Champs et mises en page des tâches

Champs et mises en page des tâches

Zoho Projects prend en charge les champs et les mises en page personnalisés pour les tâches. Créez vos propres champs et mises en page de tâche et utilisez-les pour créer des tâches en fonction des besoins de votre société.
  • Disponibilité de la fonctionnalité : forfait Enterprise
  • Accédez à > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches pour créer des champs et des mises en page personnalisés pour les tâches. Si vous êtes administrateur mais que vous ne parvenez pas à accéder au chemin ci-dessus, écrivez à support@zohoprojects.com.

Qu'est-ce qu'une mise en page ?

Une mise en page est une interface graphique utilisée pour concevoir un formulaire. Une mise en page de tâche est utilisée pour créer un formulaire de tâche.

Au départ, tous les projets seront associés à la mise en page standard. Si la mise en page standard est modifiée, les modifications seront répercutées dans tous les projets associés.

Mise en page standard

  • Chaque portail aura une mise en page par défaut pour commencer. Nous l'appelons Mise en page standard.
  • La mise en page standard comporte une section par défaut et cinq champs par défaut.
  • Les champs Statut, Date d'échéance, Durée, Priorité et Pourcentage d'achèvement sont les champs par défaut.
  • Les champs par défaut ne peuvent pas être modifiés ni supprimés. Ils peuvent uniquement être réorganisés.
  • Lorsqu'un utilisateur tente de créer une nouvelle mise en page pour la première fois, il peut la cloner à partir de la mise en page standard. Après le clonage, il pourra ajouter de nouvelles sections et de nouveaux champs à sa nouvelle mise en page.

Créer une mise en page

  1. Cliquez sur dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur Créer une mise en page dans le coin supérieur droit. Ce bouton est activé pour les utilisateurs Premium et Enterprise uniquement.

  4. Sélectionnez une mise en page de base sur laquelle vous souhaitez créer (cloner) votre nouvelle mise en page. Si aucune mise en page n'est créée, le système affiche uniquement la mise en page par défaut dans la liste déroulante.
  5. Saisissez un Nom de mise en page.
  6. Cliquez sur Créer.
  • La mise en page standard ne peut pas être supprimée ou réorganisée. Cependant, elle peut être modifiée autant de fois que nécessaire.
  • Une mise en page personnalisée peut être supprimée.
  • Seuls les utilisateurs Premium et Enterprise pourront créer et modifier des mises en page, mais les utilisateurs de tous les forfaits (Gratuit, Express, Premium et Enterprise) pourront accéder à la section Mises en page et modifier la Mise en page standard.
  • Pour afficher la liste des mises en page disponibles sur un portail, accédez à > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches > Mises en page.
  • Vous pouvez également modifier le nom d'une mise en page en modifiant directement son nom dans l'écran de l'éditeur de mise en page.

Associer une mise en page à un projet

  1. Cliquez sur dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur l'icône Plus à droite de la mise en page sélectionnée.
  4. Sélectionnez un ou plusieurs projets dans la liste déroulante pour les associer. Vous pouvez également associer des modèles de projet à une mise en page.
    • Lorsqu'un projet passe de la mise en page A à la mise en page B, les champs de la mise en page A ne sont pas disponibles dans le projet après la modification de la mise en page, mais les données stockées dans ces champs ne sont pas perdues.
    • L'association d'un projet à une mise en page écrasera sa mise en page actuelle, le cas échéant.

  5. Confirmez votre action.
  6. Cliquez sur Associer.
  • Pour afficher la liste des projets associés à n'importe quelle mise en page, accédez à  > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches > Mises en page.
  • Les noms de projet associés s'affichent sous chaque mise en page.
  • Une mise en page peut être associée à un projet lors de la création ou de la modification du projet.

Afficher la mise en page

  1. Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation  > Mises en page et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur la section Mises en page pour afficher la liste des mises en page de tâches qui ont déjà été créées.
    • Les mises en page répertoriées ne peuvent pas être supprimées ou réorganisées.
    • Vous pouvez associer une mise en page à n'importe quel projet ou modèle de projet correspondant aux besoins de votre société. 

Supprimer la mise en page

  1. Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches. 
  3. Cliquez sur la section Mises en page.
    • Passez le curseur de la souris sur une mise en page que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l'icône de la corbeille .
    • Confirmez votre action.

