Zoho Projects में ईमेल प्रोजेक्ट प्रबंधन

Zoho Projects में ईमेल प्रोजेक्ट प्रबंधन

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ईमेल प्रोजेक्ट प्रबंधन

Zoho Projects ईमेल आधारित प्रोजेक्ट प्रबंधन का समर्थन करता है। उपयोगकर्ता आसानी से ईमेल के माध्यम से अपने प्रोजेक्ट को प्रबंधित कर सकते हैं। Zoho Projects में समर्थित ईमेल उपनामों का उपयोग करके, उपयोगकर्ता स्थिति जोड़ सकते हैं, Tasks जोड़ सकते हैं, समस्याएँ जोड़ सकते हैं, फोरम बना सकते हैं, दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं, विशिष्ट Task Lists में Tasks जोड़ सकते हैं, Tasks / समस्याओं पर टिप्पणियाँ जोड़ सकते हैं आदि। उपयोगकर्ता पूरी फ़ोल्डर या अलग-अलग फ़ाइलों को भी Zoho Projects में अपलोड कर सकते हैं।

  1. बाएँ नेविगेशन पैनल में Projects पर क्लिक करें और अपने प्रोजेक्ट पर जाएँ।

  2. अपने प्रोजेक्ट पर होवर करें और प्रोजेक्ट को एक्सेस करें विकल्प पर क्लिक करें।

  3. शीर्ष पैनल में Open Details के बगल में पर क्लिक करें।

  4. शीर्ष पैनल में Open Details के बगल में Email Alias।

अपनी आवश्यकताएँ जानें

  1. आपको अपने व्यक्तिगत या व्यावसायिक ईमेल पते को accounts.zoho.com।
  2. ईमेल के माध्यम से प्रोजेक्ट में Tasks, समस्याएँ, टिप्पणियाँ और फ़ाइलें जोड़ने के लिए आपको उस प्रोजेक्ट से जुड़ा होना चाहिए।
  3. यदि आप प्रोजेक्ट से जुड़े नहीं हैं, फिर भी आप अपने प्रोजेक्ट को प्रबंधित कर सकते हैं। लेकिन, यह केवल तभी संभव है यदि आपके पास Zoho Projects का Enterprise संस्करण है। आपको ईमेल सेटिंग कॉन्फ़िगर करनी चाहिए, ताकि Zoho Projects से समस्याओं को अपने कॉन्फ़िगर किए गए मेल पते पर भेजा जा सके।
अब, अपना ईमेल खोलें और एक क्लिक में अपने प्रोजेक्ट की गतिविधियाँ जोड़ना शुरू करें।
  1. स्थिति जोड़ने के लिए - To Add Status खंड में दिए गए ईमेल पते को अपने To पते पर कॉपी करें।
  2. Task जोड़ने के लिए - To Add Task खंड में दिए गए ईमेल पते को अपने To पते पर कॉपी करें।
  3. समस्या जोड़ने के लिए - To Add Issue खंड में दिए गए ईमेल पते को अपने To पते पर कॉपी करें।
  4. फोरम पोस्ट जोड़ने के लिए - To Add Forum खंड में दिए गए ईमेल पते को अपने To पते पर कॉपी करें।
  5. दस्तावेज़ अपलोड करने के लिए - To Upload Document खंड में दिए गए ईमेल पते को अपने To पते पर कॉपी करें।
  6. Task List में Tasks जोड़ने के लिए - Task List के विवरण पृष्ठ से "इस Task List को ईमेल के माध्यम से Task जोड़ने के लिए" में दिए गए ईमेल पते को कॉपी करें।

Task

ईमेल के माध्यम से Task जोड़ते समय:
  1. विषय में, पहले इसकी प्राथमिकता दर्ज करें, फिर Task संदेश दर्ज करें। (नोट: !- कम प्राथमिकता, !!- मध्यम प्राथमिकता, !!!- उच्च प्राथमिकता)। आपका विषय इस तरह दिखना चाहिए: सिंटैक्स - विषय: !! Redesign Template for credit cards।
  2. आप विषय में Tasks के लिए प्रारंभ और समाप्ति तारीख भी जोड़ सकते हैं। पहली वर्ग कोष्ठक में प्रारंभ तारीख होती है और दूसरी वर्ग कोष्ठक में समाप्ति तारीख होती है। [11-29-2019][11-30-2019]।
  3. Task को CC में उल्लिखित उपयोगकर्ताओं को निर्दिष्ट किया जाएगा।
  4. जो फ़ाइलें आप अपने ईमेल उपनाम से Task में संलग्न करते हैं, वे आपके Task के विवरण पृष्ठ के दस्तावेज़ खंड में जोड़ी जाएँगी। साथ ही, जो फ़ाइल आप ईमेल में संलग्न करते हैं, उसका आकार 20 MB से अधिक नहीं होना चाहिए।
  5. विवरण पृष्ठ देखने के लिए Task को खोलें। टिप्पणियाँ टैब तक नीचे स्क्रॉल करें और 'ईमेल के माध्यम से Task टिप्पणी जोड़ने के लिए' में ईमेल पते को कॉपी करें। इस पते पर भेजा गया ईमेल Task टिप्पणियों के रूप में जोड़ा जाएगा।

