Tip#73【Zoho Desk】「ブループリントを使用して承認プロセスを管理する方法」

Tip#73【Zoho Desk】「ブループリントを使用して承認プロセスを管理する方法」

みなさま、こんにちは。
今回のTips and Tricksでは、Zoho Desk のブループリントを使用して、承認プロセスを処理する方法を紹介します。

◎ブループリントとは?
Zoho Desk のブループリント機能では、事前定義されたビジネスプロセスに基づいてフローを作成したり、個々のニーズに基づいてプロセスをカスタマイズできます。
これにより、プロセスの各ステージ(工程)で取るべきアクションを画面上で担当者に提示し、適切かつ迅速に業務を遂行できるように誘導します。

▶︎ブループリントについてはこちら

 
◎ブループリントを使用して承認プロセスを管理する方法
ブループリントは多くの複雑なビジネスプロセスを自動化できますが、今回は「ブループリントを使用して、問い合わせ返信のレビュープロセスを処理する方法」を紹介します。

【例】
問い合わせのステータスが「レビュー待ち」に設定されたチケットを、サポートチームのリーダーが内容を確認し、それぞれの結果ごとにフローが進行する。

・「承認」の場合→ステータスを「サポートチームレビュー済み」に変更
・「却下」の場合→ステータスを「内容修正」に変更。また、問い合わせ担当者に通知を飛ばす

1. 設定>自動化>ブループリントをクリック
2. 「ブループリントの作成」をクリック、ブループリント名を入力
3. すべての連絡先や問い合わせチケットにブループリントを適用する場合は、「すべてのデータ」を選択
特定の条件に当てはまるものに限定して適用する場合は、「特定のデータ」を選択し、ブループリントの対象となるデータを指定
設定したら「次へ」をクリック



4. 「+ 状態の追加」をクリックして、以下の3つのステータスを追加
・レビュー待ち
・サポートチームレビュー済み
・内容修正待ち

5. 各ステータスをドラッグ&ドロップで繋ぎ、新しい遷移を作成



6. 「遷移前」タブで、このリクエストを承認、または却下する部門やチームを選択
必要に応じて、遷移中、遷移後の処理も各タブにて設定が可能です。

7. 「遷移後」のタブから、ステータスが内容修正に切り替わった後に問い合わせ担当者に通知するように設定する



8. ブループリントを保存し、ブループリントの一覧からステータスが有効になっているか確認



ブループリントを設定すると、各ステージで発生するさまざまなルーチンワークを自動化できます。
ブループリントを利用して、正確かつ迅速な業務を実現しましょう!

今日のTipがお役に立てば嬉しいです。

・ブループリント機能はプロフェッショナルプランからご利用可能です。

本日紹介した機能に関するヘルプは以下をご確認ください。
・ブループリント - 概要: https://zurl.co/WthB
・Zoho Deskでのブループリントの作成: https://zurl.co/fUkP
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