Étape 6 : Approbation

Étape 6 : Approbation

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Approbation

Chaque enregistrement de commission doit faire l'objet d'une ou plusieurs approbations afin de générer des versements pour les employés éligibles.

La sixième étape de la configuration des commissions est l'Approbation. Elle consiste à déterminer qui, au sein de votre organisation, est l'approbateur ou l'équipe d'approbation pour ce plan de commission.

Configuration du processus d'approbation

La configuration du processus d'approbation s'effectue en trois étapes :
  1. Déterminer si vous souhaitez que les commissions générées passent par une approbation à niveau unique ou à plusieurs niveaux.
  2. Choisir l'approbateur, les équipes d'approbation et l'ordre d'approbation.
  3. Configurer les actions en cas de rejet.

Qui doit approuver

Sélection de l'approbateur ou de l'équipe d'approbation

Un enregistrement de commission généré lorsque les critères d'événement sont remplis doit être approuvé pour être valide et déclencher les versements.

L'application Incentives vous permet d'attribuer le rôle d'approbateur à des utilisateurs, des rôles ou des groupes. Vous pouvez également ajouter un ou plusieurs utilisateurs, ou une combinaison de ces approbateurs, dans le cadre du processus d'approbation.
  1. Choisir des utilisateurs signifie que les commissions devront être approuvées par l'un ou l'ensemble de ces utilisateurs, dans l'ordre défini (à l'étape suivante).
  2. Choisir des rôles signifie que les commissions seront approuvées par l'un ou l'ensemble des utilisateurs disposant d'un rôle particulier dans leur CRM. Exemple : Responsable des commissions
  3. Choisir un groupe signifie que les commissions seront approuvées par l'un ou l'ensemble des utilisateurs appartenant à ce groupe. Exemple : Équipe d'approbation des commissions.
Notes
Remarque :
  1. Si vous avez sélectionné des rôles ou des groupes (qui peuvent contenir plusieurs utilisateurs), vous pouvez choisir de solliciter l'approbation de la totalité d'entre eux ou d'un seul.
  2. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs ou approbateurs, vous pouvez définir la méthode d'approbation globale. Celle-ci détermine la préférence d'approbation et l'ordre d'approbation.

Définir la méthode d'approbation globale

Choisir la préférence et l'ordre

Comme indiqué ci-dessus, la sélection de plusieurs utilisateurs exige de choisir la méthode d'approbation globale.
Notes
Remarque : Cette méthode d'approbation globale s'applique à tous les approbateurs sélectionnés en tant que niveaux (1, 2, jusqu'à 10) et ne concerne pas les approbateurs au sein d'un rôle ou d'un groupe particulier.
Vous pouvez définir la méthode d'approbation globale sur N'importe lequel ou Tous.
  1. Sélectionner N'importe lequel autorise l'approbation des commissions par n'importe quel utilisateur sélectionné dans la section Qui doit approuver. Il suffit qu'un seul utilisateur approuve pour que la commission soit validée.
  2. Sélectionner Tous exige l'approbation de tous les utilisateurs sélectionnés à l'étape précédente. Pour générer les versements, un enregistrement de commission doit passer par toutes les étapes d'approbation définies.

Choisir l'ordre d'approbation

Applicable aux approbations exigeant l'accord de tous les approbateurs configurés
Deux types d'ordre d'approbation sont disponibles : Séquentiel et Parallèle.
  1. L'approbation séquentielle transmet les enregistrements de commission pour approbation selon l'ordre configuré (1, 2, 3, etc.). Ce n'est qu'après la première approbation que le deuxième approbateur sera notifié. Le processus d'approbation ne sera considéré comme terminé que si tous les utilisateurs ont approuvé dans l'ordre défini.
  2. L'approbation parallèle transmet simultanément les enregistrements de commission à l'ensemble des approbateurs configurés. Quel que soit l'ordre des approbations, l'enregistrement doit obtenir l'accord de tous les approbateurs pour que le flux soit complété.

