Créer et gérer des groupes

Créer et gérer des groupes

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Dans Zoho CRM, vous pouvez créer différents types de groupes (ensemble d'utilisateurs) pour gérer un ensemble d'enregistrements communs. Les groupes peuvent être utilisés pour configurer la vente d'équipe, l'assistance d'équipe, la gestion d'événements par un groupe d'utilisateurs marketing, etc. Les utilisateurs associés à un groupe particulier peuvent accéder aux enregistrements partagés avec ce groupe et effectuer les opérations nécessaires sur les enregistrements.

Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Gestion des utilisateurs dans le profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.
Le nombre de groupes que vous pouvez avoir varie en fonction de l'édition CRM à laquelle vous êtes abonné.
Accédez au tableau de disponibilité des fonctionnalités (à partir du bouton ci-dessous) pour connaître le nombre de groupes par édition CRM

Fonctionnalités clés
  • Un groupe contient des utilisateurs, des rôles, des rôles et des subordonnés, ainsi que des sous-groupes.
  • Vous ne pouvez pas affecter d'enregistrements directement aux groupes.
  • Les enregistrements peuvent être partagés avec des groupes en configurant des règles de partage de données.
  • Les utilisateurs, les rôles, les rôles et les subordonnés peuvent représenter plusieurs groupes.
Membres du groupe

Vous pouvez gérer des groupes avec les combinaisons suivantes :

  • Utilisateurs : Uniquement des utilisateurs.
  • Rôles : Tous les utilisateurs associés aux rôles peuvent devenir membres des groupes.
  • Rôles et subordonnés : Tous les utilisateurs associés aux rôles et aux rôles subordonnés peuvent devenir membres des groupes.
  • Sous-groupes : Tous les utilisateurs appartenant à un groupe particulier peuvent devenir membres du nouveau groupe.
Exemples de groupes

Zoho CRM - Sample Groups

Dans le module Groupes de Zoho CRM, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Créer des groupes
  • Affecter des utilisateurs à des groupes
  • Modifier des groupes
  • Afficher les groupes
  • Afficher tous les utilisateurs d'un groupe
  • Supprimer des groupes
  • Partager des enregistrements avec des groupes

Créer des groupes

Pour créer des groupes
  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs > Groupes.
  2. Dans la section Groupes, cliquez sur Créer un groupe.
  3. Spécifiez le Groupe Nom et Description pour le groupe dans la fenêtre contextuelle Créer Groupe.
  4. Dans l'écran Ajouter des membres au groupe, sélectionnez les membres du groupe.
    Dans la liste déroulante, vous pouvez sélectionner des utilisateurs, des rôles, des territoires et différents groupes comme membres du nouveau groupe.
  5. En cas de rôles et de territoires, sélectionnez les rôles ou territoires spécifiques, et cochez l'option pour les subordonnés pour ajouter leurs subordonnés au groupe.
    En haut à droite de la fenêtre contextuelle, vous obtiendrez le nombre de rôles, de groupes, de territoires et d'utilisateurs en fonction de votre sélection pour le groupe particulier. Cliquer sur le lien hypertexte affichera les rôles, groupes et utilisateurs sélectionnés dans la fenêtre contextuelle pour les membres sélectionnés.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les groupes

Après avoir créé des groupes, vous pouvez mettre à jour le nom du groupe et les membres du groupe à mesure que vos besoins évoluent.

Pour modifier les groupes

  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs > Groupes.
  2. Dans la page Liste des groupes, vous pouvez voir la liste des groupes que vous avez ajoutés.
  3. Passez la souris sur le groupe que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône « plus ».
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Dans la page Modifier le groupe page, procédez comme suit :
    1. Dans la section Détails du groupe, vous pouvez modifier le nom et la description du groupe.
    2. Dans la section Source du groupe, sélectionnez les membres du groupe.
      Vous pouvez modifier les utilisateurs, les rôles, les rôles et subordonnés, ainsi que différents groupes en tant que membres du nouveau groupe.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Gérez les utilisateurs dans les groupes à partir de la page Utilisateurs

