Qu'est-ce qu'un pipeline de ventes ?

Un pipeline de ventes est une représentation visuelle de votre processus de vente qui montre où se trouvent vos prospects dans le cycle d'achat, combien de transactions ouvertes vous avez, combien de temps une transaction particulière est restée à chaque étape et si vous avez de bonnes chances de remporter une transaction. Ce n'est rien d'autre qu'une méthode systématique que l'on suit pour naviguer entre les multiples étapes par lesquelles passe un prospect - du statut de lead à celui de client - et un pipeline de ventes vous aide à déterminer où se trouvent exactement vos opportunités. En outre, il décrit également les actions que vous devez effectuer pour convertir un prospect en client.

Étapes d'un pipeline de ventes

• Prospection
  
• Qualification
  
• Proposition 
  
• Clôture
  

Avantages d'un pipeline de ventes

1. Définir les étapes d'un pipeline de ventes
   
   Il est essentiel de définir les étapes de votre pipeline de ventes dès le début afin d'avoir un processus de vente solide, car les commerciaux de votre entreprise sauront à l'avance ce qu'on attend d'eux afin de faire progresser le lead dans le pipeline de ventes et de conclure la transaction. Pour ce faire, vous pouvez personnaliser/ajouter des valeurs dans le champ Étape dans le module Transactions de Zoho CRM. Par exemple, imaginez que vous dirigez un magazine. Vous n'avez pas besoin de certaines valeurs par défaut dans le champ Étape, telles que Proposition de valeur ou Proposition. Vous pouvez donc personnaliser ou supprimer ces champs pour répondre à vos besoins.
   
   
2. Suivre vos transactions
   Il est essentiel de suivre vos transactions afin d'avoir une idée de l'avancement de votre transaction, d'éviter toute erreur supplémentaire et de prendre de meilleures décisions en termes de marche à suivre. De plus, il est essentiel de suivre toutes les mises à jour afin d'éviter de manquer des informations essentielles.
   
   
   a) L'analyse de l'historique vous aidera à éviter de répéter des erreurs qui peuvent vous avoir causé la perte de transactions par le passé. Par conséquent, il est essentiel d'analyser votre historique des étapes de vente dans Zoho CRM, car il vous donnera le nombre de clients potentiels à chaque étape pendant une période spécifique.
   
   
   
   b) Une autre méthode de suivi de votre pipeline de ventes dans Zoho CRM consiste à créer des rapports et des tableaux de bord. Grâce à ces rapports, vous pourrez suivre vos tendances de vente, vos campagnes marketing, les performances de votre équipe, etc.
   
   
   
   c) Avec plusieurs transactions dans votre logiciel, essayer de les consulter pour déterminer leur statut peut s'avérer très complexe. Cependant, dans Zoho CRM, vous pouvez afficher vos transactions dans une vue unique à l'aide de la vue kanban . Cela affiche les données de manière organisée.
   
   
3. Identifier les transactions prioritaires sur lesquelles se concentrer
   
   a) Si vous souhaitez rechercher des transactions prioritaires (par exemple, des transactions qui se clôturent ce mois-ci), vous pouvez utiliser des filtres avancés, un outil de recherche puissant qui peut vous aider à extraire les informations nécessaires en un rien de temps. Dans ce cas, vous serez en mesure de localiser rapidement les transactions qui correspondent à vos critères (transactions prioritaires), puis de les suivre immédiatement.
   
   
   b) Par ailleurs, si vous souhaitez que le système suggère des transactions que vous devez hiérarchiser, vous pouvez utiliser Zia, l'outil de veille des données de Zoho CRM. Sur la base de la tendance, elle prédit pour vous les transactions qui ont le plus de chances d'aboutir. Cela vous permettra de mieux comprendre ce sur quoi vous concentrer. En fait, elle créera une vue d'ensemble, en répartissant vos transactions entre celles qui sont susceptibles d'aboutir, d'échouer, ou celles dont les deux aboutissements sont possibles. Cela vous aidera à vous concentrer sur les transactions qui nécessitent votre attention. 
   

