Dépannage des workflows

Dépannage des workflows

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Un workflow n'a pas été déclenché pour certains enregistrements.

  1. Pour les enregistrements créés par import, vérifiez que la case « Déclencher Automation et Process Management » est activée lors de l'import.
  2. Si la source de l'enregistrement est une API, « trigger["workflow"] » doit être inclus dans le corps JSON de l'API. Les workflows, les approbations et les Blueprints associés à l'API seront exécutés.
    {
    "data": [
    {
    "Company": "Zylker",
    "Last_Name": "Daly",
    "First_Name": "Paul",
    "Email": "example@zylker.com",
    "State": "Texas"
    }
    ],
    "trigger": [
    "approval",
    "workflow",
    "blueprint"
    ]
    }
  3. Si la source de l'enregistrement est une fonction personnalisée, le code de la fonction personnalisée doit être ajouté pour exécuter le workflow :
    zoho.crm.createRecord("Leads", {"Last_Name" : "test"}, {"trigger" : ["workflow"]})
  4. Si la source de l'enregistrement est Zoho Forms, assurez-vous que l'action Déclencher les workflows CRM est sélectionnée dans la page d'intégration de Zoho Forms.

  5. Vérifiez que l'enregistrement respecte les critères spécifiés dans le workflow.
    1. Erreur courante pouvant causer ce problème :
      Le workflow a un critère « Subscription Is Overdue » mais l'enregistrement a été créé comme « Subscription Is Over-due ». Le trait d'union empêchera le système de déclencher le workflow.
    2. Solution :
      Une correction possible serait « Subscription Starts with \"Over\" » ou « Ends with \"due\" »
  6. Si vous avez plusieurs conditions, elles seront déclenchées en fonction d'une instruction If imbriquée.
    1. Erreurs courantes pouvant causer ce problème :
      1ère condition : Chiffre d'affaires annuel < 1 000
      2e condition : Chiffre d'affaires annuel < 100
      3e condition : Chiffre d'affaires annuel < 10
      À présent, si vous créez un enregistrement avec un chiffre d'affaires annuel de 9, 99 ou 999, seule la première condition sera toujours déclenchée, car 9, 99 et 999 sont tous inférieurs à 1 000. Dans ce cas, vous devrez réorganiser les conditions comme suit :
    2. Solution :
      1ère condition : Chiffre d'affaires annuel < 10
      2e condition : Chiffre d'affaires annuel < 100
      3e condition : Chiffre d'affaires annuel < 1 000
      À présent, si vous créez un enregistrement avec un chiffre d'affaires annuel de 9, la première condition sera déclenchée. Si vous en créez un avec un chiffre d'affaires annuel de 99, le système ignorera la première et passera à la deuxième condition. En résumé, le système ne vérifiera la deuxième condition dans la Workflow Rules que si l'enregistrement ne correspond pas à la première condition.

L'option actions programmées dans les Workflow Rules n'est pas cliquable.

  1. Vérifiez si la case Répéter est cochée à la première étape de la Workflow Rules. Si c'est le cas, vous ne pouvez programmer aucune action.

    Raison : Imaginez une Workflow Rules créée avec la condition « Chaque fois que le chiffre d'affaires annuel > 10 000 » qui crée une Task avec une priorité élevée assignée au propriétaire de l'opportunité. L'utilisateur doit modifier l'enregistrement pour le tenir à jour. Si l'action programmée se répétait chaque fois que la Task était modifiée, cela créerait plusieurs Tasks inutiles pour l'utilisateur. Par conséquent, si la Workflow Rules est définie pour se répéter, les actions programmées ne seront pas disponibles.
  2. Vérifiez si les actions programmées sont prises en charge dans votre édition de CRM.

L'action Convertir n'est pas disponible dans la liste des actions instantanées d'une Workflow Rules créée pour le module Leads.

