Enregistrements connectés

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Qu'est-ce que les Enregistrements connectés ?

Les Enregistrements connectés vous permettent d'établir instantanément des connexions entre deux modules de votre système CRM en reliant facilement les enregistrements au sein de ces modules. Cette fonctionnalité vous offre une vue unifiée des interactions et des relations entre les enregistrements créés dans votre compte CRM. Elle vous aide à obtenir de meilleures perspectives, à optimiser vos processus et à favoriser la collaboration en comblant le fossé entre les modules d'équipe et les modules organisationnels.

Que ce soit pour lier une opportunité à une demande de démonstration produit, puis lier la même opportunité à une demande d'intégration lorsque l'opportunité est remportée, ou pour lier une opportunité directement à une demande de contrat ou à une demande d'advocacy client si l'intégration est réussie, cette fonctionnalité garantit que toutes les équipes disposent du bon contexte au bon moment pour exécuter leur travail. (Voir l'image ci-dessous)

Création d'enregistrements connectés

Vous pouvez créer des enregistrements connectés de deux façons :

Création manuelle : Créez des enregistrements connectés manuellement à partir d'un module organisationnel/module personnalisé/module d'équipe en le reliant à un enregistrement du module d'équipe/module personnalisé.

Par exemple, nous pouvons créer un enregistrement de démonstration produit dans le module d'équipe précontractuelle directement à partir d' une nouvelle opportunité dans le module des opportunités, ou créer un enregistrement d'advocacy client dans les modules d'équipe d'advocacy directement à partir d' un enregistrement d'intégration dans le module d'équipe d'intégration.
Connecter automatiquement les enregistrements à partir des Workflow Rules : Configurez une connexion entre un module organisationnel et un module d'équipe en utilisant les Workflow Rules lorsque vous disposez d'étapes prédéfinies dans votre processus de vente.

Par exemple, nous pouvons créer automatiquement un enregistrement d'intégration dans le module d'équipe d'intégration lorsque l'étape de l'opportunité est marquée comme remportée, ou créer un enregistrement d'analyse des succès/échecs dans le module d'équipe marketing lorsque l'étape de l'opportunité est marquée comme perdue. Cela permet de maintenir la continuité entre les deux étapes et offre également aux équipes qui travaillent sur ces enregistrements à chaque étape un contexte client clair.

Qu'est-ce d'autre les Enregistrements connectés peuvent-ils accomplir ?

Avec les Enregistrements connectés, les demandeurs peuvent créer des demandes à partir de n'importe quel module au lieu de naviguer vers l'onglet Mes demandes à chaque fois.
Lorsque les enregistrements sont liés entre deux modules, les utilisateurs peuvent utiliser des champs publics pour afficher les détails des enregistrements aux membres de l'équipe qui ne font pas partie du module, afin que les informations essentielles soient disponibles pour que ces membres complètent leur processus efficacement.

Pourquoi devriez-vous utiliser les Enregistrements connectés ?

Pas besoin d'utiliser les e-mails ou les chats : Il n'est plus nécessaire d'utiliser les communications par e-mail ou par chat, car toute la coordination peut être complétée dans le produit, éliminant les allers-retours entre les équipes.
Accès facile aux données : Consultez instantanément toutes les informations pertinentes pour n'importe quel enregistrement sans passer d'un module à l'autre.
Coordination améliorée : Les équipes peuvent partager une vue unifiée des données, réduisant les silos et améliorant la coordination.
Compréhension contextuelle : Fournissez un contexte aux interactions, aidant les équipes à offrir un service personnalisé ou des réponses éclairées.
Cohérence des données : Maintenez la cohérence en veillant à ce que les mises à jour d'un enregistrement se propagent à ses connexions le cas échéant.

Quand pouvez-vous utiliser les Enregistrements connectés ?

Ci-dessous figurent quelques scénarios où les Enregistrements connectés peuvent être utilisés dans votre système CRM :

Un processus de renouvellement dans l'industrie du SaaS

Scénario : Un spécialiste des renouvellements souhaite examiner les factures précédentes des clients avant d'initier une nouvelle discussion de renouvellement.

Le spécialiste des renouvellements utilisera les Enregistrements connectés pour consulter les factures de ces clients d'un module d'équipe à partir d'un module organisationnel. Pour ce faire, il reliera deux modules qui ont des données connexes :

Renouvellements : Un module d'équipe qui comprend les comptes clients actifs avec leurs dates de renouvellement à venir.

Factures : Un module organisationnel qui affiche une liste des comptes clients actifs avec les détails des abonnements et leurs factures respectives.

