Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie

Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie



La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.

Éliminer les copies multiples d'un même document

L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
  • Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  • Connaître les modifications apportées au document.
  • Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.

Bon à savoir

  • Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  • Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.

Extraire un fichier

  • Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

  • Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  • L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  • Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.

Organiser le dossier d'équipe

Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.

Bon à savoir

  • Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  • Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  • Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  • Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  • Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  • Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  • Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
  • Format du fichier
  • Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  • Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  • Taille (taille de la dernière version du fichier)
  • Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  • Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  • Nombre de commentaires
  • Nombre de vues
  • Nombre de téléchargements

Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
  • Restaurer la version comme version principale
  • Télécharger la version
  • Afficher un aperçu de la version
  • Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  • Supprimer la version

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  • Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.

Bon à savoir

  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
  • Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  • Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  • Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  • Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.

Bon à savoir

  • Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  • Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  • Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  • Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
 
L'équipe Zoho France

    • Sticky Posts

    • Collaboration sans faille avec Zoho One

      Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

    • Recent Topics

    • Why wont Zoho Support Grammarly!! --- PLEASE VOTE FOR THIS to show Zoho we need this

      The spell check and grammar in ZOHO are so buggy and a waste of time. Please support Grammarly! I'm sure I'm not the only one — there are other CRMs that support this. If you're not planning to add this feature, Please let others know before accepting

    • Is it possible to hide Developer Space for all user in Zoho Projects

      Hello! I am Zoho admin in a company and we want to use Zoho Project to manage projects, but after a few days of testing we are not able to "hide" the Developer Space from all kind of users except the admin. To sum up, I want to hide this for all users.

    • API (v2) Search Criteria using CONCAT

      With API I can search for a contact using First_Name and Last_Name. However, when I need to search the Contact Module using a full name — and because CRM does not provide an API for full name — I am not finding a way to do this in the traditional way

    • Weekly Tips: Stay Focused with Email Snooze!

      New Year, New Resolutions Being back at work also means being back to the constant barrage of messages from work and clients. The constant flood of incoming emails can lead to the missing of important messages, especially when you can't respond right

    • Schedule Zoho CRM reports only on Business Days

      Hello, Is it possible to schedule reports only on business days ? We currently get daily sales reports on weekend which has no value since the sales team doesn't work on weekends. Thanks

    • Zoho Payroll's Year in Review 2024

      As we roll into 2025, we'd like to pay tribute to all the milestones we hit in 2024! From releasing out new features that streamlined your workflows to updates that made payroll management smoother, we’ve had a prolific year—all while keeping you, our

    • Recurring Events Not Appearing in "My Events" and therefore not syncing with Google Apps

      We use the Google Sync functionality for our events, and it appears to have been working fine except: I've created a set of recurring events that I noticed were missing from my Google Apps calendar. Upon further research, it appears this is occurring

    • Multiplying Weight of product by Quantity

      I am facing an issue with creating a report that consolidates the total sales volume in kilograms. I have already specified the weight for each product. I have also aggregated the total sales quantity. The key question is: how can I create a report that

    • Confirmation prompt before a custom button action is triggered

      Have you ever created a custom button and just hoped that you/your users are prompted first to confirm the action? Well, Zoho knows this concept. For example, in blueprint, whenever we want to advance to the next state by clicking the transition, it is

    • Frontal interview scheduling - room availability in office using Google Workspace?

      Hi, We're using Zoho Recruit as our ATS and Google Workspace as our email, calendar and resources management. We want to use the interview feature to schedule an in-person (frontal) interview with the applicants. How can we sync the room resources availability

    • Add and Remove Agents from Departments and Groups in Zoho One

      Hi Zoho Flow Team, We hope you're doing well. Currently, Zoho Flow provides an action to add an agent to a group in zoho one, but there is no action to remove an agent from a group or a department. Another action that we find missing is the option to

    • Introducing Hiring Pipeline for Vendor Portal

      Keeping vendors informed about candidate progress is often challenging, leading to communication gaps and repeated follow-ups. To address this issue, we've released an update to the Vendor Portal feature that lets you choose to display candidates' hiring

    • Address Grabber function for Zoho

      I converted from ACT to Zoho. With ACT, I used an add-on called AddressGrabber to scrape the contact information from leads that I buy and contact information contained on emails and websites and directly add it as a new lead or contact. Does anyone know

    • Integrate zoom with zoho bookings please; or add optional times in zoho meetings

      Just like events - these online meetings like zoom need to be integrated with zoho bookings, and there needs to be option for customer to book a time slot. It should not be dictated by CRM user.

    • Add Owner to deluge-created module record note

      Is it possible to include the "owner" aka "creator", of a Note when creating it via delulge? This sets "superadmin" as the Note creator. I need to override it. notemap = Map(); notemap.put("Parent_Id",program_contact_id); notemap.put("Note_Content",program_contact_data.get('Note'));

    • Unique and Random IDs in Zoho Forms: Organize and Secure Your Data Efficiently

      When it comes to form submissions, organizing and identifying entries effectively is crucial. Zoho Forms offers two versatile ID generation options for submissions: Unique ID and Random ID. Each serves distinct purposes, providing flexibility to meet

    • Sort By Date - Deluge

      I have the following code, which normally works to sort calls by created time. Every once in a while, it doesn't work and something sneaks through in the wrong order and I can't figure out why. calls = zoho.crm.searchRecords("Calls","(Owner:equals:" +

    • Iteration through a list - Coming up against a "Failure to update function" error

      Hi there! I've been attempting to get a deluge script working and am running into an error that I have been unable to resolve. The error I am getting is Failed to update function Error at line :18. Improper Statement. Error might be due to missing ';'

    • Can you modify "Last Activity Time" in deluge? If so what's the field name?

