Le RGPD définit explicitement certains droits pour les personnes concernées dans les Articles 12 à 23. Nous devons les comprendre et les respecter lorsque des personnes cherchent à exercer ces droits.

• Droit d'accès : le droit de la personne concernée à obtenir du responsable du traitement la confirmation du traitement de ses données et, de plus, à demander l'accès à ses informations personnelles. 
  
• Droit de rectification : le droit de la personne concernée à s'assurer que ses données personnelles sont exactes et mises à jour comme il se doit.
  
• Droit à l'effacement ou à l'oubli : le droit de la personne concernée à demander au responsable l'effacement de ses données personnelles dans les meilleurs délais.
  
• Droit d'opposition et de limitation du traitement : le droit de la personne concernée à s'opposer au traitement de ses données, voire à le limiter si elle le souhaite.
  
• Droit à la portabilité des données : le droit de la personne concernée d'obtenir ses informations dans un format lisible par un ordinateur et structuré ou de faire transférer ses données vers un autre organisme si possible.
  
• Droit d'être informé : le droit de la personne concernée à être informée des raisons et des modalités du traitement de ses données personnelles. De plus, elles possèdent le droit de savoir si les données sont partagées avec d'autres tiers. Cela peut être résolu en identifiant les bases légales appropriées du traitement des données. S'il s'agit d'un consentement, celui-ci doit être obtenu de manière appropriée
  
• Droit de notification :  en cas de violation de données, les personnes concernées doivent être informées dans un délai de 72 heures après la première constatation de la violation.
  
  
  

Ajouter les demandes des personnes concernées

Il y a deux manières de recueillir cinq des demandes mentionnées ci-dessus.

• Manuellement
  

  • Les titulaires des données peuvent vous envoyer des requêtes dans un e-mail.
    
  • Vous pouvez recevoir la demande par téléphone ou oralement, en personne.
    

• Automatiquement
  

  • Envoyez le lien de la demande de données par e-mail.
    Les demandes soulevées par vos clients seront automatiquement capturées dans Zoho CRM.

Ajouter manuellement les demandes des personnes concernées

Lorsque vous collectez les demandes, vous devez les mettre à jour dans votre compte CRM et effectuer les actions nécessaires pour traiter les demandes.

Pour ajouter la demande d'un titulaire des données à votre compte

1. Cliquez sur Ouvrir l'enregistrement des personnes concernées dans votre compte CRM.
   L'enregistrement peut être dans le module Leads, Contacts, Fournisseurs ou tout autre module personnalisé pour lequel la conformité RGPD est activée.
2. Cliquez sur Confidentialité des données.
   Sous la section Demandes de la personne concernée , cliquez sur le lien Ajouter une demande .
3. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle requête , sélectionnez une demande et cliquez sur Terminé.
   La demande sera ajoutée à l'enregistrement.
   

Traiter les demandes dans Zoho CRM

Voyons comment ces demandes peuvent être traitées dans Zoho CRM.

Accès (droit d'accès)

En utilisant les modèles d'e-mail de Zoho CRM, vous pouvez créer des modèles avec les données personnelles relatives au client à l'aide de la fusion des champs. Ce modèle peut être utilisé pour envoyer des e-mails lorsque les personnes concernées demandent à accéder à leurs informations. Les personnes concernées peuvent également accéder à leurs informations par le biais de portails clients, qui sont disponibles dans l'édition Entreprise. Voir également Modèles d'e-mails et Portails

Pour envoyer un e-mail contenant les informations de la personne concernée

1. Cliquez sur Ouvrir l'enregistrement des personnes concernées, puis sur Confidentialité des données.
   
2. Sous la section Demandes des personnes concernées , cliquez sur le lien Ajouter une demande .
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle requête , sélectionnez Demande d'accès aux données.
   
4. Cliquez sur Terminer.
   La demande sera ajoutée à l'enregistrement.
5. Cliquez sur Envoyer un e-mail  pour Demande d'accès aux données.
   
   
6. Dans la fenêtre de rédaction d'e-mails, sélectionnez le modèle d'e-mail contenant les champs fusionnés et envoyez l'email.
   

