Disponibilité

Autorisation requise

Les utilisateurs disposant de l'autorisation Customize Modules peuvent configurer le verrouillage d'enregistrement pour un module.

Vérifier la disponibilité et les limites des fonctionnalités

Configuration du verrouillage 

Verrouillage automatique 

1. Vous pouvez configurer jusqu'à cinq règles par module. Chaque règle porte un nom qui s'affiche sur la page de détail de l'enregistrement lorsqu'un enregistrement est verrouillé.
   
2. Vous pouvez choisir de verrouiller les enregistrements pour tous les profils, ou pour tous les profils à quelques exceptions près.
   
3. Vous pouvez sélectionner les actions qui seront restreintes pour les enregistrements. L'option Edit est limitée par défaut.
   
4. Autorisez les champs qui peuvent être modifiés même lorsque l'enregistrement est verrouillé.
   

Remarques :

1. Les champs tels que le champ de mise en page, le champ de pipeline et les champs agrégés de sous-formulaire ne seront pas disponibles dans la liste des champs restreints.
   
2. Dans certains cas, les champs qui ne peuvent pas être modifiés directement sur la page de détails sont également répertoriés dans la liste des champs disponibles. Ces champs, lorsqu'ils sont autorisés, peuvent être mis à jour par l'intermédiaire de l'API.
   Par exemple le champ Pricing model dans le module Price-books et le champ Pipeline dans le module Deals.

Lorsqu'un enregistrement est verrouillé, l'icône de verrouillage apparaît sur l'image de l'enregistrement ou à côté du nom de l'enregistrement. Seuls les champs autorisés peuvent être modifiés. Les détails du verrouillage, tels que la raison (c'est-à-dire la condition de verrouillage), la date de verrouillage et les champs disponibles pour l'édition seront affichés sur le bouton des détails.

1. Accédez à Setup puis, sous Customization, accédez à Modules and Fields.
   
2. Accédez ensuite au module pour lequel vous souhaitez configurer le verrouillage.
3. Dans l'onglet Locking Configuration, cliquez sur Configure Now.
   
   
4. Sur la page Locking Configuration, procédez comme suit :
   
   
1. Basculez sur Manually pour activer ou désactiver le verrouillage manuel des enregistrements par les utilisateurs disposant d'une autorisation de verrouillage.
   
2. Basculez sur Automatically pour activer le verrouillage des enregistrements lorsque certains critères sont remplis.
   
   Attribuez un nom à la règle et indiquez les différents critères à remplir pour verrouiller l'enregistrement et le sauvegarder.
3. Pour verrouiller automatiquement les enregistrements, cochez la case si vous souhaitez que les enregistrements existants répondant aux critères définis soient verrouillés.
   
4. Paramètres relatifs aux enregistrements verrouillés :
   
5. Lock records for : choisissez de verrouiller les enregistrements pour tous les profils ou pour tous les profils à quelques exceptions près. Vous pouvez sélectionner les exceptions dans la sélection multiple.
   
   
6. Lock records for portal users : cochez cette case si vous souhaitez verrouiller les enregistrements accessibles aux utilisateurs de votre portail.
   
   
7. Restricted Actions : sélectionnez les actions qui seront restreintes pour les enregistrements verrouillés.
   
   L'action Edit est limitée par défaut.
8. Fields allowed to be modified : sélectionnez les champs qui seront autorisés à être modifiés pour un enregistrement verrouillé.
   
   
5. Cliquez sur Save.
   

1. Accédez à Setup puis, sous Customization, accédez à Modules and Fields.
   
2. Accédez ensuite au module pour lequel vous souhaitez supprimer la configuration de verrouillage.
3. Dans l'onglet Lock Configuration, cliquez sur Delete.
   
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Yes, Delete.
   

Verrouillage manuel  

1. Accédez au module spécifique et ouvrez l'enregistrement.
   
2. Sur la page Record Detail, cliquez sur le menu à trois points en haut à droite.
   
   
3. Cliquez sur Lock.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez la raison du verrouillage.
   
   
5. Cliquez sur Lock.
   

Comportement des enregistrements verrouillés 

1. Record Details page : sur cette page, une icône de verrouillage s'affiche avec l'image de l'enregistrement. Par ailleurs, sur l'interface utilisateur de la page des détails de l'enregistrement, vous verrez « Record is locked » ainsi que les options permettant de vérifier les détails du verrouillage et l'option de déverrouillage.
   
   La chronologie de l'enregistrement indique également les détails du verrouillage.
   
