Intégration de Zoho Invoice

Intégration de Zoho Invoice

Vous pouvez créer un budget de projet, facturer des journaux des heures et enregistrer des dépenses pour tous vos projets en intégrant Zoho Projects à Zoho Invoice ou Zoho Books. Les chefs de projet peuvent créer un budget pour visualiser le coût prévu par rapport au coût réel en temps réel. La facture répertorie les produits ou services faisant partie de la vente, le prix et la quantité, les différentes taxes appliquées et les remises accordées. Vous pouvez enregistrer une facture en tant que brouillon pour la modifier ultérieurement. Si la date d'échéance de la facture est dépassée, le statut devient automatiquement « En retard ». Il est important d'enregistrer toutes les dépenses pour connaître le coût réel.
Vous pouvez également générer des estimations et envoyer le devis aux clients. Le devis peut être marqué comme Accepté si le client accepte le devis, sinon il peut être marqué comme Refusé. Récupérez les feuilles de temps, les contacts, les tâches, les utilisateurs et les bugs associés à Zoho Projects dans Zoho Books. Gardez une trace de toutes les factures et dépenses en intégrant Zoho Projects à Zoho Books ou Zoho Invoice.

Avantages :

  1. Créez une facture reprenant les heures de vos projets comptabilisées dans Zoho Projects.
  2. Créez des devis pour vos projets en fonction de votre budget.
  3. Générez des devis et envoyez des devis aux clients.
  4. Choisissez une méthode de facturation par module pour vos projets.
Disponibilité de la fonctionnalité : forfaits Express, Premium et Enterprise

Intégrer Zoho Books ou Zoho Invoice

  1.  Cliquez sur dans le coin supérieur droit. 
  2. Choisissez Applications Zoho dans Marketplace. À présent, sélectionnez Activer Invoice ou Activer Books dans Zoho Invoice/Books.  
  3. Cliquez sur Comment générer une clé ZSC ? pour obtenir la clé ZSC.
  4. Si vous ne disposez pas d'un compte utilisateur dans Zoho Books ou Zoho Invoice, vous serez invité à créer une nouvelle organisation.
  5. Une fois que vous avez créé et configuré votre organisation, vous serez redirigé vers Zoho Invoice ou Zoho Books.
  6. Dans Zoho Invoice ou Zoho Books, dans le Tableau de bord, cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Intégrations.
  7. Cliquez sur Clé ZSC Zoho Invoice ou Clé ZSC Zoho Books, puis cliquez sur Générer maintenant pour obtenir la nouvelle clé ZSC.
  8. Copiez l'ID de messagerie et la clé ZSC.
  9. Dans Zoho Projects, saisissez l'ID de messagerie et la clé ZSC copiés.

  10. Sélectionnez l'organisation et l'autorisation finance.
  11. Sélectionnez une date à partir de laquelle les journaux des heures doivent être facturés. Les journaux des heures antérieurs à cette date seront marqués comme facturés.
  12. Activez l'option Facturation des milestones sous Préférence d'intégration pour créer une facturation à coût fixe vers le milestone.
  13. Cliquez sur Enregistrer. 
  • Les utilisateurs doivent être autorisés à afficher toutes les feuilles de temps avant de pouvoir accéder à Invoice.
  • Accédez à > Marketplace > Applications Zoho > Vignette Zoho Invoice/Zoho Books. Cliquez sur Mettre à jour. Les profils avec la permission d'afficher toutes les feuilles de temps seront répertoriés dans la section Configuration > Accessible à. La sélection d'un profil donnera aux utilisateurs ayant ce profil l'accès à l'onglet Finance dans Zoho Projects.
  • Le budget est activé automatiquement pour les utilisateurs intégrés à Zoho Books ou Zoho Invoice. Cliquez ici pour en savoir plus sur la fonctionnalité de budget.

Coût fixe

Zoho Projects vous permet de facturer vos clients en fonction d'un coût fixe. Cette option est disponible uniquement pour les portails intégrés à Zoho Invoice. Si vous souhaitez suivre un budget avec un montant variable, utilisez la méthode de suivi du budget.

  1. Accédez à la vue de la liste des projets et cliquez sur Nouveau projet.   
  2. Saisissez les détails du projet et faites défiler jusqu'à la section Budget.    
  3. Sélectionnez Aucun ou Basé sur les heures dans la liste déroulante Budget du projet.   
  4. Sélectionnez Coût fixe du projet dans la liste déroulante Mode de facturation.
  5. Cliquez sur Ajouter après avoir rempli les champs requis dans le formulaire du nouveau projet.