Cela se produit lorsque la mise en page que vous essayez de supprimer a une ou plusieurs associations de projet. Remappez les projets associés à une autre mise en page et essayez de la supprimer. Cliquez ici pour découvrir comment modifier l'association de mises en page d'un projet. Si vous ne parvenez toujours pas à supprimer une mise en page, n'hésitez pas à écrire à support@zohoprojects.com.

Permuter la mise en page

La mise en page de la tâche peut être permutée en modifiant un projet. Sélectionnez la nouvelle mise en page dans le champ Mise en page de la tâche du formulaire Modifier les détails du projet et enregistrez le projet. 

Si la nouvelle mise en page ne contient pas les statuts auxquels les tâches sont associées, l'utilisateur est invité à mapper les tâches aux statuts dans la mise en page de destination. Cliquez sur Mapper le statut et associer le projet, puis enregistrez le projet. 

Qu'est-ce qu'une section ?

Un ensemble de sections forme une mise en page. Des attributs similaires sont placés dans une section. Chaque mise en page aura une section par défaut. Vous pouvez également créer votre propre section et l'utiliser dans votre mise en page.

Une section intitulée Planifier les révisions peut contenir des champs tels que Première révision, Deuxième révision et Troisième révision.

Créer ou modifier une section

  1. Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en place et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur une mise en page pour ajouter une section.
  4. Glissez-déposez le composant Ajouter une nouvelle section de la barre de gauche vers l'éditeur de mise en page (volet principal). Initialement, les sections seront nommées « Section sans titre », « Section sans titre 1 », « Section sans titre 2 », etc. lorsque vous ajoutez de nouvelles sections dans l'éditeur de mise en page.
  5. Passez le curseur de la souris sur le nom de la section et modifiez-le.
    • Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés nouveaux ou existants à votre section.
  6. Cliquez sur Enregistrer la mise en page.
Une section ne peut pas être vide dans une mise en page. 

Supprimer une section

  1. Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur une mise en page pour ajouter une section.
  4. Passez le curseur de la souris sur la section et cliquez sur l'icône de la corbeille .
    • L'icône n'est visible que lorsque tous les champs personnalisés de la section sont supprimés. Nous vous recommandons de supprimer d'abord les champs personnalisés, puis de supprimer la section.
  5. Confirmez votre action.

Qu'est-ce qu'un champ ?

Un champ fait partie intégrante d'une mise en page. Vous pouvez ajouter un nouveau champ ou un champ existant à votre mise en page.  Propriétaire, Statut, Date de début, Date d'échéance, Date d'achèvement, Durée, Priorité et Pourcentage d'achèvement sont les champs par défaut d'une mise en page.

  • Les champs par défaut ne peuvent pas être modifiés ni supprimés, sauf le champ Statut. Ils peuvent uniquement être réorganisés. 
  • Le champ Statut peut être modifié mais ne peut pas être supprimé. Il peut également être réorganisé.

Différence entre un nouveau champ et un champ disponible

Un nouveau champ est un champ personnalisé qui n'a pas encore été créé. Un champ disponible est un champ personnalisé qui a déjà été créé mais qui n'est pas utilisé dans la mise en page actuelle. Vous pouvez à tout moment associer un champ disponible à votre mise en page actuelle.


Gérer les champs par défaut

Les champs suivants sont présents par défaut dans une mise en page de tâche :

Nom du champ
Modifiable
Supprimable
Propriétaire
Non
Non
Statut
Oui
Non
Date de début
Non
Non
Date d'échéance
Non
Non
Durée
Non
Non
Priorité
Non
Non
Pourcentage d'achèvement
Non
Non
Heures de travail
Oui
Oui
Date d'achèvement
Non
Non
  • Un champ par défaut ne peut pas être modifié ni supprimé d'une mise en page. Il peut uniquement être réorganisé.
  • Bien que Statut soit un champ par défaut, il peut être personnalisé mais ne peut pas être supprimé de la mise en page.
  • Les utilisateurs de tous les forfaits (Gratuit, Express, Premium et Enterprise) pourront réorganiser les champs par défaut.

Créer un champ personnalisé

  1. Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur une mise en page pour ajouter un champ personnalisé.
  4. Glissez-déposez un type de champ de la barre Nouveaux champs dans l'éditeur de mise en page (volet principal).
  5. Cliquez sur Ajouter à la mise en page pour inclure le champ dans la mise en page. Lorsque vous cliquez sur Annuler, le champ n'est jamais enregistré.
  6. Cliquez sur Enregistrer la mise en page.

