Conformité HIPAA avec Zoho CRM
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La Health Insurance Portability and Accountability Act (incluant la Privacy Rule, la Security Rule, la Breach notification Rule et la Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act) (« HIPAA ») exige les Entités couvertes et les Associés commerciaux de prendre certaines mesures pour protéger les informations de santé qui peuvent identifier une personne. Elle accorde également certains droits aux individus. Zoho ne collecte pas, n'utilise pas, ne stocke pas et ne maintient pas d'informations de santé protégées par HIPAA à ses propres fins. Cependant, Zoho CRM offre des fonctionnalités pour aider ses clients à utiliser le CRM dans le respect de la conformité HIPAA.
HIPAA exige que les Entités couvertes signent un Business Associate Agreement (BAA) avec leurs Associés commerciaux. Vous pouvez demander notre modèle de BAA en envoyant un e-mail à legal@zohocorp.com.
Conformité HIPAA dans Zoho CRM
À mesure que de plus en plus d'organisations de santé ont commencé à utiliser le CRM pour gérer leur activité en toute fluidité et stocker les informations clients dans une base de données partagée, il est crucial qu'elles puissent assurer la confidentialité des informations de santé d'une personne.
Dans Zoho CRM, nous proposons des moyens pour que les organisations de santé sécurisent et limitent l'export des informations de santé des individus et restent conformes aux directives HIPAA.
Les administrateurs CRM peuvent y parvenir en effectuant les étapes suivantes :
- Sélection du module « santé » : Tous les modules de l'organisation qui contiennent des informations de santé protégées doivent être sélectionnés. Les modules d'organisation standard et personnalisés peuvent tous deux être sélectionnés. Un total de 10 modules peut être sélectionné.
- Marquage des champs contenant des informations de santé protégées : Dans un module, il se peut que seuls quelques champs contiennent des détails de santé personnelle d'un client. Par exemple, les antécédents chirurgicaux, les symptômes, les détails des médicaments, etc. Marquer ces champs comme détails de santé personnelle aidera le système à identifier et à restreindre l'accès à ces champs via l'API et à prévenir l'export de ces valeurs de champs. Un total de 25 champs dans chaque module peut être marqué comme contenant des données de santé personnelle.
- Configuration des restrictions pour les données marquées comme informations de santé protégées : Il existe quatre options pour empêcher les données personnelles d'être accédées en dehors de Zoho CRM. N'importe lequel de ces options peut être activé en fonction des besoins de l'organisation :
- Restriction de l'accès aux données via l'API : D'autres applications peuvent se connecter à CRM à l'aide de l'API et les données peuvent être transférées. Vous pouvez vous assurer que les données de santé personnelle de vos clients ne sont pas partagées dans le processus en restreignant le transfert des données de santé personnelle vers d'autres applications via l'API.
- Restriction de l'export des données : Lors de l'export des données de votre compte CRM, vous pouvez souhaiter empêcher que les informations de santé personnelle ne soient exportées en cochant cette option.
- Restriction du transfert des données vers les applications Zoho : Si votre compte CRM est intégré avec d'autres applications Zoho comme Desk, Campaigns, Projects, etc., les données circuleront de CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelle vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données consultez le tableau.
- Restriction du transfert des données vers les applications tierces : Si votre compte CRM est intégré avec des applications tierces pour des raisons professionnelles, il y aura une possibilité de flux de données de CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelle vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données consultez le tableau.
- Chiffrement des champs contenant des informations de santé protégées : Les champs qui contiennent des informations de santé personnelle peuvent être chiffrés pour plus de sécurité. Bien que le chiffrement des champs ne soit pas une étape obligatoire dans Zoho CRM, nous vous recommandons fortement d'activer le chiffrement car c'est la meilleure pratique pour prévenir l'accès non autorisé aux données confidentielles.
Consultez plus d'informations pour configurer le chiffrement et comprendre ses limitations. Consultez également le livre blanc sur le chiffrement Zoho pour comprendre en détail le processus de chiffrement et la gestion des clés.
HIPAA est pris en charge pour Leads, Contacts, Vendors, et personnalisés modules.
Remarques :
- Types de champs pris en charge :
- Ligne simple,
- Multiligne
- E-mail
- Téléphone
- Picklist
- Sélection multiple
- Date
- Date/Heure
- Nombre
- Devise
- Décimal
- Pourcentage
- Entier long
- Case à cocher
- URL
- Téléchargement de fichier
- Téléchargement d'image
- Lookup, multi-select lookup, et autonumber les champs ne peuvent pas être marqués comme données de santé personnelle.
Disponibilité
Permission requise
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer les paramètres de conformité dans leur profil peuvent gérer la conformité HIPAA pour différents modules.
Pour configurer la conformité HIPAA
- Accédez à Configuration
> Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité.
- Cliquez sur l'onglet Conformité HIPAA .
- Activez le bouton Activer les paramètres de conformité HIPAA.
- Sélectionnez les modules de l'organisation dans la liste déroulante.
- Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 modules.
- Dans Gestion des données de santé personnelles, activez l'option Restreindre l'accès aux données via API et/ou Restreindre les données à l'exportation, selon les besoins.
Pour marquer les champs contenant des données de santé personnelles
- Accédez à Configuration
> Personnalisation > Modules et champs.
- Sélectionnez un module et choisissez la mise en page souhaitée.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône Plusà côté de la mise en page et sélectionner Modifier la mise en page.
- Accédez au champ souhaité et cliquez sur l'icône Plus
.
- Cliquez sur Modifier les propriétés et cochez la case Contient des données de santé personnelles.
Veuillez noter que cette option ne s'affichera que si le module a été sélectionné pour la conformité HIPAA
Récupération du journal d'audit
Nous permettons aux utilisateurs autorisés d'exporter les données si nécessaire en utilisant l'option Exporter le journal d'audit. Dans Zoho CRM, le journal d'audit est disponible pendant 60 jours par défaut. Si vous souhaitez le conserver pendant une longue période, vous pouvez l'exporter régulièrement en utilisant cette Exporter le journal d'auditoption. Si vous avez besoin de données au-delà de 60 jours, vous pouvez nous contacter à support@zohocrm.com.
Désactiver la conformité HIPAA
Une fois la conformité HIPAA désactivée, les champs marqués comme données de santé personnelles seront démarqués. L'administrateur peut remarquer les champs lorsqu'il réactive la conformité HIPAA.
Affichage des données personnelles des enregistrements
Tous les champs marqués comme contenant des données de santé personnelles seront listés sur la page de détail de l'enregistrement. Sous Protection des données, dans la section Données personnelles, vous pouvez cliquer sur l'onglet Santé pour afficher les champs contenant des données de santé personnelles.
Veuillez noter que le contenu présenté ici ne doit pas être considéré comme un conseil juridique. Veuillez contacter votre conseiller juridique pour comprendre comment HIPAA affecte votre organisation et les mesures à prendre pour vous conformer à HIPAA.