Menambahkan dan Mengelola Departments

Department adalah berbagai divisi bisnis yang ada di dalam perusahaan Anda. Department dapat dikategorikan berdasarkan produk, lokasi geografis, atau tim.

Zoho Desk memungkinkan Anda membuat department dan mengelola customer support secara terpisah untuk setiap divisi dalam organisasi. Setiap department dapat memiliki agen, mailbox, live chat agent, forum komunitas, web form, dan channel media sosial masing-masing.

Selain itu, Anda juga dapat mengatur automation, service agreement, business hours, dan pengaturan lain secara khusus untuk setiap department. Dengan begitu, Anda dapat menyesuaikan proses support di satu department tanpa memengaruhi department lainnya.

Anda juga dapat membuat department untuk kebutuhan khusus yang digunakan dalam pengelolaan tiket internal. Department khusus seperti ini tidak dapat diakses oleh pelanggan melalui Help Center mereka.

Ketersediaan

Izin
Secara default, pengguna dengan profil Administrator dapat menambahkan dan mengelola department di Zoho Desk. Jika diperlukan, admin juga dapat mengaktifkan izin Departments untuk profil pengguna lainnya.
Cek Limitasi dan Ketersediaan Fitur

Adding Departments

You can add multiple departments according to your business requirements. The Professional plan allows you to add a maximum of 10 departments (inc. private departments). However, you can override this limit when you subscribe to Enterprise.

Menambahkan Department

Buka Setup ( ) > Organization > Departments.
Di halaman Department Lists, klik New Department di sudut kanan atas.
Di halaman Add Department, masukkan detail ini:

Department Name: Masukkan nama untuk department yang Anda inginkan.
Display Name in Help Center: Masukkan nama department yang akan ditampilkan kepada pelanggan di Help Center.
Logo: Cari dan pilih logo department. Logo ini digunakan untuk mengidentifikasi department di Help Center.
Display in Help Center: Hapus centang pada opsi ini jika ingin menambahkan department khusus.
Associate Agents: Tambahkan agen yang akan menangani tiket yang masuk ke department ini.
Description: Masukkan deskripsi untuk department.

Klik Configure Channels.

Setelah department baru ditambahkan, Anda perlu mengonfigurasi channel support untuk department tersebut. Anda dapat melanjutkan konfigurasi channel di layar berikutnya atau melakukannya di lain waktu.

Mengedit Department

Anda dapat mengedit department yang sudah ditambahkan ke portal Zoho Desk. Misalnya, Anda dapat mengubah department publik menjadi department privat khusus ika diperlukan.

Untuk mengedit department:

Buka Setup ( ) > Organization > Departments.
Di halaman Department Lists, klik ikon Edit ( ) yang ditampilkan di samping nama department.
Lakukan perubahan yang diperlukan. Anda dapat mengklik Change Logo untuk mencari dan memilih logo baru bagi department tersebut.
Klik Save.

Menonaktifkan Department

Jika diperlukan, Administrator dapat menonaktifkan department sesuai kebutuhan bisnis. Saat department dinonaktifkan, semua Tickets, Articles, Contracts, Products, Activities, Workflows, dan SLAs yang terkait dengan department tersebut tidak dapat diakses.

Selain itu, web form yang sebelumnya dibuat untuk department tersebut perlu dibuat ulang.

Note:

Jika diperlukan, pengguna dapat memilih untuk memindahkan agen dan mail server ke department aktif lainnya. Saat department dinonaktifkan, pengguna akan memiliki opsi untuk menetapkan ulang agen dan mail server. Dengan begitu, email yang dikirim ke alamat yang sudah dipindahkan tetap dapat menghasilkan tiket di department baru. Mail server berperan sebagai gateway yang mengambil email yang dikirim ke alamat support dan meneruskannya ke Zoho Desk, lalu email tersebut diproses menjadi tiket. Mail server tidak membuat tiket secara langsung, tetapi memastikan email pelanggan tersedia untuk proses pembuatan tiket.

