Zoho Forms : au-delà de la collecte des données

Zoho Forms : au-delà de la collecte des données



Il est reconnu que les formulaires en ligne sont depuis longtemps des outils efficaces pour la collecte de données. Leur potentiel ne se limite toutefois pas à cela. Les organisations, peu importe leur taille, ont tendance à intégrer le processus d'approbation dans leur quotidien. Qu'il s'agisse de demandes de congés, d'achat, de propositions de projets ou de remboursements de frais, les demandes d'approbation peuvent être compliquées à gérer et prendre beaucoup de temps. Les heures passées à rechercher les approbateurs à travers différentes documentations et à s'efforcer de maintenir la transparence peuvent nuire à la productivité et avoir un impact sur l'efficacité globale de votre entreprise.
Cet article montre comment Zoho Forms vous permet de mettre en place et d'automatiser un processus d'approbation au sein de votre organisation. 

Automatiser les approbations en toute simplicité

Un processus d'approbation guide une demande du début à la fin, en s'assurant que toutes les bonnes personnes en prennent connaissance et donnent leur accord. Avant d'aborder les avantages spécifiques de l'utilisation de Zoho Forms pour rationaliser les processus d'approbation, passons rapidement en revue les premières étapes d'une transition fluide vers un processus d'approbation efficace et rationalisé.



  • Identifier les processus d'approbation de votre organisation qui comportent plusieurs étapes. Ce sont ceux qui peuvent bénéficier le plus de l'automatisation.
  • Examiner les critères et exigences spécifiques de chaque processus d'approbation et s'assurer que le système automatisé peut se conformer aux politiques et procédures de votre organisation.
  • Choisir un créateur de formulaires en ligne doté de puissantes capacités d'automatisation qui vous permet de concevoir et de mettre en œuvre facilement des flux de travail d'approbation.
  • Créer des formulaires d'approbation qui capturent toutes les informations nécessaires pour chaque processus.
  • Définir une séquence d'approbateurs pour chaque étape du processus.
  • Garder les approbateurs et les demandeurs dans la boucle en envoyant des notifications.
Comme l'automatisation de l'approbation est un processus itératif, vous devrez évaluer et adapter en permanence vos flux de travail afin d'optimiser l'efficacité et de répondre aux besoins qui se font jour.

En quoi Zoho Forms vous aide-t-il à rationaliser vos processus d'approbation

Zoho Forms vous offre une solution automatisée et efficace pour rationaliser tous vos processus d'approbation grâce à des formulaires d'approbation personnalisés, adaptés à vos besoins. Prenons par exemple le processus d'approbation des demandes d'achat. Au lieu d'avoir à gérer des piles de formulaires papier ou de longues discussions par e-mail, vous pouvez concevoir un formulaire en ligne intuitif qui capture les informations nécessaires à l'achat, telles que les détails du produit, les quantités, les budgets et les justifications. Une fois le formulaire soumis, le processus d'approbation s'enclenche.
 
Avec Zoho Forms, vous pouvez mettre en place des workflows d'approbation automatisés pour transférer les demandes aux responsables des services concernés de votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes reçoivent les demandes, ce qui élimine les blocages et accélère le processus d'approbation.
  • Créer des workflows d'approbation sans avoir de connaissances en codage.
  • Configurer plusieurs niveaux d'approbation avec des approbateurs désignés au sein de votre organisation.
  • Notifier les approbateurs lorsque de nouvelles entrées de formulaire sont reçues pour revue.
  • Recevoir des mises à jour en temps réel directement dans votre boîte mail à chaque étape du processus d'approbation.
  • Envoyer des e-mails personnalisés aux demandeurs à chaque étape de l'approbation et lors de l'approbation finale ou du refus.
  • Permettre aux approbateurs de donner les raisons de leur décision afin que les autres approbateurs puissent en tenir compte.
  • Faciliter la collaboration entre les approbateurs en autorisant les commentaires et les discussions.
  • Autoriser l'administrateur chargé de l'approbation à approuver ou à refuser les demandes au nom des autres approbateurs.
  • Envoyer un e-mail ou un SMS, ou assigner une tâche, lorsqu'un ensemble défini de conditions sont remplies lors de l'approbation finale ou du refus. Par exemple, si une demande de dépense dépassant un certain montant est approuvée, vous pouvez envoyer un e-mail aux responsables concernés, afin qu'ils soient informés des dépenses importantes qui requièrent leur attention.
  • Intégrer des formulaires dès l'approbation des données qui y sont saisies.
  • Mettre en place un workflow d'approbation en ligne ou hors ligne grâce à l'application mobile de Zoho Forms.

Les cas d'utilisation du workflow d'approbation des formulaires

Les workflows d'approbation de formulaires sont courants dans les entreprises et les organisations qui ont besoin de collecter des données, puis de les examiner et de les approuver avant de les traiter. Voici quelques exemples d'utilisation des workflows d'approbation de formulaires :

Onboarding des employés

Dans les organisations où toutes les activités administratives sont gérées par une seule personne ou qui n'ont pas encore mis en place une division RH, le responsable peut utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les informations concernant les nouveaux employés, telles que les données personnelles, la fonction et le service, puis envoyer le formulaire pour approbation aux responsables ou chefs d'équipe concernés avant que l'employé ne puisse être officiellement intégré dans l'entreprise.

