Dans un système CRM, il arrive que plusieurs listes de sélection comportent un même ensemble de valeurs. Dans ce cas, vous devriez normalement créer et gérer une copie de cet ensemble de valeurs séparément pour chaque liste de sélection.

Qu'est-ce qu'un ensemble global ?

Les ensembles globaux sont des collections de valeurs de listes de sélection pouvant être associées à plusieurs listes de sélection dans les modules :

• Il s'agit de collections, car vous ne pouvez pas lier des parties d'un ensemble global à une liste de sélection. Vous devez lier l'ensemble complet des valeurs de liste de sélection.
• Elles sont associées à une ou plusieurs listes de sélection. Cela signifie que les modifications apportées à un ensemble global seront répercutées dans toutes les listes de sélection associées.

L'utilisation des ensembles globaux présente les avantages suivants :

• Élimine le besoin de saisir à plusieurs reprises un ensemble commun de valeurs lors de la création de plusieurs listes de sélection.
• Simplifie le processus d'ajout, de mise à jour et de suppression des valeurs de liste de sélection qui doivent être cohérentes dans plusieurs listes.

Voici quelques fonctionnalités intégrées utiles :

• En cas de modification d'une valeur définie globale, celle-ci est mise à jour automatiquement dans les enregistrements existants, les règles de workflow, les mises à jour de champs, les rapports, etc.
• Possibilité de basculer l'association d'une liste de sélection d'un ensemble local à un ensemble global et vice versa.
• Mappage des valeurs lors du passage de l'ensemble local à l'ensemble global, notamment :
• mappage automatique des valeurs présentes à la fois dans la liste de sélection locale et dans l'ensemble global ;
• mappage manuel des valeurs présentes dans une liste de sélection locale mais absentes de l'ensemble global. Vous pouvez mapper ces valeurs aux valeurs existantes dans l'ensemble global.

Disponibilité

Quand faut-il utiliser les ensembles globaux ?

Utilisez les critères ci-dessous pour déterminer si vous devez utiliser des ensembles globaux dans un scénario donné :

• Si les valeurs de la liste de sélection sont spécifiques à un module, l'option la plus efficace consiste à utiliser les valeurs locales de la liste de sélection.

• Par exemple, les valeurs de la liste de sélection comme Invalid number, Number is busy et Requested call back sont spécifiques au module Calls. Dans ce cas, ajoutez-les en tant que valeurs locales de la liste de sélection.

• Si les valeurs de la liste de sélection sont nécessaires dans plusieurs modules, un ensemble global constitue l'option idéale.

• Par exemple, les sources de leads sont souvent utilisées dans les modules Leads, Contacts et Deals. Dans ce cas, créez un ensemble global avec les sources de leads comme valeurs de liste de sélection, puis associez cet ensemble global aux listes de sélection de ces modules.

Scénario

Votre entreprise s'adresse à un large éventail de secteurs d'activité. Les équipes de votre organisation considèrent les catégories industrielles comme un moyen de mieux comprendre les besoins de vos clients. En conséquence, des listes de sélection contenant des types de secteurs d'activité comme valeurs sont présentes dans plusieurs modules. Ces valeurs sont stockées dans plusieurs enregistrements et utilisées dans des règles de workflow, des rapports, etc.

La gestion de ces listes de sélection est un processus qui prend beaucoup de temps :

1. Chaque fois que ces valeurs sont nécessaires dans une nouvelle liste de sélection, vous devez en saisir manuellement un grand nombre.
   
   
   
   
   
2. En réponse à des changements internes et externes, vous devrez peut-être mettre à jour ces valeurs fréquemment. Récemment, vous avez dû diviser la catégorie « Govt/Military » en deux catégories plus petites : « Government » et « Military ». Pour ce faire, vous avez dû effectuer les modifications manuellement dans chaque liste de sélection concernée.
   
   

Ce processus n'est pas souhaitable pour deux raisons :

1. Il est inefficace. Vous répétez la même série d'étapes à plusieurs endroits.

2. Il est source d'erreurs. Comme vous effectuez les modifications manuellement à plusieurs endroits, vous pouvez oublier d'ajouter ou de supprimer une valeur dans une ou plusieurs listes de sélection, vous pouvez saisir des orthographes différentes à différents endroits ou commettre d'autres erreurs possibles.

Avec l'utilisation d'ensembles globaux, le processus est plus simple, plus rapide et plus précis :

1. Créez un ensemble global dont les valeurs sont les secteurs d'activité.
   
   
2. Associez simplement plusieurs listes de sélection à cet ensemble global au lieu de saisir manuellement des valeurs pour des listes de sélection locales distinctes.
   
   
3. Mettez à jour une valeur dans l'ensemble global, et la nouvelle valeur s'inscrira dans toutes les listes de sélection associées et à d'autres endroits du CRM.
   
   

Cette méthode est plus efficace et moins sujette aux erreurs que le processus requis pour les valeurs de liste de sélection locale. Ces avantages persistent dans d'autres scénarios où le même ensemble de valeurs de liste de sélection est utilisé dans plusieurs listes de sélection.

Si vous souhaitez utiliser des ensembles globaux dans votre système CRM, consultez la section Utilisation des ensembles globaux.