Jika opsi untuk memindahkan agen atau mail server tidak dipilih, dan agen tersebut bukan bagian dari department lain, agen akan tetap terkait dengan department yang dinonaktifkan. Dalam kondisi ini, saat agen masuk ke akun Desk, sistem akan menampilkan pesan peringatan: “You do not have access to any other department”.
Tiket tidak dapat dipindahkan ke department lain. Hanya agen dan email yang dapat dipindahkan.
Anda hanya dapat menonaktifkan department, bukan menghapusnya.
Saat department yang sebelumnya dinonaktifkan kembali diaktifkan, tiket lama yang terkait dengan department tersebut akan tetap tersimpan. Namun, pemindahan agen dan email tidak dapat dibatalkan.

Untuk menonaktifkan department:

Buka Setup ( ) > Organization > Departments.
Di halaman Department Lists, arahkan kursor ke department yang ingin dinonaktifkan.
Klik toggle untuk menonaktifkan department tersebut.
Pilih department aktif dari menu drop-down untuk memindahkan agen dan mailbox support.
Klik Transfer and Disable.

Mengaktifkan Department

Anda dapat mengaktifkan kembali department yang sebelumnya dinonaktifkan di Zoho Desk.

Untuk mengaktifkan department:

Buka Setup ( ) > Organization > Departments.
Di halaman Department Lists page, klik tab Inactive di bagian atas untuk menampilkan daftar department yang tidak aktif.
Arahkan kursor ke department, lalu klik toggle untuk mengaktifkannya.
Department akan kembali aktif. Anda perlu mengaitkan agen ke department ini karena agen yang sebelumnya menjadi bagian dari department tersebut sudah dipindahkan saat department dinonaktifkan.

Add-on Department

Untuk membuat department tambahan di akun Zoho Desk, pengguna dapat membeli Department Add-On melalui store Zoho.

Untuk edisi Enterprise, tersedia 50 department secara default. Melalui Department Add-On, pengguna dapat menambahkan hingga 450 department lagi melalui store, sehingga totalnya menjadi maksimal 500 department per akun Desk.

Harap diingat:

Penambahan department tersedia untuk edisi Enterprise dan paket lain yang setara. Ini berlaku juga di Zoho One, CRM Plus, dan Service Plus.
Untuk paket Desk Enterprise, Anda dapat langsung membeli add-on dari store dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini. Namun, untuk paket bundling seperti Zoho One, Service Plus, dan CRM Plus, pelanggan perlu mengajukan permintaan ke layanan terkait. Tim payments kemudian akan memproses penambahan add-on melalui metode offline.
Harga untuk membeli department tambahan adalah sebagai berikut:

Bulanan: $7 per department
Tahunan: $6 per department

Jika pengguna Enterprise yang sudah ada memilih untuk downgrade dari paket Enterprise ke paket Standard atau Professional, jumlah department akan disesuaikan dengan batas pada paket yang baru. Dalam kondisi tersebut, jika pelanggan ingin tetap mempertahankan dan membeli department tambahan, mereka perlu upgrade kembali ke edisi Enterprise dan membeli Department Add-On.

Membeli Department Add-On

Buka akun Zoho Desk Anda.
Klik foto profil Anda.
Pilih tombol Subscription yang berada di sebelah edisi paket Anda.
Jendela terpisah akan terbuka dan menampilkan halaman Zoho Store.
Klik Upgrade Agent/Add-ons.
Pada halaman Manage your Zoho Desk Subscription, pilih jumlah department add-on yang diinginkan, hingga maksimal 450.
Klik Proceed, lalu lanjutkan proses pemesanan dan pembelian.

Catatan: Kolom After Addition pada halaman Upgrade Add-Ons akan menampilkan jumlah total department di akun Anda. Jumlah ini mencakup department yang sudah ada, yaitu department aktif saja, serta department tambahan yang dibeli melalui add-on.