Hypothèses

Ce document part du principe que vous connaissez déjà les concepts de base de la gestion des secteurs. Pour comprendre la fonctionnalité dans Zoho CRM, consultez le document d'aide : Présentation de la gestion des secteurs.

Présentation

La gestion des secteurs est un système par lequel les comptes des clients sont regroupés en fonction d'un ensemble défini de critères. Cela permet de partager aisément les comptes client entre les équipes de vente de votre société. Dans Zoho CRM, la fonctionnalité de gestion des secteurs vous permet d'effectuer les actions suivantes :

• Créer des secteurs et spécifier des critères qui définissent un secteur
• Créer une hiérarchie de secteurs en plus de la hiérarchie de rôles dans votre compte
• Accéder à des rapports prédéfinis sur les secteurs, tels que sur les employés performants par secteur, la durée globale du cycle de vente entre les secteurs, le chiffre d'affaires par secteurs, etc.
• Créez des rapports personnalisés sur les secteurs.
• Définissez plusieurs objectifs de prévision pour les utilisateurs appartenant à plusieurs secteurs.

La gestion des secteurs n'est pas nécessairement une exigence pour toutes les organisations. Vous devez décider de l'utilisation des secteurs pour la structure de vente et le modèle de partage des données de votre organisation. Ce document vous guidera et vous aidera à décider si la gestion des secteurs est requise pour votre société.

Rôle et secteur

 Examinons d'abord les avantages que la gestion des secteurs doit offrir par rapport aux rôles.

Pour mieux comprendre, voici un scénario commercial !

Supposons que la force de vente de Zillum Inc. se compose de six équipes aux États-Unis - North Central, North East, North West, South Central, South East et South West. Dans cette structure de vente :

• Vous ne souhaitez pas que l'équipe commerciale d'une région spécifique accède aux enregistrements d'une autre région.
• Il se peut que vous souhaitiez partager quelques prospects importants avec les représentants commerciaux principaux de deux équipes différentes, dans deux régions.

Il peut s'avérer compliqué d'y parvenir en utilisant uniquement les rôles et les règles de partage des données. D'autre part, avec des secteurs basés sur un ensemble de critères définis, vous pouvez étendre le modèle de partage de données Zoho CRM dans votre compte Zoho CRM et partager facilement des enregistrements avec différents utilisateurs de différentes équipes. Cela permet de s'assurer que les équipes sont concentrées sur un objectif visant à atteindre l'objectif de vente défini dans les différents fuseaux horaires.

Avant de passer à la hiérarchie des secteurs

Avant de planifier la configuration de la Gestion des secteurs dans votre compte Zoho CRM, réfléchissez aux sujets suivants qui vous aideront à déterminer si la Gestion des secteurs est adaptée à votre organisation.

• Structure des ventes et besoins de partage  : structure de partage de données CRM, qui exige que les personnes appartenant à plusieurs secteurs accèdent à plusieurs comptes client.
• Prévisions – Prévisions fondées sur la hiérarchie des secteurs. La nécessité de définir des objectifs de prévision pour chaque secteur auquel un utilisateur appartient.
• Administration  : les secteurs peuvent être gérés comme des unités individuelles afin de réduire la charge des administrateurs.

Structure des ventes et besoins de partage

Comment vos données sont-elles partagées avec d'autres utilisateurs ? Il est essentiel d'analyser si la hiérarchie basée sur les rôles, les règles de partage de données, les groupes et les règles d'attribution offrent les meilleures options pour partager les comptes en fonction de votre structure de vente. Votre organisation peut avoir besoin de partager des documents en fonction des produits ou services, du chiffre d'affaires, du code postal/de la région ou du secteur, et non en fonction de la propriété des enregistrements. Pour un modèle de partage aussi complexe et collaboratif, vous avez besoin de secteurs qui assurent un regroupement efficace des comptes client et le partage des enregistrements avec différentes équipes de vente.

La structure de vente de votre organisation exige-t-elle que vous partagiez des comptes client avec de nombreuses personnes issues de différentes équipes ? Prenons l'exemple suivant : un de vos représentants commerciaux locaux appelle le prospect et organise un rendez-vous. Vous disposez également d'un représentant commercial sur le terrain qui se rendra chez le prospect pour lui faire une démonstration du produit. Comment partagez-vous les comptes avec ces deux commerciaux ?

