Créer des enregistrements à partir d'images avec l'ICR
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- Statut de déploiement : Cette fonctionnalité est entièrement disponible pour les clients des centres de données suivants : US, EU, CN
Enregistrements multiples à partir d'un fichier ZIP d'images : Importez en masse un fichier ZIP contenant jusqu'à 50 images, chaque image générant son propre enregistrement. Utilisez ce flux lorsque vous disposez d'un lot de documents distincts (par exemple, 50 cartes de visite individuelles) et souhaitez obtenir un enregistrement par image.
Cela réduit la saisie manuelle, minimise les erreurs et accélère la création d'enregistrements, que vous consolidez des informations dispersées sur un seul contact ou que vous traitiez un grand lot de documents individuels.
Scénarios d'utilisation
Enregistrements multiples : Vous êtes un commercial qui revient d'un salon professionnel avec 40 cartes de visite numérisées. Au lieu de créer chaque lead manuellement, vous compressez les images dans un fichier ZIP et utilisez Créer plusieurs enregistrements, afin que Zia extraie les informations de chaque carte et crée un enregistrement de lead distinct par image, transformant ainsi une pile de cartes en un pipeline alimenté en une seule importation.
Pourquoi c'est important
Gain de temps : Créez rapidement des enregistrements à partir d'images au lieu de traiter chaque fichier séparément, qu'il s'agisse d'un enregistrement enrichi ou de dizaines d'enregistrements individuels.
Précision accrue : L'ICR Zia extrait et associe les données automatiquement, ce qui réduit les erreurs de saisie manuelle.
Exhaustivité des données améliorée (enregistrement unique) : Les informations réparties sur plusieurs documents (pièce d'identité, passeport, carte de visite, facture) peuvent être consolidées en un seul enregistrement CRM enrichi avant la création.
Saisie de données évolutive (enregistrements multiples) : Convertissez un grand lot de documents numérisés en enregistrements individuels en une seule importation, sans traiter chaque document manuellement.
Automatisations fiables : Des données propres et validées lors de la création des enregistrements garantissent le bon fonctionnement des automatisations, des workflows et des analyses en aval.
Avant de commencer
Assurez-vous que vos images sont nettes et lisibles pour une extraction précise des données.
Assurez-vous que le champ de téléchargement d'images utilisé pour stocker les images en entrée est configuré pour accepter au minimum trois images.
Pour la création d'un enregistrement unique :
Configurez une règle ICR pour le module et la présentation. Cela est obligatoire. En savoir plus sur les règles ICR.
Sans règle ICR, vous pouvez toujours associer les champs manuellement, mais ces modifications manuelles ne seront pas enregistrées en tant que règle ICR et ne seront pas conservées lors de votre prochaine utilisation de ce flux.
Pour créer un enregistrement unique, assurez-vous que les images respectent les formats pris en charge : jpeg, png, svg
Pour la création d'enregistrements multiples (importation en masse) :
Une règle ICR n'est pas obligatoire pour le module/la présentation. Toutefois, une règle ICR est une configuration enregistrée qui mémorise vos préférences d'association de champs, ce qui vous évite de sélectionner manuellement les champs à chaque importation. Il est donc recommandé de configurer une règle ICR si vous effectuez des importations en masse régulièrement, car cela vous fait gagner du temps et garantit la cohérence entre les importations.
Pour créer plusieurs enregistrements, assurez-vous que toutes les images sont compressées dans un fichier ZIP avant de lancer l'importation. Seul un fichier ZIP ou un dossier compressé d'images est pris en charge pour la création d'enregistrements multiples. Les images individuelles non compressées ne peuvent pas être importées directement.
Créer des enregistrements à partir d'images
Accédez au module souhaité (par exemple, Leads).
Cliquez sur le menu déroulant disponible à côté de Créer un lead.
Cliquez sur Créer à partir d'une image.
Dans le menu déroulant des présentations (par exemple, Web Leads), choisissez la présentation dans laquelle vous souhaitez créer l'enregistrement.
Dans la Créer un enregistrement à partir d'une image fenêtre contextuelle ;
Sélectionnez Enregistrement unique pour créer un enregistrement à partir d'un maximum de trois images.
Sélectionnez Enregistrements multiples pour créer plusieurs enregistrements à partir des images contenues dans un fichier ZIP. Chaque image génère un enregistrement.
Le cas échéant, cliquez sur Télécharger des images exemples : .ZIP pour connaître le format d'entrée et la structure recommandés.
Créer un enregistrement unique à partir d'une ou plusieurs images
Chargez un maximum de trois images à partir desquelles vous souhaitez extraire du texte.
Cliquez sur Oui, continuer. Zia commence alors l'extraction des données et, une fois l'extraction terminée, associe les valeurs extraites de l'image aux champs CRM.