Facturation basée sur les tâches et les problèmes

Si votre entreprise gère différentes tâches/activités telles que le développement d'applications mobiles, l'animation, les améliorations de l'interface utilisateur/expérience utilisateur, l'interface IA, la conception d'icônes, etc., vous pouvez opter pour un mode de facturation basé sur les tâches pour votre projet, car chaque tâche est indépendante et la facturation est basée sur le service fourni à ses clients. Voyons comment cela se passe en détail.

  1. Accédez à Projets, puis cliquez sur Nouveau projet.
  2. Saisissez les détails du projet et faites défiler jusqu'à la section Budget.
  3. Sélectionnez le type de budget dans la liste déroulante Budget du projet.
  4. Sélectionnez En fonction des heures consacrées à une tâche/un problème dans la liste déroulante Mode de facturation.
  5. Saisissez Taux horaire par défaut. Ce taux peut être modifié dans les tâches si elles nécessitent un taux horaire différent.

Le coût planifié de la tâche est le produit des heures de travail de la tâche et du taux horaire. Le coût réel de la tâche est le produit des heures du journal et du taux horaire.
  • Coût planifié de la tâche = heures de travail * taux horaire.
  • Coût réel de la tâche = heures du journal * taux horaire
Le Taux horaire par défaut spécifié lors de la création du projet ne peut pas être modifié pour les problèmes. Cette opération ne peut être effectuée que pour les tâches. Le coût planifié d'une tâche récurrente sera multiplié par le nombre d'occurrences. Cela sera ajouté à la liste des tâches, au jalon et au coût planifié du projet.

Créer une facture

  1. Accédez à votre projet et sélectionnez Finance.
  2. Cliquez sur Créer une facture afin de créer la facture pour votre équipe.
  3. Choisissez les critères de tri de la facture.
  4. Sélectionnez les champs à afficher comme nom et description de l'élément.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour continuer.
  6. Renseignez les détails et saisissez les destinataires dans le champ Envoyer à.
  7. Cliquez sur Enregistrer pour envoyer la facture aux clients.
  • Le champ Facturer jusqu'au est obligatoire pour générer la facture. Sélectionnez donc une date si vous ne l'avez pas encore fait.
  • Vous pouvez créer une facture uniquement pour les journaux de feuilles de temps facturables en fonction de la plage de dates sélectionnée. Seuls les journaux des heures approuvés seront facturés si l'option « Soumettre avec approbation » est sélectionnée dans la Configuration du portail. (Pour l'activer : cliquez sur et accédez à Configurations du portail> Tâche et feuille de temps > Paramètres de feuille de temps. Activez Soumettre avec approbation dans la section Processus d'approbation des feuilles de temps.)
  • Si vous n'avez pas sélectionné l'option d'approbation, tous les journaux des heures seront facturés.

Sélectionnez l'option Inclure toutes les dépenses non facturées du client sélectionné pour facturer toutes les dépenses.

Un exemple de facture est présenté ici pour référence :

Modifier une facture

Toutes les factures créées sont enregistrées dans l'onglet Finance.

  1. Sélectionnez la facture à modifier. 
  2. Cliquez sur pour modifier les détails de la facture.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour les modifications  

Supprimer une facture 

  1. Sélectionnez la facture à supprimer. 
  2. Cliquez sur pour supprimer la facture.
  3. Confirmez votre action.

Créer une facture pour un milestone

  1. Cliquez sur Projets et sélectionnez le projet pour lequel vous souhaitez facturer des milestones dans le volet de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur Milestones dans le volet de navigation supérieure.
  3. Sélectionnez un milestone que vous souhaitez facturer.
  4. Accédez à l'onglet Factures et cliquez sur Créer une facture.
  5. Choisissez la plage de dates Facturer jusqu'à pour la facture.
  6. Sélectionnez les champs à afficher sous forme de nom d'élément, de description et de montant d'élément de ligne de facture.
  7. Cochez la case pour marquer les feuilles de temps associées aux milestones comme étant facturées.
  8. Cliquez sur Enregistrer pour continuer.
  9. Renseignez les détails et cliquez sur Enregistrer.
  1. Vous pouvez envoyer une facture par e-mail ou l'imprimer, ou encore l'exporter au format PDF.
  2. Vous pouvez filtrer les factures en fonction de différents critères comme les factures annulées, les brouillons, les factures payées et les factures envoyées.