La structure de vente d'une organisation peut être une matrice linéaire ou complexe, où le partage de données se fait de un à plusieurs. La gestion des secteurs sera adaptée à votre organisation, si :

• les besoins de partage de votre société dépendent davantage des caractéristiques du compte que de la propriété individuelle des enregistrements.
• Votre organisation dispose d'une structure de vente matricielle qui exige que les personnes appartenant à plusieurs secteurs accèdent à plusieurs comptes client.

Prévisions

Lorsque vous passez à Territory Management (Gestion des secteurs) dans Zoho CRM, les prévisions changent également pour s'adapter aux exigences du secteur. Lorsqu'un utilisateur fait partie de plusieurs secteurs, vous devrez peut-être définir des objectifs de vente différents pour l'utilisateur, car vous aurez des objectifs différents définis pour chaque secteur.

Le fait de disposer d'un seul objectif de prévision pour l'utilisateur ne fonctionnera pas à ce moment-là. En divisant vos objectifs mensuels/trimestriels en fonction des secteurs et des comptes client qu'ils contiennent, vous aurez une image claire des prévisions de ventes et de l'objectif à atteindre.

Administration

Votre administrateur trouve-t-il qu'il est compliqué de gérer les nombreuses règles de partage à contrôler lorsqu'il y a des changements dans la structure des ventes ? Lorsqu'il existe une architecture de partage de données complexe, vous devez connaître certains des défis suivants :

fournir un accès aux données similaire à plusieurs utilisateurs, gérer ces autorisations individuellement ou au niveau du rôle pour les utilisateurs, créer plusieurs règles de partage, maintenir un volume de données important et surveiller les déplacements fréquents des représentants commerciaux vers différents groupes de vente.

D'autre part, les secteurs sont plus faciles à gérer. Par exemple : votre structure de vente est délimitée en fonction de la région. Un agent commercial qui prend en charge les demandes des clients provenant de Chine est un employé performant de votre équipe. Vous décidez de donner à ce représentant commercial une responsabilité supplémentaire à savoir la gestion des clients du Japon. Dans cet exemple, la gestion des secteurs vous donne la possibilité d'ajouter l'utilisateur dans les secteurs de vente chinois et japonais, là où l'agent commercial peut accéder aux enregistrements des clients des deux pays.

Lorsque les règles de partage de données complexes et la hiérarchie des rôles ne répondent pas aux exigences, les secteurs constituent une option beaucoup plus facile à gérer en tant qu'unités individuelles, ce qui réduira également la charge des administrateurs. La visualisation de la structure des ventes de votre organisation dans une hiérarchie sectorielle peut vous aider à décider si la Gestion des secteurs est la solution pour vous.

Pourquoi utiliser la gestion des secteurs ?

Avez-vous besoin d'éviter une répartition inégale des comptes client afin de mieux cibler les ventes et les responsabilités de l'équipe ?

Vos représentants commerciaux peuvent avoir soit trop de travail, soit trop peu. Cela pourrait entraîner un gaspillage des ressources et une perte de chiffre d'affaires. La charge de travail doit être correctement répartie afin de donner à vos clients existants et prospects l'attention dont ils ont besoin.

Supposons que la segmentation de votre compte client s'étende des petites entreprises aux grandes sociétés et que les opportunités soient traitées par les vendeurs en fonction de la taille de la transaction. Dans une telle structure, utilisez les secteurs pour diviser votre équipe de vente et attribuez des prospects par taille d'entreprise afin de gagner en flexibilité sur la visibilité et le partage des données.

Un groupe de représentants commerciaux peut traiter des transactions avec un maximum de 50 licences, un autre groupe peut être affecté à des transactions comptant plus de 50 licences. Dans le cas d'équipes de vente dynamiques, le fait de disposer de secteurs facilite également le déplacement des représentants commerciaux, qui peuvent être amenés à changer de secteur.