Examinez les valeurs extraites. Dans le panneau de gauche, utilisez les contrôles de navigation pour passer d'une image chargée à l'autre (par exemple, Image(s) chargée(s) 1/3), et vérifiez que :
Les informations textuelles telles que le nom, l'adresse, le numéro d'identification ou les détails du produit sont correctement reconnues.
Les informations essentielles (par exemple, le prix unitaire ou le tarif) sont extraites avec précision.
Dans la section Champs généraux, vérifiez que chaque valeur extraite (par exemple, « Liam Anderson ») est associée au champ CRM approprié (par exemple, « Prénom »). Si plusieurs valeurs extraites correspondent à un même champ CRM, sélectionnez-en une dans la liste déroulante. Si nécessaire, modifiez le champ cible en choisissant un autre champ CRM dans la liste déroulante.
Dans la section Sous-formulaire, vérifiez les associations pour les lignes d'articles ou les valeurs répétées, et confirmez le nombre de lignes extraites (par exemple, 4 lignes extraites). Assurez-vous que chaque colonne du sous-formulaire (par exemple, « Produit/Description », « Qté », « Tarif », « Montant ») est correctement associée aux colonnes du sous-formulaire CRM (par exemple, Ligne simple 1, Ligne simple 2, etc.), et activez ou désactivez les associations à l'aide des cases à cocher.
Utilisez le bouton Ajouter dans le panneau de gauche si vous souhaitez ajouter d'autres images (lorsque vous avez chargé moins de trois images).
Vérifiez que tous les champs CRM obligatoires (tels que définis dans la mise en page de votre module) sont soit associés à au moins une valeur extraite, soit renseignés manuellement si l'extraction n'a trouvé aucune valeur.
- Les champs obligatoires ne sont pas proposés à la sélection de valeur dans ce flux. Une fois que vous avancez dans le processus, vous êtes redirigé vers la vue formulaire de l'enregistrement, où la validation standard des champs s'applique. L'enregistrement ne peut pas être créé tant que les champs obligatoires ne sont pas renseignés. Si un champ obligatoire est absent ou invalide, vous serez invité à le corriger avant de continuer.
- Si vous constatez que des champs tels que « Prix unitaire » ou des valeurs sous « Tarif » ne sont pas extraits correctement, vous pouvez les améliorer à l'aide des instructions de configuration de la règle ICR. Les instructions déjà définies dans la règle sont réutilisées et préremplies sur cet écran.
Après avoir examiné et ajusté les associations :
Cliquez sur Continuer pour créer l'enregistrement avec les valeurs associées. Si vous souhaitez abandonner l'opération, cliquez sur
Cliquez sur Annuler pour ignorer la session d'extraction et d'association en cours.
Vous êtes redirigé vers la vue formulaire de l'enregistrement, où la validation est appliquée. Vous pouvez y consulter, ajouter et modifier les valeurs selon vos besoins.
Si vous avez sélectionné Plusieurs enregistrements :
Choisissez la mise en page dans la liste déroulante.
Cliquez sur Parcourir et chargez le fichier zip, ou faites-le glisser-déposer. Le fichier sera décompressé et le système vérifiera son format.
Cliquez sur Oui, continuer.
Vous serez redirigé vers le flux d'import des images.
Actions
Dans Choisir une mise en page, sélectionnez la mise en page dans la liste déroulante. Si vous avez déjà choisi une mise en page, vous pouvez également la modifier à cette étape.
Avec l'option Comment les enregistrements de ce fichier doivent-ils être traités ?, vous contrôlez la façon dont les enregistrements de votre fichier sont traités.
Choisissez l'une des options suivantes
Ajouter en tant que nouveaux leads : Utilisez cette option si vous souhaitez créer un nouvel enregistrement de lead pour chaque ligne de votre fichier. Vous pouvez choisir un champ pour détecter les doublons (par exemple, E-mail, Téléphone ou tout identifiant unique). Si un enregistrement de votre fichier présente la même valeur dans ce champ qu'un lead existant, le système ignore la création d'un nouvel enregistrement pour cette ligne afin d'éviter les doublons.
Mettre à jour uniquement les leads existants : Utilisez cette option si vous souhaitez mettre à jour uniquement les leads déjà présents dans votre système. Le système recherche des correspondances sur la base du champ unique sélectionné (par exemple, E-mail ou une autre clé). Si un lead correspondant est trouvé, ses informations sont mises à jour avec les nouvelles données de votre fichier. Si aucun lead correspondant n'est trouvé, la ligne est ignorée (aucun nouvel enregistrement n'est créé).