   
2. List View : dans la vue en liste, les enregistrements verrouillés sont signalés par une icône de verrouillage.
   
   En outre, vous pouvez filtrer les enregistrements de la liste en fonction de l'option de filtre prédéfinie, ainsi qu'utiliser la vue personnalisée définie par le système.
   
   

Remarques :

1. La vue personnalisée définie par le système et l'option de filtrage ne récupèrent que les enregistrements verrouillés conformément à la configuration de verrouillage des enregistrements.
2. Vous pouvez mettre à jour en masse les enregistrements verrouillés si les champs à mettre à jour sont autorisés à être modifiés dans la configuration de verrouillage des enregistrements.
3. Si vous supprimez une règle dans la configuration de verrouillage des enregistrements, les enregistrements verrouillés par cette règle sont automatiquement déverrouillés. Lorsqu'une configuration de verrouillage est supprimée, tous les enregistrements du module sont déverrouillés.
   
4. Lorsqu'une organisation passe à une version inférieure de Zoho CRM, les enregistrements verrouillés sont automatiquement déverrouillés. Le statut verrouillé ne peut pas être récupéré lors d'une mise à jour.

Cas particuliers 

1. Effet de l'automatisation sur les enregistrements verrouillés
   Les enregistrements verrouillés peuvent encore être soumis à des processus automatisés tels que le workflow, les règles d'affectation, les processus d'approbation et les règles de notation lorsque l'enregistrement verrouillé est déclenché pour des règles spécifiques. Cela peut se produire lorsqu'un utilisateur autorisé à mettre à jour les enregistrements verrouillés déclenche ces processus. Cela permet de s'assurer que les données se comportent conformément aux règles automatisées configurées.
   Supposons qu'une règle de workflow soit configurée de manière à ce qu'une mise à jour de champ soit effectuée dans les enregistrements lors de la création ou de la mise à jour d'un enregistrement. Dans ce cas, si un utilisateur exclu du verrouillage des enregistrements modifie l'enregistrement verrouillé pour les autres utilisateurs, la mise à jour de champ correspondant se déclenche.
   Il en va de même pour les autres fonctions d'automatisation.
    
2. Cas de Blueprint  
   Un enregistrement qui est déjà entré dans un Blueprint peut encore être verrouillé automatiquement s'il répond aux critères de la règle de verrouillage. Dans ce cas, les transitions du Blueprint seront masquées dans la page de détails de l'enregistrement.
    Un utilisateur autorisé à modifier les enregistrements verrouillés peut effectuer les transitions si elles sont éligibles selon la configuration du Blueprint concerné.
    
3. Synchronisation de l'intégration 
   Dans certaines intégrations au niveau de l'organisation, il peut y avoir une synchronisation entre les enregistrements des deux produits. Par exemple, l'intégration à Zoho Desk vous permet de mettre en place une synchronisation des contacts entre Zoho CRM et Zoho Desk.
   Dans ce cas, si un contact verrouillé dans le CRM est mis à jour dans Zoho Desk, la mise à jour se produit également dans le CRM. Cela permet de s'assurer que les données sont toujours cohérentes de part et d'autre.
   Dans le même temps, les enregistrements verrouillés seront toujours transmis à Zoho Desk depuis CRM.
   Zoho Projects et Zoho Finance Suite sont d'autres exemples du même flux.
   
   Dans les intégrations spécifiques à l'utilisateur comme Google Contact Sync et Microsoft Sync, les enregistrements verrouillés ne seront pas envoyés au produit intégré si l'utilisateur qui se sert de son compte pour une telle synchronisation n'est pas exclu du verrouillage.

Points à retenir

1. Les enregistrements de la liste connexe peuvent toujours être associés à des enregistrements verrouillés. Il n'y a pas de restriction pour les associations de listes associées.
   
2. Toutefois, les enregistrements verrouillés ne peuvent pas être associés en tant qu'enregistrements de la liste associée pour un enregistrement parent normal. Lorsqu'un enregistrement est associé à une liste associée, le champ de relation de recherche correspondant est mis à jour. Cependant, étant donné que l'enregistrement est verrouillé, le champ de relation de recherche correspondant ne devrait pas être mis à jour. Par conséquent, les enregistrements verrouillés ne peuvent pas être associés via des listes associées.
   
3. Si le champ de relation de recherche correspondant peut être modifié conformément à la configuration de verrouillage des enregistrements, cette association peut se produire sans aucune restriction.