Tip#23 【Zoho CRM】既存のレコードに一括で数式項目を反映させる方法

Tip#23 【Zoho CRM】既存のレコードに一括で数式項目を反映させる方法

みなさん、こんにちは。
今回は既存のレコードに一括で数式項目の値を反映させる方法について紹介します。
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Zoho CRMの数式項目を、自社の運用にあわせてご活用いただくことで、Zoho CRMをより便利に利用いただくことができます。
(※数式項目はプロフェッショナルプランからご利用可能です。)

数式項目の活用例として、社外向け(顧客向け)、社内向けそれぞれに以下のようなシナリオを考えてみます。
 
i)社外向け(顧客向け):
生命保険を販売する会社において、入力された生年月日に基づき現在の年齢を自動計算し、契約内容の適用が可能かどうかを判断する。

ii)社内向け:
営業担当者に支払うコミッションを、それぞれが担当している見込み客のデータをもとに自動で算出する。

ただし、数式項目が作成される以前から登録されているレコードには、数式項目を追加しても、数値は自動的に反映されません。既存のレコードにも数式項目を反映させたい場合は、既存のデータを再度編集、保存を行う必要があります。

そこで今日は、既存のレコードに一括で数式項目を適用させ、値を反映する簡単なTipをお送りします。

今回は、レコードを更新するためのチェックボックス項目を作成することで、既存レコードに数式項目を反映させる方法を紹介します。

1.右上の「設定」に移動


2. カスタマイズ > タブ&項目 に進み、数式項目を追加したいタブ(今回は見込み客)の右横の三点リーダーから「レイアウト」を選択
(今回は見込み客タブのレイアウトを選択)


3.数式項目を追加したいレイアウトの右横の三点リーダーから「レイアウトの編集」を選択
(今回は「標準」のレイアウトを選択)


4. 左側のパネルから、レイアウト内で使用できる項目を追加できるので、チェックボックス項目をドラッグアンドドロップして、レイアウト内に追加。「数式項目更新」という名前の項目を作成し、レイアウトを保存


5. 見込み客タブのビューに移動して、数式項目を更新したいレコードを選択


6. チェックボックスの値をオンにして、一括更新ボタンをクリック
(※一括更新は無料プランからご利用いただけます)
この一括更新の操作をトリガーにして、選択したすべてのレコードに編集、保存を行うことができます。

7. 更新ボタンをクリック


1.で表示していた見込み客レコードを確認すると、数式項目の値が反映されています!


(※一度に更新を適用できるレコード数の上限は500件です。100件表示にした一覧画面で1ページ目から5ページ目までそれぞれ全件を選択することで、合計500件を選択・更新できます。)

今回のTipがお役に立てば幸いです。
以上となりますが、他にも既存レコードに数式項目を反映させる、みなさまの良い方法がありましたら、コメントいただけると嬉しいです!

このTipはGlobal本社のTips&Tricksを基に作成しています。


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