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Hypothèses

Ce document suppose que vous connaissez déjà les concepts fondamentaux de la gestion des territoires. Pour comprendre cette fonctionnalité dans Zoho CRM, consultez le document d'aide - Aperçu de la gestion des territoires.

Introduction

La gestion des territoires est un système dans lequel les comptes clients sont regroupés selon un ensemble de critères définis. Cela facilite le partage des comptes clients entre les équipes commerciales de votre entreprise. Dans Zoho CRM, la fonctionnalité de gestion des territoires vous permet de :

• Créer des territoires et spécifier les critères qui les définissent.
• Créer une hiérarchie territoriale en plus de la hiérarchie des rôles dans votre compte.
• Accéder à des rapports prédéfinis sur les territoires, tels que les meilleurs performeurs par territoire, la durée globale du cycle de vente entre territoires, le chiffre d'affaires par territoires, etc.
• Créer des rapports personnalisés sur les territoires.
• Définir plusieurs objectifs de prévision pour les utilisateurs appartenant à plusieurs territoires.

La gestion des territoires n'est pas nécessairement une obligation pour toute organisation. Vous devez décider de l'utilisation des territoires en fonction de la structure commerciale de votre organisation et de votre modèle de partage de données. Ce document vous guidera et vous aidera à décider si la gestion des territoires est nécessaire pour votre entreprise.

Rôle comparé au Territoire

Commençons par examiner les avantages que la gestion des territoires offre par rapport aux rôles.

Voici un scénario commercial pour mieux expliquer.

Supposons que la force de vente de Zillum Inc. comprend six équipes réparties aux États-Unis - Nord-Centre, Nord-Est, Nord-Ouest, Sud-Centre, Sud-Est et Sud-Ouest. Dans cette structure commerciale,

• Vous ne voulez pas que l'équipe commerciale d'une région donnée accède aux enregistrements d'une autre région.
• Il peut y avoir quelques prospects importants que vous souhaitez partager avec les représentants commerciaux seniors de deux équipes différentes, dans deux régions.

Il peut devenir compliqué d'y parvenir en utilisant les rôles et les règles de partage de données seuls. En revanche, avec des territoires basés sur un ensemble de critères définis, vous pouvez étendre le modèle de partage de données de Zoho CRM dans votre compte Zoho CRM et partager facilement des enregistrements avec différents utilisateurs dans diverses équipes. Cela garantit que les équipes sont concentrées sur l'objectif d'atteindre la cible commerciale fixée selon les différents fuseaux horaires.

Avant de passer à la hiérarchie territoriale

Avant de planifier la mise en place de la gestion des territoires dans votre compte Zoho CRM, examinez les sujets suivants pour déterminer si la gestion des territoires convient à votre organisation.

• Structure commerciale et besoins de partage - Une structure de partage de données CRM qui exige que les individus appartenant à plusieurs territoires accèdent à plusieurs comptes clients.
• Prévisions - Prévisions basées sur la hiérarchie territoriale. La nécessité de définir des objectifs de prévision pour chaque territoire auquel appartient un utilisateur.
• Administration - Les territoires peuvent être gérés comme des unités individuelles pour réduire la charge de travail des administrateurs.

Structure commerciale et besoins de partage

Comment vos données sont-elles partagées avec d'autres utilisateurs ? Il est crucial d'analyser si la hiérarchie basée sur les rôles, les règles de partage de données, les groupes et les règles d'assignation offrent les meilleures options pour partager les comptes selon votre structure commerciale. Votre organisation peut avoir besoin de partager des enregistrements en fonction des produits ou services, du chiffre d'affaires, du code postal/région ou du secteur d'activité, et non en fonction de la propriété de l'enregistrement. Pour un modèle de partage complexe et collaboratif, vous avez besoin de territoires qui garantissent un regroupement efficace des comptes clients et un partage des enregistrements avec différentes équipes commerciales.

