La réservation du calendrier est un moyen pratique pour le client de réserver un rendez-vous presque instantanément. Elle permet aux clients de savoir quand les agents d'assistance sont disponibles et de planifier une réunion ou un appel de façon indépendante.

Par exemple, Travis vient d'acheter un logiciel auprès de Zylker et veut planifier une démo du produit pour avoir une connaissance approfondie de ses fonctionnalités. Il envoie un e-mail à l'équipe d’assistance concernant le meilleur moment pour planifier la démo du produit. Ensuite, Travis doit patiemment attendre la confirmation de l'équipe d'assistance. Plusieurs questions lui viennent à l’esprit par exemple, et s'ils n'ont pas reçu mon e-mail ? Et si mon e-mail passe inaperçu ? Vont-ils planifier la réunion à un moment où je suis occupé ?

Pour éviter tout cela, la réservation du calendrier permet à un client de choisir le moment approprié pour la réunion en fonction de sa disponibilité, de saisir les détails requis et voila ! La réunion est réservée. Si le client n'est pas disponible au moment de la réunion, il peut modifier ou annuler la réservation. Cela peut aider le client à s’affranchir de la série d'appels téléphoniques ou d’e-mails à l'équipe d’assistance et de réserver en toute indépendance une réunion avec l'équipe ou l'utilisateur respectif.

Une fois la configuration terminée, une URL de réunion est générée. Elle peut être partagée avec les clients pour leur permettre de réserver une réunion. La réservation du calendrier peut être classée dans deux catégories. Il s'agit de :

• Réservation d'équipe
  
• Réservation d'utilisateur

Disponibilité

Configuration de la réservation du calendrier

Pour configurer la réservation du calendrier

1.  Connectez-vous à Zoho CRM.
   
2. Accédez à Calendrier et sélectionnez une date ou cliquez sur Jour, Semaine ou Mois.
   
   
   
3. Cliquez sur Options et choisissez Réservation du calendrier dans la liste déroulante.
   
   Vous pouvez également sélectionner Configuration > Général > Réservation du calendrier.
   
   
4. Sur la page Gérer la réservation du calendrier, cliquez sur Créer une réservation du calendrier et procédez comme suit :
   

Réservation d'équipe :

Vous pouvez utiliser la réservation d'équipe si vous souhaitez autoriser vos clients à réserver une réunion, par exemple, une « Démo du produit ». Vous pouvez ajouter des hôtes. Lorsqu'un client réserve la réunion, un hôte est attribué pour la prendre en charge.

1. Cliquez sur Réservation d'équipe.
   
   
2. Dans la section Informations sur le calendrier :
   
   • Saisissez le Nom du calendrier.
     Exemple : Démo de projet.
   • Ajoutez une description pour au calendrier.
     
   • Dans le Type de calendrier, choisissez Réunion ou Appel dans la liste déroulante.
     
   • Indiquez la Durée de la réunion/de l'appel dans la liste déroulante.
     Vous pouvez également saisir une valeur personnalisée.
3. Dans la section Questions pour les participants :
   
   • Les champs Nom et E-mail doivent obligatoirement être renseignés pour la réservation d'une réunion, ils sont disponibles par défaut.
     
   • Cliquez sur +Ajouter des questions, si vous souhaitez ajouter d'autres questions.
     
   • Ajoutez la question et choisissez le champ dans lequel vous souhaitez que la réponse s'affiche.
     Ajoutez plusieurs questions et la réponse sera automatiquement renseignée dans le champ correspondant.
4. Dans Informations sur l'hôte, procédez comme suit :
   
   • Dans la liste déroulante Attribuer à, vous pouvez choisir parmi Utilisateurs/Groupes/Secteur. Imaginons que vous choisissez Utilisateurs. La réunion/l'appel sera attribué(e) aux utilisateurs sélectionnés suivant un ordre circulaire.
     
   • Sélectionner Utilisateurs dans la liste déroulante vous permet de choisir les utilisateurs à qui le rendez-vous sera attribué.
     
     
   • Sélectionner Groupes dans la liste déroulante vous permet de choisir le groupe auquel le rendez-vous sera attribué.
     
     
   • Sélectionner Secteurs dans la liste déroulante vous permet de choisir le secteur auquel le rendez-vous sera attribué.
     
     
5. Dans la section Paramètres avancés, définissez les conditions d'affichage de l'heure de réservation en fonction des critères suivants.
   
