Activer les options de conformité RGPD

Dans les paramètres de conformité, vous devez d'abord activer les paramètres de conformité RGPD s'ils s'appliquent à votre entreprise. Les utilisateurs disposant de la Gestion des paramètres de conformité permission de profil peuvent activer et afficher les fonctionnalités disponibles sous Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité.

Pour activer les options de conformité RGPD

1. Cliquez sur Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité.
   
2. Cliquez sur Activer la conformité RGPD.
   
3. Dans la Activer la conformité RGPD pour les modules liste déroulante, sélectionnez les modules qui contiennent les informations de la personne concernée.
   Vous pouvez modifier ce paramètre ultérieurement depuis Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité > Préférences.
4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Dans Zoho CRM, le RGPD est pris en charge pour Leads, Contacts, Fournisseurs, et modules personnalisés.

Les bases légales

Le principe fondamental du traitement des données personnelles est que les données doivent être traitées de manière légale et transparente. Le RGPD définit six bases légales pour traiter les données. Il est important de les comprendre toutes, car aucune base légale n'est meilleure qu'une autre. Le choix de la base la plus appropriée dépend de la finalité du traitement des données et de vos besoins professionnels.

• Consentement – Lorsque vous disposez du consentement de la personne concernée pour traiter ses données personnelles. Il doit y avoir une action délibérée de la part de la personne concernée pour donner son consentement ou l'accepter.
  Exemple : Collecte et traitement des données personnelles à des fins de marketing ou d'envoi de lettres d'information.
• Contrat – Lorsque vous avez un contrat avec un individu pour fournir des biens ou des services qu'il demande. Dans ce cas, vous traitez les données pour exécuter le contrat.
  Exemple : Au cours d'un contrat, lorsque le client demande des informations supplémentaires par courrier électronique, l'organisation traite ses données personnelles pour répondre à la demande.
• Obligation légale – Lorsque vous devez traiter les données pour vous conformer à la loi.
  Exemple : Les détails du salaire d'un employé sont nécessaires pour une institution gouvernementale, ou une enquête exige le traitement des données personnelles.
• Intérêts vitaux – Lorsque vous devez traiter les données pour protéger la vie de quelqu'un ou dans une situation d'urgence.
  Exemple : Collecte des détails personnels des personnes pour assurer leur sécurité lors d'une urgence ou d'un incendie.
• Missions d'intérêt public – Lorsque vous devez accomplir des tâches d'intérêt public, généralement en tant qu'institution gouvernementale, parti politique, etc.
  Exemple : En tant qu'autorité publique qui traite les données pour la recherche scientifique, les enquêtes ou les études de santé publique.
• Intérêts légitimes – Lorsque votre organisation dispose d'une raison légitime véritable pour traiter les données et que la finalité ne porte pas atteinte aux droits de la personne concernée.
  Exemple : Un client n'a pas payé sa facture et l'entreprise doit donc traiter ses données pour recouvrer le paiement. Ou, à des fins administratives, lorsqu'une organisation traite les données personnelles des employés pour la paie.

Application des bases légales avec Zoho CRM

Base légale en tant que Non applicable.

Par défaut, tous les enregistrements des modules Leads, Contacts et Vendors auront la Base de traitement des données définie sur Non applicable lorsque vous activez le RGPD à partir de Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité. Une fois activé, chaque enregistrement aura une Confidentialité des données section avec les détails de la base de traitement des données. Vous pouvez le modifier selon votre jugement et vos cas métier.

Section Confidentialité des données pour les enregistrements

Une fois le RGPD activé dans votre compte Zoho CRM, chaque enregistrement aura une Confidentialité des données section où les détails de la base de traitement des données sont disponibles. Si Consentement est la base légale, les options pour envoyer un formulaire de consentement et mettre à jour les détails du consentement manuellement seront également disponibles. Un nouveau champ appelé Source sur la page de détails de l'enregistrement sera également disponible, qui stockera les sources de données telles que les formulaires Web, les API, les intégrations, etc.

Qui peut accéder à la section Confidentialité des données pour les enregistrements.

Tout utilisateur disposant de la permission de consulter l'enregistrement pourra consulter et modifier la section Base de traitement des données. Si vous utilisez des portails et que la base de traitement des données est Consentement, les personnes ayant accès au portail pourront voir la section Confidentialité des données. Elles peuvent mettre à jour leurs détails de consentement.

Lorsque Consentement est la base légale

Si votre entreprise fonctionne sur Zoho CRM, vous pouvez traiter les données selon l'une quelconque des bases légales mentionnées précédemment. Le consentement nécessite une action délibérée pour s'engager de la part de la personne concernée. Il est donc obligatoire pour le responsable de traitement de maintenir un système de gestion du consentement approprié en place pour obtenir le consentement des personnes concernées.

Le système de gestion du consentement de Zoho CRM vous aide à obtenir le consentement de vos prospects et clients.

La gestion du consentement dans Zoho CRM offre les options suivantes.

• Définir les paramètres de consentement
  
• Configurer le formulaire de consentement
  
• Ajouter un lien de consentement dans le modèle d'e-mail
  
• Afficher l'état de la demande de consentement
  

Modifier la base légale pour les enregistrements.

Vous pouvez modifier la base légale de traitement des données de la façon suivante :

• Sélectionnez un enregistrement individuel et mettez à jour les détails sous Confidentialité des données.
  
  
  
• Créez une vue de liste pour filtrer les enregistrements, sélectionnez tous les enregistrements, puis cliquez sur ... > Mettre à jour la base de traitement des données.
  
  
• Créez une règle de workflow pour automatiser le processus de mise à jour de la base légale pour les enregistrements qui répondent à certains critères.
  
  

Afficher les détails et l'historique

Vous pouvez afficher les détails de la base de traitement des données choisie pour un sujet de données particulier. En outre, toute modification effectuée dans cette section sera enregistrée dans l'historique, par ordre chronologique.

Pour afficher les détails et l'historique

1. Ouvrez l'enregistrement du sujet de données dans votre compte Zoho CRM.
   L'enregistrement peut se trouver dans les leads, les contacts, les fournisseurs ou dans tout autre module personnalisé pour lequel la conformité RGPD est activée.
2. Cliquez sur Confidentialité des données.
   
3. Sous la Base de traitement des données section, basculez entre Détails et Historique.

Afficher le tableau de bord

Allez à Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité > Conformité RGPD > Vue d'ensemble, pour afficher le tableau de bord qui vous fournit les détails suivants :

• Nombre d'enregistrements pour lesquels la base légale est marquée comme Non applicable.
  Vous pouvez également afficher ces enregistrements et mettre à jour leur base légale.
• Nombre d'enregistrements qui ont été mis à jour avec l'une des bases légales.
  Les enregistrements sont catégorisés comme Consentement ou Autre base. Vous pouvez également afficher ces enregistrements et mettre à jour leur base légale.
• Graphique affichant le statut du consentement – En attente, En attente, Obtenu.
  Cliquez sur le statut pour afficher les enregistrements.