La structure commerciale de votre organisation vous oblige-t-elle à partager les comptes clients avec beaucoup de personnes provenant de différentes équipes ? Prenez cet exemple : vous avez un représentant commercial de terrain qui effectue des appels au prospect et arrange une réunion. Vous avez aussi un représentant commercial itinérant qui visite le prospect pour une démonstration du produit. Comment partagez-vous les comptes avec ces deux représentants commerciaux ?

La structure commerciale d'une organisation peut être linéaire ou une matrice complexe, où le partage de données est de un à plusieurs. La gestion des territoires sera appropriée pour votre organisation si –

• Les besoins de partage de votre entreprise dépendent davantage des caractéristiques du compte plutôt que de la propriété individuelle des enregistrements.
• Votre organisation a une structure commerciale matricielle qui exige que les individus appartenant à plusieurs territoires accèdent à plusieurs comptes clients.

Prévisions

Lorsque vous passez à la gestion des territoires dans Zoho CRM, les prévisions changeront également pour s'adapter aux exigences territoriales. Quand un utilisateur fait partie de plusieurs territoires, vous devrez peut-être définir des objectifs de vente différents pour l'utilisateur, car vous aurez des cibles différentes définies pour chaque territoire.

Un seul objectif de prévision pour l'utilisateur ne fonctionnera pas dans ce cas. En répartissant vos cibles mensuelles/trimestrielles en fonction des territoires et des comptes clients qu'ils contiennent, vous aurez une vision claire de la prévision de vente et de l'objectif à atteindre.

Administration

Votre administrateur trouve-t-il compliqué de gérer les nombreuses règles de partage qui doivent être surveillées lors de changements dans la structure commerciale ? Quand il existe une architecture de partage de données complexe, certains défis dont vous devez être conscient sont :

Accorder un accès aux données similaire à plusieurs utilisateurs, gérer ces autorisations individuellement ou au niveau des rôles, créer plusieurs règles de partage, maintenir un volume de données important et surveiller les changements fréquents de représentants commerciaux entre différents groupes de vente.

Les territoires, en revanche, sont plus faciles à gérer. Par exemple : votre structure commerciale est délimitée par région. Un responsable commercial qui traite les demandes de clients provenant de Chine est un élément clé de votre équipe. Vous décidez de lui donner des responsabilités supplémentaires pour gérer les clients du Japon. Dans cet exemple, la gestion des territoires vous offre la flexibilité d'ajouter l'utilisateur aux territoires de vente Chine et Japon, où le responsable commercial peut accéder aux enregistrements de clients des deux pays.

Lorsque les règles de partage de données complexes et la hiérarchie des rôles ne répondent pas aux exigences, les territoires sont une option beaucoup plus facile à maintenir en tant qu'unités individuelles qui allègent également la charge des administrateurs. Visualiser la structure commerciale de votre organisation selon une hiérarchie territoriale peut vous aider à déterminer si la gestion des territoires est l'option qui vous convient.

Raisons d'utiliser la gestion des territoires

Avez-vous besoin d'éviter une répartition inégale des comptes clients pour améliorer les ventes ciblées et les responsabilités d'équipe ?

Vos représentants commerciaux peuvent avoir trop ou trop peu de travail. Cela pourrait potentiellement entraîner une perte de ressources et une réduction des revenus. La charge de travail doit être correctement répartie pour donner à vos clients existants et prospects l'attention dont ils ont besoin.

Supposons que votre segmentation des comptes clients s'étend des petites entreprises aux grandes sociétés et que les opportunités sont gérées par les commerciaux en fonction de la taille de l'affaire. Dans une telle structure, utilisez les territoires pour diviser votre équipe commerciale et attribuer les prospects selon la taille de l'entreprise pour gagner en flexibilité sur la visibilité et le partage des données.

Un groupe de représentants commerciaux peut traiter les affaires jusqu'à 50 licences maximum, tandis qu'un autre groupe peut être affecté aux affaires de 50 licences ou plus. En cas d'équipes commerciales dynamiques, disposer de territoires facilite également le changement des représentants commerciaux, car ils peuvent avoir besoin de passer d'un territoire à un autre.