   • Afficher la disponibilité par incréments de « x » minutes
     
     • Choisissez l'intervalle dans la liste déroulante.
       
   • Préavis de planification de réunion minimum : empêcher les réunions ayant lieu dans moins de « x » heures
     
     • Saisissez la valeur personnalisée pour empêcher la planification de réunions dans ce laps de temps.
       
   • Horizon de planification des réunions
     
     • Saisissez une période personnalisée de jours consécutifs ou une durée spécifique de votre choix.
       
   • Nombre maximum de réunions sur le même créneau horaire
     
     • Cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner le nombre de réunions pouvant avoir lieu dans un créneau horaire donné.
       Vous pouvez choisir un nombre dans la liste déroulante ou saisir une valeur personnalisée.
   • Nombre maximum d'acceptations de réunions par jour 
     
     • Cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner le nombre maximal de réunions pouvant avoir lieu dans une journée.
       Vous pouvez choisir un nombre dans la liste déroulante ou saisir une valeur personnalisée.
   • Temps de marge pour les hôtes avant les réunions
     
     • Sélectionnez la durée du temps de marge dans la liste déroulante.
       Vous pouvez également saisir une valeur personnalisée. 
       
       
     • Envoyer un message de rappel aux participants avant l'événement
     • Dans la liste déroulante, sélectionnez l'heure de déclenchement d'un rappel avant la réunion.
       
       
     
     
6. Cliquez sur Enregistrer.
   La réservation du calendrier est créée et s'affiche dans la fenêtre Gérer la réservation du calendrier .

Réservation d'utilisateur :

vous pouvez utiliser cette option si vous souhaitez autoriser vos clients à réserver une réunion avec vous (l'utilisateur).

1. Cliquez sur Réservation [Utilisateur].
   
   
2. Dans la section Informations sur le calendrier :
   
   • Dans Type de calendrier , sélectionnez Réunion ou Appel dans la liste déroulante.
     
   • Indiquez la Durée de la réunion/de l'appel dans la liste déroulante.
     Vous pouvez également saisir une valeur personnalisée.
3. Dans la section Questions aux participants, procédez comme suit :
   
   • Les champs Nom et E-mail doivent obligatoirement être renseignés pour la réservation d'une réunion, alors que pour la réservation des Appels, ce sont les champs Nom et Téléphone, qui sont disponibles par défaut.
     
   • Cliquez sur +Ajouter des questions, si vous souhaitez ajouter d'autres questions.  
     
   • Ajoutez la question et choisissez le champ dans lequel vous souhaitez que la réponse s'affiche.
     Vous pouvez ajouter plusieurs questions et la réponse sera automatiquement renseignée dans le champ correspondant.
     La réponse aux questions peut être rendue facultative pour le participant.
     
     
4. Dans la section Paramètres avancés, définissez les conditions d'affichage de l'heure de réservation en fonction des critères suivants.
   
   • Afficher la disponibilité par incréments de « x » minutes
     
     • Choisissez l'intervalle dans la liste déroulante.
       
   • Préavis de planification de réunion minimum : empêcher les réunions ayant lieu dans moins de « x » heures
     
     • Saisissez la valeur personnalisée pour empêcher la planification de réunions dans ce laps de temps.
       
   • Horizon de planification des réunions
     
     • Saisissez une période personnalisée de jours consécutifs ou une durée spécifique de votre choix.
       
   • Temps de marge pour les hôtes avant les réunions
     
     • Sélectionnez la durée du temps de marge dans la liste déroulante.
       Vous pouvez également saisir une valeur personnalisée. 
       
       
     • Envoyer un message de rappel aux participants avant l'événement
       
     • Dans la liste déroulante, sélectionnez l'heure de déclenchement d'un rappel avant la réunion.
       
       
       
       
5. Cliquez sur Enregistrer.
   La réservation du calendrier est créée et s'affiche dans la fenêtre Gérer la réservation du calendrier .

Partager la réservation du calendrier

Vous pouvez partager le lien avec vos clients de trois façons. 

• Copiez le lien et partagez-le avec votre client via un moyen de communication (réseaux sociaux, SMS, e-mail, etc.) 
  
• Intégrez le code à votre site Web.
  
• Ajoutez le lien en tant que signature d'e-mail.
  

