Cette fonctionnalité est déployée progressivement et n'est disponible que pour les utilisateurs sélectionnés.

Dans chaque organisation, les utilisateurs effectuent différentes activités dans CRM selon leur rôle. Par exemple, un gestionnaire de stock valide le statut des produits dans l'inventaire avant qu'une commande ne soit confirmée, tandis qu'un membre de l'équipe des commandes d'achat vérifie et génère les bons de commande.

Actions CRM que les utilisateurs Lite peuvent effectuer

Jusqu'à 2 000 licences utilisateur Lite peuvent être achetées auprès du Zoho Store.

Le coût par licence est :

1. 15 USD par mois sur un abonnement mensuel
   
2. 12 USD par mois sur un abonnement annuel
   

1. Allez à Configuration > Général > Détails de l'entreprise.
   
2. Sous Licence utilisateur Lite, cliquez sur Obtenir une licence utilisateur Lite.
   
3. Dans la Acheter une licence utilisateur Lite fenêtre contextuelle, cliquez sur Acheter maintenant.
   Vous serez redirigé vers la page Zoho Store.
4. Dans la Paiements page, cliquez sur Mettre à niveau les utilisateurs/Modules complémentaires.
   
5. Dans Module complémentaire Utilisateurs Lite, sélectionnez le nombre de licences d'utilisateur Lite dont vous avez besoin dans la liste déroulante.
   
6. Cliquez sur Procéder au paiement.
   
7. Vérifiez le nombre d'utilisateurs et le montant total.
   
8. Cliquez sur Procéder au paiement.
   Une fois l'achat effectué, vous pouvez voir le nombre de licences achetées en accédant à Détails de l'entreprise puis Licence d'utilisateur Lite.
   
9. Cliquez sur Acheter plus pour acheter d'autres licences utilisateur.
   

Gérer le profil Lite

Une fois les licences achetées avec succès, un nouveau profil appelé « Lite » sera ajouté à votre compte CRM. Les utilisateurs Lite se verront automatiquement attribuer le profil Lite et ces utilisateurs peuvent se voir attribuer n'importe quel rôle dans l'organisation. Autrement dit, ils peuvent occuper un rôle à un niveau plus élevé ou plus bas de la hiérarchie. Par exemple, un utilisateur Lite peut être directeur des ventes, cadre financier ou représentant commercial.

Consultez le tableau ci-dessus pour en savoir plus sur les actions que les utilisateurs du profil Lite peuvent effectuer.

Remarque : Les utilisateurs disposant de la permission de gestion des profils peuvent modifier les permissions définies par le système pour le profil Lite selon leurs besoins métier.

Ajouter des utilisateurs Lite

1. Manuellement
   
2. Via l'importation
   

Points à retenir lors de l'importation

1. Les utilisateurs Lite peuvent être ajoutés via l'importation, mais leurs informations ne peuvent pas être mises à jour à l'aide de l'option d'importation.
   
2. Le profil dans le fichier CSV doit être spécifié comme Lite en utilisant soit le nom du profil, soit l'ID pour importer les utilisateurs avec succès. Lorsque les utilisateurs Lite sont ajoutés, ils se verront automatiquement attribuer le profil Lite.

Pour ajouter manuellement des utilisateurs Lite

1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
   
2. Cliquez sur + Nouvel utilisateur flèche déroulante et sélectionnez Ajouter un nouvel utilisateur Lite.
   
3. Dans la Ajouter un nouvel utilisateur Lite page, entrez les informations de l'utilisateur.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   Les utilisateurs se verront automatiquement attribuer le profil Lite.

1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
   
2. Cliquez sur + Nouvel utilisateur flèche déroulante et sélectionnez Importer les utilisateurs.
   
3. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez un fichier CSV à télécharger.
   
4. Cliquez sur Suivant.
   
5. Dans la page Importer des utilisateurs, choisissez Ajouter en tant qu'utilisateurs nouveaux.
   Si vous souhaitez ignorer les doublons, cochez Ignorer les utilisateurs existants selon et sélectionnez ID utilisateur ou E-mail.
6. Cliquez sur Suivant.
   
7. Dans la page Mapper les champs, mappez le champ Profil vers Nom du profil ou ID du profil.
   Si vous mappez vers le nom du profil, assurez-vous qu'il contient la valeur « Lite ».
8. Cliquez sur Suivant.
   Une notification contextuelle vous avertira lorsque l'importation sera terminée. Les enregistrements ayant échoué ou ignorés seront listés avec le motif de leur exclusion dans l'onglet Historique d'importation. Les enregistrements seront ignorés si vous avez atteint la limite de licences utilisateur Lite.

Que se passe-t-il si les enregistrements sont attribués aux utilisateurs Lite par l'automatisation ?

Enregistrements attribués via une règle d'attribution

1. Étant donné que les utilisateurs Lite ne peuvent pas être propriétaires d'enregistrements, les enregistrements ne leur seront pas attribués même s'ils correspondent aux critères d'une règle d'attribution. Par exemple, si le critère indique d'attribuer les enregistrements aux commerciaux, les enregistrements ne seront attribués à aucun utilisateur Lite ayant le rôle de commercial.
   

Enregistrements attribués via un workflow

1. Dans les workflows, il existe une option pour créer un enregistrement et attribuer un propriétaire. Le propriétaire de l'enregistrement peut être l'utilisateur actuellement connecté ou un utilisateur qui ajoute, crée ou modifie l'enregistrement. Si un utilisateur Lite remplit les critères pour devenir propriétaire de l'enregistrement, le propriétaire de l'enregistrement parent devient alors propriétaire du nouvel enregistrement.
   