Autorisation requise
Les utilisateurs dont le profil possède l'autorisation Personnalisation des modules peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Pipeline de ventes pour les transactions

Dans n'importe quel processus de vente, une transaction doit passer par plusieurs étapes jusqu'à ce qu'elle soit clôturée ou perdue. Pour s'assurer que les transactions ne stagnent pas inutilement à la même étape, l'équipe commerciale doit surveiller de près son pipeline de transactions. Notre module Transactions contient différentes étapes, notamment la qualification, la proposition de valeur, la négociation et les transactions conclues qui apparaissent dans un pipeline de ventes classique. Ces étapes sont disponibles dans un champ de liste de sélecion appelé Étape. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que vous le souhaitez au pipeline existant pour refléter votre processus de vente avec précision. Voici quelques-unes des façons dont un commercial peut bénéficier d'un pipeline de ventes :

1. Visualiser et suivre la progression d'une transaction à chaque étape
   
2. Prendre les mesures nécessaires en fonction de l'étape du cycle d'achat
   
3. Surveiller la durée pendant laquelle une transaction particulière est restée dans une étape et prendre des mesures pour éviter la stagnation
   

Zylker Cars est une concession automobile qui dispose de différents processus de vente pour la revente de voitures d'occasion, la vente de voitures neuves et l'entretien des voitures. Certaines étapes de vente de base seront similaires dans ces trois processus, mais il y aura également des différences importantes. Le diagramme ci-dessous montre les différentes étapes de la transaction pour chaque processus :

Chaque processus étant différent, le fait de faire passer toutes les transactions dans un seul pipeline ne permettra pas de comprendre clairement leurs progrès. Par conséquent, Zylker Cars doit créer plusieurs pipelines de ventes pour montrer plus précisément la progression d'une transaction.

Création de plusieurs pipelines de ventes

Concept de pipeline standard

1. Lorsque vous créez un pipeline pour la première fois, nous créerons un pipeline standard défini par le système et associerons tous les enregistrements du module Transactions à celui-ci. Cela permet de s'assurer que chaque transaction est associée à au moins un pipeline.
   
2. Le pipeline standard sera créé avec les étapes présentes dans le champ Liste de sélection des étapes.
   
3. Vous pouvez renommer et personnaliser ce pipeline pour répondre à vos besoins. Le pipeline standard ne sera pas créé si vous n'avez aucun enregistrement dans la disposition ou si aucun Blueprint n'est créé pour le champ Étape.
   

Corrélation entre la disposition et le pipeline 

Transférer des transactions d'un pipeline à un autre

Le module Transactions comporte un champ Étape qui est utilisé pour le pipeline par défaut. Si vous créez plusieurs pipelines dans une disposition, vous pouvez déplacer manuellement un enregistrement d'un pipeline à un autre (dans la disposition). Vous pouvez également utiliser la fonction Mise à jour en masse pour déplacer un lot d'enregistrements en même temps.

Valeur de probabilité d'une étape

Si vous définissez la catégorie de prévision sur Pipeline, Clôturée ou Omise dans le mappage de probabilité des étapes, l'étape de transaction sera respectivement Ouverte, Conclue et clôturée ou Perdue et clôturée.

Pour créer un pipeline de ventes

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Pipelines
   
2. Cliquez sur Nouveau pipeline.
   
3. Saisissez un nom et sélectionnez la disposition à laquelle associer le pipeline.
   
4. Ajoutez les Étapes au pipeline.
   Les valeurs par défaut du champ Étape de la disposition standard sont disponibles.
   
5. Dans l'option Étapes , cliquez sur le lien Créer de nouvelles étapes pour ajouter de nouvelles étapes.
   
6. Saisissez le Nom de l'étape, la Probabilité, le Type de prévision et la Catégorie de prévision dans la fenêtre contextuelle Créer une nouvelle étape .
   
