La collaboration avec les membres de l'équipe ou d'autres membres de l'organisation fait partie intégrante de toute entreprise. Pour certains, la collaboration consiste à organiser des réunions, à discuter par téléphone ou à envoyer des informations par e-mail, tandis que pour d'autres, il s'agit de partager des données avec des pairs et d'autres membres de l'organisation.

1. Partage direct : des enregistrements individuels peuvent être partagés directement avec les autres utilisateurs. Par exemple, une transaction peut être partagée avec un autre représentant commercial. 
   
2. Partage indirect : un enregistrement peut être partagé en tant qu'enregistrement associé. Par exemple, une transaction peut être associée à un contact et, lorsque vous partagez l'enregistrement du contact, la transaction est également partagée avec l'autre utilisateur. Ce type de partage est appelé indirect ou partage d'enregistrements avec la liste associée. 
   

Les enregistrements peuvent être partagés à partir de n'importe quel module, à l'exception de ceux-ci :

1. Le module Activités : les tâches, les appels et les réunions sont toujours associés à un enregistrement. Ainsi, lorsque l'enregistrement parent est partagé, les activités associées sont également partagées. On ne peut pas les partager séparément du module Activités .
   
2. Module de liaison : en utilisant les champs de recherche à sélection multiple, vous pouvez associer plusieurs valeurs de recherche à un enregistrement et ainsi établir une association parfaite de modules plusieurs à plusieurs entre deux modules. Un module de liaison est un module qui sert de jonction entre deux modules associés à un champ de recherche à sélection multiple. Les enregistrements de ce module ne peuvent pas être partagés. Voir également Module de liaison
   

Autorisation requise :
utilisateurs ayant l'autorisation de partager pour le module.

Partage d'enregistrements

Trois autorisations peuvent être accordées aux utilisateurs lors du partage d'un enregistrement :

• Lecture seule : l'utilisateur peut uniquement afficher les enregistrements qui sont partagés avec lui.
  
• Lecture/écriture : les utilisateurs peuvent afficher et modifier les enregistrements qui sont partagés avec eux. Cela n'inclut pas l'autorisation de changer de propriétaire ou de supprimer l'enregistrement.
  
• Accès complet : les utilisateurs peuvent afficher, modifier et supprimer les enregistrements qui sont partagés avec eux. Ils peuvent également modifier la propriété de l'enregistrement.
  

Un utilisateur qui est un gestionnaire des prévisions peut afficher les enregistrements de ses pairs, même si le partage de données avec les pairs est désactivé. 

Lors du partage, vous pouvez spécifier si vous souhaitez partager l'enregistrement avec les listes associées ou sans les listes associées. Lorsque vous partagez un enregistrement, toutes les listes associées à l'enregistrement peuvent avoir des autorisations de partage différentes. Par exemple, lorsqu'un compte Zylker Widgets est partagé avec une autorisation Lecture/écriture , les contacts associés et les activités ouvertes peuvent être partagés avec une autorisation de Lecture seule . Assurez-vous que l'autorisation Partage  est activée dans votre profil pour partager des enregistrements.

Remarque

• Vous pouvez partager des enregistrements individuellement. Vous ne pouvez pas sélectionner des enregistrements dans la vue liste et les partager.
  
• La fonctionnalité de partage au niveau de l'enregistrement ne peut être utilisée que si l'autorisation d'organisation par défaut d'un module est réglée sur Lecture privée/publique. De plus, l'utilisateur doit avoir l'autorisation Partager activée dans ses profils pour pouvoir partager des enregistrements avec d'autres utilisateurs.
  
• Les enregistrements suivants associés en tant que liste associée ne seront pas partagés : activités clôturées, réunions invitées, produits, campagnes, rôles des contacts, listes associées ajoutées dans le cadre d'une intégration.
  
• Vous ne pouvez pas partager un enregistrement partagé avec vous.
  
• Vous pouvez partager un enregistrement avec les utilisateurs autorisés à accéder à un module particulier, qu'ils disposent ou non d'une autorisation au niveau de l'enregistrement. En outre, les utilisateurs qui sont des administrateurs et qui occupent le rôle de PDG ne seront pas affichés dans la liste des utilisateurs pour le partage des enregistrements. 
  
• Seuls les utilisateurs disposant d'un accès complet à un enregistrement peuvent partager l'enregistrement avec d'autres utilisateurs. 
  
• Grâce à l'accès privé, un enregistrement peut être partagé avec 10 utilisateurs maximum. Avec des listes associées, un enregistrement peut être partagé avec 12 utilisateurs maximum.
  
• Les propriétaires ou utilisateurs d'un rôle supérieur qui ont accès à l'enregistrement peuvent partager leurs enregistrements avec d'autres utilisateurs actifs et confirmés de l'organisation.
  
• Pour les enregistrements déjà partagés, la notification de flux ne sera pas envoyée lorsque l'autorisation d'accès à l'enregistrement est modifiée.
  

Points à retenir

I. Lorsqu'il existe différentes autorisations pour accéder au même enregistrement

• L'autorisation de profil prévaut sur tout : pour tous les enregistrements partagés, l'autorisation de profil prévaut sur toutes les autres autorisations. Par exemple, vous partagez un lead avec Marie, ce qui lui donne un accès complet à l'enregistrement mais l'autorisation de profil de Marie lui donne un accès en lecture seule pour le module Leads (Prospects). Dans ce cas, l'autorisation de profil prévaudra sur l'autorisation de partage d'enregistrements et Mary pourra seulement consulter les enregistrements.
  
