Zoho Projects - Rapports

Zoho Projects - Rapports



Suite à l'article précédent, nous continuons la découverte des différents modules dans Zoho Projects. Dans cet article, découvrons les variétés de données en termes de diagrammes de Gantt et de rapports pour les tâches, les bugs et les feuilles de temps afin de vous aider à mesurer efficacement la productivité et la progression du travail.

Intérêt

  • Garder la trace de toutes les tâches d'un projet.
  • Gérer les activités qui se chevauchent et la surcharge des ressources.
  • Gérer les dépendances des tâches.
Les différents types de rapports disponibles dans Zoho Projects comprennent :
  • Les diagrammes de Gantt
  • L'utilisation des ressources
  • Planifié contre réel
  • Les rapports de projet
  • Les rapports de tâche
  • Les rapports de feuilles de temps

Les diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle du déroulement du projet. Il affiche des informations sur la progression, le propriétaire, le statut de la tâche et d'autres données liées à cette tâche. Dans Zoho Projects, vous pouvez visualiser le diagramme de Gantt par deux moyens :


Gantt des jalons : Les jalons, les listes de tâches et les tâches sont affichés en fonction de leur hiérarchie dans le projet. Les jalons sont représentés par un panneau, les listes de tâches par des barres horizontales noires et les tâches de différentes couleurs par des barres de Gantt horizontales.

Que pouvez-vous faire avec le Gantt des jalons ?

  • Modifiez n'importe quelle tâche dans le jalon de Gantt lui-même.
  • Faites défiler l'écran vers la droite pour afficher d'autres détails sur les tâches, comme le pourcentage d'achèvement, la durée, la date de début, la date de fin, le propriétaire et la priorité. Vous pouvez également voir le pourcentage d'achèvement des jalons et des listes de tâches.

  • Définissez la dépendance entre les tâches.

  • Sur l'axe vertical, les jours fériés sont affichés en rouge et les week-ends en bleu.
  • Pour accéder au jalon de Gantt à travers les projets, naviguez vers Accueil >> Rapports >> Jalon de Gantt. Dans cette section, vous pouvez consulter les jalons de Gantts pour tous les projets de votre entreprise. Si vous souhaitez afficher les résultats d'un projet spécifique ou d'un ensemble spécifique de projets, cliquez dans le coin en haut à droite pour filtrer les données en fonction du projet.
Gantt chronologique : Les barres de Gantt sont affichées en fonction de l'ordre de la date de début dans le projet. Les tâches et sous-tâches sont représentées par des barres de Gantt horizontales dans des couleurs différentes.

Personnaliser le diagramme de Gantt

Vous pouvez personnaliser les colonnes de Gantt depuis le bouton "Personnaliser colonne". Vous pouvez réorganiser l'ordre des colonnes ou même activer ou désactiver les champs à partir de ce bouton.


Pour personnaliser la couleur de la barre des tâches, survolez une barre de tâches, cliquez sur l'icône de personnalisation des couleurs et sélectionnez la couleur. La couleur de la barre est modifiée.


Tableau d'utilisation des ressources

Le graphique d'utilisation des ressources montre visuellement le travail réparti en heures et en pourcentage. Le temps d'inactivité est reflété. Lorsqu'une ressource est surchargée, vous pouvez la reprogrammer soit vers une autre ressource, soit vers un autre jour avec des heures de travail disponibles. Vous pouvez ajouter directement des tâches sur le graphique pour tout usager sélectionné.

Attribuer les tâches à partir du tableau d’utilisation des ressources

  • Allez dans "Rapports"
  • Sélectionnez "Utilisation des ressources" dans la liste déroulante du graphique.
  • Cliquez sur la barre de planification des tâches dans le graphique pour ouvrir la fenêtre pop-up "Attribuer un utilisateur".
  • Sélectionnez les heures de travail standards ou flexibles dans la fenêtre pop-up "Attribuer un utilisateur".
  • Remplissez les détails demandés.
  • Cliquez sur "Soumettre" pour mettre à jour le propriétaire de la tâche.


