Un affichage en Liste regroupe des enregistrements en fonction d'un ensemble défini de critères. Les affichages Liste sont utiles pour afficher des données spécifiques au client en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, vous êtes peut-être très intéressé par le suivi des leads créés la semaine dernière, par l'examen des tâches en retard ou par la recherche de transactions importantes. La meilleure façon de traiter ces scénarios est de filtrer les enregistrements à l'aide des affichages Liste. Vous pouvez également utiliser l'affichage Liste pour modifier les propriétaires d'un enregistrement, supprimer des enregistrements par lot et envoyer des e-mails en masse.

Zoho CRM fournit un ensemble d'affichages Liste Standard prêts à être utilisés par tous les utilisateurs de votre organisation. En outre, vous pouvez également créer des affichages Liste et les partager avec les collègues dans votre organisation.

• Affichage Liste standard : vous pouvez modifier les affichages standard et trier l'ordre des colonnes dans la liste. Vous ne pouvez pas supprimer ces affichages Liste.
  
• Affichages Liste personnalisés : vous pouvez créer, modifier et supprimer les affichages personnalisés et trier l'ordre des colonnes dans la liste. Les informations seront enregistrées dans le journal d'audit.
  

Les affichages Liste sont regroupés de la façon suivante :

• Favoris : les affichages marqués comme favoris s'affichent.
  
• Créé par moi : les affichages personnalisés créés par vous (l'utilisateur) s'affichent.
  
• Partagé avec moi : les affichages personnalisés explicitement partagés avec vous par tout utilisateur de votre compte CRM s'affichent.
  
• Affichages publics : les affichages accessibles à tous dans votre compte CRM s'affichent.
  
• Vues des autres utilisateurs : les vues personnalisées créées par d'autres utilisateurs dans votre compte CRM, qui ne sont pas classées dans les catégories ci-dessus, s'affichent. Seuls les administrateurs peuvent voir les vues créées par d'autres utilisateurs.
  

Affichages Liste standard

Il s'agit d'un ensemble d'affichages Liste standard prêts à être utilisés par tous les utilisateurs de votre organisation. En fonction de vos exigences, vous pouvez modifier les affichages standard et trier l'ordre des colonnes dans la liste. Cependant, les affichages Liste standard ne peuvent pas être supprimés. Vous pouvez sélectionner un affichage Liste à partir de la page d'accueil du module en cliquant sur l'icône Afficher . Voici certains affichages Liste standard : Mes enregistrements, Enregistrements récemment créés, Enregistrements récemment modifiés, Enregistrements récemment consultés, etc.

Créer des affichages Liste personnalisés

Vous pouvez définir des critères et créer votre propre affichage Liste. Les enregistrements seront filtrés en fonction des critères définis. Vous pouvez modifier, supprimer, mais également trier l'ordre des colonnes dans un affichage Liste personnalisé. Les affichages Liste créés par l'utilisateur sont répertoriés sous Créé par moi.

Autorisation requise
 : les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer les affichages personnalisés peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Pour créer des affichages personnalisés

1. Cliquez sur l'onglet [Module] . (Ex. : Leads, Contacts, Comptes, etc.)
   
2. Dans la page d'accueil de [Module] , déplacez votre souris sur la liste déroulante de l'affichage Liste.
   
3. Cliquez sur le lien Créer un affichage .
   
4. Sur la page Nouvel affichage , procédez comme suit :
   
   • Saisissez le Nom de l'affichage personnalisé.
     
   • Marquez-le comme Favori, si besoin.
     Les affichages Liste personnalisés marqués comme favoris seront d'abord répertoriés dans le menu déroulant de l'affichage Liste.
   • Spécifiez des critères pour filtrer les enregistrements.
     Les balises peuvent également être utilisées dans le cadre des critères pour filtrer les enregistrements. 
     
   • Sélectionnez les colonnes à afficher dans l'affichage module.
     
   • Sous la section Partager cela avec , choisissez qui peut voir cet affichage.
     
