La réservation de calendrier s'avère très utile pour que le client puisse réserver une réunion, un rendez-vous de service ou un appel presque instantanément. Elle permet aux clients de voir quand les agents d'assistance sont disponibles et de planifier une réunion ou un appel de manière autonome. Elle permet également aux utilisateurs de créer des formulaires de rendez-vous pour les services de leur entreprise au sein de CRM.

Réservation de calendrier pour rendez-vous, réunions et appels 

Essayons de comprendre son fonctionnement à l'aide d'un exemple. Travis a récemment acheté un logiciel de Zylker Inc. Cependant, il a besoin d'une démonstration de produit pour mieux comprendre toutes les fonctionnalités. Il contacte l'équipe d'assistance par e-mail pour faire cette demande. Ce type de communication soulève des préoccupations importantes quant au risque que son e-mail soit oublié ou que la réunion soit programmée à un moment où il n'est pas disponible.

C'est précisément pour éviter ces problèmes que la réservation de calendrier a été conçue. Un client peut choisir le moment approprié pour la réunion en fonction de sa disponibilité, saisir les informations requises, et voilà ! – la réunion est réservée. Si le client n'est pas disponible à l'heure prévue, il peut reprogrammer ou annuler la réservation. Cela permet au client d'éviter une série d'appels ou d'e-mails avec l'équipe d'assistance et de réserver indépendamment une réunion avec l'utilisateur ou l'équipe concerné.

Une fois la configuration terminée, une URL de réunion est générée et peut être partagée avec les clients, leur permettant de réserver une réunion.

Disponibilité  

Autorisation requise

Les utilisateurs disposant de l'autorisation de gérer la réservation de calendrier peuvent créer une réservation d'équipe, et les utilisateurs autorisés à créer une réunion ou un appel peuvent créer une réservation utilisateur.

Configuration de la réservation de calendrier  

Pour configurer la réservation de calendrier

1. Accédez à Calendrier et sélectionnez une date ou cliquez sur Jour, Semaine, ou Mois.
   
   
   
   

2. Dans le Menu Options déroulant, sélectionnez Réservation de calendrier.
   
   
   
   Vous pouvez également accéder à Configuration > Général > Réservation de calendrier.
   
   
   
   

3. Sur la page Gérer la réservation de calendrier, cliquez sur Créer une réservation de calendrier et effectuez les étapes suivantes :

Création et configuration de formulaires de réservation de rendez-vous 

Services

Les formulaires de réservation de rendez-vous sont créés pour les services qui existent dans CRM. Par exemple, l'installation d'un climatiseur par une entreprise de climatisation, un changement d'huile par un centre de service automobile, ou une coupe de cheveux par un salon. Ces services seront enregistrés dans le module Services de CRM.

Par exemple, Zylker Salon propose diverses prestations telles que :

• Coupe de cheveux

• Soin du cuir chevelu

• Traitement à la kératine

• Manucure/Pédicure

Rendez-vous

Il s'agit d'une réunion ou d'un engagement réservé à un créneau horaire spécifique pour les services réservés par les clients. Les rendez-vous réservés pour les services d'une entreprise sont enregistrés dans le module Rendez-vous de CRM. Par exemple :

• Coupe de cheveux pour Krisha

• Soin des ongles pour Stacy

• Microdermabrasion pour Jeremy

Formulaires de rendez-vous

Les entreprises de services peuvent créer des formulaires de réservation de rendez-vous au sein du système CRM et les intégrer sur leur site web ou les ajouter sous forme de lien sur n'importe quel support (réseaux sociaux, e-mail, etc.).

Voici un exemple de formulaire que Zylker Salon a créé pour le traitement à la kératine.

Le salon urbain propose de nombreux services, tels que :

• Traitement à la kératine

• Traitement de la chute des cheveux

• Coupe de cheveux

• Coloration des cheveux

• Manucure/Pédicure

• Microdermabrasion

• Épilation à la soie

• Épilation à la cire

Remarque. Actuellement, lorsqu'un client tente de réserver un rendez-vous en utilisant le même identifiant e-mail et numéro de téléphone, nous n'autorisons pas la réservation et affichons un message d'erreur approprié.

