Gestion de plusieurs organisations CRM
Accédez à plusieurs comptes CRM à l'aide d'une seule connexion
Zoho CRM permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs comptes organisationnels (CRM) via la même adresse e-mail. Cela est particulièrement utile pour les organisations qui gèrent différents comptes CRM pour leur activité, comme un franchisé ou une filiale.
Imaginez par exemple une société de logiciels qui possède deux unités commerciales différentes sous un même portefeuille d'entreprises, chacune ayant une base de clients, une stratégie marketing et des plans de génération de revenus distincts. L'entreprise utilise donc deux comptes CRM pour gérer les informations sur les ventes et les clients. Le PDG et la direction doivent souvent se connecter aux deux comptes pour comprendre la croissance de l'entreprise et obtenir des informations qui sont utilisées pour préparer des rapports, des programmes et des idées pour une planification future. Il n'est pas toujours facile de se souvenir des différents identifiants de connexion, et la diffusion de données importantes directement depuis les comptes CRM lors d'une réunion du conseil d'administration peut être critique.
Afin d'améliorer l'accessibilité de plusieurs comptes, Zoho CRM permet aux utilisateurs de configurer plusieurs organisations et de les gérer à partir d'un seul compte avec des identifiants de connexion communs. Les utilisateurs peuvent ainsi passer facilement d'un compte à l'autre lorsque cela est nécessaire. Un utilisateur CRM peut faire partie de plusieurs comptes d'organisation de deux manières :
- En créant des comptes d'organisation
- En acceptant les invitations provenant d'autres comptes de l'organisation
Cette fonction ne fournit AUCUN type de synchronisation des données entre les comptes. L'unique objectif de la création de plusieurs comptes est de permettre aux utilisateurs d'accéder facilement aux différents comptes de l'organisation CRM.
Création de plusieurs organisations CRM
Les super-administrateurs et les administrateurs CRM disposent du privilège de créer plusieurs comptes d'organisation. Cela leur permet de se connecter à plusieurs comptes à l'aide d'identifiants de connexion communs. Les utilisateurs non administrateurs peuvent être invités à rejoindre ces comptes d'organisation. Ils peuvent accepter l'invitation et faire partie de plusieurs comptes d'organisation.
Vous devez noter certains points clés avant de créer plusieurs comptes d'organisation :
Édition CRM pour la nouvelle organisation
Le nouveau compte d'organisation créé sera toujours défini par défaut sur la version d'évaluation Entreprise. L'administrateur doit effectuer une mise à niveau vers l'abonnement requis avant la fin de la version d'évaluation. Un utilisateur peut faire partie d'organisations qui sont dans différentes versions.
Licences utilisateur pour les organisations CRM
Les licences utilisateur doivent être achetées séparément pour chaque compte. En savoir plus sur l'achat de licences utilisateur.
Accéder aux URL des comptes d'organisation
Chaque compte possède une URL d'accès unique qui peut être modifiée au moment de la création du compte ou ultérieurement. L'URL d'accès ne peut être modifiée que par le super-administrateur de l'organisation depuis la page Paramètres de l'entreprise du compte CRM.
Privilège de création des comptes d'organisation
Pour créer plusieurs comptes d'organisation, l'utilisateur doit être administrateur ou super-administrateur de l'un des comptes CRM. Par exemple, si John est un utilisateur standard pour Zylker Products et un administrateur pour Zylker Services, il sera autorisé à créer des comptes. Cependant, s'il dispose d'un profil standard pour les deux organisations, il ne pourra pas créer de nouveau compte.
Nombre de comptes
- Tout utilisateur peut faire partie de 10 comptes à un moment donné. Ces comptes peuvent être de différentes versions (Standard, Professionnel, Entreprise, Ultime, CRM Plus ou Zoho One).
- Sur ces 10 comptes, vous pouvez créer jusqu'à 5 nouveaux comptes d'organisation en tant que super-administrateur ou administrateur.
- Un utilisateur ne peut créer qu'un seul compte CRM Plus et peut faire partie de 9 autres comptes CRM Plus maximum via des invitations reçues d'autres organisations CRM Plus.
- Un utilisateur peut faire partie d'un seul compte Zoho One et faire partie d'autres comptes Zoho One en tant qu'utilisateur externe. En savoir plus sur les utilisateurs externes.
Pour créer plusieurs organisations
- Connectez-vous à votre compte CRM avec des privilèges d'administrateur.
- Cliquez sur l'icône du profil en haut à droite.
- Dans la fenêtre contextuelle du profil, cliquez sur la flèche en regard du nom de l'entreprise, puis cliquez sur Gérer.
- Sur la page Liste des organisations, cliquez sur Créer une nouvelle organisation.
- Saisissez les détails de l'organisation : nom de l'entreprise, URL d'accès, fuseau horaire, etc.
- Cochez la case Charger les exemples de données, si nécessaire.
Cette opération permet de renseigner des exemples de données dans ce nouveau compte d'organisation pour que vous puissiez travailler sur ce compte et découvrir les fonctionnalités CRM. - Cliquez sur Créer une organisation.
