État

Un État correspond à chaque étape de votre processus métier, c'est-à-dire toutes les valeurs du champ de liste de sélection choisi.

Faites glisser et déposez chaque État sur le canevas de gauche pour commencer à dessiner votre Blueprint.

États d'exemple: Valeurs de la liste de sélection du champ Étape d'affaire.

• Qualification
• Collecte des besoins
• Démonstration de produit
• Examen juridique
• Remporté
• Perdu
• Perdu face à la concurrence

Transition

Une Transition est un lien entre deux États dans un processus. Elle définit les conditions requises pour qu'un enregistrement passe d'un État à un autre.

• Chaque Transition que vous configurez s'affiche sous la forme d'un bouton sur la page de détails de l'enregistrement.
• Pour compléter une Transition, cliquez sur le bouton Transition et exécutez les actions mentionnées dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche.
• Une fois la Transition complétée avec succès, vous passerez à l'État suivant État dans le Blueprint.

Exemple

Dans le processus de clôture d'affaire, Soumission de document pourrait être une Transition entre les États Examen juridique et Remporté.

Cette Transition s'affichera sous la forme d'un bouton lorsque l'affaire est à l'État Examen juridique. Un utilisateur doit cliquer sur le bouton Soumission de document et exécuter les conditions spécifiées pour compléter cette transition et accéder à l'État suivant.

Avant la Transition

Cette section vous permet de choisir qui est responsable de l'exécution de la Transition ainsi que les enregistrements auxquels la Transition s'appliquera.

• Propriétaires de la Transition : Spécifiez les personnes responsables de l'exécution de cette Transition.
• Critères : Spécifiez les enregistrements auxquels cette Transition s'applique. Le bouton Transition s'affichera pour les enregistrements qui répondent à ces critères.

Exemple :

Avant une Transition de Révision juridique à Contrat remporté, les propriétaires de la Transition pourraient être le groupe « Équipe juridique ». Les critères d'entrée de la Transition pourraient être « Démonstration produit » est « Complétée ».

Pendant la Transition :

Cette section spécifie les actions à exécuter pour compléter la Transition.

• Les utilisateurs peuvent être invités à ajouter des champs obligatoires, qui peuvent également être validés par le CRM.
• Vous pouvez ajouter des messages que les commerciaux lisent, et utiliser des champs de fusion pour afficher les données du CRM à l'écran.

Insérer un message et des champs

• Sélectionnez l'option Rendre les notes obligatoires pour inviter les utilisateurs à ajouter obligatoirement des notes à l'enregistrement.
• Ajoutez des champs obligatoires. La Transition ne peut pas être complétée sans saisir une valeur pour le champ.
• Validez les champs en créant des Critères de validation.
• Insérez les messages spécifiques que vous souhaitez afficher aux commerciaux lors de l'exécution de la Transition.
• Make use of merge fields to display data from CRM on the screen.

Exemple :

During a Transition from Examen juridique to Remporté,

• Prompt users to make a note of Legal Documents that have been attached to the record.
• Display messages that guide them to get the documents approved.
• Make the Document Status field as Mandatory and validate the Status. Say, if the Status is not updated to "Submitted", the Transition cannot be executed.

After Transition

In this section, define actions to be automated on the completion of the transition.

The actions that can be automated are

• Send Email
• Assign Task
• Field Update
• Webhooks
• Custom Functions

Exemple :

At the end of a “Legal Review” Transition, automate an email notification to the Sales Manager.

Common Transition

Choose this option if you wish to configure a Transition for a State that can be reached from any other State in the process.

Par conséquent, une Transition commune s'affichera à tous les États du processus (ou aux États que vous choisissez) et pourra être réutilisée dans ces États. Une Transition commune est idéale pour un État de sortie (État de sortie = Étape finale d'un processus).

Exemple :

Supposons que vous disposiez de 5 étapes dans le processus de Conclusion de transaction.

• Qualification
• Recueil des besoins
• Démonstration du produit
• Examen juridique
• Conclusion remportée/perdue

Généralement, l'Examen juridique est un État accessible uniquement après que vous ayez terminé la « Démonstration du produit ». Toutefois, il peut arriver qu'un client soit déjà convaincu de votre produit et souhaite poursuivre la transaction. Dans ce cas, vous pouvez créer une Transition intitulée « Examen juridique » et en faire une Transition commune. Par conséquent, cette Transition s'affichera sur tous les États et non nécessairement uniquement après la Démonstration du produit.

Processus actif

Un processus actif est un processus actuellement utilisé. Vous pouvez choisir de modifier un processus actif si vous le souhaitez. Toutefois, les modifications apportées au processus actif ne s'appliqueront qu'aux enregistrements qui entrent dans le processus après les modifications.

Processus inactif

Les processus inactifs sont ceux qui ne sont pas utilisés à ce moment. Vous pouvez modifier un processus inactif pour l'adapter à vos besoins afin de l'utiliser ou le supprimer.