Zoho Projects Blueprint vous aide à définir et à concevoir un workflow pour automatiser les processus de manière organisée. Les principaux composants d'un blueprint sont les statuts et les transitions :

• Un statut indique l'étape à laquelle se trouve une tâche à un point particulier du workflow.
  
• Une transition est un lien entre deux statuts et permet à une tâche de passer d'un statut à un autre.
  

Pour illustrer cela, examinons le workflow du processus de révision de contenu chez Zylker, Inc. La révision de contenu est une tâche attribuée à l'équipe chargée du contenu. Elle utilise Blueprint pour automatiser le workflow du processus de révision. Vous pouvez concevoir un blueprint adapté à votre processus métier.

Dans ce blueprint, le statut de la révision est mis à jour au fur et à mesure des différentes transitions. Par exemple, le statut de la tâche passe de Ouvert à En cours via la transition Soumettre pour révision.

Ce guide d'aide vous montrera comment concevoir un blueprint avec des statuts et des transitions, configurer les transitions et exécuter un blueprint.

• Disponibilité de la fonctionnalité : forfaits Premium et Enterprise
  
• Accédez à > Automatisation des tâches > Blueprint pour créer un blueprint. Si vous êtes administrateur mais que vous ne parvenez pas à accéder au chemin ci-dessus, écrivez à support@zohoprojects.com.
  

Créer un Blueprint

1. Cliquez sur dans le coin supérieur droit de la barre supérieure.
   
2. Accédez à Automatisation des tâches > Blueprint. 
   
3. Cliquez sur Nouveau Blueprint.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, choisissez le module, sélectionnez une mise en page et saisissez une description pour votre blueprint.
   
5. Vous pouvez spécifier des critères sur la base desquels le blueprint sera exécuté :
   
   • Si vous souhaitez que le blueprint soit exécuté pour une tâche particulière, spécifiez le nom de la tâche dans les critères. 
     
   • Si vous ne spécifiez aucun critère, le blueprint sera exécuté pour tous les modules.
     
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Créer un Blueprint

Une fois votre blueprint créé, vous pouvez personnaliser sa conception dans l'éditeur de blueprint. Glissez-déposez les statuts de la section Statut disponible dans l'éditeur Blueprint ou ajoutez de nouveaux statuts de tâche.

Pour établir une connexion entre les statuts des tâches, procédez de l'une des manières suivantes :

• Connectez les nœuds d'un statut au statut suivant dans le workflow, ou  
  
• Faites glisser un nœud depuis un statut dans l'éditeur Blueprint pour créer un nouveau statut.
  

Les statuts disponibles sont les statuts des tâches qui se trouvent actuellement dans la mise en page de votre tâche. Vous pouvez également ajouter de nouveaux statuts de tâche. En savoir plus sur le statut personnalisé de la tâche

Ajouter un nouveau statut

1. Cliquez sur Ajouter en regard de Statut disponible.
   
2. Saisissez le nom du statut de la tâche.
   
3. Sélectionnez le type de statut. Les types par défaut sont Ouvert et Fermé.
   
4. Vous pouvez choisir une couleur pour le statut.
   
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

• Le nouveau statut ajouté dans le blueprint sera enregistré dans les mises en page uniquement lorsque vous publierez le blueprint.
  
• Si vous réutilisez le même statut dans plus d'un blueprint, les types de statuts correspondants seront également les mêmes.
  

Modifier ou supprimer le statut

• Pour modifier un statut, cliquez sur le nom du statut dans le workflow. Les détails du statut s'affichent dans le panneau de droite. Indiquez les détails requis et cliquez sur Enregistrer.
  
• Pour supprimer un statut, cliquez sur le nom du statut dans le workflow et cliquez sur dans le coin supérieur droit du volet de détails du statut.

Une fois la tâche mise à jour avec le statut, le type de ce statut ne peut pas être modifié.

Configurer les transitions

Une transition est un lien entre deux statuts qui permet à une tâche de passer d'un statut à un autre.

Pour configurer :

• Cliquez sur le bouton + dans le lien entre deux statuts.
  
• Saisissez le nom de la transition.
  
• Activez Transition commune et sélectionnez les statuts pour lesquels cette transition sera disponible.
  
• Configurez les paramètres Avant, Pendant et Après la transition.
  

Avant la transition

Dans Avant la transition, vous pouvez définir des critères et effectuer la transition.

Par exemple, dans le processus de révision du contenu, seul le responsable de l'équipe de contenu peut approuver le contenu, en fonction de la date d'échéance et du contenu joint. Dans les paramètres Avant la transition pour la transition Approuver, sélectionnez Responsable comme utilisateur et définissez les critères avec la date d'échéance et la pièce jointe.