Il est possible de créer au maximum 255 champs personnalisés et ils ne peuvent pas être dupliqués.

Type de champ
Description
Texte sur une seule ligne
Ajoutez une ligne de texte. Les champs de texte sur une seule ligne peuvent être marqués comme contenant des informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
Texte sur plusieurs lignes
Ajoutez plusieurs lignes de texte. Appuyez sur Entrée pour saisir plus d'informations. Les champs de texte sur plusieurs lignes peuvent être marqués comme contenant des informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
Liste déroulante
Créez votre propre liste déroulante à l'aide d'une liste de sélection. Définissez des valeurs et intégrez-les dans une liste de sélection en fonction des besoins de votre société.
Liste déroulante à sélection multiple
Créez des listes déroulantes avec plusieurs sélections.
Liste de sélection de l'utilisateur
Utilisez ce champ lorsque vous devez stocker des noms d'utilisateur et des rôles.
Liste déroulante à plusieurs utilisateurs
Utilisez ce champ lorsque vous devez stocker et sélectionner plusieurs utilisateurs dans la liste déroulante.
Date
Enregistrer les dates dans ce champ.
Nombre
Enregistrez les numéros dans ce champ. Un numéro peut comporter au maximum 19 chiffres. Les champs numériques peuvent être marqués comme contenant des informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
Décimal
Enregistrez les nombres décimaux dans ce champ. Un nombre peut comporter au maximum 14 chiffres avant la virgule. Les champs décimaux peuvent être marqués comme contenant des informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
Champ de formule
Le champ de formule calcule automatiquement et dérive sa valeur en se référant à la valeur des champs spécifiés ou aux valeurs numériques, de texte ou de date indiquées dans la formule. En savoir plus.
Téléphone
Enregistrer les numéros de contact dans ce champ. Ce champ peut être marqué comme Informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
E-mail
Enregistrez les adresses e-mail dans ce champ. Ce champ peut être marqué comme Informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
URL
Stocker les URL ou les liens dans ce champ. Ce champ peut être marqué comme Informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
Pourcentage
Saisissez une valeur de pourcentage dans ce champ.
Devise
Enregistrez la valeur de la devise dans ce champ. Ce champ peut être marqué comme Informations personnellement identifiables (PII). Si vous sélectionnez Chiffrer le champ, les données seront chiffrées en arrière-plan.
Case à cocher
Créer des champs de type case à cocher.
Date et heure
Enregistrer la date et l'heure dans ce champ.
Type de facturation
Utilisez ce champ pour définir le type de facturation par défaut pour les tâches.
  • Seuls les utilisateurs Enterprise peuvent créer des champs personnalisés.
  • Les champs personnalisés peuvent être modifiés uniquement dans le forfait Enterprise.
  • Lorsqu'un champ personnalisé est renommé, le nouveau nom est reflété dans toutes les mises en page associées. Cependant, ses autres propriétés peuvent varier entre deux mises en page différentes.

Modifier des champs personnalisés

  1. Accédez à > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  2. Ouvrez l'éditeur de mise en page spécifique et passez le curseur de la souris sur le champ personnalisé que vous souhaitez modifier.
  3. Cliquez sur pour apporter des modifications au champ personnalisé.

Modifier les valeurs de la liste de sélection

Les valeurs de la liste de sélection et de la liste déroulante à sélection multiple peuvent être modifiées à partir du formulaire Propriétés du champ de la liste de sélection.
  1. Accédez à > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  2. Ouvrez l'éditeur de mise en page spécifique et passez le curseur de la souris sur la liste de sélection ou la liste déroulante à sélection multiple que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur .
  3. Cliquez sur Modifier les propriétés.
  4. Passez le curseur de la souris sur une valeur et cliquez sur .
  5. Mettez à jour la valeur et cliquez sur Terminé.

