Utilisation des réunions
Créer des réunions
Les réunions sont des activités permettant les interactions entre une entreprise et ses clients à un lieu et un moment spécifiques. Les réunions peuvent être tenues pour décrire les fonctionnalités et les avantages, discuter des services, négocier diverses offres commerciales et pour de nombreuses autres raisons. Dans Zoho CRM, nous avons classé les réunions selon le lieu de la réunion en trois catégories : En ligne, Au bureau et Chez le client.
En ligne - Lorsque la réunion est menée en ligne via l'un des fournisseurs intégrés (par exemple Zoho Meeting, Zoom, etc.).
Chez le client - Lorsque la réunion est menée à un lieu de votre choix et celui de votre client (pourrait être au bureau du client ou tout autre lieu commun).
Au bureau - Lorsque les réunions sont tenues dans votre lieu de bureau.
- Dans le Réunions module, cliquez sur Créer des réunions.
- Dans la Informations de réunion fenêtre contextuelle, précisez les détails suivants :
- Spécifiez un nom de réunion.
- Sélectionnez le lieu de la réunion dans la liste déroulante.
- Pour En ligne : Choisissez le fournisseur de réunion dans la liste des options de la liste déroulante Fournisseur.
- Pour Client-location ou Au-office : spécifiez le champ Localisation avec les détails de localisation appropriés.
- Cochez la case si la réunion dure toute la journée.
- Définissez la date et l'heure du début et de la fin de la réunion dans les champs De et À.
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour accueillir la réunion.
- Invitez les participants à la réunion.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour créer des réunions à partir du Calendrier
- Cliquez sur l' icône Calendrier dans votre compte CRM et sélectionnez l'affichage Jour, Semaine ou Mois .
- Dans le Calendrier, cliquez sur le lien Créer ou cliquez sur une tranche horaire dans le calendrier.
- Dans la Informations de réunion spécifiez les détails de la réunion.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Les réunions sont automatiquement fermées à la date et l'heure de fin spécifiées. Aucune mise à jour de statut n'est disponible pour les réunions.
Créer des réunions récurrentes
Une réunion qui doit se répéter à une date ou une heure spécifique peut être créée en tant que réunion récurrente. Vous pouvez également créer des Task récurrents en masse à partir de la vue liste.
Pour créer des activités récurrentes
- Dans le Réunions module, cliquez sur Créer une réunion.
- Dans la Informations de réunion spécifiez les détails relatifs à l'activité.
- Dans le Récurrence champ, entrez ce qui suit :
- Spécifiez les Du et Au dates pour que l'événement soit répété.
- Spécifiez les Type de récurrence pour l'événement et sélectionnez les options en conséquence (consultez le tableau ci-dessous).
- Cliquez sur Enregistrer.
- Spécifiez les Du et Au dates pour que l'événement soit répété.
| Quotidien | Description |
| Tous les jours | Sélectionnez cette option si l'activité doit se répéter tous les jours. |
| Récurrence tous les ___ jour(s) | Sélectionnez cette option pour spécifier tous les combien de jours l'activité doit se répéter. |
| Hebdomadaire | Description |
| Récurrence toutes les ____semaine(s) | Entrez tous les combien de semaines l'activité doit se répéter. |
| Jours de la semaine | Cochez la ou les case(s) correspondant au(x) jour(s) de la semaine où la récurrence doit se produire. |
| Mensuel | Description |
| Le jour __ de chaque ___ mois | Entrez tous les combien de mois et à la date spécifiée l'activité doit se répéter. |
| Le ____ ____ de chaque ___ mois | Sélectionnez un jour particulier auquel l'activité doit se répéter chaque mois. |
| Annuel | Description |
| Chaque ___ ____ | Entrez tous les combien de fois par an l'activité doit se répéter. |
| Le ____ ____ de ____ | Entrez tous les combien de fois par an et à la date spécifiée l'activité doit se répéter. |
Définir des rappels pour les réunions
- Rappel des participants : une notification par e-mail est envoyée à tous les participants à la réunion.
- Rappel : une notification par e-mail est envoyée à l'organisateur de la réunion et une fenêtre contextuelle s'affiche dans CRM.
- Dans l'onglet Réunions, cliquez sur la réunion pour laquelle vous souhaitez définir des rappels.
- Dans l'onglet Détails de la réunion page, cliquez sur Modifier.
- Définissez le Rappel (pour l'organisateur) et/ou Rappel des participants (pour les participants) en choisissant l'heure avant le début de la réunion.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des participants et les inviter à une réunion
- Dans l'onglet Réunions onglet, cliquez sur la réunion à laquelle vous souhaitez ajouter des invités.
- Dans la section Participants, cliquez sur Ajouter.Vous pouvez également cliquer sur Modifier et ajoutez les participants à la réunion dans la fenêtre contextuelle.