Créer un devis

Un devis est une proposition que vous envoyez à vos clients avec des montants détaillés. Une fois que le client a accepté le devis, celui-ci peut être converti en une commande de vente ou une facture.

  1. Accédez à votre projet et sélectionnez Finance. 
  2. Sélectionnez l'onglet Devis et cliquez sur Créer un devis.
  3. Renseignez les détails et saisissez les destinataires dans le champ Envoyer à.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour envoyer le devis aux clients.

Enregistrer une dépense

  1. Cliquez sur l'onglet Dépenses dans Facture et dépenses.
  2. Cliquez sur Nouvelle dépense dans le coin supérieur droit pour créer une nouvelle note de frais. 
  3. Spécifier les détails de la dépense
  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la note de frais.

Modifier une note de frais 

Toutes les factures créées sont enregistrées dans l'onglet Finance. 

  1. Sélectionnez la dépense à modifier. 
  2. Cliquez sur pour modifier les détails de la facture.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour les modifications  

Supprimer une note de frais 

  1. Sélectionnez la dépense à supprimer. 
  2. Cliquez sur pour supprimer la facture.
  3. Confirmez votre action.
  • Vous pouvez joindre, modifier et supprimer un justificatif de dépenses.
  • Les détails de la facture sont affichés dans Feuille de temps, Tâches et Bugs.
  • La facture créée dans Zoho Projects sera répertoriée dans Zoho Invoice ou Zoho Books.
Si quelque chose ne va pas pendant l'intégration, vous pouvez afficher le récapitulatif des erreurs dans Zoho Books ou Invoice sous Paramètres > Intégrations > Zoho Projects > Afficher le récapitulatif des erreurs, qui contient une liste des erreurs survenues au niveau du module.

Résumé de la rentabilité

Affichez le récapitulatif de la rentabilité de votre projet dans le tableau de bord du projet.

  1. Accédez à un projet et cliquez sur Tableau de bord dans la barre de navigation supérieure.
  2. Obtenez des informations sur les revenus et les dépenses enregistrés dans votre projet dans le widget Résumé de la rentabilité.
  3. Sélectionnez l'option Cumul ou Trésorerie.
    • Cumul : indique les revenus qui ont été facturés au client mais dont le paiement n'a pas encore été reçu.
    • Trésorerie : affiche les revenus et les dépenses une fois les factures payées.
  4. Visualisez les données pour l'exercice en cours, l'exercice précédent, les 12 derniers mois ou les 6 derniers mois.

Migrer de l'ancienne à la nouvelle intégration

Grâce à la nouvelle intégration, vos données Zoho Projects seront synchronisées avec le module de suivi du temps dans Zoho Invoice/Books. Vous pouvez effectuer toutes les transactions financières via l'onglet Finance de Zoho Projects. Vous pouvez également configurer les préférences de contact (remplacer ou cloner des contacts pour un client principal) dans Zoho Invoice/Books.

  1. Accédez à > Marketplace > Applications Zoho > Vignette Zoho Invoice/Zoho Books > Mettre à jour.
  2. Sélectionnez Migrer.
  3. Une fois que vous avez fini de lire les changements liés à la migration, cliquez sur Continuer.
  4. Définissez le client principal dans l'écran suivant. La meilleure pratique consiste à marquer un client comme client principal, puis à le migrer. Remarque : le client principal est nécessaire pour générer des factures. Mais vous pouvez ignorer cette étape si vous ne souhaitez pas en définir un pour le moment.
  5. Cliquez sur Migrer.
  6. Vérifiez l'absence d'erreurs dans la migration dans l'onglet Récapitulatif des erreurs.

Supprimer l'intégration

Le propriétaire du portail peut supprimer l'intégration de Zoho Invoice.
  1. Accédez à > Marketplace > Applications installées.
  2. Sélectionnez Zoho Invoice.
  3. Cliquez sur Supprimer l'intégration. Si vous supprimez cette intégration, les entrées de feuille de temps ne seront plus facturées. Les projets synchronisés avec Zoho Books ne seront pas affectés.
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