Heures planifiées vs. réelles pour les tâches

Planifié vs Réel est une fonctionnalité qui indique la progression du travail de l'utilisateur en fonction de la différence entre ses heures planifiées et ses heures réelles. Vous pouvez visionner à la fois le total des heures planifiées d'un utilisateur et les heures réelles passées par l'utilisateur dans un projet. La différence entre les heures planifiées et les heures réelles indique la progression de l'utilisateur du projet.


Rapports de tâche

La vue des rapports de tâches fournit une vue consolidée de toutes les tâches d'un projet en fonction de leur statut, de leur jalon, de leur priorité, de leur propriétaire et de leur pourcentage d'achèvement.
Avantages
  • Obtenir le nombre de tâches en fonction du pourcentage d'achèvement.
  • Visualiser les tâches de chaque utilisateur en fonction du pourcentage d'achèvement.
  • Créer des rapports sur mesure en comparant deux critères et en générant un rapport sur les tâches.
Types de rapports de tâches

      Les rapports de base

Les rapports de base vous donnent le nombre de tâches par rapport à cinq critères différents : statut, priorité, balises, propriétaire, ou pourcentage de réalisation.
  1. Statut - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches basé sur le statut des tâches.
  2. Propriétaire - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du propriétaire.
  3. Priorité - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction de la priorité des tâches.
  4. Pourcentage de réalisation - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du pourcentage d'achèvement des tâches.
  5. Balises - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction des balises.
  6. Projet - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches dans chaque projet.

      Les rapports avancés

Les rapports avancés vous donnent le nombre de tâches par propriétaire selon le statut, la priorité ou la réalisation. Vous pouvez également créer des rapports de tâches personnalisés basés sur différents critères.
  1.  Owner-wise Task Status - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du statut défini par le propriétaire.
  2. Achèvement des tâches par le propriétaire - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction du pourcentage d'achèvement défini par le propriétaire.
  3. Priorité de la tâche par le propriétaire - Rapport généré pour afficher le nombre de tâches en fonction de la priorité définie par le propriétaire.
  4. Rapport de tâche personnalisé - Rapport généré pour visualiser le nombre de tâches en comparant deux critères quelconques.
Vous pouvez changer le type de graphique à partir de la liste déroulante dans le coin supérieur droit. Cliquez pour personnaliser vos critères de filtrage et obtenir les résultats en conséquence.


Rapports sur les problèmes

Les rapports sur les problèmes donnent un aperçu détaillé de l'état des problèmes. Les problèmes peuvent être analysés en fonction de nombreux paramètres.

Rapports de base

Les rapports de base montrent l'état des problèmes en utilisant les paramètres les plus courants tels que le statut, la gravité, la balise, le rapporteur, renvoi à l'échelon supérieur, etc

Rapports avancés

Les rapports avancés répondent à des questions telles que "Combien de problèmes un propriétaire a-t-il à chaque étape ?" ou "Combien de problèmes ont été remontés et à quel niveau ?".


Rapports sur les feuilles de temps

Les rapports sur les feuilles de temps vous aident à suivre les heures enregistrées pour les tâches et les problèmes. Les rapports avancés montrent les heures approuvées, rejetées et en attente pour chaque utilisateur. Le rapport sur les feuilles de temps facturables et non facturables montre, bien entendu, combien d'heures sont facturables et non facturables par utilisateur.

Nous continuerons d'en découvrir dans nos prochains articles. En attendant, n'hésitez pas à poser vos questions en commentaire.

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                                  • Are there default/pre-built dashboards in Zoho Desk?

                                    Hi, I am looking for some pre-built dashboard templates in Zoho Desk, similar to what we can find in CRM/Projects, etc Thank you
                                  • Add image to report...