- Dans Ajouter des participants la fenêtre contextuelle, sélectionnez le groupe à partir duquel vous souhaitez ajouter des participants.Vous pouvez également effectuer une recherche directe parmi Utilisateurs, Prospects, Contacts, etc.
- Dans la liste Utilisateurs, Prospects ou Contacts, cochez les cases correspondantes.
- Dans le champ Inviter par adresse e-mail, spécifiez les adresses e-mail des participants que vous souhaitez inviter et dont les détails ne sont pas disponibles dans Zoho CRM.
- Cliquez sur Ajouter.
Vous recevrez des notifications par e-mail sur le statut de réponse chaque fois qu'un invité accepte, refuse ou met en attente votre invitation. Vous pouvez également les relancer individuellement en cliquant sur le bouton Relancer situé sous Actions dans la fenêtre Statut des participants .
Champs standard du module Réunions
Nom du champ | Description |
Titre | Spécifiez un titre pour la réunion. |
Lieu de la réunion | Sélectionnez le lieu dédié à la réunion. |
Localisation | Champ de texte pour l'adresse du lieu de la réunion en cas de réunions chez le client ou dans les locaux du bureau. |
Prestataire | Sélectionnez parmi les options des prestataires activés dans Préférences en cas de réunions en ligne. |
Toute la journée | Cochez la case s'il s'agit d'une réunion toute la journée. |
De | Spécifiez la date et l'heure auxquelles la réunion commencera. |
À | Spécifiez la date et l'heure auxquelles la réunion se terminera. |
Organisateur | Sélectionnez l'organisateur de la réunion dans la liste des utilisateurs. |
Participants | Ajoutez les invités qui participeront à la réunion. |
Lié à | Sélectionnez le contact ou le prospect lié à la réunion. |
Répétition | Spécifiez le modèle de récurrence pour la réunion. |
Description | Spécifiez les détails relatifs à la réunion. |
Rappel | Définissez un rappel pour la réunion. Une notification par e-mail est envoyée à l'organisateur de la réunion et une fenêtre contextuelle s'affiche dans CRM. |
Rappel aux participants | Définissez un rappel pour les participants à la réunion. Lorsque cette option est activée, une notification par e-mail est envoyée à tous les participants inclus dans la réunion. |
Préférences
Pour ajouter des prestataires de réunion
Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields > Meetings
Cliquez sur l'onglet Préférences.
Cliquez sur +Ajouter un prestataire.
Dans la fenêtre contextuelle de la Place de marché des réunions en ligne, sélectionnez les prestataires de réunion que vous souhaitez rendre disponibles lors de la création d'une réunion en ligne.
Cliquez sur Activer.
Pour désactiver un prestataire de réunion
Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields > Meetings
Cliquez sur l'onglet Préférences.
Survolez le fournisseur que vous souhaitez désactiver.
Cliquez sur Désactiver.
Remarque :
- Lorsque vous créez une réunion dans CRM à l'aide du fournisseur Microsoft Teams, elle n'apparaît pas automatiquement et ne se met pas à jour en tant qu'événement dans votre Calendrier Microsoft.
- Les enregistrements et les notes de Microsoft Teams ne seront pas automatiquement ajoutés à votre CRM.
Comment les administrateurs Google peuvent-ils accorder l'accès aux utilisateurs pour créer des réunions Google Meet
Pour accorder l'accès en tant qu'administrateur Google Workspace
- Connectez-vous à la console d'administration Google (admin.google.com) avec un compte administrateur.
- Accédez à Applications > Applications de la Place de marché Google Workspace > Liste des applications.
- Si Zoho CRM ne figure pas déjà dans la liste, cliquez sur Installer l'application, recherchez Zoho CRM et ajoutez-le pour votre organisation.
- S'il est listé, sélectionnez Zoho CRM dans la liste des applications.
- Vérifiez l'étendue OAuth pour « Créditer, modifier et consulter les informations sur vos conférences Google Meet créées par l'application. »— Elle s'affichera en tant que Non accordée.
- Cliquez sur Accorder l'accès affichée ci-dessus pour permettre aux utilisateurs de créer et de gérer les réunions depuis Zoho CRM.
- Une fois accordée, l'étendue change en Accordée.
- L'accès à Google Meet est géré par votre administrateur Google Workspace, et non au sein de Zoho CRM.
- Si un utilisateur voit toujours une erreur d'autorisation après l'octroi de l'accès, demandez-lui de se déconnecter de CRM et de se reconnecter pour que la nouvelle permission soit prise en compte.
- Les détails des applications nouvellement autorisées peuvent prendre 24 à 48 heures pour apparaître dans la console d'administration, laissez donc un peu de temps pour que la modification se propage dans votre organisation.
Codage couleur des valeurs de liste déroulante dans Réunions
- Allez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs
- Dans la vue de liste des modules, cliquez sur Réunions
- Sélectionnez la mise en page Standard pour ajouter la liste déroulante
- Sélectionnez ou ajoutez une liste déroulante à partir du bac des nouveaux champs à la mise en page.