Rectifier (droit de rectification)

Vous devez envoyer un e-mail avec le fichier CSV contenant les informations du titulaire des données. Les titulaires des données peuvent rectifier les informations contenues dans le fichier CSV et vous les renvoyer pour que vous l'importiez dans votre compte CRM et pour mettre à jour les informations. Les personnes concernées peuvent également rectifier et mettre à jour eux-mêmes leurs informations via le portail client, disponible dans l'édition Entreprise. Voir également Portails

Pour envoyer un e-mail pour rectifier les données du titulaire des données

1. Cliquez sur Ouvrir l'enregistrement des personnes concernées, puis sur Confidentialité des données.
   
2. Sous la section Demandes des personnes concernées , cliquez sur le lien Ajouter une demande .
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle requête , sélectionnez Demande de rectification des données.
   
4. Cliquez sur Terminer.
   La demande sera ajoutée à l'enregistrement.
5. Cliquez sur Envoyer un e-mail  pour Demande de rectification des données.
   Une fenêtre de rédaction d'e-mails va s'ouvrir, avec un fichier CSV comme pièce jointe. La pièce jointe contient les informations du titulaire des données disponibles dans le module sélectionné.
   
   
6. Dans la fenêtre de rédaction d'e-mails, rédigez l'e-mail et envoyez-le.
   

Exporter (droit à la portabilité des données)

Les informations du titulaire des données doivent être exportées, jointes à un e-mail et envoyées dans un format lisible par ordinateur (format CSV), tout cela sans être téléchargées sur l'appareil du responsable.

Pour envoyer une copie des données du titulaire des données

1. Cliquez sur Ouvrir l'enregistrement des personnes concernées, puis sur Confidentialité des données.
   
2. Sous la section Demandes des personnes concernées , cliquez sur le lien Ajouter une demande .
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle requête , sélectionnez Demande d'exportation des données.
   
4. Cliquez sur Terminer.
   La demande sera ajoutée à l'enregistrement.
5. Cliquez sur Envoyer un e-mail pour Demande d'exportation des données.
   Une fenêtre de rédaction d'e-mails va s'ouvrir, avec un fichier CSV comme pièce jointe. La pièce jointe contient les informations du titulaire des données disponibles dans le module sélectionné.
   
   
6. Dans la fenêtre de rédaction d'e-mails, rédigez l'e-mail et envoyez-le.
   

Arrêter le traitement (droit de restriction du traitement)

Lorsqu'ils exercent ce droit, vous devez interrompre le traitement des informations de la personne concernée. Pour gérer cela, Zoho CRM a la possibilité de verrouiller les informations de la personne concernée et d'empêcher la poursuite du traitement. Lorsqu'un enregistrement est verrouillé, les détails de l'enregistrement ne peuvent plus être utilisés ou traités dans CRM. Par exemple, aucun e-mail ne sera plus envoyé du fait des règles de workflow, vous ne pouvez plus modifier l'enregistrement, le partager, exécuter des macros dessus ou même le fusionner avec son double.

Pour verrouiller l'enregistrement

1. Cliquez sur Ouvrir l'enregistrement des personnes concernées, puis sur Confidentialité des données.
   
2. Sous la section Demandes des personnes concernées , cliquez sur le lien Ajouter une demande .
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle requête , sélectionnez Demande d'arrêt du traitement des données.
   
4. Cliquez sur Terminer.
   La demande sera ajoutée à l'enregistrement.
5. Cliquez sur Verrouiller pour Demande d'arrêt du traitement des données.
   
   
6. Cliquez sur Oui, continuer pour confirmer.
   L'enregistrement sera verrouillé. Vous ne pouvez effectuer aucune action sur l'enregistrement, comme mentionné plus tôt.

Effacer (droit à l'oubli)

Lorsque ce droit est exercé, les informations de la personne concernée peuvent être verrouillées pour la durée de la période de conservation définie dans les conditions d'utilisation du service du Responsable du traitement. Au cours de cette période, les données ne seront pas traitées dans Zoho CRM, après quoi le responsable a la possibilité de supprimer les informations du titulaire des données. Une fois ces données supprimées, l'adresse e-mail de l'enregistrement sera déplacée vers une liste bloquée et toute nouvelle saisie des mêmes données via l'importation, la synchronisation, etc, sera empêchée. Toutefois, vous aurez la possibilité d'ajouter manuellement un enregistrement avec la même adresse e-mail.