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Spécification des critères de l'affichage Liste

Le tableau suivant énumère les options de critères pour certains types de champs :

Remarque

1. Vous pouvez ajouter jusqu'à 25 critères.
   
2. Indiquez les chiffres sans espace. Par exemple, pour 15 000, indiquez 15000.
   
3. Si vous sélectionnez l'option Aucun , l'affichage personnalisé ne sera pas créé.
   
4. L'option Ancienneté en jours est très utile pour les champs Date et Date et heure. Elle peut être utilisée pour filtrer des enregistrements tels que les leads créés au cours des 15 derniers jours, les transactions conclues au cours des 10 derniers jours, ou les utilisateurs dont l'abonnement a été renouvelé dans les 5 derniers jours.
   
5. L'option Échéance en jours vous permet de définir des critères pour les champs Date et Date et heure) basés sur une échéance en jours précise. Par exemple, si vous souhaitez filtrer les transactions qui doivent être conclues en 6 jours, vous pouvez créer un affichage personnalisé dans le module relatif aux transactions avec les critères « Date de clôture » Échéance en jours = 6.
   
6. Le champ Nom complet est une combinaison du prénom  et du  nom de famille. Le nom complet sera affiché dans les affichages Liste du module Leads et Contacts en tant que Nom du lead et Nom du contact respectivement. 
   
7. Sélection des colonnes de l'affichage Liste
   
8. « Créé par » et « Modifié par » s'affichent dans la page d'affichage personnalisée.
   

Dans la section Choisir des colonnes de la zone de liste Colonnes disponibles , vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher dans l'affichage Liste. Après avoir sélectionné les colonnes dans la zone de liste Colonnes sélectionnées , vous pouvez modifier l'ordre ou supprimer les colonnes inutiles.

Remarque

1. Il est préférable de sélectionner moins de 10 colonnes pour éviter le défilement horizontal dans l'affichage Liste.
   

Configuration des autorisations de l'affichage Liste

Dans la section Détails de l'accessibilité , définissez l'accessibilité de l'utilisateur pour afficher les listes personnalisées. Les options suivantes sont disponibles :

• Tous les utilisateurs sont autorisés à consulter cet affichage personnalisé.
  
• Affichage personnalisé uniquement pour moi.
  
• Autoriser les utilisateurs suivants à voir cet affichage personnalisé.
  

Sélectionner tous les enregistrements d'un affichage Liste personnalisé

Zoho CRM vous permet de sélectionner tous les enregistrements qui appartiennent à un affichage personnalisé d'un seul coup.

Considérez ce scénario. Vous souhaitez modifier le propriétaire de l'enregistrement de tous les leads dans l'affichage personnalisé appelé Leads Salon professionnel. Admettons que vous avez plus de 20 000 leads dans cet affichage personnalisé. Accéder à la page « Suivant » et sélectionner tous les leads sur chaque page n'est pas pratique.

À la place, vous pouvez simplement cliquer sur le lien Sélectionner tous [les enregistrements] dans cet affichage et les 20 000 leads seront sélectionnés d'un seul coup. Vous pouvez également facilement changer de propriétaire pour tous ces enregistrements.

Pour sélectionner tous les enregistrements d'un affichage personnalisé

1. Accédez au module souhaité.
   
2. Sélectionnez l'affichage Liste personnalisé que vous souhaitez.
   
3. Cliquez sur la case à cocher Tout sélectionner sur la première page.
   
4. Cliquez sur Sélectionner tous [les enregistrements] dans cet affichage qui s'affiche.
   
   Tous les enregistrements de cette vue de liste seront sélectionnés.

1. Mise à jour de masse
   
2. Modifier le propriétaire
   
3. Supprimer
   

Remarque

1. Le lien Sélectionner tous [les enregistrements] dans cet affichage n'est disponible que dans les éditions Entreprise et Ultimate de Zoho CRM.
   