Pour configurer Avant la transition :

1. Cochez la case Sélectionner un utilisateur et sélectionnez les utilisateurs qui peuvent effectuer la transition.
   
   • Vous pouvez sélectionner Cessionnaire, Rapporteur, ou n'importe quel utilisateur ou rôle du projet dans la zone Sélectionner un utilisateur.
     
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des critères pour définir les critères de déclenchement de la transition.

Seuls les utilisateurs ou rôles sélectionnés pourront afficher le bouton de transition sur la page des détails de la tâche et effectuer la transition. Si aucun utilisateur n'est sélectionné, le bouton de transition sera disponible pour tous les utilisateurs.

Pendant la transition

Pendant la transition est configuré avec des champs et des messages. Lorsque l'utilisateur effectue une transition, il saisit des données dans les champs. Les messages sont insérés sous forme d'informations ou d'instructions à afficher pendant la transition.

Par exemple, dans la configuration Pendant la transition pour la transition Approuver, les commentaires sont ajoutés comme champ obligatoire et le message « Le processus d'évaluation sera terminé après cette transition » est ajouté. Cela signifie que lorsque le responsable effectue la transition Approuver, il est invité à ajouter un commentaire et le message s'affiche dans la fenêtre contextuelle. 

Pour configurer Pendant la transition :

1. Pour insérer un champ, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Champ. Choisissez le champ requis dans la zone de sélection et cliquez sur Ajouter.
   
   • Les champs sont les champs par défaut et les champs personnalisés de la mise en page de votre tâche.
     
   • Cochez la case Obligatoire pour que l'utilisateur soit obligé de remplir ce champ. 

2. Pour insérer un message, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Message. Saisissez le message dans la zone de texte et cliquez sur Ajouter.
   
3. Pour réorganiser les champs et les messages, faites glisser les champs dans l'ordre de votre choix. Par exemple, si vous souhaitez afficher un message à l'utilisateur avant qu'il ne remplisse les champs, vous pouvez le faire glisser avant les champs.
   

Après la transition

Le paramètre Après la transition est configuré pour effectuer des actions automatisées lorsqu'une transition est terminée.

• Alertes par e-mail
  

Configurez des alertes par e-mail et envoyez-les à des utilisateurs ou des équipes spécifiques lorsqu'une transition est terminée. Par exemple, lors du processus de révision, un e-mail automatique est envoyé à l'éditeur lorsque le contenu est approuvé. 

1. Cliquez sur Ajouter en regard de Alertes par e-mail. 
   
2. Cliquez sur Créer une alerte par e-mail pour en créer une et l'associer à votre transition. En savoir plus sur les alertes par e-mail
   
3. Vous pouvez également associer plusieurs alertes par e-mail à votre transition. Sélectionnez les alertes par e-mail qui doivent être envoyées et cliquez sur Associer. 
   

• Mettre à jour des champs

• Associer un webhook à un blueprint
  

1. Cliquez sur Ajouter en regard de Webhooks.
2. Sélectionnez les webhooks à associer.
3. Cliquez sur Associer.
4. Vous pouvez supprimer un webhook en cliquant sur cette icône.   

Au maximum, 5 webhooks peuvent être ajoutés à une transition blueprint.

Transition commune

Une transition commune est une transition à laquelle on peut accéder à partir de certains ou de tous les statuts du workflow.

Par exemple, le processus de révision peut être mis en attente à tout moment. Dans ce blueprint, seul le statut En cours peut passer au statut En attente via la transition Suspendre. Pour permettre à d'autres statuts d'utiliser cette transition, la transition Suspendre doit être activée en tant que transition commune de Tous les statuts à En attente. La transition Suspendre sera disponible sur la page des détails de la tâche pour toutes les mises à jour de statut.

Pour activer la transition commune :

1. Dans l'Éditeur Blueprint, cliquez sur la transition pour la définir comme transition commune.
   
2. Dans les paramètres de transition, activez la transition commune.
   
   • Si vous avez sélectionné Tous les statuts, la transition sera disponible sur la page des détails de la tâche pour toutes les mises à jour de statut.
     
   • Si vous avez sélectionné des statuts spécifiques, la transition sera disponible dans la page des détails de la tâche uniquement pour le statut sélectionné.
     

Publier un blueprint

Une fois que tous les statuts et transitions dont vous avez besoin sont configurés, vous pouvez publier le blueprint. Lorsqu'un blueprint est publié, les tâches correspondant aux critères du blueprint suivent le workflow défini dans le blueprint.

Lorsque vous êtes prêt, 

1. cliquez sur Publier dans le coin inférieur gauche de l'Éditeur Blueprint.
   
2. Si vous ne souhaitez pas publier votre blueprint, vous pouvez toujours l'enregistrer en tant que brouillon et continuer à configurer les statuts et la transition.
   
3. Pour enregistrer le blueprint en tant que brouillon, cliquez sur Annuler dans le coin inférieur gauche de l'Éditeur Blueprint. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, cliquez sur Enregistrer comme brouillon.
   