Le modèle commercial et de partage de données de votre organisation dépend-il davantage des caractéristiques du compte (divisions géographiques, taille du compte client, plusieurs gammes de produits, secteur d'activité, etc.) et moins de la propriété individuelle ?

L'utilisation d'une hiérarchie territoriale est un grand avantage car les territoires offrent une plus grande flexibilité sur la visibilité et le partage des données.

Supposons que vous vendiez du mobilier scolaire dans différents districts. Chaque groupe de vente s'occupe des ventes dans son district scolaire respectif. Au sein de chaque district, il y a de nombreuses écoles (maternelles, lycées, universités) qui souhaiteraient acheter du mobilier. Selon le district et la quantité commandée, vous attribuez l'affaire à vos représentants commerciaux. Ici, c'est la caractéristique du compte qui détermine la structure commerciale globale.

L'utilisation des territoires ici vous sera bénéfique. Elle permettra de clarifier les objectifs et de simplifier le processus de partage des enregistrements entre les individus de différentes équipes.

Vos clients sont-ils répartis dans différentes localisations géographiques ? Si oui, souhaitez-vous réduire le temps de déplacement et les frais de voyage de votre équipe commerciale ?

Créer des territoires basés sur les localisations géographiques du marché et placer stratégiquement les représentants commerciaux au sein du territoire de vente de leur pays d'origine peut être un grand avantage pour l'entreprise. Cela réduit le temps de déplacement puisque les opportunités commerciales sont centrées dans une zone délimitée. De plus, cela aidera votre équipe commerciale à surmonter les barrières culturelles et linguistiques que possèdent les différents territoires.

Votre structure commerciale offre-t-elle des opportunités de vente croisée ? Si oui, avez-vous besoin d'un système de partage de données flexible qui facilite la vente croisée pour promouvoir à la fois la rétention des clients et la croissance des revenus ?

Avec une entreprise qui propose des logiciels pour la gestion des ressources humaines, le financement, le recrutement et la gestion de projet, vous pouvez avoir un groupe de vente axé sur chacun de ces produits. Lorsqu'un prospect s'intéresse à deux de ces produits, comment partagez-vous le compte client avec les individus des différentes équipes impliquées dans le cycle de vente ?

Disposer d'une hiérarchie territoriale basée sur les gammes de produits et accorder l'accès aux représentants commerciaux de plusieurs équipes est un moyen efficace de gérer ce scénario. Cela facilite la vente croisée collaborative pour votre entreprise.

Chercheriez-vous une expertise sectorielle chez vos représentants commerciaux, si votre entreprise propose plusieurs gammes de produits et opère dans plusieurs secteurs d'activité ?

Les représentants commerciaux ont besoin d'une connaissance approfondie des produits/services et d'une expertise qui contribuent à augmenter les ventes. Dans le secteur du voyage, si vous êtes responsable d'une croisière aux Caraïbes, vous devez connaître les forfaits touristiques, les tarifs, l'itinéraire, les informations sur le navire, ses caractéristiques spéciales, les excursions, etc.

Créez un territoire qui inclut les comptes clients intéressés par une croisière aux Caraïbes. Appartenir à ce territoire qui vous offre suffisamment d'expérience et d'opportunités pour développer votre compétence et vos compétences de négociation est définitivement bénéfique pour les ventes.

Votre décision

Assurez-vous de choisir le bon modèle de partage de données pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Si vous souhaitez découvrir comment la gestion des territoires répondra à vos besoins commerciaux, vous pouvez également consulter l'aide en ligne pour plus de détails sur son fonctionnement.

En conclusion, utilisez la gestion des territoires si vous :

• Avez une structure commerciale complexe avec le besoin de souvent affecter les utilisateurs à différentes équipes de vente/territoires.
• Avez besoin de segmenter les comptes clients en fonction des caractéristiques du compte plutôt que de la propriété de l'enregistrement.
• Souhaitez un processus facile à maintenir pour que les administrateurs gèrent le partage des données entre plusieurs utilisateurs de différentes équipes.
• Exigez plusieurs objectifs de prévisions pour les utilisateurs appartenant à différents territoires de vente.