2. Le lien Sélectionner tous [les enregistrements] dans cet affichage n'apparaîtra pas dans deux cas :
   
1. S'il y a plus de 50 000 enregistrements dans l'affichage Liste personnalisé.
   
2. Si une mise à jour de l'affichage Liste en masse est déjà en cours
   
3. Supposons que vous avez une règle de workflow pour le module sélectionné dans lequel les actions Mettre à jour en masse / Modifier le propriétaire/ Supprimer sont associées en tant que déclencheur ou action. Admettons que vous avez une règle selon laquelle chaque fois que des leads de salon professionnel sont supprimés, un e-mail doit être envoyé au responsable commercial. Dans ce cas, cette règle de workflow sera exécutée si le nombre total d'enregistrements sélectionnés n'excède pas 1 000. Si plus de 1 000 enregistrements sont sélectionnés dans l'affichage Liste, la règle de workflow ne sera pas exécutée.
   

Modifier des modèles de critères

L'éditeur de modèles de critères dans les affichages Liste vous permet de définir des filtres avancés à l'aide d'une logique simple comme et/ou.

Autorisation de profil requise
 : les utilisateurs qui ont accès à l'affichage Liste personnalisé peuvent utiliser cette option.

Remarque

1. Vous pouvez spécifier au maximum 25 critères par affichage Liste.
   

Pour modifier des modèles de critères

1. Cliquez sur un onglet Module .
   
2. Sélectionnez un affichage Liste dans la liste déroulante.
   
3. Cliquez sur Modifier.
   
4. Dans la page Modifier l'affichage , vérifiez vos critères existants et cliquez sur le lien Modifier le modèle .
   
5. Dans la boîte de dialogue Éditeur de modèles , modifiez les filtres et cliquez sur le lien Enregistrer .
   
6. Enregistrez l'affichage personnalisé modifié.
   

Exemple :
vous souhaitez filtrer les leads enregistrés pour un Visiteur de site Web ou un salon professionnel de Californie ou du Texas, et dont le secteur est une grande entreprise.

La source du lead principale contient « Visiteur de site Web ou salon commercial », l'État est « Californie ou Texas » et l'industrie est « Grande entreprise »

Vous pouvez créer ces critères facilement avec l'option Critères, comme indiqué ci-dessous :

Le modèle de critères est automatiquement défini comme :

Puisque le modèle de critères ne correspond pas aux exigences, vous pouvez le modifier comme ceci :

1. Parenthèses : ( )
   
2. Opérateurs et/ou
   
3. Numéro de ligne de critères
   

Points à retenir

1. Lorsque la boîte de dialogue Modifier le modèle est ouverte, vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer une ligne de critères sous la section Spécifier des critères .
   
2. La priorité des opérateurs n'est pas prise en compte si vous ne mettez pas de parenthèses. Par exemple, si vous indiquez les critères comme ceci : 1 ou 2 et 3, cela sera considéré comme ((1 ou 2) et 3).
   
3. Vous pouvez modifier le et ou le ou des lignes de critères et ils seront mis à jour dans l'éditeur ci-dessous.
   
4. Vous pouvez modifier la condition du et ou du ou dans le modèle et elle sera mise à jour dans les lignes ci-dessus.
   
5. Si vous spécifiez 1 et 2 et que vous enregistrez, lors de la modification de l'affichage, le modèle apparaîtra sous la forme (1 et 2). Pour (1 et 2) ou 3 , le modèle apparaîtra sous la forme ( (1 et 2) ou 3).
   
6. Si vous ajoutez plus de lignes dans l'éditeur et les supprimez une par une, le modèle contiendra des parenthèses supplémentaires. Par exemple, si vous ajoutez 5 lignes et que vous supprimez la 4e ligne, le modèle de critères apparaîtra sous la forme ( ( ( ( 1 et 2 ) ou 3) )ou 4 ) et si la troisième ligne est supprimée, il apparaîtra sous la forme ( ( ( ( 1 et 2 ) ) ) ou 3 ). Si la première ligne est supprimée, il apparaîtra sous la forme ( ( ( ( 1 ) ) ) ou 2 ). Cependant, lors de l'enregistrement des critères, il deviendra ( 1 ou 2 ). ( ( ( 1 et 2 ) et 3 ) ) apparaîtra si le dernier critère est supprimé.
   