1. Tout nouveau statut de tâche ajouté au workflow ne sera pas mis en ligne avant que vous ne publiiez le blueprint.
   
2. Vous pouvez uniquement configurer blueprint, et non tester le workflow du processus sur la tâche.
   

Les blueprints sont regroupés en fonction des mises en page des tâches. Ils seront exécutés dans l'ordre dans lequel ils figurent dans le groupement.

Points à retenir avant de publier un blueprint :

• Le statut qui connecte le statut de début doit toujours être Ouvert, et le statut de fin du workflow doit toujours être Fermé. En savoir plus 
  
• Tous les statuts dans le blueprint doivent être connectés (via des transitions) du statut de début au statut de fin. Aucun statut ne peut rester déconnecté dans le blueprint.
  
• Tous les statuts et toutes les transitions doivent avoir des noms uniques. Vous ne pouvez pas publier un blueprint avec des statuts et des transitions sans nom.
  
• Chaque statut dans le blueprint doit avoir au moins une transition entrante et une transition sortante, à l'exception du statut Fermé qui peut avoir des transitions sortantes ou aucune transition sortante.  
  

Exécuter un Blueprint

Résumé rapide :

• Après avoir créé un blueprint, faites glisser les statuts depuis la section Statut disponible ou créez de nouveaux statuts. Connectez les nœuds entre deux statuts pour créer une transition.
  
• Configurez toutes les transitions et publiez le blueprint. Les transitions s'affichent alors sous forme de boutons sur la page des détails de la tâche.
  
• Pour effectuer une transition, cliquez sur le bouton de transition dans la page des détails de la tâche. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les informations requises.
  
• Lorsqu'une transition est effectuée, le statut de la tâche sera mis à jour conformément au workflow.
  

Associer un blueprint

Vous pouvez associer un blueprint aux tâches d'un projet, d'un jalon ou d'une liste de tâches spécifique.

1. Accédez à Automatisation des tâches.
   
2. Passez le curseur de la souris sur le blueprint et cliquez sur .
   
3. Cliquez sur Associer un blueprint.
   
4. Sélectionnez un projet auquel vous souhaitez associer le blueprint. Le blueprint sera appliqué à toutes les tâches du projet.
   
   • Si vous souhaitez associer le blueprint aux tâches d'un jalon ou d'une liste de tâches particulière, sélectionnez-le après avoir sélectionné le projet.

5. Cochez la case des critères du blueprint si vous souhaitez associer le blueprint aux tâches correspondant aux critères du blueprint.
   
   • Vous ne pouvez pas continuer si aucune tâche ne correspond aux critères du blueprint ou si un blueprint est déjà appliqué aux tâches.
     
6. Cliquez sur Suivant.
   
7. Mappez le statut actuel de la tâche avec le statut disponible dans le Blueprint.
   
   • Les tâches associées au statut actuel changent selon le Blueprint. 
     
8. Cliquez sur Mapper. 

Vous pouvez également associer le blueprint directement à partir d'un jalon, d'une liste de tâches ou d'une tâche.

Dissocier un Blueprint

1. Accédez à un projet, puis cliquez sur le module Tâche.
   
2. Cliquez sur en haut à droite dans l'affichage Classique.
   
3. Sélectionnez Dissocier un Blueprint.
   
4. Cliquez sur Dissocier. Les tâches du projet ne sont plus associées au blueprint.
   

Réorganiser les blueprints

Les blueprints sont regroupés en fonction des mises en page des tâches. Ils seront exécutés dans l'ordre dans lequel ils figurent dans le groupement. Vous pouvez réorganiser les blueprints si nécessaire.

1. Glissez-déposez les blueprints dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils soient exécutés.
   
2. Le premier blueprint dans l'ordre sera appliqué aux tâches qui correspondent aux critères du blueprint. Si les critères du blueprint ne correspondent pas, le prochain blueprint dont les critères correspondent aux tâches sera exécuté. 
   

Cloner un blueprint

1. Passez le curseur de la souris sur le blueprint que vous voulez cloner et cliquez sur .
   
2. Cliquez sur Cloner et confirmez votre action. Nommez votre blueprint après le clonage.
   

Supprimer un blueprint

1. Passez le curseur de la souris sur le blueprint que vous voulez supprimer et cliquez sur .
   
2. Cliquez sur Supprimer et confirmez votre action.
   

Activer ou désactiver un blueprint

Un blueprint est activé par défaut lors de sa création. Vous pouvez désactiver un blueprint pour que les tâches n'entrent pas dans le processus blueprint. Pour le désactiver, il vous suffit de décocher la case Activé.

Vous ne pouvez pas supprimer un blueprint tant que des tâches sont actives dans le processus. Dans ce cas, vous pouvez désactiver le blueprint.