RGPD et Zoho CRM – Introduction

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Nous allons vous expliquer les nouvelles règles du RGPD et comment Zoho CRM peut vous aider à les respecter. Nous vous aiderons également à comprendre comment protéger les données de vos clients.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un ensemble de règles conçu pour donner aux résidents de l'UE le contrôle sur la façon dont leurs données personnelles peuvent être utilisées par les entreprises du monde entier. Au cœur de ces règles se trouve l'objectif de protéger les données des résidents de l'UE. Cela signifie que les organisations doivent être bien conscientes de l'impact que cela aura sur les individus et les entreprises qui traitent les données personnelles des résidents de l'UE. Il est également nécessaire de se préparer à respecter des exigences de conformité en matière de protection des données cohérentes.

Commençons par nous familiariser avec les responsables de traitement, les sous-traitants et les personnes concernées. Il est essentiel de comprendre et d'identifier les différences entre les rôles de chacun.

Responsable de traitement– Personne qui contrôle l'objet et les moyens du traitement des données personnelles. Le responsable de traitement définit comment les données doivent être utilisées et pourquoi. Souvent, les responsables de traitement font appel à un service externe ou à une autre organisation pour traiter les données. C'est là qu'interviennent les sous-traitants. Dans ce cas, le contrôle des données personnelles collectées reste avec le responsable de traitement et n'est pas transféré.
Sous-traitant– Les organisations qui traitent les données personnelles au nom du responsable de traitement sont appelées des sous-traitants. Ils n'ont pas le contrôle sur ce qui est fait avec les données et ne peuvent pas modifier l'objet du traitement. Les sous-traitants disposent de droits limités pour traiter les données conformément aux instructions fournies par le responsable de traitement.
Personne concernée– Les personnes dont vous collectez les informations personnelles sont les personnes concernées. Dans une entreprise, les personnes concernées sont généralement vos clients et vos employés. Vous collectez leurs informations, telles que leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail, pour les traiter et les contacter à des fins commerciales.

Zoho en tant que sous-traitant

Un sous-traitant doit disposer d'un système, d'un outil et d'une méthode sécurisés pour collecter et stocker les données personnelles. Zoho CRM est équipé pour se conformer au RGPD en tant que sous-traitant. Il existe de nombreuses options dans Zoho CRM conçues pour vous aider à protéger les données de vos clients et à respecter les normes de sécurité et de confidentialité fixées par le RGPD.

La sécurité des données et la confidentialité des données sont deux termes différents souvent utilisés indistinctement. Cependant, ils ont des sens spécifiques :

La confidentialité des données concerne la collecte et l'utilisation licites des données personnelles.
La sécurité des données consiste à mettre en place des mesures de protection physiques, techniques et administratives pour protéger les données de vos clients.

C'est pourquoi nous avons introduit des options dans Zoho CRM qui :

vous aident à respecter les règles de confidentialité, et
vous offrent une plateforme sécurisée pour protéger les données de vos clients.

Dans Zoho CRM, le RGPD est pris en charge pourles leads, les contacts, les fournisseurs, etles modules personnalisés.

Disponibilité

Permission requise

Les utilisateurs disposant de la permission Gérer les paramètres de conformité dans leur profil peuvent afficher les fonctionnalités disponibles

dansConfiguration

> Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité.

Vérifier la disponibilité et les limites des fonctionnalités

Par où commencer dans Zoho CRM ?

Étape 1 : activez les paramètres de conformité RGPD pour votre compte Zoho CRM.

Pour activer la conformité RGPD, accédez àConfiguration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité.

Les utilisateurs disposant de la permission Gérer les paramètres de conformité dans leur profilpeuvent l'activer.

Une fois que vous avez activé la conformité RGPD, vous devez sélectionner les modules qui contiennent les informations des personnes concernées et pour lesquels la conformité RGPD est requise. Veuillez noter queles modules d'équipene peuvent pas être sélectionnés ici. Avec les sectionsInfosetEn ligne, la sectionConfidentialité des donnéessera disponible pour les enregistrements de ces modules et vous pourrez sélectionner une base légale pour traiter les données.

Étape 2 : mettez à jour la base légale du traitement des données personnelles

Par défaut, tous les enregistrements des modules sélectionnés auront laBase de traitement des donnéesdéfinie surNon applicablelorsque vous activez le paramètre de conformité RGPD à partir deConfiguration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité. Vous pouvez modifier ceci selon votre jugement et vos cas d'usage, et mettre à jour les bases légales des enregistrements.

Étape 3 : quand le consentement est la base légale du traitement des données.

Personnalisez le formulaire de consentement à partir de Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité > Formulaire de consentement. Voir aussi Personnaliser le formulaire de consentement.
Incluez un lien vers le formulaire dans un modèle d'e-mail. Vous pouvez utiliser ce modèle d'e-mail pour envoyer des e-mails et obtenir la mise à jour des détails de consentement auprès de vos clients. Vous pouvez également ajouter le lien vers le formulaire lors de la composition d'un e-mail et l'envoyer aux destinataires. Voir aussi Ajouter un lien de consentement dans un modèle d'e-mail

Étape 4 : consultez le tableau de bord qui répertorie les bases de traitement des données pour tous les enregistrements.

Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité > Aperçu, pour consulter le tableau de bord qui vous fournit les détails suivants :

Nombre d'enregistrements dont la base légale est marquée comme Non applicable.
Nombre d'enregistrements qui ont été mis à jour avec l'une des bases légales.
Graphique qui affiche l'état du consentement : En attente, En cours, Obtenu.

Le contenu présenté ici ne doit pas être interprété comme un avis juridique. Veuillez contacter votre conseiller juridique pour connaître l'impact du RGPD sur votre organisation et les mesures à prendre pour assurer la conformité au RGPD.

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