7. Veillez à ne pas utiliser les éléments suivants car ils ne sont pas valables : (), (et), (ou)
   
8. Si les parenthèses ne correspondent pas, le modèle sera considéré comme non valide.
   
9. Vous obtiendrez un message d'erreur si le nombre de lignes et les chiffres indiqués dans le modèle ne correspondent pas et s'il manque des numéros dans le modèle spécifié.
   
10. Les boutons Enregistrer et Annuler sur l'affichage personnalisé seront masqués pendant la modification du modèle de critères.
    
11. S'il manque les parenthèses finales, il y aura une différence entre l'éditeur de modèles de critères et son mode Affichage.
    

    Vos modèles de critères dans l'éditeur	Vos modèles de critères dans le mode Affichage
    ( 1 et 2 ) ou ( 3 et 4 )	(( 1 et 2 ) ou ( 3 et 4 ))
    1 et 2 et 3 et 4	(1 et 2 et 3 et 4 )
    ( 1 ou 2 ) et ( 3 ou 4 )	( ( 1 ou 2 ) et ( 3 ou 4 ) )

Remarque

1. Cette option est prise en charge uniquement pour les modules Prospects, Comptes, Contacts et Offres.
   
2. La date de la dernière activité dans les critères de l'affichage Liste et l'heure de la Dernière mise à jour sur la page Détails de l'enregistrement sont les mêmes.
   
3. Vous pouvez uniquement utiliser ce critère pour les affichages Liste personnalisés.
   

Autorisation de profil requise
: les utilisateurs qui ont accès à l'affichage Liste personnalisé peuvent utiliser cette option.

Les activités et mises à jour qui seront comptabilisées comme Date de la dernière activité :

1. le nom de la vue
   
2. les critères utilisés pour créer l'affichage personnalisé
   
3. les colonnes affichées dans l'affichage
   
4. Autorisation de partage d'affichage personnalisé 
   
   

L'affichage personnalisé peut être verrouillé par les administrateurs CRM et par ceux disposant de l'autorisation de gérer l'affichage personnalisé. Il ne peut être déverrouillé que par les administrateurs CRM et l'utilisateur qui a créé l'affichage personnalisé.

1. Cliquez sur l'onglet [Module].(Pour, par exemple Leads [Prospects], Contacts, Accounts [Comptes], etc.)
   
2. Dans l'affichage Liste Module, cliquez sur la liste déroulante vue et sélectionnez + Nouvel affichage personnalisé.
   
   
3. Sur la page Créer un nouvel affichage, cochez la case Verrouiller cet affichage à partir d'autres modifications.
   Cette option apparaît uniquement si vous partagez l'affichage.
   
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Modifier l'affichage Liste standard

1. Cliquez sur l'onglet [Module] . (Par exemple, Prospects, Contacts, Comptes, etc.
   
2. Dans la page d'accueil [Module] , sélectionnez l'affichage Liste que vous souhaitez modifier.
   
3. Cliquez sur le lien Modifier .
   
4. Dans la page Modifier l'affichage , sélectionnez et déplacez les champs dans la zone de liste Colonnes disponibles .
   Après avoir sélectionné les colonnes, vous pouvez modifier l'ordre des colonnes ou supprimer les colonnes inutiles de la zone de liste Colonnes sélectionnées .
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Travail avec un affichage Liste

1. Défini par le système : filtrez les enregistrements à l'aide de champs définis par le système, tels que les enregistrements touchés, les enregistrements intacts, les listes associées, les activités, etc
   
2. Activité du site Web : filtrez les enregistrements à l'aide de champs tels que les conversations, le navigateur, le moteur de recherche, etc. Notez que cette section s'affiche uniquement si SalesIQ est activé.
   
3. Filtrer par champs : filtrez les enregistrements en fonction des différents champs du module. Les champs standard et personnalisés peuvent être utilisés pour rechercher des enregistrements.