Tip#33【Zoho Desk】問い合わせを指名した担当者に割り当てる

Tip#33【Zoho Desk】問い合わせを指名した担当者に割り当てる

本日はヘルプデスクソフトウェアの「Zoho Desk 」に関するTips&Tricksです。

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前回のZoho Desk に関するTips&Tricksでは、「順繰り(ラウンドロビン)」について紹介しました。こちらは、各メンバーに順番に問い合わせチケットの割り振りを自動で行ってくれる機能でした。

今回は特定の条件にあわせて、メンバーを指名して割り当てられる「指名割り当て」の機能を紹介します。
(※「指名割り当て」は、スタンダードプランからご利用可能です。)
例えば以下のような場合に便利です。
  • 「この製品に関する問い合わせはセールスチームのXさんに割り当てたい...」
  • 「都道府県によって、それぞれの支社のサポート担当に問い合わせを割り振りたい...」

◎新しい「指名割り当て」の割り当てルールを作成する
1. 前回のZoho Desk のTipの手順と同様、Zoho Deskにサインインし、
右上の設定→「自動化」の「割り当てルール」をクリック

その後、左側の「指名割り当て」をクリック→右上の「新しい指名割り当て」へ進む



2. 新規作成する指名割り当てのルール名などを入力


(1)ルール名:指名割り当てのルール名を記入します。
(2)説明:この指名割り当てルールについての詳細を記入します。
(3)有効:このチェックボックスをオンにすると、この割り当てルールを保存した後、すぐにルールが適用されるようになります。
(4)ルールの実行タイミング:割り当てルールを発動させるタイミングを設定します。

3. 入力が完了したら、下部の「対象の追加」をクリックし、 指名割り当ての詳細設定を行う。

今回は、以下のような条件の際は、すべて担当の佐藤さんに問い合わせを割り当てる設定を行います。
  • 関東エリアにある企業からきた問い合わせ
  • かつ、Zylkerサービス(製品名に"Zylker"がつく製品)に関する問い合わせ
  • かつ、商談を受注したことがある既存顧客(CRMの連絡先の種類が"customer")からの問い合わせ
(※Zoho CRM の連携は、スタンダードプランからご利用可能です。)



4. 下部の「保存」をクリック。

これで完了です。
このように、指名割り当てルールを設定することで、特定の条件に当てはまる問い合わせを確実に担当者を指名して割り当てが可能です。

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いかがでしたか?
今回のTipが皆さまのお役にたてば幸いです。

今回ご紹介した機能の詳細は、以下のナレッジベースをご参照ください。
・問い合わせの割り当てルールの作成

・顧客分類モードの使用
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