My Zoho Story #3 10を超えるZoho サービスを活用 〜マーケティング・営業・会計業務編〜(箕輪 泰子さん)

My Zoho Story #3 10を超えるZoho サービスを活用 〜マーケティング・営業・会計業務編〜(箕輪 泰子さん)



こんにちは。Zoho コミュニティチームです。

 

「My Zoho Story」では、Zoho の活用により自社ビジネスを成長させてきた軌跡を、さまざまな業界のユーザーにお聞きします。その経験や知見を、Zoho 活用の幅を広げる参考にしていただきたいと考えています。

 

今回ご登場いただく株式会社コンテックス 箕輪 泰子さんは、機械開発支援や技術系の産業翻訳・通訳事業を展開する同社の中で、システム運用担当者の役割を担っています。箕輪さんと同社がどのようにZoho を活用し進化してきたのか、そのストーリーを聞きました。

 

――貴社の事業内容についてご説明ください

弊社は1983年に技術開発を支援する事業として創業し、現在は機械開発支援、技術者派遣、技術系の産業翻訳・通訳、Zoho 導入支援を行っております。

 

――Zoho の利用歴を教えてください

4年ほどになります。

 

――貴社の業務プロセスにZoho を採り入れた経緯を教えてください

弊社の業務システムは、エクセルから始まり、オンプレミスのファイルメーカー、そして自社でフルスクラッチ開発したシステムを運用していました。

 

上記システムが老朽化したため、柔軟なシステム運用ができるクラウドサービスを探していました。Zoho は、50を超えるサービスを提供しているので、今までは想像していなかったようなシステムの使い方もできるのではないかと感じたためです。

 

――以前に利用されていた他社サービスと比較していかがですか?

Zoho の最大の魅力は、自社でシステムの修正や新機能の開発が迅速に行える点ではないでしょうか。変更が即座にシステムに反映され、何度でもテストができることや、自社独自の項目設定が容易に行えることにより、システム開発にかかる時間と費用を大幅に削減できたと感じています。

 

また、機能ごとにアプリケーションが分かれていることも使いやすさにつながっていると思います。ユーザーの割り当ても柔軟であり、情報の管理が容易です。

 

 

――Zoho サービスの主な活用方法や、どのような業務プロセスで活用されているかを教えてください

主に営業・マーケティング分野のサービスから使い始め、Zoho CRM を顧客/商談管理、Zoho Books では販売管理を行っており、Zoho Campaigns、Zoho Forms、Zoho SalesIQ、Zoho Sites を連携させながら、潜在顧客と既存顧客のニーズを確認し、営業・マーケティング業務に活用しています。

また、契約書作成用としてZoho Sign、ファイルストレージとしてZoho WorkDrive やデータ差し込みで帳票を作成するZoho Writer なども大変重宝しています。


 

――Zoho CRM / Zoho Books / Zoho Forms をどのように利用されていますか?

Zoho CRM :案件仕様書のようにカスタマイズしており、すべての案件を商談タブに登録します。特に翻訳業務では、翻訳対象言語、文章の文字数、納品ファイルの形式、図表の翻訳有無など、詳細な仕様情報を商談タブに追加し、「翻訳業務カルテ」の画面に反映させています。カルテのように項目を表示させたり、商品別に画面を構成することなど、Zoho の柔軟な設定機能は大変魅力的に感じています。

 Zoho Books :Zoho CRM  と連携しているため、どのお客様がどの商品をいつ購入しているか、また粗利の貢献度も把握でき、ダッシュボードやレポートを通じて視覚的に分かりやすくなりました。そのため、営業やマーケティングの会議資料を別途用意する必要がなく、この画面を共有するだけで対応できるようになりました。 

Zoho Forms :社内稟議や出張精算などの承認が必要なフォームを積極的に作成しています。これらのデータはZoho Sheets にエクスポートして管理でき、レシートなどの証拠書類もアップロードできるため、業務負担が軽減し、作業が非常に効率的になりました。経理担当者もこのデータを参照しながらネットバンキングで支払いを行っています。 

 


ーー上記サービス以外で活用しているZoho サービスはありますか?

Zoho Campaigns、 Zoho PageSense、Zoho SalesIQ、Zoho Survey です。

 

Zoho Campaigns : Zoho CRM の顧客へメルマガを配信し、Zoho Sites で作成したサービスごとのランディングページへ誘導しています。 

 Zoho PageSense :ランディングページやホームページに当サービスのコードを埋め込み、アクセス件数やコンテンツの配置・内容の検討に役立てています。

 Zoho SalesIQ :ホームページ訪問者情報をZoho CRM の見込み客へ自動登録しています。 

 Zoho Survey :社内外向けのアンケートや、仕入れ先企業の登録番号調査などを行っています。 

 


――連携しているZoho サービスについて教えてください

Zoho Flow による自動化を進めています。例えば、商談作成時に必要項目を入力し商談登録後、Zoho Books で見積書が自動作成されるように設定しています。

また、Zoho Projects で商談用の新規プロジェクトが作成され、案件ごとのプロジェクトメンバーやタスクが自動で設定されます。商品の納品後は請求書の自動作成と、関連プロジェクトのクローズも自動処理で行っています。

 

――今後どのようにZoho を活用していきたいですか

将来的に社内基幹システムとして最大限活用していきたいと思っています。

 

今後も「My Zoho Story」を通じて、あらゆる業界のZoho 活用方法について発信していきます。

ひきつづきよろしくお願いいたします。

 