7. Cliquez sur Terminé.
   La nouvelle étape sera ajoutée à la nouvelle liste principale des valeurs d'étapes.
8. Cochez la case Définir par défaut si vous souhaitez que ce pipeline soit le pipeline par défaut lors de la création d'une transaction.
   
9. Cliquez sur Enregistrer.
   

Modification des étapes dans le pipeline

Si votre processus de vente est modifié à tout moment, vous pouvez ajouter ou supprimer des étapes du pipeline. Les étapes que vous supprimez d'un pipeline ne seront pas supprimées de CRM, elles seront toujours disponibles dans le générateur d'étapes.

Pour modifier les étapes

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Pipelines.
   
2. Sélectionnez la Disposition dans la liste déroulante.
   
3. Faites glisser et déposez les valeurs pour réorganiser les étapes.
   
4. Cliquez sur l'icône Fermer d'une étape pour la supprimer du pipeline.
   
5. Cliquez sur le lien Ajouter des étapes dans le pipeline que vous souhaitez modifier.
   
6. Cliquez sur les étapes pour les ajouter au pipeline.
   Toutes les étapes disponibles créées pour la disposition sélectionnée seront répertoriées ici. Vous pouvez ajouter et associer de nouvelles étapes en cliquant sur le lien Créer une nouvelle étape .
   
7. Cliquez sur Enregistrer.
   

Comment les étapes du pipeline et de la transaction influencent-elles les autres activités CRM ?

Lorsque vous mettez à jour des enregistrements en masse, gardez à l'esprit qu'un pipeline est spécifique à la disposition et que les étapes qu'il contient sont spécifiques à un pipeline particulier. Lors de la mise à jour en masse, les enregistrements sont toujours vérifiés pour une correspondance dans l'ordre suivant : disposition > pipeline > étape. (Vous pouvez mettre à jour en masse la disposition, le champ de pipeline et le champ d'étape sur les enregistrements).

Mise à jour en masse du champ Disposition

Notez que vous n'aurez besoin de sélectionner un pipeline que si la disposition en possède un ; sinon, vous pouvez simplement sélectionner la disposition souhaitée et mettre à jour l'enregistrement.

Mise à jour en masse du champ Pipeline

Comme un pipeline est étroitement lié à une disposition, lorsque vous mettez à jour en masse le pipeline pour les enregistrements, CRM vérifie si les enregistrements appartiennent à la disposition vers laquelle vous souhaitez les déplacer. Par exemple, imaginez que vous disposez de deux dispositions : Ventes et Services, chacune comportant deux pipelines. Si vous sélectionnez des transactions dans l'affichage Liste et que vous les déplacez vers un pipeline appartenant à la disposition Ventes, seules les transactions qui appartiennent déjà à la disposition Ventes seront déplacées. Les transactions restantes seront ignorées car elles proviennent d'une disposition différente.

Mise à jour en masse du champ Étape uniquement

Si vous souhaitez uniquement mettre à jour le champ Étape, les enregistrements avec la phase sélectionnée dans leur pipeline seront mis à jour. Les autres enregistrements seront ignorés. Par exemple, si vous choisissez de mettre à jour le champ Étape avec la valeur Négociation, seuls les enregistrements dont le pipeline contient Négociation seront mis à jour, les autres seront ignorés.

Remarque

1. Les champs Pipeline et Étape peuvent également être mis à jour par le biais de macros, de règles de workflow, de Blueprints et d'actions de suivi (mises à jour des champs) après l'envoi d'e-mails en masse.
   
2. Si le champ Étape est utilisé comme critère dans une règle de disposition ou une règle de validation, le champ Étape et ses champs dépendants (Pipeline et Disposition) n'apparaîtront pas dans les options de mise à jour en masse.
   
3. Si le champ Pipeline est utilisé comme critère dans une règle de disposition ou une règle de validation, le champ Pipeline et son champ dépendant (disposition) n'apparaîtront pas dans les options de mise à jour en masse.
   

