Gestion des écarts et des récupérations dans l'application Incentives
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Présentation
Les écarts transactionnels peuvent prendre de nombreuses formes dans une entreprise, entraînant la modification, voire dans certains cas l'annulation, de la valeur de la vente.
Examinons deux séries de scénarios pour mieux comprendre ce phénomène.
Dans le premier cas, la valeur de la vente change, mais la vente reste valide :
- Votre commercial expérimenté a convaincu votre client d'acheter davantage de produits à la dernière minute. Il s'agit d'un changement positif générant un gain.
- Votre client a changé d'avis pour un produit différent à une valeur différente. Ce changement peut être négatif et entraîner une baisse du chiffre d'affaires attendu.
Dans ce cas, la vente est toujours active, mais c'est uniquement le chiffre d'affaires qui est modifié.
Dans le second cas, votre vente est intégralement annulée :
- Votre prospect, pourtant intéressé, a soudainement annulé une commande pour des raisons personnelles.
- Le bien immobilier sous séquestre a été retiré de la transaction lors de l'inspection sanitaire.
Dans les cas ci-dessus, la valeur de la vente est tombée à zéro en raison de facteurs externes, conduisant à la perte ou à l'annulation de la vente.
Qu'il s'agisse d'un gain, d'une baisse ou d'une perte, toute modification d'une transaction finalisée affecte l'exactitude de la valeur de la commission générée en conséquence. Il est donc essentiel pour les entreprises de régulariser les commissions en cas d'écart et de procéder à leur récupération en cas d'annulation.
Incentives pour Zoho CRM propose deux types de traitement rétroactif des commissions approuvées : la résolution des écarts et le déclenchement de récupération.
Résolution des écarts
La résolution des écarts permet de rééquilibrer les commissions émises lorsqu'une modification de la valeur de la vente survient.
Résoudre un écart revient, d'une certaine façon, à valider l'écart survenu dans la commission. Autrement dit, vous remplacez le montant précédemment approuvé afin de tenir compte de la différence dans les gains.
Who can resolve a discrepancy?
The Resolve Discrepancy button gets displayed for only the following kinds of users:
- Users with Resolve Discrepancy permission in their profile
- Admins
- Users in the higher order of the hierarchy than the recipient
How to resolve a discrepancy
The ability to resolve a discrepancy appears as a button on the commission record whenever the earnings field gets updated, thereby marking the discrepancy status as observed in the record.
To resolve a discrepancy
- Go to the record that had discrepancy. You can identify these records queued under the module view named “Commissions with discrepancy”. By adding the Discrepancy occurred field as part of the column, you can identify the commission records that are met with discrepancies. The records with discrepancy will have this field checked (☑).
- Inside the commission record, click the Resolve Discrepancy button displayed in the controls section.
- A popup named Resolve Discrepancy with information about the earnings and the transaction will be displayed.
- In the Notes section, indiquez le motif d'approbation de cet écart. Ce champ est obligatoire.
- Saisissez la valeur de commission corrigée dans le champ Approuvé, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour consulter l'écart entre la valeur des gains et la valeur approuvée, celui-ci est accessible depuis la chronologie. - Une fois l'écart résolu, un versement est généré.
Ce flux de traitement des écarts est général ; voyons à présent comment il s'applique dans chacune des quatre combinaisons de commissions.
Résoudre les écarts pour les plans Montant total avec base Transactions
Résoudre les écarts pour les plans Montant total avec base Transactions
Les commissions des plans de type transaction sont émises pour chaque transaction effectuée par l'agent. Dans le cadre d'un traitement basé sur le montant total, la commission ainsi que l'écart sont gérés au niveau du montant total.
Ainsi, dès que l'agent effectue une transaction, une commission est calculée sur le montant total. En cas d'écart, si la différence est approuvée, un versement secondaire portant uniquement sur cette différence est créé.
Résolution des écarts pour les plans par ligne avec base Transactions
Résolution des écarts pour les plans par ligne avec base Transactions
Les commissions des plans de transaction basés sur les lignes sont traitées pour chaque transaction, mais les commissions et les écarts sont gérés ligne par ligne.
Dans ce cas de figure, voici comment le flux de traitement des écarts de commission fonctionne pour ce modèle :
Le bouton Résoudre l'écart s'affiche, permettant d'approuver le montant pour ces lignes
Résolution des écarts pour les plans Montant total avec base Atteinte de quota
Résolution des écarts pour les plans Montant total avec base Atteinte de quota
Dans ce type de plan, la commission est calculée sur un montant cible. Un enregistrement de commission est créé, et les réalisations continuent de s'accumuler jusqu'à la fin de la période du plan.
Ce plan évaluant l'atteinte des objectifs, un seul enregistrement de commission est créé pour l'ensemble des enregistrements générés par le bénéficiaire qui sont éligibles au plan. En ce qui concerne les écarts, un versement alternatif incluant un ajustement est émis.
Voici le flux :
Résolution des écarts pour les plans par ligne d'article avec base d'atteinte de quota
Résolution des écarts pour les plans par ligne d'article avec base d'atteinte de quota
Dans ce type, les commissions sont calculées par ligne d'article. L'application crée ainsi plusieurs enregistrements de commission pour chaque ligne d'article participante, et les transactions contenant ces lignes d'article sont suivies en tant que réalisations.
Voici le déroulement :
Récupération des commissions via la fonctionnalité de remboursement forcé
Le remboursement forcé est un mécanisme permettant de récupérer les commissions versées si la transaction est annulée. Quel que soit le stade de la commission — brouillon, en cours d'examen, approuvée ou versement généré — une organisation peut récupérer les commissions auprès de ses collaborateurs si la vente échoue subitement après l'émission des commissions.
Critères de remboursement forcé : Le remboursement forcé s'applique selon les critères définis à l'étape 3 de la configuration du plan de commission.
Contrairement aux écarts, lorsqu'un événement remplit les critères de remboursement forcé, un versement négatif d'une valeur de 0 est directement créé, sans qu'aucune résolution ne soit nécessaire.
Voici le déroulement :