1. L'e-mail permet également au client de reprogrammer ou d'annuler le rendez-vous pris.
   
   
   

Pour reprogrammer un rendez-vous

1. Cliquez sur Reprogrammer dans l'e-mail.
   Vous serez redirigé vers la page des réservations.

2. Cliquez sur Reprogrammer le rendez-vous et continuez à partir de l'étape 1.
   
   
   

Pour annuler un rendez-vous

1. Cliquez sur Annuler dans l'e-mail.
   Vous serez redirigé vers la page des réservations.

2. Cliquez sur Annuler mon rendez-vous, et votre réservation sera annulée.
   
   
   

 Comment les formulaires sont-ils créés ? 

1. Vous devrez d'abord « Activer les Services » dans le module Services.

2. Ensuite, vous devez Créer des Services avant de pouvoir créer un formulaire de réservation de rendez-vous.
   
   
   
   

3. Pour créer un formulaire de réservation de rendez-vous, accédez à Paramètres > Général > Réservation de calendrier.

4. Sous Rendez-vous, cliquez sur Créer une réservation de calendrier.
   
   
   
   

5. Créez votre formulaire de réservation de rendez-vous.

6. Remplissez les champs suivants :

1. Nom du formulaire de réservation

2. Description du formulaire de réservation (Facultatif)

3. Nom du service
   
   
   
   

7. La Planification des rendez-vous comprend deux parties.

1. Les détails du rendez-vous qui doivent être collectés auprès de l'utilisateur.

2. Les détails du rendez-vous qui ne sont pas collectés auprès de l'utilisateur, mais qui sont toujours requis pour le suivi dans le système CRM.
   
   
   
   

8. Les informations utilisateur de réservation contiennent les détails utilisateur à collecter auprès de l'utilisateur (client), tels que :

1. Nom

2. E-mail

3. Numéro de téléphone
   
   
   
   

9. Selon la préférence de votre entreprise, spécifiez le module dans lequel les utilisateurs de réservation (clients) sont suivis dans le CRM.

10. Précisez si vous souhaitez qu'un nouveau contact soit créé (automatiquement) même si les détails de l'utilisateur de réservation (client) ne sont pas déjà disponibles dans le CRM (dans le Rendez-vous module).
    
    
    
    

Paramètres de planification des rendez-vous

Configurez la façon dont votre rendez-vous doit être planifié. Cela comprendra :

• Le préavis minimum requis pour planifier les rendez-vous - Le délai le plus court qu'un client doit respecter avant de réserver un créneau (par ex. les rendez-vous ne peuvent pas être réservés moins de 2 heures à l'avance).

• Fenêtre de planification maximale - La date la plus éloignée dans le futur où un client peut réserver un rendez-vous (par ex. aucune réservation au-delà de 30 jours).
  

• Rendez-vous maximums acceptés par jour/semaine - Un plafond du nombre de rendez-vous pouvant être réservés au cours d'un jour ou d'une semaine donnés pour contrôler la charge de travail et la disponibilité.
  

Formulaire de rendez-vous

Il est divisé en quatre onglets -

• Écran de réservation de rendez-vous

• Écran d'information sur le rendez-vous et l'utilisateur

• Écran de confirmation de réservation

• Écran d'échec de réservation
  
  

Remarque. Les quatre onglets (ou écrans) peuvent être personnalisés.

L'« écran de réservation de rendez-vous » contient un calendrier permettant aux clients de choisir la date et l'heure préférées pour un rendez-vous.

Dans l'onglet Données de Canvas, tous les champs collectés dans la configuration du rendez-vous/utilisateur seront répertoriés avec le nom d'étiquette défini dans la configuration.

L'« écran de confirmation de réservation » et l'« écran d'échec de réservation » sont des écrans vers lesquels un client sera redirigé (si l'entreprise a opté pour cela) en cas de réussite ou d'échec de son rendez-vous.



Page détaillée du formulaire de réservation

Les analyses du formulaire de réservation apparaîtront sur cette page. Elles comprennent :

• Nombre de visites

• Nombre de rendez-vous réservés

• Nombre de fois reprogrammé

• Nombre de rendez-vous annulés.
  

De plus, tous les rendez-vous réservés via le formulaire de réservation s'afficheront sur cette page.

Les autres actions pouvant être effectuées sur cette page incluent :

Comme pour la personnalisation Canvas que nous avons vue pour les rendez-vous, l'équipe vous permet également de personnaliser vos formulaires de réunions et d'appels.

