FAQ : Enregistrements connectés

FAQ : Enregistrements connectés

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Questions générales

Que sont les enregistrements connectés dans Zoho CRM ?

Dans Zoho CRM, les modules peuvent être liés en partageant des enregistrements communs ou en utilisant des champs de recherche, qui établissent une relation parent-enfant entre les modules. Bien que les champs de recherche soient couramment utilisés pour l'interconnexion, notamment pour Contacts, Accounts et Deals, d'autres modules dépendent principalement des champs de recherche pour former des connexions.

Contrairement aux champs de recherche, qui nécessitent des relations prédéfinies, il n'est pas possible d'établir des connexions fixes pour chaque module dont vous pourriez avoir besoin. C'est là qu'interviennent les enregistrements connectés. Lorsque vous ajoutez un module à l'aide des enregistrements connectés, une relation est automatiquement créée à partir du module où la connexion est initiée. Actuellement, seuls les modules Team sont acceptés dans l'option Ajouter un enregistrement connecté.

Les enregistrements connectés vous permettent de lier facilement les modules, en offrant une vue unifiée des interactions et des relations entre les enregistrements. En établissant un pont entre les modules Team et les modules Organization, cette fonctionnalité vous aide à :
  1. Obtenir des informations plus approfondies sur les données connexes et les interactions avec les clients
  2. Simplifier les workflows en réduisant la navigation manuelle des données
  3. Améliorer la collaboration entre les équipes en rendant les enregistrements pertinents facilement accessibles
Avec les enregistrements connectés, vous pouvez gérer les relations entre les modules sans effort, ce qui améliore l'efficacité, la visibilité et la convivialité de votre CRM.

Comment les enregistrements connectés améliorent-ils la gestion des données du CRM ?

Enregistrements connectés :
  1. Fournir une vue centralisée des enregistrements liés
  2. Améliorer la collaboration entre les départements utilisant différents modules
  3. Automatiser les connexions via Workflow Rules, réduisant les efforts manuels

Quelle est la différence entre un champ de recherche et un enregistrement connecté ?

Fonctionnalité

Champs de recherche

Enregistrements connectés

Type de relation

Un-à-un

Plusieurs-à-plusieurs

Liaison des données

Référence un enregistrement

Lie plusieurs enregistrements dynamiquement

Support de l'automatisation

Ne peut pas être créé automatiquement via workflow

Peut être créé automatiquement via workflow

Visibilité

Apparaît comme un champ dans un module

Apparaît comme une sectiondans les détails du module

Les enregistrements connectés sont-ils disponibles pour tous les comptes CRM ?

Cette fonctionnalité est disponible par défaut dans l'interface de nouvelle génération pour tous les comptes. Actuellement, seuls les modules Team peuvent être ajoutés en tant qu'enregistrements connectés. Par conséquent, la liste des enregistrements connectés n'apparaîtra dans un enregistrement que lorsqu'un module Team aura été créé.

Y a-t-il des limitations quant au nombre d'enregistrements connectés qui peuvent être créés ?

Il n'y a aucune limitation quant au nombre d'enregistrements connectés qui peuvent être créés.

Questions techniques

Comment créer manuellement un enregistrement connecté ?

 Pour ajouter à partir d'un module Org :

  1. Accédez au module org à partir duquel vous devez créer des enregistrements connectés.

  2. Sélectionnez l'enregistrement du module pour lequel vous souhaitez créer des enregistrements connectés.

  3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section des enregistrements connectés et cliquez sur Ajouter un nouveau

  4. Sélectionnez le module team et créez une demande.

  5. Cet enregistrement créé dans le module team sera automatiquement connecté à l'enregistrement du module org.

 Pour ajouter à partir d'autres modules team :

  1. Accédez au module team à partir duquel vous devez créer des enregistrements connectés.

  2. Sélectionnez l'enregistrement du module team pour lequel vous souhaitez créer des enregistrements connectés.

  3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section des enregistrements connectés et cliquez sur Ajouter un nouveau.

  4. Sélectionnez le module team et créez une demande.

  5. Cet enregistrement créé dans le module team sera automatiquement connecté à l'enregistrement du module team.
     

Les enregistrements connectés peuvent-ils être créés automatiquement à l'aide de Workflow Rules ?

Oui. Vous pouvez configurer une Workflow Rule pour créer automatiquement des enregistrements connectés :
  1. Accédez à : Setup > Automation > Workflow Rules.
  2. Cliquez sur Créer une règleet sélectionnez le module.

  3. Définissez la condition de déclenchement(par exemple, Raison de la perte est...).
  4. Choisissez l'action immédiate → Créer des enregistrements connectés.
  5. Sélectionnez le module cible, dispositionet propriétaire, puis cliquez sur « Enregistrer.

Cliquez Enregistrer à nouveau pour activer cette Workflow Rules.

  

Les enregistrements liés peuvent-ils être mis à jour automatiquement ?

Non, les enregistrements liés ne peuvent pas être mis à jour automatiquement. Cependant, vous pouvez :
  1. Mettre à jour manuellement les enregistrements liés
  2. Utiliser les Workflow Rules pour mettre à jour les champs dans les modules d'origine

Puis-je filtrer ou rechercher des enregistrements en fonction des enregistrements liés ?

Non, les listes ne prennent actuellement pas en charge le filtrage en fonction des enregistrements liés. Cependant :
  1. Des rapports peuvent être créés pour analyser les données dans les enregistrements liés.
  2. Des recherches personnalisées peuvent être effectuées à l'aide de filtres spécifiques au module.

Puis-je supprimer un enregistrement lié ?

  1. La suppression d'un enregistrement lié supprime uniquement le lien entre les deux enregistrements.

  2. Les enregistrements d'origine restent intacts dans leurs modules respectifs.

Qui peut créer des enregistrements liés dans mon compte CRM ?

Tout utilisateur disposant des autorisations de création de module d'équipe peut créer des enregistrements liés dans votre compte CRM.

Quels modules peuvent être connectés avec cette fonctionnalité ?

À l'heure actuelle, vous pouvez connecter tout module d'organisation avec un module d'équipe et aussi connecter deux modules d'équipe.

Questions basées sur les applications

Comment les enregistrements liés peuvent-ils aider dans l'industrie SaaS ?

Scénario : Un spécialiste du renouvellement souhaite vérifier les factures passées avant de renouveler l'abonnement d'un client.
  1. Un enregistrement lié relie le module Renouvellements (module d'équipe) au module Factures (module d'organisation).
  2. Le spécialiste peut consulter toutes les factures passées directement depuis le module Renouvellements.
  3. Cela élimine le besoin de rechercher manuellement les factures.

Comment les enregistrements liés peuvent-ils aider dans le secteur de la santé ?

Scénario : Un pharmacien doit vérifier l'historique médical d'un patient avant de délivrer une ordonnance.
  1. Le module Département (module d'équipe) est connecté au module Contacts (module d'organisation).
  2. Le pharmacien peut voir les ordonnances précédentes et délivrer les médicaments en conséquence.

Comment les enregistrements liés peuvent-ils améliorer le processus de sinistre d'assurance ?

Scénario : Vérification du sinistre : Un agent d'assurance doit vérifier les détails de la police avant d'approuver un sinistre.
  1. Ils connectent le module Sinistres (module d'équipe) au module Documents (module d'organisation).
  2. Cela leur permet de vérifier rapidement les conditions de la police et de valider les détails du demandeur avant approbation.