Zoho コミュニティチーム



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                                  • Zoho Desk & Tasks

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                                    We send and receive hundreds of emails each week—ranging from work-related updates, personal messages, important documents, and even spam. With so many emails flooding your inbox, it can quickly become chaotic. Some emails are urgent, some are for reference,
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                                    The Zoho Books web ui has an option to add a new vendor. Though I can't find an API to create a vendor. Is there an API available for creating a new vendor? Regards, Vinod
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                                    Hi, I'm no coder, so I thought I could make use of Chat GPT to generate some Deluge script to create a function that would check order frequency of our customers so that I could send an email if they go beyond their usual order pattern. Chat GPT and Claude
                                  • Customization of "List Price" naming convention

                                    Surely this has been brought up before, but does Zoho plan to allow the customization of the List Price field? For example, the ability to rename to: Sell Price Sale Price Market Price Ticket Price etc etc
                                  • Dashboard Analytics - Time to fill a job

                                    Hello! I'm creating a dashboard and want a chart that displays the recruitment SLA (time to fill) of job openings. I created a report that retrieves the SLA for each job opening. However, when generating the chart, the information does not appear as I
                                  • Zoho People U.S. Compensation Setup

                                    We're new to Zoho and Zoho People Plus. So far, we like what we see as an HRIS system to suit our small USA-based (under 20-person) non-profit. However, we can't figure out how to configure the Compensation Service to reflect our workplace. We'd simply
                                  • Zoho Desk - Archiving Contacts

                                    Hi, We have a lot of customers in Zoho Desk with associated contacts. When a contact leaves we want to be able to still have their tickets in our history as this is important. But we don't want to have all these contacts that no longer work for the company.
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                                    Hi, I want to be able to create a Power BI report which has live updates of ticket data from zoho desk, is this possile at all? Thanks Jack
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                                    Dear Zoho Desk Support Team, We are currently utilizing both Zoho Desk and Zoho SalesIQ for our customer support operations. While both platforms offer WhatsApp integration, we are facing challenges due to the requirement of separate WhatsApp numbers
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                                    Hello, I am using make.com to create a contact and then invoice for a Shopify orders. However, while creating contact I'm getting "please provide a valid state code" error even though I'm providing correct state code. For example I'm providing MH as state
                                  • Create View to See Tickets Closed within the last 3 days

                                    I'm trying to create a view in Zoho Desk that shows me "recently closed ticket," which I will define as tickets closed in the last 3 days. I want this view to update so that whenever I click to view it is recalculates and shows me tickets closed within 3 days from that moment. When I try to Create a view and use the criteria of "Ticket Closed Time" I have to specify a discrete time frame (on or before a specific date). It doesn't allow me to define time/date dynamically like I can do with date fields
                                  • I'm so confused by the new (?) look

                                    I've been off Notebook for a long time, neglecting the app and never visiting the website. I decided to renew my commitment to it. It looks completely different! When I logged on before (app or browser page) I'd see a very pretty display of my multiple
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                                    A empresa onde trabalho está em busca de calcular melhor o retorno sobre o investimento de das suas campanhas do Meta Ads. A zoho junto com a Google fez um excelente trabalho e disponibilizou o cálculo desse retorno de forma maestral com o dashboard abaixo.
                                  • Email alias per task list so these tasks don't get listed under a 'General' task list that we didn't create nor use

                                    Using an email alias to add tasks is very good for forwarding emails directly into Zoho Projects however everything gets listed under a 'General' task list which is counter-intuitive. It would be good to have an email alias for each task list so we can
                                  • Can Zoho Flows repeat Actions more than once?

                                    I'm attempting to make an intentional Zoho Flow loop using the below layout. However, when "WithinLimit" condition is met, the program fails to execute the action "Get & Add Request Co..." again. Is this by design? Is Zoho Flows unable to repeat actions
                                  • Workflow to auto close Open Deals after 7 days?

                                    I want to set up a Workflow to Automatically close Deals as Lost after 7 days from their created date, (Regardless of activity or not) I am new to Zoho however I read 2 different ways to do it. 1 required to create a custom Date field and the other looked
                                  • Enable Filtering by Notes in Accounts & Other Modules

                                    I noticed that we have the option to filter by notes in the Contacts module, which is great. However, in our company, we add notes specific to an Account, and currently, there's no option to filter Accounts with notes. Can this be enabled? It would also
                                  • Zoho Marketing Automation Cannot Sync Lookiup Fields

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                                  • Mail > Columns

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                                    Hello, I’m experiencing an issue with our Marketing Automation 2.0 integration with Zoho CRM. We have multiple segments defined in Marketing Automation, each with criteria based on field values synced from Zoho CRM. If a field value changes in Zoho CRM,
                                  • Creator Simplified #6 : Create custom buttons for multiple records using form object

                                    Hey Creators! It's learning time! Requirement Perform actions for multiple records in a single button-click using a form object. Sample Use-case In an employee management app, the HR needs to send a mail on a button-click to all employees regarding a
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                                    I'm experiencing persistent OAuth errors when trying to connect Make with Zoho API. I've tried multiple approaches but keep encountering the following issues: First error: 'Invalid Redirect Uri - Redirect URI passed does not match with the one configured'
                                  • Bulk Delete Images

                                    How do I bulk Delete Images from Zoho Campaigns. We have been using the Zoho since 2019 and can still only see the option to delete images one by one and we have a lot of old Campaign imagery we don't need anymore. Thanks!
                                  • Next Page