Automatisation dans le module Équipe

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Ce document couvre les informations relatives à l'automatisation pour les modules Équipe.

CRM for everyone ouvre la création de modules aux non-administrateurs comme mentionné ici. Cela apporte le travail des équipes en contact avec les clients dans le CRM et lui donne du contexte. Cependant, les équipes souhaiteront bientôt automatiser les tâches répétitives pour accélérer leurs processus et se concentrer sur des tâches plus importantes.

Les équipes n'ont pas besoin de dépendre des administrateurs de l'organisation pour automatiser le travail de leur équipe ou gérer les processus de leur équipe. Avec CRM for everyone, les administrateurs de modules Équipe peuvent le faire de manière indépendante. Cela permet aux équipes de configurer et de maîtriser entièrement leurs processus, tout en réduisant la charge sur les administrateurs de l'organisation.

Ils peuvent le faire en utilisant les fonctionnalités suivantes :

Règles d'affectation

Workflow Rules

Blueprint

Processus d'approbation

Règles d'affectation

Règles d'affectation peut être configuré pour affecter automatiquement les propriétaires d'enregistrements en fonction de règles prédéfinies. Par exemple, si une étude de cas concerne un client entreprise, vous pouvez l'affecter automatiquement à un responsable marketing.

Workflow Rules

Workflow Rules automatiser l'exécution d'actions en fonction de déclencheurs. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail à un client lorsque la préparation de votre étude de cas est terminée.

Blueprint

Un Blueprint vous permet de garantir la conformité des processus au sein d'un module Équipe. Par exemple, une demande d'étude de cas doit passer par plusieurs étapes avant d'être approuvée. Le Blueprint vous aide à mettre en place ce processus, en garantissant que les utilisateurs ne peuvent passer à l'étape suivante qu'après avoir complété les tâches requises.

Un Blueprint configuré pour le module Équipe d'étude de cas

Processus d'approbation

Vous pouvez mettre en place des processus d'approbation avec plusieurs approbateurs pour garantir que les changements importants sont validés par les parties prenantes concernées. Ainsi, lorsque la préparation de l'étude de cas est complète, vous pouvez vous assurer qu'elle est approuvée par le responsable marketing.

Par défaut, cette capacité d'automatisation et de rationalisation des processus est limitée uniquement aux modules Équipe pour lesquels ils sont administrateurs. Ils ne pourront pas affecter les données dans les modules Équipe sans relation ou les modules d'organisation. Ainsi, les administrateurs de l'organisation n'ont pas à s'inquiéter d'un usage abusif de cette capacité par les administrateurs de modules Équipe. En revanche, toutes les configurations relatives aux modules Équipe seront accessibles aux administrateurs de l'organisation, et par conséquent, le contrôle ultime reste entre les mains des administrateurs de l'organisation.

Pour les besoins d'automatisation qui impliquent des modules d'organisation, d'autres modules Équipe ou d'autres applications, les équipes peuvent contacter les administrateurs de l'organisation ou les utilisateurs disposant de la permission Gérer l'automatisation. Par exemple,

Si une session d'intégration (enregistrement du module Équipe) doit être créée automatiquement lors de la conclusion réussie d'une transaction (enregistrement du module d'organisation), l'administrateur de l'organisation peut créer une Workflow Rule, mais pas l'administrateur du module Équipe.
Si un webhook doit être déclenché vers une autre application lors de la réussite d'une session d'intégration, l'administrateur de l'organisation devra le créer, et non l'administrateur du module Équipe.

Remarque
Il y a quelques exceptions où les administrateurs de modules Équipe peuvent agir en dehors du champ d'application de leurs modules Équipe :

Ils peuvent affecter n'importe quel utilisateur CRM (pas seulement les utilisateurs du module Équipe) en tant que propriétaire de transition dans un Blueprint. Puisque les processus peuvent nécessiter l'implication de quelqu'un en dehors de l'équipe pour une ou plusieurs étapes particulières, cela a été autorisé.
Ils peuvent automatiser la création d'enregistrements dans n'importe quel module Équipe. Il s'agit d'un cas d'usage courant, il sera donc utile pour les administrateurs de modules Équipe de le faire au lieu de dépendre de l'administrateur de l'organisation. Cette fonctionnalité sera disponible dans les Workflow Rules et Blueprint.
Notifications par e-mail peuvent être envoyées automatiquement à toutes les adresses e-mail associées à cet enregistrement du module Équipe, y compris l'adresse e-mail du client.

Qui peut automatiser et rationaliser les processus dans les modules Équipe ?

Les utilisateurs suivants pourront créer et gérer les règles d'affectation, les Workflow Rules, les processus d'approbation et les Blueprints dans les modules Équipe.