फोरम

ईमेल के माध्यम से फोरम जोड़ते समय:
  1. विषय में, पहले चुनें कि फोरम पोस्ट एक घोषणा है या स्टिकी पोस्ट है, फिर फोरम संदेश दर्ज करें।
  2. घोषणा के लिए सिंटैक्स: [announcement] उदाहरण: [announcement] Release Note for build 4.0
  3. स्टिकी पोस्ट के लिए सिंटैक्स: [sticky]।

समस्या टिप्पणियाँ

  1. समस्या सूची में आवश्यक समस्या पर क्लिक करें।
  2. टिप्पणियाँ टैब पर क्लिक करें और समस्या का मेल पता 'ईमेल के माध्यम से समस्या टिप्पणी जोड़ने के लिए' कॉपी करें।
  3. एक मेल तैयार करें और इस ईमेल पते को To पते में पेस्ट करें।
  4. अपनी सामग्री टाइप करें और भेजें।

किसी इवेंट के लिए टिप्पणियाँ जोड़ें / फ़ाइलें संलग्न करें

  1. शीर्ष पैनल में Open Details के बगल में कैलेंडर पर जाएँ और आवश्यक इवेंट को चुनें।
  2. 'ईमेल के माध्यम से टिप्पणी पोस्ट करें' में प्रदान किए गए इस इवेंट के लिए विशिष्ट इवेंट ईमेल पते को कॉपी करें।
  3. अपने मेल खाते से, एक मेल तैयार करें और कॉपी किए गए ईमेल पते को To पते में पेस्ट करें।
  4. में पेस्ट करें। टिप्पणियाँ जोड़ें, फ़ाइलें संलग्न करें और फिर भेजें।
पर क्लिक करें। ईमेल में जोड़ी गई सामग्री स्वचालित रूप से आपके इवेंट के लिए फ़ाइलों के साथ टिप्पणियों के रूप में पोस्ट की जाती है।

किसी फ़ोल्डर में फ़ाइलें अपलोड करें

  1. Projects में एक प्रोजेक्ट चुनें और Documents पर क्लिक करें।
  2. फ़ाइल को अपलोड करने के लिए एक फ़ोल्डर चुनें।
  3. पृष्ठ के दाहिनी ओर नीचे स्क्रॉल करें और Show Info पर क्लिक करें। इस फ़ोल्डर के ईमेल पते को ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ भेजें, दस्तावेज़ अपलोड करने के लिए।
  4. एक मेल बनाएँ और इस ईमेल पते को प्राप्तकर्ता पते में पेस्ट करें।
  5. फ़ाइलें संलग्न करें और भेजें पर क्लिक करें ताकि फ़ाइलें चयनित फ़ोल्डर में संलग्न हो जाएँ।

समर्थित तारीख प्रारूप

Zoho Projects कई तारीख प्रारूपों को समर्थन करता है जैसे Today, Tomorrow, Yesterday, Monday, Tuesday, Next Thursday, Next Friday और आगे भी। समर्थित प्रारंभ और समाप्ति तारीख प्रारूप नीचे दिए गए हैं:

प्रारंभ तारीख प्रारूप:

तारीख 'mm-dd-yyyy' प्रारूप में या निम्नलिखित में से किसी एक स्ट्रिंग में होनी चाहिए: Today, Tomorrow, Yesterday, Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday, Saturday, Sunday, Next day, Next week, Next month, Next year, Next Monday, Next Tuesday, Next Wednesday, Next Thursday, Next Friday, Next Saturday, Next Sunday।

ईमेल अलियास संशोधित करें

डैशबोर्ड से, आप प्रोजेक्ट की जानकारी को संपादित कर सकते हैं और ईमेल अलियास प्राप्त कर सकते हैं ताकि आप अपने पंजीकृत ईमेल पते से Zoho Projects Portal में कार्य आइटम जोड़ सकें।

  1. बाईं ओर के नेविगेशन पैनल में Projects पर क्लिक करें और अपने प्रोजेक्ट पर जाएँ।
  2. अपने प्रोजेक्ट पर माउस ले जाएँ और Access Project विकल्प पर क्लिक करें।

  3. प्रोजेक्ट शीर्षक के बगल वाले शीर्ष पैनल में Open Details पर क्लिक करें।

  4. दाईं ओर के पैनल में पर क्लिक करें।
  5. दाईं ओर के पैनल में   ईमेल अलियास बदलने के लिए।
  6. ईमेल अलियास को अपडेट करें और सहेजें पर क्लिक करें।

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