Créer et gérer des groupes

Créer et gérer des groupes

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer différents types de groupes (ensemble d'utilisateurs) pour gérer des enregistrements communs. Les groupes peuvent être utilisés pour configurer la vente en équipe, l'assistance technique en équipe, la gestion des événements par un groupe d'utilisateurs marketing, etc. Les utilisateurs associés à un groupe en particulier peuvent accéder aux enregistrements partagés au sein de ce groupe et effectuer les opérations nécessaires sur les enregistrements.

Disponibilité
Autorisation requise :
les utilisateurs ayant l'autorisation Gérer les groupes dans leur profil peuvent accéder à cette fonction.

Principales fonctions
  • Un groupe contient des utilisateurs, des rôles, des rôles et subordonnés et des sous-groupes.
  • Vous ne pouvez pas affecter directement des enregistrements aux groupes.
  • Les enregistrements peuvent être partagés avec des groupes en définissant des règles de partage de données.
  • Les utilisateurs, les rôles, les rôles et subordonnés peuvent représenter plusieurs groupes.
Membres du groupe

Vous pouvez gérer des groupes avec les combinaisons suivantes :

  • Utilisateurs : uniquement des utilisateurs.
  • Rôles : tous les utilisateurs associés aux rôles peuvent devenir membres de groupes.
  • Rôles et subordonnés : tous les utilisateurs associés aux rôles et aux rôles et subordonnés peuvent devenir membres de groupes.
  • Sous-groupes : tous les utilisateurs appartenant à un groupe particulier peuvent devenir membres du nouveau groupe.
Exemple de groupes


Dans le module Zoho CRM - Groups, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Créer des groupes
  • Affecter des utilisateurs à des groupes
  • Modifier des groupes
  • Afficher des groupes
  • Supprimer des groupes
  • Partager des enregistrements entre plusieurs groupes

Créer des groupes

Vous pouvez créer différents types de groupes d'utilisateurs et partager les enregistrements communs entre les groupes.

Pour créer des groupes

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Utilisateurs > Groupes.
  2. Dans la section Groupes , cliquez sur Créer un nouveau groupe.
  3. À la page Nouveau groupe , procédez comme suit :
    • Dans la section Détails du groupe , remplissez les champs Nom du groupe  et Description correspondants au groupe.
    • Dans la section Source du groupe , sélectionnez les membres du groupe. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs, des rôles, des rôles et subordonnés, ainsi que différents groupes comme les membres du nouveau groupe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Affecter des utilisateurs à un groupe

Après la création d'un nouveau groupe, vous pouvez associer des membres à ce groupe. Comme mentionné ci-dessus, les membres du groupe peuvent être des utilisateurs, des rôles, des rôles et subordonnés ou d'autres groupes. Une fois les membres affectés au groupe, vous pouvez partager les données CRM entre les utilisateurs en appliquant des règles de partage des données.

Remarque
  • Vous pouvez affecter des utilisateurs à plusieurs groupes et accéder aux données en fonction des autorisations du profil et des règles de partage.

Pour associer des utilisateurs à un groupe

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Groupes.
  2. Dans la section Groupes , sélectionnez le groupe auquel vous voulez attribuer des utilisateurs.
  3. Dans la page Détails du groupe , cliquez sur Modifier.
  4. Sous Sources du groupe, sélectionnez les utilisateurs.
    Vous pouvez sélectionner des utilisateurs, des rôles, des rôles et subordonnés, ainsi que différents groupes comme les membres du nouveau groupe.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier des groupes

Après avoir créé des groupes, vous pouvez mettre à jour le nom du groupe et les membres du groupe à mesure que vos besoins évoluent.

Pour modifier des groupes

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Groupes.
  2. Dans la page Liste des groupes , vous pouvez voir la liste des groupes que vous avez ajoutés.
  3. Dans la page Liste des groupes publics , cliquez sur le bouton Modifier  en regard du groupe que vous souhaitez modifier.
  4. Dans la page Modifier le groupe , procédez comme suit :
    • Dans la section Détails du groupe , indiquez le nom du groupe et les commentaires concernant le groupe dans les champs Nom du groupe  et Description respectivement.
    • Dans la section Source du groupe , sélectionnez les membres du groupe.
      Vous pouvez modifier les utilisateurs, les rôles, les rôles et subordonnés, ainsi que les différents groupes comme membres du nouveau groupe.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des groupes

Régulièrement, vous pouvez envisager d'éliminer les groupes non utilisés en utilisant la fonction de suppression. Lors de la suppression, toutes les règles de partage de données seront calculées automatiquement, mettant à jour les modifications, de sorte que vous n'aurez pas besoin de les recalculer.

Pour supprimer des groupes

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle () > Groupes.
  2. À la page Groupes , la liste des noms de groupes s'affiche.
  3. Cliquez sur le bouton Suppr pour supprimer un groupe de cette liste.

Partager des enregistrements entre plusieurs groupes

Dans Zoho CRM, les enregistrements sont toujours la propriété de l'utilisateur. Toutefois, les droits d'accès aux enregistrements peuvent être étendus à d'autres utilisateurs en regroupant plusieurs utilisateurs et en définissant des règles de partage pour chaque module. Une fois les règles de partage définies, les membres du groupe peuvent accéder aux enregistrements des modules CRM conformément à leurs autorisations dans leur profil.

Par exemple, si « Utilisateur A » n'a pas accès au module Potentiels , il ne peut pas accéder aux potentiels en configurant le partage de données avec des groupes.

  • Le propriétaire a tous les droits sur les enregistrements
  • Les enregistrements ne peuvent pas être la propriété de groupes. Cependant, les enregistrements peuvent être partagés par des groupes avec d'autres utilisateurs et en définissant des règles de partage des données
  • L'utilisateur doit disposer d'autorisations au niveau du profil pour accéder aux enregistrements
  • Pour appliquer le partage des enregistrements, vous devez recalculer après avoir configuré la règles de partage

Pour partager des données avec des groupes

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de la sécurité > Règles de partage des données.
  2. Dans la page Règles de partage des données , définissez les règles de partage pour chaque module. Voir également Règles de partage des données 
  3. Cliquez sur Enregistrer.
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