Votre prochaine étape de configuration du compte CRM consistera à ajouter des utilisateurs et à déterminer leurs rôles et autorisations en fonction des tâches spécifiques qu'ils auront à effectuer. Un utilisateur est une personne qui gère des enregistrements au sein de l'organisation, qu'il les ait créés ou qu'ils soient partagés par d'autres utilisateurs. Vous pouvez ajouter des utilisateurs en fonction de l'édition que vous avez achetée et du nombre de licences utilisateur autorisées. Chaque utilisateur peut se connecter à son compte avec une adresse e-mail et un mot de passe. Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle dans CRM en fonction de sa position hiérarchique au sein de l'organisation. Les rôles de PDG et de manager sont disponibles par défaut. Vous pouvez ajouter d'autres rôles selon la structure de votre société, tels que directeur des ventes, responsable des ventes, etc. et mettre en place une hiérarchie de rôles. La création de rôles vous permet de fournir un niveau approprié d'accès aux utilisateurs en fonction de leur position. 

Un profil est un ensemble d'autorisations qui donnent aux utilisateurs l'accès à une sélection d'outils et de fonctionnalités. Une fois que vous avez défini les rôles des utilisateurs, vous aurez davantage de visibilité sur le type d'actions que vous voulez qu'ils effectuent dans CRM et vous pourrez alors créer des profils et les attribuer aux utilisateurs respectifs. 

Deux types de profil d'autorisations par défaut sont disponibles :

• Administrators (Administrateurs) : utilisateurs pouvant accéder à l'ensemble du système. Il doit y avoir au moins un administrateur autorisé à accéder à l'intégralité des données et des fonctionnalités de votre compte Zoho CRM. Exemple : le PDG, les cadres dirigeants ou les cadres supérieurs.
  
• Utilisateurs standard : utilisateurs pouvant accéder aux données en fonction des autorisations (profils) et des rôles définis dans l'organisation. Par exemple : directeurs commerciaux, directeurs marketing, agents d'assistance technique, etc.
  

Selon les besoins de l'entreprise, vous pouvez également restreindre ou autoriser l'accès à des fonctionnalités spécifiques à l'aide de l'option de gestion des autorisations liées aux profils. Il est parfois nécessaire d'intégrer différents membres de l'équipe pour un projet ou un contrat particulier. Dans ce cas, vous pouvez activer les règles de partage des données afin de fournir un accès ininterrompu à un enregistrement à l'ensemble des équipes et départements concernés. 

Utilisateurs, rôles et profils

• Utilisateurs : ajoutez des utilisateurs à votre compte CRM et attribuez-leur des rôles et des profils. Notez que ce n'est qu'après avoir ajouté un utilisateur à votre compte que vous serez en mesure d'ajouter de nouveaux profils et rôles. Pour le premier utilisateur que vous ajoutez, le rôle (PDG, Manager) et le profil (Administrateur, Standard) définis par le système peuvent être attribués. Voir également FAQ
  
• Profils : créez des profils qui définissent les droits d'accès aux différents modules et fonctionnalités de CRM.
  
• Rôles : vous pouvez également configurer la hiérarchie de l'organisation en créant des rôles et en les attribuant à des utilisateurs.