  1. Vérifiez si la case « Répéter » est cochée à la première étape. Si c'est le cas, l'action Convertir sera masquée.
    Raison : C'est similaire à la raison pour laquelle les actions programmées ne sont pas disponibles lorsque l'option Répéter est cochée. Si un lead est converti automatiquement lorsque son statut passe à Qualifié, l'enregistrement ne sera plus dans le module Leads. Par conséquent, il n'a pas de sens d'afficher l'option Convertir lorsque la Workflow Rules est définie pour se répéter.
  2. Si les critères sont vides, l'option Convertir ne sera pas disponible.

Je ne peux pas sélectionner un champ de date dans une Workflow Rules basée sur une date.

Vérifiez si le champ de date a été créé à partir d'une formule. S'il a été créé de cette manière, il n'apparaîtra pas dans la liste des options lors de la création d'une Workflow Rules basée sur une date.
  1. Les champs de date dans CRM peuvent être créés de deux façons.
  2. Glisser-déposer un champ de date directement sur la mise en page.
  3. Glisser-déposer un champ de formule et sélectionner Date comme type de retour.
Les champs créés en tant que champs de formule avec le type de retour Date ne seront pas répertoriés dans les Workflow Rules basées sur une date.

La Workflow Rules est déclenchée pour des enregistrements qui ne remplissent pas la condition.

Erreurs courantes qui peuvent causer cela :
Considérez l'exemple suivant où l'administrateur souhaite qu'une Workflow Rules crée une Task uniquement lorsque le type de compte est Partner, que le chiffre d'affaires annuel > 10 000 USD, que le secteur d'activité est Software, ou que l'option Enterprise Customer est cochée, ou que le nombre d'employés > 50.
Le système appliquerait le motif de critères ( ( ( ( 1 et 2 ) et 3 ) ou 4 ) ou 5 ), ce qui ne fonctionnerait pas comme prévu.
Solution :
Ajustez le motif à (1 et 2 et (3 ou 4 ou 5)). Le système vérifiera désormais toujours 1, 2 et au moins un élément parmi 3, 4 et 5.

La Workflow Rules a été déclenchée, mais l'e-mail n'a pas été envoyé aux leads ou aux contacts.

  1. Vérifiez que le destinataire de l'e-mail a été sélectionné correctement.
    Erreurs courantes : Le champ E-mail a été sélectionné comme destinataire, mais l'adresse e-mail se trouve en réalité dans le champ E-mail secondaire.
    1. Vérifiez si l'option Désabonnement e-mail est activée.
    2. Vérifiez si la limite quotidienne d'envois d'e-mails a été atteinte.

Les fonctions personnalisées ne se déclenchent pas, mais les autres actions semblent fonctionner.

  1. Accédez à Configuration > Actions > Fonctions > Échecs pour en connaître la raison.
    Erreurs courantes : Le code est conçu pour récupérer une valeur d'un autre enregistrement qui est vide. Par exemple, le code est configuré pour extraire le Type de compte et le mettre à jour dans le module Contacts. Si le Type de compte est vide, le code rencontrera une erreur et le workflow ne sera pas déclenché.
  2. L'erreur « Limite du jour atteinte » indique que la limite quotidienne a été dépassée.
  3. Vérifiez si les appels de fonction personnalisée sont épuisés. Si c'est le cas, vous pouvez soit acheter des appels supplémentaires, soit optimiser votre code.

Les webhooks ne sont pas déclenchés mais les autres actions semblent fonctionner.

  1. Les échecs peuvent être suivis en accédant à Configuration > Actions > Webhooks > Échecs. Vérifiez si vous pouvez corriger les erreurs dans les webhooks.
    Limitations des webhooks :
    Si l'URL à notifier contient un numéro de port, le webhook ne sera pas déclenché.
    Par exemple : www.mydomain.com:7656
    Numéros de port autorisés : 9443 et 9090
  2. Il n'est pas possible de coder une URL avec des webhooks.
  3. Les en-têtes ne peuvent pas être fournis dans les webhooks, uniquement les paramètres d'URL. Une solution alternative consiste à créer des fonctions, si elles sont disponibles dans l'édition souscrite.