Enregistrements créés par des utilisateurs Lite via l'Assistant

1. Si une page de détail d'enregistrement est créée à l'aide d'un assistant qui n'dispose pas de champ pour sélectionner le propriétaire de l'enregistrement, l'enregistrement sera attribué à l'utilisateur qui le crée. Si le créateur de l'enregistrement est un utilisateur Lite, l'enregistrement sera attribué à un utilisateur CRM ordinaire occupant un rôle subordonné (subordonné à celui de l'utilisateur Lite) puisque les utilisateurs Lite ne peuvent pas être propriétaires d'enregistrements. Par exemple, si un gestionnaire de stock qui est un utilisateur Lite crée un enregistrement dans le module Inventaire, l'enregistrement peut être attribué à tout utilisateur ordinaire subordonné, comme un commercial. S'il n'existe aucun rôle subordonné, l'enregistrement sera attribué au Super Admin.
   

L'adresse e-mail d'un utilisateur Lite peut-elle être utilisée pour envoyer des e-mails par l'automatisation ?

1. Comme les utilisateurs Lite n'ont pas la permission d'envoyer des e-mails, même s'ils créent un enregistrement, l'option « Envoyer un e-mail » sera désactivée pour eux.
   
2. Cependant, des e-mails peuvent être envoyés à partir de l'adresse e-mail d'un utilisateur Lite via des fonctions. Par exemple, une fonction peut être écrite pour envoyer un e-mail au prospect une fois qu'un enregistrement est créé. Selon cela, si un utilisateur Lite crée un enregistrement, l'e-mail sera envoyé au prospect à partir de son adresse e-mail.
3. Des e-mails automatisés peuvent être envoyés à partir de workflows, du processus d'approbation, du processus d'examen, etc., si l'expéditeur est défini comme « E-mail de l'utilisateur actuel ». L'utilisateur actuel comprend à la fois l'utilisateur connecté et le créateur de l'enregistrement.
   
4. Les utilisateurs Lite peuvent consulter les e-mails d'autres utilisateurs s'ils ont la permission de consulter les e-mails accordée par la permission Partage des e-mails. Par exemple, supposons que les utilisateurs Lite appartiennent au rôle Responsable de la conformité. Dans la permission Partage des e-mails, si le rôle Responsable de la conformité est sélectionné, les utilisateurs Lite ayant ce rôle pourront consulter les e-mails d'autres utilisateurs de l'organisation. En savoir plus sur la permission Partage des e-mails.

Convertir les utilisateurs Lite en utilisateurs ordinaires

Les utilisateurs Lite peuvent être convertis en utilisateurs ordinaires selon vos besoins. Cependant, les utilisateurs ordinaires ne peuvent pas être changés en utilisateurs Lite. Une fois que les utilisateurs Lite sont convertis en utilisateurs ordinaires, ils utiliseront des licences utilisateur ordinaires. Le nombre de licences utilisateur ordinaires disponibles dépend de l'édition CRM à laquelle votre organisation est abonnée.

Pour convertir les utilisateurs Lite

1. Allez à Configuration > Général > Utilisateurs.
   
2. Sélectionnez l'utilisateur Lite que vous souhaitez convertir.
   
3. Cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez Convertir en utilisateur ordinaire.
   
4. Dans la page Convertir dans la fenêtre contextuelle, choisissez le profil de l'utilisateur dans la liste déroulante.
   
5. Cliquez sur Convertir.
   

Impact de la mise à niveau ou de la rétrogradation de votre édition CRM sur les utilisateurs Lite

Les utilisateurs Lite sont pris en charge dans les éditions Enterprise et Ultimate. Si un compte disposant d'utilisateurs Lite est rétrogradé ou mis à niveau vers une édition qui ne prend pas en charge ce type d'utilisateur, ce qui suit se produira :

1. Profil Lite : Le système créera automatiquement un clone du profil Lite. Le profil sera nommé « Lite_Cloned ». Toutes les permissions de profil définies resteront inchangées. Les administrateurs CRM peuvent modifier les permissions et renommer le profil si nécessaire.
   
2. Utilisateurs Lite : Tous les utilisateurs Lite seront désactivés et seront listés sur le profil Lite_Cloned. Les administrateurs CRM peuvent les réactiver en tant qu'utilisateurs ordinaires. Une fois ces utilisateurs réactivés, ils peuvent rester sur le profil Lite_Cloned ou être transférés vers un autre profil. S'ils restent sur le profil Lite, ils auront les mêmes permissions que celles configurées pour le profil Lite, sauf modification de la part de l'administrateur.
   

Remarque : Le profil « Lite_cloned » ne sera pas créé s'il n'existe aucun utilisateur Lite actif.

Désactiver la licence utilisateur Lite

Si la licence utilisateur Lite est désactivée, tous les utilisateurs Lite seront désactivés. Ces utilisateurs peuvent être réactivés et convertis manuellement en utilisateurs ordinaires. Ils utiliseront alors des licences utilisateur ordinaires.

Pour désactiver la licence utilisateur Lite

1. Accédez à Configuration > Général > Détails de l'entreprise.
   
2. Basculez la licence utilisateur Lite sur désactivée.
   
3. Cliquez sur Désactiver dans la fenêtre d'alerte contextuelle.