• Autorisations multiples (via différentes fonctionnalités)  : un enregistrement peut être partagé selon la hiérarchie de secteur ainsi que selon les règles de partage de données. Dans ce cas, lorsque plusieurs autorisations d'accès sont fournies pour accéder au même enregistrement, c'est l'autorisation la plus élevée qui sera applicable.
  
• Autorisations multiples (via différents utilisateurs) : un enregistrement peut être partagé par différents utilisateurs. Disons que Michel, le directeur commercial, a partagé un contact avec Marie et lui a donné l'autorisation de lecture/écriture. Amélie, une commerciale, a partagé le même contact avec Marie et lui a donné un accès complet. Ici, le même enregistrement est partagé par deux utilisateurs avec deux autorisations différentes. Dans ce cas également, c'est l'autorisation la plus élevée qui sera applicable et Marie aura un accès complet au contact.
  

II. Lorsqu'il existe plusieurs partages pour le même enregistrement

• Si un enregistrement est partagé par différents utilisateurs – Un enregistrement peut être partagé avec une personne par différents utilisateurs. Imaginons que le Contact B a quatre transactions qui lui sont associées. L'une d'elles est une Transaction importante et n'est accessible qu'à Jean, le directeur commercial. Trois autres transactions sont accessibles par Marie également, la commerciale. Si Marie partage le Contact B avec Michel, il pourra accéder au contact et uniquement aux trois transactions qui lui sont associées et qui sont accessibles à Marie.
  
• Si un enregistrement est partagé de différentes manières : un enregistrement peut être partagé directement d'un côté, et partagé via le partage de listes associées d'un autre côté. Par exemple, la Transaction B peut être partagée directement avec Jean. La même transaction est associée au Contact B et un autre utilisateur la partage avec Jean, partageant indirectement la Transaction B dans sa liste associée. Ainsi, l'enregistrement est partagé deux fois avec le même utilisateur. Si quelqu'un annule le partage, Jean pourra toujours accéder à l'enregistrement. Cela est pris en compte, car un enregistrement peut être partagé avec un maximum de 10 utilisateurs. Avec des listes associées, un enregistrement peut être partagé avec 12 utilisateurs maximum.
  De même, une Transaction A est partagée comme publique avec tous les utilisateurs disposant d'un accès en lecture. La même Transaction A est partagée par Amy avec John par le biais d'un partage indirect via le Contact A avec accès en lecture/écriture. Désormais, puisque la Transaction A a des niveaux d'accès différents, l'autorisation la plus élevée est prise en compte. C'est-à-dire que John disposera d'un accès à la Transaction A avec une autorisation de lecture et d'écriture. Si l'accès public à l'enregistrement est révoqué, John pourra toujours lire/écrire la Transaction A.

Afficher les enregistrements partagés

Pour faciliter l'accès aux enregistrements partagés par vous et ceux partagés avec vous, deux affichages Liste sont disponibles dans tous les modules ; [Enregistrements] Partagés avec moi et [Enregistrements] Partagés par moi.

Les enregistrements partagés disposent d'une vue chronologique, où vous pouvez voir le journal des détails partagés : quand l'enregistrement a été partagé, avec qui, quelles autorisations ont été données, etc.

Vous pouvez vérifier qui a partagé un enregistrement avec vous. Les enregistrements partagés via un accès privé sont signalés par une icône en forme de personne.

Les enregistrements partagés via un accès public sont signalés par une icône en forme de globe. 

Gérer le partage

Après avoir partagé un enregistrement, vous pouvez toujours gérer le partage en :

• partageant l'enregistrement avec d'autres utilisateurs ;
  
• révoquant le partage pour des utilisateurs individuels ;
  
• modifiant les autorisations de partage pour les utilisateurs ;
  
• modifiant le type d'accès aux enregistrements : privé à public et vice versa ;
  
• affichant le résumé du partage.
  

Pour gérer le partage

1. Accédez au module à partir duquel vous souhaitez gérer le partage.
   
2. À la page Détails de l'enregistrement , cliquez sur l'icône Plus d’actions , puis sur Partager.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Partage [Enregistrements] , cliquez sur Gérer le partage.
   
   • Sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager l'enregistrement et choisissez l'autorisation d'accès, le cas échéant.
     
   • Déplacez le pointeur de la souris sur les utilisateurs avec lesquels l'enregistrement est déjà partagé et cliquez sur l'icône Supprimer pour supprimer le partage.
     
   • Cliquez sur le lien Afficher le résumé .
     Celui-ci fournit un journal détaillé du partage des enregistrements.
4. Cliquez sur Terminé.
   

Révoquer le partage

Si vous avez partagé un enregistrement avec des utilisateurs, vous avez également la possibilité de révoquer l'intégralité du partage. Après révocation du partage, l'enregistrement ne sera plus partagé, mais prenons le cas suivant : Michel a partagé la Transaction A avec Amélie et Jean a partagé le Contact A ainsi que les listes associées avec Amélie. La Transaction A est associée au Contact A. Ainsi, si Michel révoque le partage, il sera toujours partagé avec Amélie, car il est partagé indirectement par Jean avec son enregistrement parent (contact).

Pour révoquer un partage

1. Accédez au Module à partir duquel vous souhaitez révoquer le partage pour un enregistrement et sélectionnez l'enregistrement.
   
2. À la page Détails de l'enregistrement , cliquez sur l'icône Plus d’actions , puis sur Partager.
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Partage [Enregistrements] , cliquez sur Révoquer le partage.
   
4. Cliquez sur Révoquer  pour confirmer.