Pour verrouiller et bloquer l'enregistrement

1. Cliquez sur Ouvrir l'enregistrement des personnes concernées, puis sur Confidentialité des données.
   
2. Sous la section Demandes des personnes concernées , cliquez sur le lien Ajouter une demande .
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle requête , sélectionnez Demande d'effacement des données.
   
4. Cliquez sur Terminé.
   
   La demande sera ajoutée à l'enregistrement.
   
   • Cliquez sur Verrouiller pour arrêter le traitement des données avant de les effacer.
     
   • Cliquez Déplacer vers la liste de blocage pour la supprimer de votre compte CRM.
     Dans la fenêtre contextuelle Déplacer l'enregistrement vers la liste de blocage , cliquez sur Déplacer vers la liste de blocage.
     L'enregistrement sera supprimé et l'adresse e-mail sera ajoutée à la liste de blocage.
     
     
5. Cliquez sur Oui, continuer pour confirmer.
   

Ajouter automatiquement les demandes des personnes concernées

Ajoutez le lien de demande de la personne concernée dans l'e-mail ou créez un modèle d'e-mail et envoyez-le à vos personnes concernées. Cela leur permet de soumettre une demande dans Zoho CRM par elles-mêmes.

Pour ajouter le lien de demande de données dans un modèle 

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modèles.
   
2. Sélectionnez l'onglet E-mail  et cliquez sur +Nouveau modèle.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Créer un modèle d'e-mail , sélectionnez le module et cliquez sur Suivant.
   
4. Sélectionnez un modèle dans la galerie de modèles.
   
5. Cliquez sur le bouton  (Ajouter un lien) .
   
6. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un lien, procédez comme suit :
   
   1. Choisissez Demande de données  dans la liste déroulante Type de lien .
      
   2. Sélectionnez le type de demande de données Type de demande de données en cochant la case.
      Cliquez sur Sélectionner tout pour ajouter tous les types.
   3. Sélectionnez la Langue dans la liste déroulante et cliquez sur Enregistrer.
      
      
7. Enregistrez le modèle.
   

Pour ajouter un lien de demande de données dans un e-mail 

1. Accédez à la page Détails de l'enregistrement et cliquez sur Envoyer un e-mail.
   
2. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur  (Ajouter un lien) et sélectionner l'icône  (Demande de données) .
   
3. Sélectionnez le type de demande de données Type de demande de données en cochant la case.
   Cliquez sur Sélectionner tout pour ajouter tous les types.
4. Sélectionnez la Langue dans la liste déroulante et cliquez sur Enregistrer.
   
5. Cliquez sur Envoyer.
   

Soumettre une demande de données

En utilisant le lien Demande de données, le client peut soumettre une demande et celle-ci sera automatiquement capturée dans Zoho CRM. Vos clients peuvent suivre les étapes indiquées pour soumettre une demande de données.

Pour soumettre une demande de données

1. Vos clients peuvent : cliquer sur Lien de demande de données depuis l'e-mail ;
   
2. Ajouter une demande de leur choix ;
   
3. Confirmer la demande.
   
4. Cette demande sera saisie dans la section Confidentialité des données des enregistrements respectifs.
   
   

Afficher toutes les demandes ouvertes

La section Overview (Vue d'ensemble) dans les (Compliance Settings) Paramètres de conformité au RGPD fournit une vue consolidée de toutes les demandes, triées par module. Vous pouvez visualiser la liste de tous les enregistrements pour une demande particulière.

Pour afficher toutes les demandes ouvertes

1. Cliquez sur Configuration > Utilisateurs et contrôle > Paramètres de conformité > Vue d'ensemble.
   
2. Dans la section Ouvrir les demandes des personnes concernées , cliquez sur une demande pour afficher les enregistrements correspondants.
   
3. Examinez les implications et cliquez sur Limiter les données personnelles pour continuer.
   

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