  6. Cliquez sur Appliquer les modifications, puis sur Enregistrer la mise en page.

Supprimer les valeurs inutilisées de la liste de sélection

Les valeurs inutilisées de la liste de sélection et de la liste déroulante à sélection multiple peuvent être supprimées à partir du formulaire Propriétés du champ de la liste de sélection.
  1. Si la valeur est utilisée dans une autre mise en page, elle ne peut pas être supprimée.
  2. Si la valeur est utilisée dans une tâche, elle doit être mappée à une nouvelle valeur avant de la supprimer.
  3. Si la valeur n'est utilisée dans aucune mise en page ou tâche, elle sera supprimée.
  1. Accédez à > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  2. Ouvrez l'éditeur de mise en page spécifique et passez le curseur de la souris sur la liste de sélection ou la liste déroulante à sélection multiple que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur .
  3. Cliquez sur Modifier les propriétés.
  4. Passez le curseur de la souris sur une valeur inutilisée et cliquez sur .
  5. Cliquez sur Appliquer les modifications, puis sur Enregistrer la mise en page.

Supprimer un champ personnalisé d'une mise en page

  1. Accédez à > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  2. Ouvrez l'éditeur de mise en page spécifique et passez le curseur de la souris sur le champ personnalisé que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur l'icône en forme de croix .
  4. Confirmez votre action.
  • La suppression d'un champ d'une mise en page ne le supprimera pas définitivement de la base de données.
  • Le champ sera déplacé dans la barre Champs disponibles et pourra être réutilisé ultérieurement à partir de cette barre.
  • Les données stockées dans le champ ne seront pas perdues. Cependant, la suppression d'un champ du portail le fera.

Gérer les champs disponibles

  1. Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur une mise en page pour ajouter un champ personnalisé disponible.
  4. Cliquez sur la barre Champs disponibles. 
  5. Glissez-déposez un champ dans l'éditeur de mise en page (volet principal).
    • Si vous devez rechercher un champ disponible, saisissez le nom du champ dans la barre de recherche située à l'intérieur de la barre.
  6. Modifiez les propriétés du champ le cas échéant.
    • Lorsque vous modifiez le nom du champ, le nouveau nom sera reflété dans toutes les mises en page associées dans les projets du portail.
    • Les modifications apportées aux propriétés, à l'exception du nom du champ, resteront intactes et s'appliqueront uniquement à la mise en page spécifique.
  7. Cliquez sur Ajouter à la mise en page.
  8. Cliquez sur Enregistrer la mise en page.

Afficher le nombre de champs restants

  1. Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de la barre de navigation supérieure.
  2. Accédez à Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  3. Cliquez sur une mise en page pour laquelle vous souhaitez afficher la répartition du nombre de champs utilisés et le nombre de champs restants sous chaque type de champ.
  4. Cliquez sur le lien Champs restants dans le volet de gauche sous le composant Ajouter une section.
    • Vous pouvez savoir combien de champs de chaque catégorie ont déjà été créés et combien sont en cours de création.

Supprimer le champ personnalisé d'un portail

  1. Accédez à  > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches > Champs.
  2. Passez le curseur de la souris sur le champ que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur l'icône de la corbeille .
    • La suppression d'un champ personnalisé affectera les tâches associées. 
    • Les données stockées dans le champ seront perdues. 
  4. Confirmez votre action.
  • La suppression d'un champ d'un portail entraînera sa suppression définitive de la base de données.
  • Si un champ est associé à plus de 1 000 tâches, vous ne pourrez pas le supprimer.

Créer ou modifier le statut d'une tâche personnalisée

  1. Accédez à  > Personnalisation > Mises en page et champs > Tâches.
  2. Ouvrez l'éditeur de mise en page spécifique passez le curseur de la souris sur le champ Statut dans la section Informations sur la tâche.
  3. Cliquez sur le lien Personnaliser avec une icône en forme d'engrenage en haut du champ.
  4. Cliquez sur le lien +Ajouter un statut pour créer un nouveau statut de tâche.
    • Ouvert et Fermé sont les deux types de statuts par défaut et ne peuvent pas être supprimés.
    • Le nouveau statut que vous créez relèvera de l'un des deux types de statuts ci-dessus.

  5. Donnez un nom de statut.
    1. Cliquez sur ou à gauche du nom du statut pour attribuer une couleur. Choisissez dans la palette une couleur qui correspond au nom et au type de statut.
  6. Cliquez sur Appliquer les modifications.

    La couleur du statut peut être définie lors de la modification du champ Statut dans l'éditeur de mise en page ou la vue Kanban de la tâche.


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