Demandes de congé

Les organisations peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes de congé des employés, y compris le type de congé, les dates et les raisons. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés avant que le congé ne soit autorisé.

Demandes d'achat

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes d'achat des employés, en indiquant les articles, les quantités et les budgets. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables ou chefs de service concernés avant que l'achat ne soit autorisé.

Rapports de dépenses

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les notes de frais des employés, y compris les dépenses telles que les voyages, l'hébergement et les repas. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés ou au personnel comptable avant que les dépenses puissent être remboursées.

Demandes de services

Les prestataires de services peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour recueillir les demandes de services des clients, y compris le type de service, l'étendue et le budget. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux chefs de projet ou au personnel chargé de la prestation de services avant que le service puisse être lancé.
 
 
Utilisez-vous Zoho Forms dans votre organisation ? Partagez avec nous dans les commentaires comment vous utilisez Zoho Forms à différentes fins dans votre organisation.

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                                  • Zoho Desk integration with Power BI

                                    Hi, I want to be able to create a Power BI report which has live updates of ticket data from zoho desk, is this possile at all? Thanks Jack
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                                  • Ability to Choose Task List and Add Subtasks When Creating Tasks from Zoho Desk

                                    Hi Zoho Desk Team, Hope you’re doing well. We’re using the Zoho Desk–Zoho Projects integration to seamlessly connect customer tickets with project tasks. While the integration works great overall, we noticed two important limitations that affect our workflow
                                  • Sync Task Status from Zoho Projects to Zoho Desk

                                    Hi Zoho Desk Team, Hope you’re doing well. We’re actively using the Zoho Desk–Zoho Projects integration, which helps our support and project teams stay aligned. However, we noticed that when we change a task’s status in Zoho Projects, the change is not
                                  • Default/Private Departments in Zoho Desk

                                    1) How does one configure a department to be private? 2) Also, how does one change the default department? 1) On the list of my company's Zoho Departments, I see that we have a default department, but I am unable to choose which department should be default. 2) From the Zoho documentation I see that in order to create a private department, one should uncheck "Display in customer portal" on the Add Department screen. However, is there a way to change this setting after the department has been created?
                                  • Retainer invoice in Zoho Finance modlue

                                    Hello, Is there a way of creating retainer invoices in the Zoho Finance module? If not can I request this is considered for future updates please.
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                                    We want to do something like the attached screenshot on our new zoho store. We need image swatches instead of normal text selection. We want to user to select an image as color option. Is this doable? I don't see any option on zoho backend. Please h
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                                    Remember the first time your grandmother gave you cash for a birthday or New Year's gift, Christmas gift, or any special day? You probably tucked that money safely into a piggy bank, waiting for the day you could buy something precious or something you
                                  • Zoho CRM IP Addresses to Whitelist

                                    We were told to whitelist IP addresses from Zoho CRM.  (CRM, not Zoho Mail.) What is the current list of IP Addresses to whitelist for outbound mail? Is there a website where these IP addresses are published and updated?  Everything I could find is over
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                                    Sometimes I find the color of text boxes changed to a different color. This seems to happen when I reopen the same slide deck later. In the image that I am attaching, you see that the colors of the whole "virus," the "irology" part of "virology," and
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                                    Greetings Marketers! This post aims to differentiate between Zoho Marketing Automation and Zoho Campaigns. By the time you get to the end of the post, you will be able to choose a product that objectively suits you. What is Zoho Marketing Automation?
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                                    It’s Halloween again! Halloween is celebrated with spooky symbols and meanings based on history and traditions, with each region adding its own special touch. While we were kids, we would dress up in costumes along with friends, attend parties, and enjoy
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                                    I created a Rollup Summary (Decimal) field in my module, and it shows values correctly. When I try to reference it in a Formula Field (e.g. ${Deals.Partners_Requested} - ${Deals.Partners_Paid}), I get the error that the field can’t be found. Is it possible
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                                  • Kaizen #8 - Handling Recurrence and Participants in the Events Module via API

                                    Hello everyone! We are back this week with an exciting post—Handling recurrence and participants in the Events module through API. First things first—What is the Events module? "Events" is a part of the Activities module in Zoho CRM.  An event is an activity that happens at a given place and time. You can find Events on the user's Zoho CRM's home page, Activities home page, Calendar, and in other related records. What are the types of Events? Events are of two types—Recurring and non-recurring events.
                                  • Marketer’s Space - Get Holiday-Ready with Zoho Campaigns

                                    Hello marketers, Welcome back to another post in Marketer’s Space! Q4 is packed with opportunities to connect with your audience - from Halloween, Black Friday, and Cyber Monday, to Thanksgiving, Christmas, and New Year. In this post, we’ll look at how
                                  • Personalized demo

                                    can I know more about the personalized demo we are construction company and
                                  • Next Page