Création d'un blueprint basé sur le pipeline des ventes

Le champ Étape est souvent utilisé dans les Blueprints. En général, les Blueprints sont spécifiques à la disposition, mais si vous avez créé des pipelines dans la disposition, ils sont spécifiques au pipeline. Si vous créez un Blueprint basé sur le champ Étape, vous devrez sélectionner le pipeline auquel il est associé. Toutes les valeurs du champ Étape seront utilisées dans la conception du Blueprint.

Remarque

1. Si vous incluez une nouvelle étape dans le Blueprint, elle sera automatiquement ajoutée au pipeline.
   
2. Si un pipeline est supprimé, tous les blueprints créés pour ce pipeline seront également supprimés.
   
3. Importation de données en fonction du pipeline des ventes
   

1. Importation de transactions pour un autre pipeline : si vous souhaitez importer des enregistrements appartenant à différents pipelines, vous devez ajouter une colonne au fichier d'importation pour obtenir des détails sur le pipeline auquel l'enregistrement appartient. Mappez ce champ avec le champ Pipeline de CRM lorsque vous importez.
   
2. Importation de transactions pour le même pipeline : le pipeline est un champ obligatoire. Par conséquent, si le fichier d'importation ne contient pas les détails du pipeline, toutes les transactions importées peuvent être affectées à un pipeline sélectionné. Vous pouvez sélectionner un pipeline dans Affecter une valeur par défaut.
   

Remarque

1. Les dispositions, les pipelines et les étapes dépendent les uns des autres. Vous devez donc vous attendre à ce que les enregistrements soient ignorés dans les situations suivantes :
   
1. Incohérence entre la disposition et le pipeline : lors de l'importation, vous devez spécifier la disposition dans laquelle les enregistrements seront importés. Si le pipeline de la transaction n'appartient pas à la disposition sélectionnée, l'enregistrement sera ignoré en raison de l'incohérence entre la disposition et le pipeline.
   
2. Incohérence entre l'étape et le pipeline : si le pipeline de la transaction appartient à la disposition sélectionnée, le système vérifie l'étape sélectionnée pour l'enregistrement. Si la valeur de l'étape ne fait pas partie du pipeline de la transaction, l'enregistrement sera ignoré en raison de l'incohérence.
   
2. Dans l'historique d'importation, vous pouvez vérifier les enregistrements qui ont été ignorés et les raisons pour lesquelles ils ont été ignorés.
   

Filtrez les transactions à l'aide du pipeline dans la vue Kanban

Les transactions dans une vue Kanban peuvent être filtrées en fonction de la disposition et du pipeline.

Migrer des transactions depuis un autre CRM

Suppression d'un pipeline de ventes

Pour supprimer un pipeline de ventes

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Pipelines.
   
2. Passez le curseur sur les points de suspension et cliquez sur Supprimer.
   Si des enregistrements sont associés à ce pipeline, vous devez les transférer vers un autre pipeline avant de pouvoir le supprimer.
3. Sélectionnez le pipeline vers lequel vous transférez les données.
   
4. Mappez les étapes de l'ancien pipeline au nouveau pipeline.
   
5. Cliquez sur Transférer et supprimer.
   

1. Les transactions déjà clôturées seront conservées dans le pipeline supprimé et ne seront pas transférées vers un autre.
   
2. Lorsqu'une disposition est supprimée, vous pouvez choisir la disposition vers laquelle déplacer les enregistrements. Si la disposition vers laquelle les enregistrements sont transférés dispose d'un pipeline, vous pouvez choisir le pipeline et l'étape vers lesquels les enregistrements de la disposition supprimée seront transférés.
   
3. Les transactions clôturées de la disposition supprimée seront transférées vers le pipeline par défaut de la nouvelle disposition.
   
4. Si un enregistrement est verrouillé en raison d'un processus d'approbation ou d'évaluation dans le champ Pipeline ou Étape, il ne sera pas transféré vers un autre pipeline lorsque son pipeline ou sa disposition sera supprimée.