La réservation de calendrier peut être catégorisée en deux parties pour les réunions et les appels :

• Réservation d'équipe

• Réservation utilisateur

Réservation utilisateur
  
La réservation utilisateur suit le même processus de réservation simple que la réservation de rendez-vous, ce qui rend tout aussi facile pour les clients de programmer une session. Contrairement à la réservation d'équipe, elle n'inclut pas les informations de l'animateur, de sorte que les clients ne verront pas ou ne choisiront pas un membre du personnel spécifique. Cela la rend idéale pour les configurations à prestataire unique ou lorsque tout membre du personnel disponible peut gérer le rendez-vous.

Réservation pour réunions et appels

Une fois qu'un participant a rempli le Planification des représentants d'atelier formulaire, un enregistrement est créé dans le Réunions module.

De même, dans le module Appels aussi, un enregistrement est créé après que les détails ont été remplis dans le formulaire de réservation.

Partager la réservation de calendrier

  Il existe trois façons de partager le lien avec vos clients.

• Copiez le lien et partagez-le avec votre client par n'importe quel canal (réseaux sociaux, SMS, e-mail, etc.)

• Incorporez le code sur votre site Web.

• Ajoutez le lien comme signature d'e-mail. 

Copier le lien  

Pour copier le lien de réservation

1. Connectez-vous à Zoho CRM.

2. Accédez à Calendrier.

3. Cliquez sur Options et choisissez Réservation de calendrier dans la liste déroulante.

4. Sur la page Gérer la réservation de calendrier, cliquez sur Plus par rapport à la réservation que vous souhaitez partager.
   
   
   
   

5. Cliquez sur Copier le lien.

Incorporer la réservation de calendrier  

Zoho CRM vous permet d'incorporer la réservation de calendrier sur votre site Web de trois façons :

• Bouton - La réservation de calendrier sera incorporée sous forme de bouton et, au clic, la page de réservation s'affichera en superposition.

• Lien - La réservation de calendrier sera incorporée sous forme de lien.

• Intégré - La réservation de calendrier sera incorporée sur la page web et les clients pourront réserver une réunion ou un appel directement à partir de là.
  En savoir plus : Incorporer la réservation de calendrier

Pour incorporer la réservation de calendrier

1. Sous l'option Plus (...), sélectionnez Ajouter un formulaire de réservation au site Web Incorporez-le par rapport à la réservation que vous souhaitez partager. Cela peut être réalisé dans la Vue liste ainsi que dans la Vue détails de l'enregistrement.
   
   
   
   

2. Sur la page Options d'incorporation dans la fenêtre contextuelle, effectuez les opérations suivantes :

1. Choisissez Bouton/Lien/Intégré.
   Entrez Nom pour le bouton et le lien.

2. Sélectionnez Thème, Couleur de police, et Couleur de fond

3. Dans la section Code incorporé, cliquez sur Copier le code, et le code peut être collé dans le code source HTML de votre site Web.
   
   
   

3. Cliquez sur Terminé.

Créer des doublons  

Les réservations d'équipe configurées peuvent être dupliquées et la configuration peut être modifiée en fonction de vos besoins. Vous pouvez créer des doublons en cliquant sur Plus > Dupliquer. Cette opération peut être effectuée dans la Vue liste ainsi que dans la Vue détaillée de l'enregistrement.

Supprimer une réservation de calendrier  

Un utilisateur disposant des autorisations appropriées peut supprimer la réservation de calendrier si elle n'est plus nécessaire.

Pour supprimer une réservation de calendrier

1. Sous l'option Plus (...), sélectionnez Supprimer. Cette opération peut être effectuée dans la Vue liste ainsi que dans la Vue détaillée page.
   
   
   
   

2. Dans la fenêtre de confirmation de suppression de réservation, cliquez sur Supprimer pour supprimer la réservation.

Activer et désactiver une réservation de calendrier

Lorsque la réservation que vous avez créée n'est pas nécessaire pour le moment, vous pouvez toujours la désactiver. En la désactivant, la réservation reste inchangée, sauf qu'elle sera inactive.
Un utilisateur disposant des privilèges appropriés peut activer et désactiver une réservation de calendrier.

Pour activer/désactiver une réservation de calendrier

Dans la page Vue liste, vous pouvez activer/désactiver en basculant le bouton de statut.

L'autre option consiste à accéder à la page Vue détaillée de l'enregistrement - sous l'option Plus (...) , sélectionnez Marquer comme inactif.

Remarque.

Vous pouvez créer 25 réservations d'équipe actives et 3 réservations d'utilisateur actives.