Vous allez être redirigé vers le compte CRM de la nouvelle organisation.
Envoi d'invitations à des utilisateurs à partir de différents comptes de l'organisation
Les utilisateurs CRM qui font déjà partie d'un compte CRM peuvent être ajoutés et invités à plusieurs comptes d'organisation. Ils pourront accepter l'invitation d'un autre compte sans avoir à se dissocier du compte existant. En savoir plus sur l'ajout et l'invitation d'utilisateurs.
Accepter ou refuser des invitations
L'utilisateur peut accepter ou refuser l'invitation de l'organisation dans un délai de 7 jours à partir des emplacements suivants :
- E-mail : l'e-mail d'invitation envoyé par l'hôte proposera d'accepter ou de refuser l'invitation. Si l'utilisateur fait partie d'autres comptes d'organisation, ces noms de compte seront répertoriés dans l'e-mail.
- Liste des organisations : l'utilisateur peut accéder à l'icône de profil et cliquer sur Gérer. La liste des organisations invitées sera disponible sous Liste des organisations.
Les invitations envoyées à partir des comptes CRM Plus et Zoho One ou de tout compte CRM sur lequel l'intégration Cliq ou la restriction IP est activée ne sont PAS répertoriées dans les listes des organisations. Les utilisateurs invités peuvent accepter les invitations pour ce type de comptes UNIQUEMENT à partir de l'e-mail d'invitation reçu.
Gestion de plusieurs comptes d'organisation
Basculement entre les comptes
Les utilisateurs qui font partie de plusieurs comptes peuvent passer d'un compte à l'autre en cliquant sur l'icône de profil.
Pour basculer d'un compte à l'autre
- Dans votre CRM, cliquez sur l'icône Profil.
- Cliquez sur la liste déroulante en regard du nom de l'organisation.
- Sélectionnez et cliquez sur l'organisation de votre choix.
Définition d'un compte d'organisation par défaut
Le compte d'organisation à partir duquel le premier compte est créé est considéré comme le compte d'organisation par défaut. Cependant, un utilisateur peut définir n'importe quel compte comme compte d'organisation par défaut. La définition d'un compte par défaut permet à l'utilisateur d'accéder à ce compte chaque fois qu'il se connecte à Zoho CRM.
L'utilisateur peut également saisir l'URL d'accès d'une organisation pour se connecter directement à cette organisation particulière.
Pour définir un compte par défaut
- Accédez à la Liste des organisations.
- Passez le curseur de la souris sur le compte d'organisation souhaité et cliquez sur Définir par défaut.
Dissociation des utilisateurs de leur compte d'organisation par défaut
Si un utilisateur est dissocié d'un compte défini par défaut par lui-même ou si le compte par défaut est supprimé par l'administrateur ou le super-administrateur, il peut alors définir un autre compte par défaut dans la liste des l'organisation à sa prochaine connexion.
Plusieurs comptes d'organisation et intégration
Si vous utilisez d'autres produits Zoho ou des applications tierces que vous souhaitez intégrer à Zoho CRM, vous serez invité à choisir l'un des comptes d'organisation pendant l'intégration. Le compte d'organisation sélectionné sera intégré à votre application.
Pour référence, nous avons inclus des captures d'écran de certaines applications pour montrer la sélection de plusieurs organisations :
Intégration CRM - Desk (interface utilisateur Desk)
Intégration MS Teams - CRM (interface utilisateur MS Teams)
Intégration CRM - Slack
a) Si l'intégration de Slack et CRM est activée à partir de Slack
b) Si l'intégration a été activée à partir de Zoho CRM Marketplace.
Le tableau ci-dessous indique la façon dont plusieurs comptes d'organisation fonctionneront avec les intégrations :
Applications | Type d'intégration |
| Mappage un-à-un. Autrement dit, un seul compte d'organisation peut être associé à un portail Zoho Desk, Zoho Backstage, Zoho Cliq, etc. |
| Plusieurs comptes d'organisation CRM peuvent être associés à une organisation Zoho Campaigns ou Zoho Creator et à Cisco Teams. |
Zoho Analytics | Un rapport peut être intégré à plusieurs comptes CRM. |
Google et Office 365 | Mappage un-à-un. Cela signifie qu'un seul dossier Gmail (contact ou calendrier) et Office 365 peut être associé à un compte CRM. |
MS Teams | Mappage un-à-un à partir de MS Teams uniquement. Un portail de Teams peut être associé à un compte CRM. Les intégrations permettent d'intégrer les éléments suivants :
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Slack | Mappage un-à-un. Un compte Slack peut être associé à un compte CRM. |
Sales IQ | Mappage un-à-plusieurs. Cela signifie qu'un compte d'organisation CRM peut être associé à cinq comptes SalesIQ au maximum. |
Vous trouverez ci-dessous la plateforme à partir de laquelle un utilisateur peut lancer l'intégration :
Depuis CRM et l'application Zoho | Depuis Zoho CRM uniquement | Pour les autres services uniquement |
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