Scénarios professionnels

1. Supposons que vous souhaitiez que votre champ de relation de recherche n'affiche que les comptes actifs dans le module Deals. Vous pouvez créer une condition de filtre de recherche du type [Business Active] + [is] + [Selected].
   
   Lors de la création d'une transaction, lorsque le représentant commercial recherche des comptes, seuls les comptes actifs sont affichés.
   Ainsi, le représentant commercial n'a pas besoin de fouiller dans une liste exhaustive d'enregistrements pour sélectionner les comptes actifs.
2. Supposons maintenant que le module Students d'une école comporte un champ de relation de recherche intitulé Course, et que cette école souhaite associer les étudiants uniquement à des cours actifs, et non à des cours inactifs. Elle peut le faire en appliquant un filtre pour n'afficher que les cours actifs dans le champ de relation de recherche.

Disponibilité de cette fonctionnalité

1. Éditions Enterprise et ultérieures
   

Ajout de filtres de recherche

1. Sélectionnez Setup > Customization > Modules and fields.
   
2. Sélectionnez un module et une mise en page.
   
3. Cliquez sur Edit layout.
   
4. Dans la mise en page, sélectionnez un champ de relation de recherche et cliquez sur l'icône plus.
   Glissez et déposez le champ User lookup depuis la barre New Fields.
5. Cliquez sur Edit Properties.
   
6. Dans la fenêtre contextuelle Lookup Properties, cochez Filter lookup records.
   
   
7. Sélectionnez le champ souhaité et la valeur correspondante.
   Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter un ou plusieurs critères.
   
   
8. Cliquez sur Save.
   
9. Cochez la case Validate lookup filter pendant la modification de l'enregistrement, si nécessaire.
   
   Vous pouvez utiliser cette option lorsqu'un utilisateur applique le filtre de recherche au champ de relation de recherche pour la première fois, et lorsque l'utilisateur a déjà des enregistrements associés dans le champ de relation de recherche et qu'il souhaite les valider lors de la modification de l'enregistrement.
10. Cliquez sur Done.

Points à retenir  

1. Les filtres de recherche sont spécifiques à un module : le filtre de recherche appliqué à un champ est automatiquement appliqué à toutes les mises en page d'un module particulier si le champ est présent dans ces mises en page.
   Le filtre est pris en charge dans les modules où les champs de relation de recherche et de relation de recherche utilisateur sont présents.
2. Conversion d'enregistrements : les filtres de recherche ne sont pas validés lorsque des enregistrements sont créés via la conversion. Cependant, après la conversion, si un tel enregistrement est édité, le système demandera à l'utilisateur d'apporter des modifications pour qu'il corresponde aux critères de relation de recherche.
   Vous pouvez éviter cela en définissant les mêmes critères de relation de recherche dans les modules Leads et Contacts, ou dans les modules Accounts ou Deals, ainsi que dans les modules Quotes, Sales Orders et Invoices.
3. Validation du filtre de recherche lors de la modification de l'enregistrement : chaque fois qu'un enregistrement est mis à jour et enregistré, le système valide généralement toutes les données présentes dans chaque champ. Toutefois, dans ce cas, les valeurs existantes des champs de relation de recherche ne seront pas validées, sauf si l'option est activée.
   
4. Champs pris en charge : les filtres de recherche peuvent être utilisés pour n'importe quel champ lookup, user lookup ou subform lookup.
   
5. Pendant l'importation, les données du champ de relation de recherche sont importées uniquement si elles correspondent aux critères de filtrage configurés dans le module. Si les critères ne correspondent pas, la valeur n'est pas importée.
   
6. Si un enregistrement est créé à l'aide d'une règle de workflow, la validation du filtre de recherche ne sera pas effectuée. Par conséquent, nous recommandons de ne pas utiliser un champ de relation de recherche pour lequel il existe un filtre dans les règles de workflow pour créer un enregistrement.