Le modèle de partage de données et d'activité de votre organisation dépend-il davantage des caractéristiques de votre compte (divisions géographiques, taille du compte client, gammes de produits multiples, secteur, etc. ) et moins de la propriété individuelle ?

L'utilisation de la hiérarchie sectorielle est un avantage considérable, car les secteurs offrent une plus grande flexibilité en matière de visibilité et de partage des données.

Imaginons que vous vendiez des meubles pour les écoles de différents quartiers. Chaque groupe de vente s'occupe des ventes dans ses quartiers scolaires respectifs. Dans chaque quartier, de nombreuses écoles (écoles primaires, lycées, universités) souhaitent acheter du mobilier. En fonction du secteur et de la quantité de commandes passées, vous attribuez la transaction à vos représentants commerciaux. Ici, c'est la caractéristique du compte qui détermine la structure globale des ventes.

L'utilisation de secteurs vous sera bénéfique dans cette situation. Ils permettront de cibler et de simplifier le processus de partage des documents entre les personnes de différentes équipes.

Vos clients sont-ils répartis sur plusieurs emplacements géographiques ? Si oui, souhaitez-vous réduire le temps de déplacement et les dépenses de votre équipe de vente ?

La création de secteurs basés sur les emplacements géographiques du marché et le placement stratégique des représentants commerciaux dans le secteur de vente de leur pays d'origine peuvent être très avantageux pour l'entreprise. Cela permet de réduire le temps consacré aux déplacements, car les opportunités commerciales sont centrées dans une zone délimitée. Cela aidera également votre équipe de vente à surmonter les barrières culturelles et linguistiques des différents secteurs.

La structure de votre entreprise offre-t-elle des opportunités de vente croisée ? Si oui, avez-vous besoin d'un système de partage de données flexible qui aide les ventes croisées à promouvoir la fidélisation des clients et la croissance du chiffre d'affaires ?

Avec une entreprise qui gère des logiciels pour la gestion des RH, le financement, le recrutement et la gestion de projet, vous pouvez avoir un groupe de vente axé sur chacun de ces produits. Lorsqu'un prospect est intéressé par deux de ces produits, comment partagez-vous le compte client avec des personnes issues de différentes équipes impliquées dans le cycle de vente ?

Disposer d'une hiérarchie sectorielle basée sur les gammes de produits et accorder l'accès aux représentants commerciaux de plusieurs équipes est un moyen efficace de gérer cette situation. Cela facilite la vente croisée collaborative pour votre entreprise.

Rechercheriez-vous une expertise dans sectorielle auprès de vos commerciaux si votre société traitait de multiples gammes de produits et marchés verticaux ?

Les représentants commerciaux ont besoin d'une connaissance approfondie des produits/services et d'une expertise qui contribuent à stimuler les ventes. Dans le secteur du voyage, si vous êtes responsable d'une croisière dans les Caraïbes, vous devez connaître les forfaits, les prix, l'itinéraire, les informations sur le navire, ses particularités, les excursions, etc.

Créez un secteur qui inclut des comptes client intéressés par la croisière dans les Caraïbes. Appartenir à ce secteur, ce qui vous donne suffisamment d'expérience et d'occasions de développer vos compétences et votre sens de la négociation, est certainement bon pour la vente.

Votre décision

Assurez-vous de choisir le bon modèle de partage de données pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Si vous souhaitez savoir comment la gestion des secteurs peut répondre aux besoins de votre entreprise, vous pouvez également consulter l'aide en ligne afin d'obtenir plus de détails sur son fonctionnement.

Pour conclure, utilisez la gestion des secteurs si vous vous trouvez dans l'une des situations suivantes :

• Vous disposez d'une structure de vente complexe et devez changer souvent d'utilisateur pour différentes équipes/différents secteurs de vente.
• Vous devez segmenter les comptes client en fonction des caractéristiques du compte plutôt que de la propriété de l'enregistrement.
• Vous souhaitez un processus facile à maintenir pour les administrateurs afin de gérer le partage des données entre plusieurs utilisateurs de différentes équipes.
• Vous exigez des objectifs de prévision multiples pour les utilisateurs appartenant à des secteurs de vente différents.