Les deux : Utilisez cette option si vous souhaitez à la fois créer de nouveaux leads et enrichir les leads existants en un seul import. Si un enregistrement de votre fichier correspond à un lead existant (sur la base du champ sélectionné), le lead existant est mis à jour et enrichi avec les nouvelles informations. Si aucun lead correspondant n'est trouvé, le système crée un nouvel enregistrement de lead pour cette ligne.
Sélection du module et des champs
Dans Champs généraux à extraire, choisissez les champs pour lesquels vous souhaitez extraire des informations.
Dans Champs du sous-formulaire à extraire, vous pouvez ajouter des sous-formulaires et choisir les champs pour lesquels vous souhaitez extraire des informations pour chaque sous-formulaire.
Activez Instructions d'extraction avancées pour Zia lorsque vos documents utilisent des formats variés ou incohérents, contiennent une terminologie propre à votre organisation ou comportent des champs ambigus susceptibles d'être confondus les uns avec les autres. Choisissez le champ puis, dans invite, donnez les instructions. Par exemple, demandez à Zia d'«extraire la valeur sous TOTAL DUE, et non SUBTOTAL, pour le champ Montant à payer».
Cliquez sur Suivant. Si vous souhaitez revenir à Actions, cliquez sur Précédent.
Extraction
L'onglet Extraction vous permet de vous assurer de la précision d'extraction de Zia avant de procéder à une importation en masse complète. Plutôt que d'extraire toutes les images en une seule fois, commencez par extraire un petit échantillon afin de vérifier l'exactitude des résultats et d'ajuster les mappages de champs si nécessaire, avant que la même logique d'extraction soit appliquée au reste des images.
Le panneau gauche affiche les images d'échantillon, le panneau central présente un aperçu de l'enregistrement correspondant à l'image sélectionnée, et le Extraire bouton est disponible à droite. Une fois l'extraction terminée, les informations extraites ainsi que le mappage de champs correspondant s'affichent dans le panneau droit.
Cliquez sur Extraire.
Vérifiez les détails extraits sur la droite et ajustez le mappage de champs si nécessaire.
Cliquez sur Suivant. Si vous souhaitez revenir à Sélection module-champ, cliquez sur Retour à la sélection des champs.
- Zia sélectionne aléatoirement un ensemble pouvant aller jusqu'à cinq images d'échantillon parmi vos fichiers chargés pour l'aperçu de l'extraction d'échantillon. Parmi celles-ci, vous pouvez en extraire une ou deux à titre d'exemples ; le mappage de champs sera configuré en fonction de vos sélections. Si le total des images chargées est inférieur à cinq, elles sont toutes affichées en tant qu'échantillons, et vous pouvez néanmoins en choisir deux pour l'extraction. Le mappage de champs pour ces images d'échantillon sera configuré en fonction de vos sélections.
- Zia extrait l'intégralité du texte qu'elle détecte dans une image, ce qui signifie qu'elle peut relever des informations ne correspondant à aucun champ de votre mise en page. Une fois l'extraction effectuée, passez en revue les résultats et désélectionnez toutes les valeurs dont vous n'avez pas besoin, en ne conservant que celles qui sont exactes et pertinentes.
- Si vous avez utilisé l'invite de champ sans apprentissage préalable (zero-shot) pour le module, Zia peut parfois détecter des incohérences entre l'image et votre mise en page. Par exemple, l'image indique «USA» alors que votre mise en page attend «United States of America». Dans ce cas, Zia signale la discordance et vous permet de la corriger immédiatement : vous pouvez sélectionner la valeur correcte parmi les options de liste de sélection disponibles ou, si vous êtes administrateur ou disposez des autorisations de modification pour la mise en page de l'enregistrement, ajouter directement une nouvelle valeur depuis ce champ.
Attribuer
Activez les règles d'attribution si vous souhaitez affecter un responsable aux enregistrements en fonction des règles d'attribution.
Activez l'approbation manuelle des leads comme filet de sécurité si vous n'avez pas une totale confiance dans la précision de l'extraction pour ce lot. Vous pouvez ainsi examiner chaque enregistrement avant qu'il soit ajouté au module, plutôt que de vous fier uniquement à l'aperçu de l'extraction d'échantillon. Ces enregistrements resteront à l'état «En attente d'approbation» jusqu'à ce qu'une personne disposant des autorisations d'approbation les examine et les valide.
Activez Déclencher les automatisations et la gestion des processus si vous souhaitez que les Workflow Rules, les processus d'approbation, les processus de révision, les Blueprint et les actions CommandCenter se déclenchent pour les enregistrements créés ou mis à jour par l'importation.
Sous Attribuer des Task de suivi, vous pouvez choisir un Task de suivi pour les nouveaux enregistrements.
Cliquez sur Envoyer pour finaliser le processus. Si vous souhaitez revenir à Extraction, cliquez sur Précédent.