Administrateurs de l'organisation

Administrateurs d'automatisation

Administrateurs d'affectation

Administrateurs de modules Équipe

Administrateurs de l'organisation

Administrateurs de l'organisation (Utilisateurs disposant du profil défini par le système Administrateur) pourront créer et gérer les fonctionnalités suivantes pour tous les modules d'organisation et Équipe sans aucune restriction :

Règles d'affectation
Workflow Rules
Processus d'approbation
Blueprint

Cela leur permet de gérer des cas d'usage en dehors du champ d'application des administrateurs de modules d'équipe individuels, tout en conservant un contrôle total en matière de gestion de ces configurations.

Fonctionnalité	Modules	Champ d'application des modules d'équipe
Règles d'affectation	Tous les modules d'organisation Tous les modules d'équipe*	Peut automatiser l'affectation des enregistrements à des utilisateurs de modules d'équipe ou des profils de modules d'équipe (sauf Demandeurs) Peut automatiser l'affectation de tâches de suivi aux utilisateurs de modules d'équipe.
Workflow Rules	Tous les modules d'organisation Tous les modules d'équipe*	Mises à jour de champs peuvent être effectuées dans tous les modules d'organisation et d'équipe connectés via des champs de recherche dans ce module d'équipe. Notifications par e-mail peuvent être envoyées à toutes les adresses e-mail associées (utilisateurs CRM et clients) Affecter un utilisateur pour cet enregistrement ou son/ses enregistrement(s) de recherche (dans les modules d'organisation et d'équipe). Affecter des activités aux utilisateurs de modules d'équipe. Créer un enregistrement dans n'importe quel module d'organisation ou d'équipe. Créer des webhooks, des fonctions personnalisées, et Actions par Zoho Flow.
Blueprint	Tous les modules d'organisation Tous les modules d'équipe*	Avant onglet : Peut inclure les utilisateurs de modules d'équipe et les profils de modules d'équipe en tant que propriétaires de transition. Pendant onglet : Notes, Pièces jointes, Balises, Message, Listes de contrôle et Widgets peuvent être activés. Ajouter des champs provenant de modules d'organisation et d'équipe connectés via recherche. Éléments associés incluront tous les modules d'organisation et d'équipe disponibles dans la liste associée. Après onglet : Notifications par e-mail peuvent être envoyés à toutes les adresses e-mail associées. Task et Meetings peuvent être affectés à n'importe quel utilisateur de module d'équipe. Mises à jour de champs peuvent être effectués dans tous les modules d'organisation et d'équipe connectés via des champs de recherche. Créer un enregistrement dans n'importe quel module d'organisation ou d'équipe. Fonctions personnalisées et des webhooks peuvent être configurés.
Processus d'approbation	Tous les modules d'organisation Tous les modules d'équipe*	Peut ajouter des utilisateurs de modules d'équipe et des profils de modules d'équipe en tant qu'approbateurs.

*includes team modules to which the org admin has not been added.

Automation admins

Automation admins (Users with Manage Automation permission) will be able to create and manage workflow rules, approval process, and blueprints, without any restrictions (across all org and team modules). For these features, their scope is the same as that shown in the org admin tab.

Feature	Modules	Scope when it comes to team modules
Workflow rules	All org modules All team modules*	Field updates can be done in all org and team modules connected via lookup fields in that team module. Notifications par e-mail peuvent être envoyées à toutes les adresses e-mail associées (utilisateurs CRM et clients) Assigner un utilisateur pour cet enregistrement ou ses enregistrement(s) de recherche (dans les modules org et team). Assigner des activités aux utilisateurs du module team. Créer un enregistrement dans n'importe quel module org ou team. Créer des webhooks, fonctions personnalisées, et des Actions par Zoho Flow.
Blueprint	All org modules All team modules*	Avant onglet : Peut inclure les utilisateurs du module équipe et les profils du module équipe en tant que propriétaires de transition. Pendant onglet : Les notes, pièces jointes, tags, messages, listes de contrôle et widgets peuvent être activés. Ajouter des champs à partir des modules organisation et équipe connectés via recherche. Éléments associés inclura tous les modules organisation et équipe disponibles dans la liste associée. Après onglet : Notifications par e-mail peut être envoyé à toutes les adresses e-mail associées. Task et réunions peuvent être assignés à tout utilisateur du module équipe. Field updates peuvent être effectués dans tous les modules organisation et équipe connectés via des champs de recherche. Créer un enregistrement dans n'importe quel module org ou team. Fonctions personnalisées et webhooks peuvent être configurés.
Processus d'approbation	All org modules All team modules*	Peut ajouter les utilisateurs du module équipe et les profils du module équipe en tant qu'approbateurs.