J'ai besoin de plus de Workflow Rules dans CRM.

Les utilisateurs créent souvent des workflows distincts pour chaque scénario, mais CRM offre la possibilité de créer plusieurs conditions dans un seul workflow. Vérifiez si vous pouvez optimiser vos Workflow Rules en combinant les règles fragmentées en un seul workflow.

Les Workflow Rules ne se déclenchent pas lorsque les champs sont transférés à partir d'un Blueprint.

Cause courante :
Les workflows ne sont pas déclenchés lorsqu'un enregistrement passe d'une transition à une autre. Cela s'explique par le fait que l'enregistrement est déjà en cours de traitement dans une automation (le Blueprint), il ne déclenche donc pas une autre automation (le workflow).
Solution :
Les actions qui ont été configurées dans le Blueprint peuvent être programmées dans la partie Après du Blueprint (à l'exception des actions programmées). Ensuite, le workflow sera déclenché lorsque l'enregistrement passera par la dernière transition.

Le workflow basé sur la date et l'heure n'est pas déclenché.

L'heure de déclenchement est basée sur le fuseau horaire de l'entreprise, et non sur le fuseau horaire personnel de l'utilisateur. Par exemple, le client a choisi que le champ date se déclenche à 08:00. Le fuseau horaire de l'organisation sous Détails de l'entreprise est défini sur l'heure d'été britannique, mais l'utilisateur individuel a son fuseau horaire dans ses Paramètres personnels défini sur l'heure d'été d'Europe centrale. Cela entraînera le déclenchement du workflow une heure plus tard que prévu par l'utilisateur.
Solution : Ajustez la configuration du fuseau horaire en accédant à Configuration > Détails de l'entreprise > Fuseau horaire.

Le workflow n'apparaît pas dans la chronologie lorsqu'il est déclenché.

Vérifiez si l'action instantanée a été exécutée pour l'enregistrement que vous consultez ou si elle comporte une action qui a été exécutée pour un enregistrement dans un autre module.
Exemple : S'il existe un workflow pour le module Deals qui met à jour un champ dans un Contact, l'entrée de chronologie du workflow sera disponible dans le contact et non dans l'affaire. Ainsi, lorsque vous consultez la chronologie de l'affaire, vous ne pourrez pas voir si le workflow a été déclenché ou non. Vous devrez vérifier la chronologie du contact pour voir si la mise à jour a été effectuée.

Dans quel ordre l'automation est-elle exécutée lors de la création d'un enregistrement ?

Si vous avez tous les éléments d'automation configurés dans Zoho CRM, l'ordre d'exécution est : règles d'affectation, Workflow Rules, processus d'approbation, Blueprint et enfin règles d'escalade de cas.

Le résultat d'une automation peut-il déclencher une autre automation ?

Oui, un workflow peut déclencher un autre workflow en fonction de la façon dont l'ordre des Workflow Rules est organisé. Il peut déclencher un autre workflow uniquement si le premier workflow est basé sur « une action d'enregistrement » et le déclencheur est « édition ».
Exemple :
  1. Workflow 1 : Lorsqu'un reçu de paiement est collecté, mettez à jour le champ Paiement à « Payé ».
  2. Workflow 2 : Lorsque le champ Paiement est mis à jour à « Payé », déclenchez un webhook et envoyez une notification par e-mail au responsable.
Processus :
Lorsqu'un utilisateur met à jour le reçu de paiement à Collecté, le premier workflow mettra à jour le champ Paiement à « Payé » qui déclenchera à son tour le deuxième workflow et appellera le webhook et enverra la notification par e-mail, si les workflows sont organisés comme indiqué ci-dessous :

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