Vous pouvez associer les utilisateurs aux groupes ou les supprimer des groupes directement à partir de la page Utilisateurs. Pour cela, suivez les étapes ci-dessous :
  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Dans la page Liste des utilisateurs, vous pouvez voir la liste des utilisateurs que vous avez ajoutés.
  3. Pour l'utilisateur que vous souhaitez associer à un ou plusieurs groupes, faites défiler la page de détails de l'utilisateur pour trouver la section Groupes
  4. Cliquez sur l'icône Modifier à côté de Groupes.

  5. Dans la page de modification, sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez associer l'utilisateur et cliquez sur Enregistrer.

  6. Pour supprimer les utilisateurs du groupe, vous pouvez simplement cliquer sur la croix à côté du groupe disponible dans la page de modification et cliquer sur Enregistrer.

Afficher les utilisateurs

Les utilisateurs peuvent être ajoutés au groupe de la façon suivante :
  1. Directement : L'utilisateur sera ajouté au groupe.
  2. Indirectement : Un rôle, un groupe ou un territoire sera ajouté à un groupe auquel l'utilisateur appartiendra.
Lorsque vous souhaitez obtenir une vue consolidée de tous les utilisateurs qui sont actuellement membres d'un groupe, vous pouvez utiliser l'option Afficher les utilisateurs. Cela vous permet d'afficher tous les utilisateurs du groupe, indépendamment de la façon dont ils ont été ajoutés.

Pour afficher tous les utilisateurs d'un groupe
  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Sélectionnez l'onglet Groupes.
  3. Cliquez sur le groupe dont vous souhaitez afficher les utilisateurs.
  4. Cliquez sur le bouton trois points et sélectionnez Afficher les utilisateurs.
  5. Une fenêtre contextuelle s'affichera avec la liste de tous les utilisateurs du groupe.
NotesRemarque
Si vous essayez d'afficher tous les utilisateurs immédiatement après la création d'un groupe, il se peut qu'il y ait un léger délai pour le remplissage de la liste.

Supprimer des groupes

Vous pouvez périodiquement nettoyer les groupes indésirables à l'aide de la fonction de suppression. Lors de la suppression, tous les règles de partage des données seront calculées automatiquement, en mettant à jour les modifications, de sorte que vous n'ayez pas besoin de les recalculer.

Pour supprimer des groupes

  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs > Groupes.
  2. Survolez le groupe à supprimer et cliquez sur l'icône Plus.
  3. Cliquez sur Supprimer.

Partager des enregistrements avec des groupes

Dans Zoho CRM, les enregistrements sont toujours la propriété de l'utilisateur. Cependant, les droits d'accès aux enregistrements peuvent être étendus à d'autres utilisateurs en regroupant un ensemble d'utilisateurs et en configurant des règles de partage pour chaque module. Une fois les règles de partage configurées, les membres du groupe peuvent accéder aux enregistrements des modules CRM selon les permissions définies dans leur profil.

Par exemple, si « Utilisateur A » n'a pas accès au module Potentiels, il ou elle ne peut pas accéder aux Potentiels en configurant le partage de données avec des groupes.

  • Le propriétaire dispose de tous les droits sur les enregistrements
  • Les enregistrements ne peuvent pas appartenir à des groupes. Cependant, les enregistrements peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs par des groupes en configurant des règles de partage de données
  • Un utilisateur doit disposer d'une permission au niveau du profil pour accéder aux enregistrements
  • Pour appliquer le partage d'enregistrements, vous devez recalculer après avoir configuré les règles de partage

Pour partager des données avec des groupes

  1. Accédez à Paramètres > Contrôle de sécurité > Rôles et partage > Paramètres de partage de données.
  2. Sur la page Règles de partage de données Paramètres, configurez les règles de partage pour chaque module. Voir aussi Règles de partage de données
  3. Cliquez sur Enregistrer.
VOIR AUSSI