Une fois qu'un enregistrement connecté est créé à partir du module Factures (module organisationnel) pour le module d'équipe Renouvellements, le spécialiste des renouvellements peut consulter les données connexes des deux modules pour comprendre si le client s'était précédemment abonné aux services selon un forfait mensuel/annuel et aussi connaître le nombre d'utilisateurs pour lesquels le client avait acheté le forfait. Armé de cette information, le spécialiste des renouvellements peut planifier et initier une nouvelle discussion de renouvellement avec son client.

Prescription de médicaments dans l'industrie de la santé

Scénario : Un pharmacien devra examiner la liste des médicaments prescrits par un service pour un patient avant de délivrer des médicaments supplémentaires pour un nouveau diagnostic. Le pharmacien peut utiliser les Enregistrements connectés pour consulter les informations du patient à partir de modules d'équipe et d'un module organisationnel. Il reliera les deux modules qui ont des données connexes :

Service : Un module d'équipe qui comprend une liste des dossiers patients qui ont consulté le service médical.

Contacts : Un module organisationnel qui affiche la liste des patients avec des informations telles que leur historique médical et les médicaments prescrits.

Le pharmacien créera des enregistrements connectés à partir du module Contacts (module organisationnel) pour le module d'équipe Service, après quoi il pourra consulter les données connexes concernant le patient à partir des deux modules. À partir des informations récupérées, il peut consulter l'historique médical complet du patient ainsi que les médicaments précédemment prescrits par ce service. Ainsi, le pharmacien peut prescrire de nouveaux médicaments en se basant sur les données déjà disponibles.

Processus de réclamation dans l'industrie de l'assurance

Scénario : Un agent d'assurance devra examiner les conditions générales d'une police pour approuver les réclamations des demandeurs.

Réclamations : Un module d'équipe qui comprend une liste des demandeurs qui ont soumis des réclamations pour des polices qui ont atteint leur échéance.

Documents : Un module organisationnel qui contient une liste des polices actives ainsi que les informations des demandeurs.

L'agent d'assurance peut créer des enregistrements connectés à partir du module organisationnel Documents pour le module d'équipe Réclamations. Cette connexion permettra à l'agent d'assurance de consulter des informations sur les polices souscrites par les demandeurs qui ont soumis des réclamations à partir du module d'équipe Réclamations. Il peut ensuite obtenir des informations sur les conditions générales de la police et approuver les réclamations des demandeurs.

Pourquoi les enregistrements connectés sont-ils plus adaptés qu'une relation de consultation ?

On pourrait arguer que la liaison entre modules peut également être réalisée via une relation de consultation. Cependant, la différence clé entre une relation de consultation et une relation d'enregistrements connectés réside dans la flexibilité. Les enregistrements connectés sont dynamiques et flexibles, et peuvent lier deux modules à tout moment, tandis que les relations de consultation ne sont pas dynamiques et doivent être configurées par l'administrateur lors de la configuration du CRM.

Comment pouvez-vous ajouter des enregistrements connectés à partir de modules org ?

Accédez à module org à partir duquel vous devez créer des enregistrements connectés.
Sélectionnez l'enregistrement du module pour lequel vous souhaitez créer des enregistrements connectés.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section des enregistrements connectés et cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez le module d'équipe et créez une demande.
Cet enregistrement créé dans le module d'équipe sera automatiquement connecté à l'enregistrement du module org.

Comment pouvez-vous ajouter des enregistrements connectés à partir d'autres modules d'équipe ?

Accédez au module d'équipe à partir duquel vous devez créer des enregistrements connectés.
Sélectionnez l'enregistrement du module d'équipe pour lequel vous souhaitez créer des enregistrements connectés.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section des enregistrements connectés et cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez le module d'équipe et créez une demande.
Cet enregistrement créé dans le module d'équipe sera automatiquement connecté à l'enregistrement du module d'équipe.

Remarque : Le demandeur peut soumettre une demande à n'importe quel module d'équipe en utilisant les mêmes étapes décrites ci-dessus, au lieu de naviguer chaque fois vers son onglet Mes demandes.

Comment pouvez-vous connecter automatiquement des enregistrements en utilisant des Workflow Rules ?

Accédez à Configuration et cliquez sur Workflow Rules à partir de Automatisation.
Cliquez sur Créer une règle. Sélectionnez le module dans le type d'enregistrement, entrez le nom de la règle et sa description, puis cliquez sur Suivant.
Sélectionnez le moment d'exécution de la règle et cliquez sur Suivant.
Entrez la condition pour l'exécution de la règle et cliquez sur Terminé.
Sélectionnez l'action immédiate comme Créer des enregistrements connectés.
Sélectionnez le module auquel cet enregistrement doit être connecté, sélectionnez la disposition, le nom du module, le propriétaire du module, puis cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Enregistrer à nouveau pour activer cette règle de workflow.