Administrateurs d'assignation

Administrateurs d'assignation (Users with Règles d'assignation et seuil permission) seront en mesure de créer et de gérer les règles d'assignation pour les modules suivants :

Modules organisation qui ont été sélectionnés dans la permission Règles d'assignation et seuil de leur profil.
Modules équipe où ils ont été ajoutés en tant qu'administrateur.

Veuillez noter que la configuration de Workflow Rules, Blueprint et des processus d'approbation est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant Gérer l'automatisation ou pour les administrateurs de l'organisation. Ceci est indépendant de la Règles d'affectation et seuil permission.

Administrateurs de modules d'équipe

Administrateurs de modules d'équipe (Utilisateurs ajoutés en tant que administrateurs d'un module d'équipe) peuvent voir et gérer l'automatisation pour les modules d'équipe dont ils sont administrateurs. Ils ne peuvent pas créer d'actions destinées aux développeurs comme les fonctions personnalisées et les webhooks, car celles-ci peuvent affecter d'autres modules ou applications. Ils ne peuvent pas automatiser les actions dans les modules d'équipe non liés qu'ils n'administrent pas, à l'exception de l'action « Créer un enregistrement », et ils ne peuvent en aucun cas affecter les modules de l'organisation.

Fonctionnalité	Modules	Portée concernant les modules d'équipe
Règles d'affectation	Uniquement les modules d'équipe dont l'utilisateur est administrateur	Peut automatiser l'affectation des enregistrements à des utilisateurs de modules d'équipe ou des profils de modules d'équipe (à l'exception des demandeurs) Peut automatiser l'affectation de tâches de suivi aux utilisateurs de modules d'équipe.
Workflow Rules	Uniquement les modules d'équipe dont l'utilisateur est administrateur	Mises à jour de champs peuvent être effectuées dans tous les modules d'équipe connectés via des champs de recherche. Notifications par e-mail peuvent être envoyées à toutes les adresses e-mail associées (utilisateurs CRM et clients) Affecter un utilisateur pour cet enregistrement ou pour un autre enregistrement de module d'équipe connecté via un champ de recherche. Affecter des activités aux utilisateurs de modules d'équipe. Créer un enregistrement dans n'importe quel module d'équipe. Ne peut pas créer de webhooks, de fonctions personnalisées et d'actions via Zoho Flow mais peut associer/dissocier les existants.
Blueprint	Uniquement les modules d'équipe dont l'utilisateur est administrateur	Avant onglet : Peut inclure des utilisateurs de modules d'équipe et des profils de modules d'équipe en tant que propriétaires de transition. Pendant onglet : Les notes, pièces jointes, étiquettes, messages, listes de contrôle et widgets peuvent être activés. Ajouter des champs à partir de modules d'équipe connectés via recherche. Éléments associés incluront les modules d'équipe disponibles dans la liste associée et les activités. Après onglet : Notifications par e-mail peuvent être envoyés à toutes les adresses e-mail associées. Task et Meetings peuvent être affectés à n'importe quel utilisateur de module d'équipe. Mises à jour de champs peuvent être effectués dans les modules d'équipe connectés via des champs de recherche. Créer un enregistrement dans n'importe quel module d'équipe. Fonctions personnalisées et webhooks ne peuvent pas être créés ou modifiés. Les fonctions personnalisées et webhooks existants peuvent être associés.
Processus d'approbation	Uniquement les modules d'équipe dont l'utilisateur est administrateur	Peut ajouter des utilisateurs de modules d'équipe et des profils de modules d'équipe en tant qu'approbateurs.

Comment configurer les automatisations pour les modules d'équipe ?

Survolez le module d'équipe dans la barre latérale et cliquez sur l'icône plus (...).
Sélectionnez la fonctionnalité d'automatisation requise et commencez à apporter les modifications.

Vous pouvez également créer et gérer les automations en accédant à :

Setup > Automation > Assignment > Rules pour les règles d'affectation
Setup > Automation > Workflow Rules pour les Workflow Rules
Setup > Process Management > Blueprint pour Blueprint
Setup > Process Management > Approval Processes pour le processus d'approbation

Voir aussi

Pour en savoir plus sur l'utilisation des modules d'équipe, consultez : Utilisation des modules d'équipe.
Pour des instructions sur la création, la modification ou la suppression de modules d'équipe, consultez : Configuration des modules d'équipe.
Pour configurer les espaces d'équipe, consultez : Espaces d'équipe.
Pour en savoir plus sur les vues de module et obtenir une vue d'ensemble de 360 degrés des interactions client, consultez : Vue de module et l'onglet Interactions respectivement.