- Cliquez sur l'option points de suspension (...) sur la liste déroulante et sélectionnez Modifier les propriétés.
- Sélectionnez Activer le codage couleur pour les valeurs de liste déroulante.
- Attribuez les couleurs en cliquant sur la palette de couleurs disponible pour chaque valeur de liste déroulante.
- Cliquez sur l'icône d'ajout + pour trouver d'autres teintes de couleurs
- Cliquez sur Terminé, et Terminé.
Associer un enregistrement de présence à une réunion
Si votre activité vous oblige à vous déplacer constamment, l'enregistrement de présence est fait pour vous. Dans Zoho CRM, les responsables commerciaux et les commerciaux peuvent gérer facilement leurs visites professionnelles grâce aux enregistrements de présence depuis l'application mobile Zoho CRM.
Un enregistrement de présence depuis l'application mobile Zoho CRM est toujours associé à une réunion. Lorsque vous vous enregistrez depuis un lieu, l'application vous invite à associer l'enregistrement de présence à une réunion existante. Vous pouvez cliquer sur la réunion souhaitée et enregistrer la présence pour cette réunion. S'il n'existe aucune réunion pour cet enregistrement, vous serez invité à créer une nouvelle réunion.
Considérez le scénario suivant pour comprendre comment vous pouvez organiser et surveiller les enregistrements de présence dans Zoho CRM.
- Un responsable commercial crée des réunions (visites clients) à effectuer par son commercial.
- Le commercial visite les bureaux du client et s'enregistre depuis chaque lieu.
- Chaque enregistrement de présence est associé à la réunion correspondante dans Zoho CRM. Cela informe le responsable commercial que le commercial a visité le client.
- L'enregistrement de présence est également enregistré en tant que note associée au lead/contact dans Zoho CRM.
- Le responsable commercial peut alors créer des rapports basés sur les enregistrements de présence pour en tirer des conclusions. Par exemple, il/elle peut créer un rapport pour voir tous les enregistrements de présence effectués par lieu ou par un commercial en particulier.
Notez qu'un enregistrement de présence ne peut être effectué que depuis l'application mobile et non depuis la version web, car il s'agit d'une fonctionnalité destinée aux personnes en déplacement. Lorsqu'un enregistrement de présence est effectué, le lieu depuis lequel il a été effectué est enregistré dans CRM ; il s'agit donc d'une méthode infaillible pour suivre les visites clients.
Lorsque vous arrivez au bureau d'un client, vous pouvez vous enregistrer au lieu en utilisant l'application mobile Zoho CRM. Lorsque vous vous enregistrez, vous l'associez à une réunion existante.
Pour associer un enregistrement de présence à une réunion
- Accédez aux Leads/Contacts/Comptes modules.
- Appuyez sur Enregistrement de présence pour créer un enregistrement de présence.
- S'il existe déjà une réunion associée au contact, la/les réunion(s) existante(s) s'affiche(nt).
Sélectionnez une réunion. L'enregistrement de présence est associé en tant que note pour la réunion. - S'il n'existe aucune réunion, l'application vous invite à créer une nouvelle réunion pour l'enregistrement de présence.
Créez une nouvelle réunion et associez l'enregistrement de présence à la réunion.
- Lorsqu'un enregistrement de présence est effectué, une mise à jour concernant l'enregistrement de présence est automatiquement publiée dans Feeds.
Afficher les détails d'un enregistrement de présence
Une fois qu'un enregistrement de présence a été associé à une réunion, les détails de l'enregistrement de présence peuvent être consultés dans la page de détails de la réunion associée ainsi que dans la page de détails du lead/contact/compte correspondant.
Pour afficher les détails de l'enregistrement de présence dans réunionla page de détails
- Accédez au Réunions module.
- Cliquez sur la réunion souhaitée.
- Les détails de l'enregistrement de présence associé s'affichent.
Pour afficher les détails de l'enregistrement de présence dans la page de détails Lead/Contact/Compte
- Accédez au Leads/Contacts/Comptes module.
Les enregistrements de présence peuvent également être associés à tout autre module auquel les réunions peuvent être associées. - Cliquez sur l'enregistrement souhaité.
- Les détails de l'enregistrement de présence associé à l'enregistrement s'affichent en tant que note pour l'enregistrement.
Créer des rapports d'enregistrement de présence
Les responsables commerciaux peuvent créer des rapports d'enregistrement de présence pour tirer des conclusions concernant les visites terrain attribuées à leurs commerciaux. Zoho CRM fournit une suite de rapports par défaut pour les enregistrements de présence.
Pour accéder aux rapports d'enregistrement de présence
- Accédez au Rapports module.
- Cliquez sur Rapports de réunions.
Les rapports par défaut sont répertoriés. Vous pouvez également créer de nouveaux rapports basés sur les enregistrements de présence.