Gestion du calendrier dans Zoho CRM
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La planification et l'organisation sont essentielles pour les réunions professionnelles. Un plan bien pensé contribue largement à obtenir des résultats positifs, tandis qu'une réunion correctement programmée peut enrichir votre planification. Les entreprises tiennent des réunions pour diverses raisons et organisent différents types de réunions : séminaires internes, événements de réseautage pour interagir avec les clients, repas d'affaires, événements caritatifs et collectes de fonds, webinaires et formations pour les clients, réunions du conseil d'administration et réunions d'équipe mensuelles, lancements de produits, conférences de presse, salons professionnels, etc.
Consigner tout cela dans un bloc-notes n'est certainement pas une solution. Les calendriers sont le bon choix pour afficher la liste de vos réunions par jour, semaine et mois. Marquer vos réunions et appels dans un calendrier vous aide à suivre les réunions et appels programmés. Plus important encore, cela vous donne une idée de ce qui vous attend le jour en question et comment votre semaine se déroulera.
En travaillant dans Zoho CRM, où tous les détails de vos clients sont disponibles, vous pouvez utiliser le calendrier intégré pour planifier vos réunions et programmer vos appels.
- Créez des réunions récurrentes qui s'occupent automatiquement de programmer des réunions hebdomadaires ou mensuelles.
- Configurez vos préférences personnelles pour les rappels, les heures de travail, les congés, les réunions consacrées à des projets spécifiques, etc., selon votre convenance.
- Consultez les calendriers d'autres utilisateurs en fonction de la hiérarchie organisationnelle.
- Importez des réunions depuis un autre calendrier et exportez également des réunions depuis le calendrier de Zoho CRM.
- Acceptez les invitations à des réunions d'autres utilisateurs.
- Passez des appels directement depuis le calendrier.
- Obtenez une vue claire des réunions et appels du jour, de la semaine et du mois.
Définir les préférences du calendrier
Avant de commencer à utiliser votre calendrier, configurez vos préférences, telles que le moment où vous souhaitez recevoir des rappels des réunions, vos heures de travail, si vous souhaitez masquer les réunions auxquelles vous n'assistez pas, la durée par défaut des réunions et appels, etc. Ces paramètres ne s'appliquent qu'à votre calendrier.
Pour définir les préférences du calendrier,
- Accédez à Calendrier (Localisation dans votre CRM : En haut à droite de votre écran).
- Vous arriverez à la vue principale de votre calendrier. Cliquez sur Options > Préférences. (Localisation dans votre CRM : En haut à droite du calendrier)
- La page des préférences comporte environ six sections pour lesquelles vous pouvez configurer des préférences :Sélectionner les activités, Accès CalDav, Gérer l'indisponibilité, Code couleur, Rappels,etNotification.
- Sous Sélectionner les activités,activez ou désactivez les types d'activités : Réunions, Appels, Task et Rendez-vous.
Si vous avez désactivé une activité particulière, vous ne pourrez pas créer ni afficher une entrée de calendrier pour cette activité. - Une fois que vous avez sélectionné le type d'activité, vous pouvez choisir parmi les préférences suivantes :
- Jours en vue hebdomadaire: vous pouvez choisir d'afficher tous les jours du calendrier ou de conserver uniquement les jours d'ouverture de votre entreprise en choisissant les options suivantes : Tous les jours, Exclure les jours fermés.
- La semaine commence le: choisissez le premier jour ouvrable de la semaine.
- Le jour commence à :spécifiez l'heure à laquelle votre journée de travail commence.
Remarque : si vous créez une réunion toute la journée, les options de rappel disponibles sont Le jour de la réunion, 1 jour avant la réunion, 2 jours avant la réunion et 1 semaine avant la réunion. L'heure du rappel sera une heure avant l'heure à laquelle la journée commence. - Le jour se termine à :spécifiez l'heure à laquelle votre journée de travail se termine.
- Congé hebdomadaire 1 et Congé hebdomadaire 2: spécifiez vos congés hebdomadaires. Il peut s'agir de samedi et dimanche ou de tout autre jour de la semaine.
- Sélectionnez la durée par défaut de la réunion et la durée par défaut de l'appel dans les listes déroulantes respectives. Pour les appels, c'est important car en fonction du moment approximatif où l'appel se terminera, votre disponibilité pour participer à d'autres appels ou réunions peut être identifiée.
- Intervalle de la chronologie :sélectionnez le laps de temps que représente chaque bloc du calendrier. La valeur par défaut est 15 minutes — augmenter cette valeur vous permet d'afficher une plus longue période à la fois sans faire défiler. Vous pouvez choisir parmiles intervalles de 5, 10, 15 minutes (par défaut), 30 minutes ou 1 heure.
- Masquer les réunions ___ jour(s) après leur passage : en cochant cette case, votre réunion ne sera pas disponible dans le calendrier après le nombre de jours spécifiés.
- Masquer les réunions refusées : si vous refusez une réunion, vous pouvez choisir de ne pas l'afficher dans votre calendrier en cochant cette case.
- Afficher le numéro de semaine : cochez cette option pour afficher le numéro de semaine dans les vues jour, semaine et mois de votre calendrier.
- Sous CalDavAccès,activez le commutateur pour activer le protocole. Vous pouvez également vérifier les détails de configuration pour votre référence.
- Sous Gérer l'indisponibilité, choisissez les produits à partir desquels synchroniser les événements. Lorsque la synchronisation est activée, les événements des produits respectifs réserveront votre planning dans votre calendrier et marqueront l'heure de cet événement comme indisponible dans CRM. Cette synchronisation améliorera la planification dans Zoho CRM.
Vous pouvez synchroniser les événements à partir des produits Zoho et d'autres services. - En passant la souris sur les produits, vous pouvez également gérer les événements que vous souhaitez synchroniser.
- Pour gérer la synchronisation des événements à partir d'autres services, cliquez sur Gérer dans Marketplace.
- Sous Code couleur, cliquez sur le bouton Personnaliser la couleur de la réunion pour ouvrir la page de personnalisation de la couleur du champ.
Remarque :la préférence de couleur de réunion n'est applicable que pour ce compte et n'affectera pas la préférence de l'organisation. - Dans la page Personnaliser la couleur du champ, sélectionnez une couleur souhaitée pour chaque champ de réunion disponible.
- Cliquez sur Définir la couleur par défautpour revenir aux couleurs par défaut du système.
- Sous Rappels, sélectionnez les intervalles de rappel souhaités pour les réunions, rendez-vous et réunions toute la journée.
- Sélectionnez l'option Désactiver le rappel par e-mail pour gérer les notifications de rappel à partir de votre boîte aux lettres.
- Sous Notifications, sélectionnez quand vous souhaitez recevoir les notifications pour les réunions et rendez-vous. Les options sont :
- Me notifier quand une réunion m'est assignée.
- Me notifier lorsqu'un rendez-vous m'est attribué.
- Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos préférences.
Remarque : Ces préférences s'appliquent uniquement à votre compte et ne s'appliquent pas à l'organisation.
Remarque :
- Pour les options et événements relatifs aux rendez-vous, vous devez activer le Service et rendez-vous module dans Zoho CRM.
- Lorsque vous accédez au calendrier d'un autre utilisateur et que les jours fériés ne correspondent pas, les 7 jours de la semaine sont automatiquement disponibles dans le calendrier, indépendamment des préférences de calendrier de l'un ou l'autre utilisateur.