                                    Greetings, I send a weekly color coded report via Creator email. I would like to add the legend somewhere in the report. Header, footer where ever. I have the legend saved on Google Drive and can access it via shared link. Sure someone has wanted to add
                                  • Enable Locations for Expense

                                    Hi, please enable Locations (ex Branches) for Zoho Expense so that there is consistency between this app and Zoho Books. Thanks in advance.
                                  • Adding branded signature to tickets reply

                                    Hi, i am unable to figure out how to add signatures with logo to tickets reply. please advice .
                                  • Zoho Calendar not working since a few days

                                    Hey there, first off a minor thing, since I just tried to enable the Calendar after reading this in another topic (there was no setting for this though) : For some reason my current session is showing me based in New York - I'm in Germany, not using a
                                  • Settings Icon No Longer in ZOHO Desk?

                                    In ZOHO desk, there has been a gear icon for settings. as of yesterday, it is no longer there. I showed up briefly this morning but is gone again. Anybody else experiecing this?
                                  • Zoho Marketing Automation 2.0 - Landing Page function not working

                                    Dear Zoho Team, I am working on implementing Zoho Marketing Automation 2.0, and am now looking into the section "Lead Generation". If I open the "Landing Pages" section, I immediately get an Error code: Error: internal error occurred. Can you help me
                                  • WebDAV / FTP / SFTP protocols for syncing

                                    I believe the Zoho for Desktop app is built using a proprietary protocol. For the growing number of people using services such as odrive to sync multiple accounts from various providers (Google, Dropbox, Box, OneDrive, etc.) it would be really helpful if you implemented standard protocols such as WebDAV / FTP / SFTP so that alternative inc clients can be used.
                                  • Zoho Mail Android app update: Manage folders

                                    Hello everyone! In the latest version(v2.9) of the Zoho Mail Android app update, we have brought in support for an option to manage folders. You can now create, edit, and delete folders from within the mobile app. You can also manage folders for the POP
                                  • How to share ticket numbers across different ticket types

                                    I'm running an event and have three different ticket types. Add on Event + Main Event - Early bird Main Event only - Early bird Add on Event only - Early bird And Standard class - shown but not available until early bird finishes Add on Event + Main Event
                                  • Adding Social Media Buttons to Basic Campaigns

                                    Hi, I'm quote new to using Zoho Campaigns and I can't work out how to add Social Media Buttons into my basic campaign? In MailChimp there's a button that brings the icons into your campaign for you. I've tried adding the social media icons as 'buttons' in Zoho but it's not looking great. Can anyone help? Thanks!
                                  • Hide Inactive Social Sign-In Providers from Login Screen

                                    Hello Zoho Team, We hope you are doing well. Currently, Zoho One allows admins to configure security policies and enable or disable Social Sign-In options for third-party providers such as Apple, Google, Microsoft, LinkedIn, Yahoo, Twitter, Facebook,
                                  • Zoho Cliq not working on airplanes

                                    Hi, My team and I have been having this constant issue of cliq not working when connected to an airplane's wifi. Is there a reason for this? We have tried on different Airlines and it doesn't work on any of them. We need assistance here since we are constantly
                                  • Calls to accounts rather than leads or contacts?

                                    So..... We have a dilemma and I'm hoping someone has encountered this before and figured out a fix. We have just migrated to Zoho. It's great.....expect for how "Calls" are handled.... We are B2B. We do not use the leads module. A "Lead/Prospect" for
                                  • LESS_THAN_MIN_OCCURANCE - code 2945

                                    Hi I'm trying to post a customer record to creator API and getting this error message. So cryptic. Can someone please help? Thanks Varun
                                  • Sending emails from an outlook account

                                    Hi, I need to know if it's possible to send automatic emails from an Outlook account configured in Zoho CRM and, if so, how I can accomplish that. To give you some context, I set up a domain and created a function that generates PDF files to be sent later
                                  • [Free Webinar] AI Agents in Zoho Creator - Creator Tech Connect

                                    Hello Everyone! We welcome you all to the upcoming free webinar on the Creator Tech Connect Series. The Creator Tech Connect series is a free monthly webinar that runs for around 45 minutes. It comprises technical sessions in which we delve deep into
                                  • How to update "Lead Status" to more than 100 records

                                    Hello Zoho CRM, How do I update "Lead Status" to more than 100 records at once? To give you a background, these leads were uploaded or Imported at once but the lead status record was incorrectly chosen. So since there was a way to quickly add records in the system no matter how many they are, we are also wondering if there is a quicker way to update these records to the correct "Lead Status". I hope our concern makes sense and that there will be a fix for it. All the best, Jonathan
                                  • Ship via Carrier Not Working Since Commerce Update

                                    Since the recent update to the Commerce platform, I can no longer use the ship via carrier function. It will take me to the address screen and let me verify them but when I go to save and move tot he next screen it will not do anything. This is happening
                                  • automations: Can I execute a step on a specific date?