      I need to perform some bulk modifications on records in the Leads module, but I need to avoid changing the "last activity time" or "date modified" because I am using those fields to filter and sort leads for follow-up action. I cannot find an answer anywhere

    • How do I define a weekend

      I noticed the default for weekends does not seem to include Saturdays. How can i define weekends to include both Saturdays and Sundays? Thank you.

    • 【Zoho CRM】ポータル機能のアップデート

      ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中からポータル機能のアップデートをご紹介します。 今回の機能アップデートにより、CRMのポータルへのログインがより簡単にできるようになりました。 【目次】 SAMLベースのシングルサインオンについて ポータルへのアクセスリンク送付について 今回のアップデートにより、アイデンティティプロバイダー（IdP）を利用している組織において、SAMLベースのSSO（シングルサインオン）を有効化できるようになりました！

    • Getting error during inserting a record in form of zoho people using zoho api

      import requests import json # Set your access token and Zoho People API base URL access_token = '1000.XXXXXXXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX' api_base_url = 'https://people.zoho.in/people/api/' # Set the form name and data to be inserted form_link_name

    • UI Arabic

      can i change the member portal UI to arabic in zoho community?

    • Resume template to include profile photo

      Hi, We would love the Resume Template to be able to include their profile photo. How can this be done? Miriam

    • Marking a form as 'done'?

      Hi! I've got a form that staff fill in when moving stock from location to location. I see the entries they've sent across and I input them into my stock control system. Is there a way to mark a form as 'done'? So that I know which entries I've input,

    • Zoho CRM - best way to search an account and assign to a deal

      Hi Everyone I am looking for some advice. I want to find the best way to complete the below steps. We have a deal and once it reaches a certain stage we need to allocate a supplier / vendor to this deal along with the salesperson. I want to add (ideally

    • Zoho Rating

      When I close a ticket, the zoho system automatically sends an email to the customer for them to leave a rating. When they leave a rating, the ticket re-opens and I have to close it again. When I close it again, the zoho system sends the customer an email

    • Zoho GC Flow is not showing in IM Channels

      I have added my social IM channels in zoho desk. Created a GC Flow to automate conversations. But Guided conversations are not showing in any platforms I have chosen; WhatsApp Instagram Messenger Web (Business Messaging) In the flow I mentioned these

    • Sharing Knowledge Base articles across multiple departments

      It would be useful to share some Knowledge Base articles across multiple departments where they are applicable, rather than having to go into other departments to find the article you're looking for. For example. Our reception uses the 'Admin' desk whereas our IT guys use the 'Support' desk, however both divisions would find KB articles about our company intranet useful. Reception does not have access to the support desk, so cannot see articles created in the Support KB. Perhaps you could install

    • Contacts marked as Spam are shown as Contacts in tickets.

      Hi Zoho, If a ticket is marked manually as Spam you get an option to set the contact as Spam as well. It would be great if there was another option to delete this Contact. This would be based on the understanding that it wouldn't be marked automatically

    • Is possible to use ${webhookTrigger.payload.street==null?"No street":${webhookTrigger.payload.street}} for to detect inline a null parameter

      Hi Team I need to know if it's possible to evaluate inline the following parameter, with the objetive to detect a null value ? I would like to use ${webhookTrigger.payload.street==null?"No street":${webhookTrigger.payload.street}} Regards, Pablo

    • Real Estate CRM

      How can I tailor my CRM for real estate? I had seen an image where the CRM included property tabs.

    • Issue with Bulk Edit Triggering Function Multiple Times in Zoho Report

      In our Zoho report, we have observed an issue where executing a function during a bulk edit operation runs the function multiple times—once for each selected report entry. This behavior is causing errors due to overlapping or redundant executions. Our

    • Set recurring tasks in Zoho Support?

      Hello,   We use the task function in Zoho Support to set reminders for "due dates" of important events, such as lease expirations, etc. Is it possible to set some of these as recurring yearly? As of now, we have to reset every task manually after one year. Is there a way to have it reset automatically?   Additionally, is there a way to import a list of tasks and their dates into Zoho Calendar? I have not been able to do it from Zoho Support to Calendar. I tried exporting tasks from Zoho Support,

    • Help - How Can I Enter a Hourly Rate (Global Cost) for our Team for Profitability Reporting?

      Hi everyone, I'm hoping someone can help as I am at a loss and am quite shocked (if true) at the lack of functionality in Zoho Books. We run a company in which we do hourly jobs for clients and we bill based on the hours of work completed. Projects are

    • Schedule a regular backup

      In CRM I have a regular backup setup. I cannot find an option to backup Desk? I would like to take a backup before I test syncing products between CMR and Desk.

    • Limit who can submit a support ticket to your site?

      Does anyone have a use case for needing to limit who can submit tickets via your help portal? Some of our customers want to have end-users view our knowledge base articles and see tickets their IT groups have submitted but they do not want end-users to

    • Allow us to disable the Reopen Ticket button after a ticket is closed

      Disabling the Reopen Ticket will allow us to have more control over the ticket's flow. According to support, this is currently not possible. Please add this to let us, the customers, mold the ticketing system into something that we can use for our business

    • How to Enforce Mandatory Fields (Category/Sub-category) Before Closing a Ticket?

      Hi, I'm currently using Zoho Desk and encountering an issue where agents are able to close tickets without filling out mandatory fields, specifically Category and Sub-category. I’ve already set them both as a mandatory field, but it can still be bypassed

    • Admin Control for Default Email Templates in Zoho Desk

      Hi Zoho Desk Team, We would like to request a feature enhancement related to default email templates. Currently, agents can select and set their own default email templates when replying to tickets. However, we believe this setting should be managed centrally

    • Next Page