Une fois l'importation terminée, elle apparaîtra sous Historique des importations, où vous pouvez consulter le statut de l'importation et les enregistrements ignorés ainsi que les motifs correspondants, de manière similaire à l'historique d'importation CSV.
Mettre à jour les enregistrements existants
En plus de créer des enregistrements à partir d'images, vous pouvez également enrichir vos enregistrements existants à l'aide d'images chargées dans vos enregistrements.
Pour enrichir les enregistrements existants
Accédez à l'enregistrement que vous souhaitez enrichir, chargez l'image à laquelle vous souhaitez vous référer pour l'enrichissement dans le champ d'image source ou dans tout autre champ d'image, puis enregistrez.
Cliquez sur l'image.
Cliquez sur le Enrichir depuis l'image bouton situé dans le coin supérieur droit de l'aperçu.
Zia aura isolé les caractères dans l'image. Validez les données enrichies et existantes, puis cliquez sur Continuer.
Après l'association, vous serez redirigé vers la page de modification de l'enregistrement, avec les champs enrichis mis en évidence pour une consultation rapide.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les nouvelles modifications.
Remarque : Assurez-vous que les nouveaux champs ont bien été sélectionnés dans la règle ICR.Points clés
Téléchargement de plusieurs images pour un seul enregistrement : Téléchargez jusqu'à trois images pour créer un seul enregistrement CRM.
Extraction automatique des données : Zia ICR extrait le texte des images téléchargées et suggère des mappages en fonction de votre règle ICR et de votre mise en page existantes.
Mappages de champs préremplis : Si une règle ICR existe pour le module et la mise en page sélectionnés, ses configurations (champs, invites) sont préremplies dans l'écran de mappage.
Vérification et modifications par l'utilisateur : Vous pouvez examiner toutes les valeurs extraites, modifier les mappages et ajouter ou supprimer des champs avant la création de l'enregistrement.
Validation et prise en charge des champs obligatoires : Le système respecte les champs obligatoires et les validations au niveau des champs, garantissant ainsi l'intégrité des données.
Pas de synchronisation bidirectionnelle avec la règle ICR : Les ajustements effectués au cours de ce processus ne modifient pas la règle ICR sous-jacente. Ils n'affectent que la session d'extraction en cours.
Limitations
Création d'un enregistrement unique
Nombre maximum d'images : vous pouvez télécharger jusqu'à trois images pour créer un enregistrement.
Types de fichiers pris en charge : jpeg, png, svg.
La précision de l'extraction dépend de :
La qualité de l'image (netteté, résolution).
L'orientation et le recadrage du document.
La présence de mises en page complexes ou d'éléments superposés.
Importation de plusieurs enregistrements (ZIP)
Pour l'importation en masse (mode Enregistrements multiples) comme illustré dans la capture d'écran :
Taille maximale du fichier ZIP : 1 GB
Taille maximale d'une image dans le ZIP : 20 MB par image
Nombre maximum d'images par ZIP : 50 images
Lorsqu'un fichier ZIP contenant jusqu'à 50 images est téléchargé, Zia ICR peut :
Afficher un sous-ensemble d'exemples (par exemple, 5 images) dans l'aperçu d'extraction.
Effectuer l'extraction sur un sous-ensemble d'images à la fois (par exemple, 2 images), en fonction de la configuration et des contraintes de performance.
Il n'existe pas de champ dédié au stockage des images sources pour les enregistrements créés par importation ; elles sont en revanche accessibles ou téléchargeables via le journal Chronologie de l'enregistrement.
Limitations de la couverture des règles : Si la règle ICR existante ne couvre pas certains champs (par exemple, les champs Prix unitaire ou Taux dans les factures), ces valeurs peuvent ne pas être extraites, sauf si les invites et les mappages de la règle sont améliorés séparément dans la configuration de la règle.
Contraintes générales
Champs à extraire : Pour les champs généraux, vous pouvez sélectionner un maximum de 15 champs pour l'extraction. Pour les champs de sous-formulaire, vous pouvez sélectionner un maximum de 20 champs à partir d'un seul sous-formulaire ou de trois tableaux. Seules jusqu'à 20 lignes au total peuvent être extraites.
Dépendance à la mise en page : Les mappages sont liés à la mise en page sélectionnée. La modification de la mise en page peut entraîner des changements dans les champs obligatoires et les champs disponibles.
Intervention manuelle toujours requise : Pour les documents complexes ou les formats non uniformes, une vérification et des corrections de la part de l'utilisateur peuvent toujours être nécessaires.
Limitations liées aux langues et aux caractères : La qualité de l'extraction peut varier pour les caractères spéciaux, les scripts non latins ou le contenu manuscrit, selon votre configuration ICR et la prise en charge du moteur.