                                    I have created a form in Zoho forms, and created a contacts list. I have also begun setting up an automation with the intention of sending the form to the contact list on a specific date every month (via email) for the entire year (essentially sending
                                  • Image Upload Field | Zoho Canvas

                                    I'm working on making a custom view for one of our team's modules. It's an image upload field (Placement Photo) that would allow our sales reps to upload a picture of the house their working on. However, I don't see that field as a opinion when building
                                  • Zoho sheet desktop version

                                    Hi Zoho team Where can I access desktop version of zoho sheets? It is important as web version is slow and requires one to be online all the time to do even basic work. If it is available, please guide me to the same.
                                  • Zoho Expense - The ability to add detail to a Trip during booking

                                    As an admin, I would like the ability to add more detail to the approved Trips. At present a requestor can add flights, accommodation details and suggest their preferences. It would be great if the exact details of the trip could be added either by the
                                  • Simplified Call Logging

                                    Our organization would like to start logging calls in our CRM; however, with 13 fields that can't be removed, our team is finding it extremely cumbersome. For our use case, we only need to record that a call happened theirfor would only need the following
                                  • Signup forms behaviour : Same email & multiple submissions

                                    My use case is that I have a signup form (FormA) that I use in several places on my website, with a hidden field so I can see where the contact has been made from. I also have a couple of other signup forms (FormB and FormC) that slight differences. All
                                  • Adding Folders in Android App

                                    Is it possible to create a new email folder within the Zoho Mail Android app?  Or can this only be done from the desktop version of Zoho Mail? Cheers!
                                  • Schedule Exports for Regular Project Updates

                                    Tracking project data often means exporting data at regular intervals. Instead of manually exporting data every time, users can schedule exports for Phases, Tasks, and Tasks in Zoho Projects. These exports can be set to run once, daily, weekly, or monthly
                                  • Question about custom fields using Pivot Tables.

                                    I have created a pivot table showing annual revenue of a client and how much payment that client is paying my company. Is there a way using pivot table to add an additional field that subtracts those to fields / shows me a percentage of that difference?
                                  • Request for Light/Dark Mode

                                    Would love the ability to switch between Light and Dark mode similar to Zoho CRM. https://help.zoho.com/portal/en/community/topic/introducing-dark-mode-light-mode-a-new-look-for-your-crm
                                  • Signature field is showing black

                                    Hello, When customer signed the service form, it is showing as below picture Phone model: iPhone 16 Pro We tried delete and install application, but it not solved. This has on phone of a few person. There is any advice to solve this?
                                  • Journey Email - Ignored Contacts

                                    I have a journey setup which simply sends a string of emails over time. For some reason I am getting large amounts of the contacts who enter the first email being ignored and I can't find anywhere in reports or audit logs why these contacts are not
                                  • Involved account types are not applicable when create journals

                                    { "journal_date": "2016-01-31", "reference_number": "20160131", "notes": "SimplePay Payroll", "line_items": [{ "account_id": "538624000000035003", "description": "Net Pay", "amount": 26690.09, "debit_or_credit": "credit" }, { "account_id": "538624000000000403", "description": "Gross", "amount": 32000, "debit_or_credit": "debit" }, { "account_id": "538624000000000427", "description": "CPP", "amount": 1295.64, "debit_or_credit": "debit" }, { "account_id": "538624000000000376", "description":
                                  • Zoho Books - Include Payment Terms as a Custom View filter

                                    It would be great if you could created a custom view based on Payment Terms. This would be really handy for seeing a list of customers who have credit terms. A workaround is not required. I could do something with a creditor checkbox, but it would be
                                  • Next Page