1. Se connecter à Zoho CRM.
   
2. Accédez au Calendrier.
   
3. Cliquez sur Options et choisissez Réservation du calendrier dans la liste déroulante.
   
4. Sur la page Gérer la réservation du calendrier, cliquez sur Plus en regard de la réservation que vous souhaitez partager.
   
   
5. Cliquez sur Copier le lien.
   

• Bouton : la réservation du calendrier est intégrée en tant que bouton. En cliquant dessus, la page de réservation s'affiche en superposition.
  
• Lien : la réservation du calendrier est intégrée en tant que lien.
  
• En ligne : la réservation du calendrier est intégrée dans la page Web et les clients peuvent y réserver une réunion ou un appel directement. 
  Pour en savoir plus : Intégrer la réservation du calendrier
  
  

Pour intégrer la réservation du calendrier

1. Dans la fenêtre Gérer la réservation du calendrier, cliquez sur Plus > Intégrer en regard de la réservation que vous souhaitez partager.
   
   
2. Dans la fenêtre contextuelle Options d'intégration, procédez comme suit :
   
   • Sélectionnez Bouton/Lien/En ligne.
     Saisissez le Nom du bouton et du lien. 
   • Sélectionnez le Thème, la Couleur de police et la Couleur d’arrière-plan.
     
   • Dans la section du code d'intégration, cliquez sur Copier le code. Vous pouvez maintenant coller le code dans le code source HTML de votre site Web.
     
     
3. Cliquez sur Terminé.
   

Pour ajouter la réservation en tant que signature d’e-mail

1. Dans la fenêtre Gérer la réservation du calendrier, cliquez sur Plus > Ajouter signature d'e-mail en regard de la réservation que vous souhaitez partager.
   
   
2. Sur la page Insérer le lien, procédez comme suit :
   
   • Saisissez le texte dans la zone Texte sélectionné.
     L'URL du lien de réservation est affichée par défaut.
   • Saisissez le titre (infobulle) et cliquez sur OK.
     

Création de doublons

Supprimer la réservation du calendrier

Un utilisateur disposant des autorisations appropriées peut supprimer la réservation du calendrier, si elle n'est plus nécessaire.

Pour supprimer une réservation du calendrier

1. Dans la fenêtre Gérer la réservation du calendrier, cliquez sur Menu > Supprimer en regard de la réservation que vous souhaitez supprimer.
   
   
2. Dans la fenêtre de confirmation de suppression de la réservation, cliquez sur Supprimer pour supprimer la réservation.
   

Activer et désactiver la réservation du calendrier

Lorsque la réservation que vous avez créée n'est pas immédiatement nécessaire, vous pouvez la désactiver. Une fois désactivée, la réservation reste inchangée, sauf qu'elle est inactive. 
Un utilisateur disposant des privilèges appropriés peut activer et désactiver une réservation du calendrier.

Pour activer/désactiver une réservation du calendrier

1. Dans la fenêtre Gérer la réservation du calendrier, faites basculer le bouton de statut sur activer/désactiver.
   
   La couleur verte indique que la réservation du calendrier est active.
   

Réservation d'une réunion ou d'un appel avec un utilisateur ou une équipe

Le client peut réserver en choisissant la date et l'heure de son choix. Une fois la réservation effectuée, un e-mail de confirmation vous est envoyé avec la possibilité pour l'utilisateur de modifier/annuler la réservation confirmée.

Pour planifier une réunion avec un utilisateur/une équipe 

1. Sélectionnez la date de votre choix.
   
   
2. Sélectionnez l'heure de votre choix.
   Vous pouvez filtrer les formats AM/PM et 24 heures.
   
   
3. Saisissez votre Nom et votre adresse e-mail , puis cliquez sur Enregistrer.
   Le statut de confirmation s'affiche.
   
   
4. Une fois le rendez-vous confirmé, un e-mail sera envoyé au client avec le résumé de la réservation terminée.
   L'e-mail permet également au client de replanifier/d'annuler le rendez-vous.
   
   

Pour replanifier un rendez-vous 

1. Cliquez sur Replanifier dans l'e-mail.
   Vous serez redirigé vers la page des réservations.
2. Cliquez sur Replanifier le rendez-vous et poursuivez à partir de l'étape 1.
   
   

Pour annuler un rendez-vous

1. Cliquez sur Annuler dans l'e-mail.
   Vous serez redirigé vers la page des réservations.
2. Cliquez sur Annuler mon rendez-vous pour annuler votre réservation.