Action en cas de rejet

Applicable aux méthodes d'approbation en ordre séquentiel par chaque approbateur
Les approbations configurées en ordre séquentiel sont interdépendantes pour mener le processus à son terme. Il est donc nécessaire de définir les actions à entreprendre lorsqu'un utilisateur dans la hiérarchie rejette un enregistrement de commission.

Le nombre d'étapes suivies par l'approbation correspond au nombre d'approbateurs impliqués. Vous pouvez définir l'action par défaut lorsqu'un approbateur rejette un enregistrement.

Lorsqu'un enregistrement est rejeté à l'une des étapes, vous pouvez choisir de
  1. Rejeter toutes les étapes d'approbation précédentes. La resoumission exigera que l'enregistrement de commission repasse par l'approbation de tous les approbateurs dans l'ordre séquentiel mentionné.
  2. Rejeter uniquement l'étape en cours. L'enregistrement sera disponible pour resoumission et retournera à la même étape d'approbation, voire au même approbateur (si l'utilisateur a été sélectionné).
  3. Rejeter et laisser l'approbateur décider de l'étape. L'approbation à cette étape sera rejetée et l'approbateur pourra choisir si l'enregistrement doit repasser par toutes les étapes initiales ou rester à l'étape en cours.
     

Notifier le ou les approbateurs précédents du rejet

Les administrateurs peuvent choisir de notifier les approbateurs du rejet, afin que lorsque les enregistrements rejetés repassent par les cycles d'approbation, ceux-ci soient informés du rejet et puissent reprendre là où le processus s'était arrêté.
QuoteCanal de notification : Notification par e-mail et dans l'application (cloche).

Configuration du processus d'approbation des commissions : procédure

  1. Après avoir configuré les destinataires du plan de commission, cliquez sur Enregistrer et suivant.
  2. Sur la page Approbation des commissions , effectuez les opérations suivantes :
    1. Choisissez l'approbateur ou l'équipe d'approbation dans la section Qui doit approuver.
      1. Si Utilisateur est sélectionné, choisissez l'utilisateur dans le champ de recherche d'utilisateurs correspondant. Cliquez sur + pour ajouter un autre approbateur ou une autre équipe d'approbation. Cela ajoutera une étape d'approbation dans le processus.
      2. Si Groupe est sélectionné, choisissez le groupe. Un groupe contenant généralement plusieurs utilisateurs, définissez la préférence d'approbation parmi les options : N'importe lequel ou Tous.
      3. Si Rôle est sélectionné, choisissez le rôle et la préférence parmi les options : N'importe qui ou Tout le monde.
  3. Cliquez sur Enregistrer et suivant, si vous avez sélectionné un seul utilisateur en tant qu'approbateur.
  4. Si vous avez sélectionné un groupe, un rôle ou plusieurs utilisateurs, choisissez la préférence et l'ordre d'exécution global dans la section Définir la méthode d'approbation globale.
    1. Choisissez la préférence parmi les options : N'importe qui ou Tout le monde.
      1. Si vous choisissez N'importe qui, cliquez ensuite sur Enregistrer et suivant.
      2. Si vous choisissez Tout le monde, précisez l'ordre : Séquentiel ou Parallèle.
    2. Choisissez l'action par défaut lorsqu'une commission appartenant à ce plan est rejetée. Vous pouvez choisir de
      1. Rejeter toutes les étapes d'approbation précédentes
      2. Rejeter uniquement l'étape en cours
      3. Rejeter et laisser l'approbateur décider de l'étape
    3. De plus, pour informer les approbateurs précédents du rejet, vous pouvez choisir de les notifier par e-mail ou via une notification intégrée à l'application (cloche). Sélectionnez l'une ou les deux options, selon vos préférences.
  5. Cliquez sur Enregistrer et suivant. Le processus d'approbation de ce plan de commission est configuré. L'étape suivante consiste à paramétrer le calendrier du plan.


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