Tip#8【Zoho Survey】アンケートの質問への回答は強要しないようにする
こんにちは！今回のTips and Tricksはアンケート作成ツール「Zoho Survey」です。 Zoho SurveyのTipsではアンケート作成やの運用に関するTipsを、Global本社が投稿しているトピックをもとにお送りします。 Zoho Surveyについて：https://www.zoho.com/jp/survey/ ----- アンケートは、回答者の考えや期待していることを把握するのに一番簡単で効果的な方法です。アンケートを集計することで、彼らの満足度を評価したり、最近使った製品についてどんな感想を抱いたのかを理解したり、今後のイベントや製品に何を期待しているのかを発見することができます。アンケートで適切な質問をすれば、回答者はそれに関して気に入った点、気に入らなかった点の両方を答えてくれるでしょう。ここでは、アンケートの質問に対してより適切に、また多くの回答を得るためのTipをお伝えします。【今週のヒント】 ◎回答者に質問への回答を強要しない正しい質問をするための基本的なルールとして、「すべての質問を必須項目に設定することを避ける」というものがあります。
Tip#7 【Zoho CRM】詳細フィルターの条件を保存する
みなさん、こんにちは。今回はシンプルながらも便利な、Zoho CRMの詳細フィルターに関するTipsです。 Zoho CRMをご利用の方は、設定した条件に基づいて簡単にデータを抽出できる詳細フィルターを活用している方も、多くいらっしゃるのではないでしょうか？しかし、ときどき別の顧客データを確認してから元のビュー画面に戻ってくると、作成したフィルター条件が解除されており、全ての顧客データが表示されている…という経験はありませんか？そんなときは、詳細フィルターの条件を保存しておくと便利です。（詳細フィルター機能は無料プランから利用可能です。） ◎例えばこんなときセミナーで獲得した見込み客にフォローコールを行いたいとします。予め作成したカスタムビュー「セミナーで獲得した電話番号がある見込み客」の見込み客データを確認します。 ※ビューの条件は以下の通り。「見込み客のデータ元」が「社内セミナー」と等しい「電話番号」が「空ではない」更にこのビューにあるデータの中から、まだ他の営業メンバーがフォローを開始していない見込み客を優先的にフォローしたいとします。まだ誰もフォローを開始していない見込み客のデータを、今回は詳細フィルターを使い、以下の条件で抽出します。
Tip#6 【Zoho CRM】Word of the day「タブ」
みなさん、こんにちは。今回のTips and Tricksでは、Zoho CRMの基礎的な機能や用語を改めて振り返ろうと思います。 Zoho CRMを使い始めた方も、Zoho CRMを長年ご利用いただいている方もぜひご覧ください！ Zoho CRMについて：https://www.zoho.com/jp/crm/ ----- ◎「タブ」とは？ Zoho CRMでは、データを類似性に基づいてグループや部門に分類しています。似たようなデータを持つ各グループをZoho CRMでは「タブ」と呼びます。それぞれのデータをタブごとにまとめ、各タブをクリックすると該当のデータが表示されます。例えば「見込み客タブ」は、具体的な取引や商談がまだ発生していない潜在顧客(リード）のデータををまとめておくタブで、クリックすると見込み客データの一覧が表示されます。他にも「連絡先」、「取引先」、「商談」、「見積書」など様々なタブがあります。 ◎「タブ」の種類 Zoho CRMの上部に表示されているタブ（赤線部）は全て異なるタブです。省略記号（三点リーダー）をクリックすると、より多くのタブを表示できます。タブには大きく分けて以下の二つの種類があります。
Tip#5 【Zoho Projects】検索機能を有効に使う
みなさん、こんにちは。今回のTips and TricksはZoho CRM Plusの中から、プロジェクト管理ツール「Zoho Projects」に関するTipsをお届けします！ Zoho CRM Plusについて：https://www.zoho.com/jp/crm/crmplus/ ----- Zoho Projectsは、社内のプロジェクト管理やメンバーのタスク・工数管理などを行えるサービスで、活用していくと日々のタスクやメンバーとのディスカッション内容、関連する書類など、プロジェクトに関する多くのデータが蓄積されていきます。そんなとき、多くの登録情報の中から欲しい情報を見つけてくれる検索機能を有効に活用すると良いでしょう。（グローバル検索は無料プランから利用可能です。） ◎検索ボックス検索ボックスは画面右上の隅にあり、すぐに検索を開始できます。また、プロジェクト内のどの画面からでもグローバル検索機能が使えます。 ◎検索結果画面例えば「プロジェクト」というキーワードでデータを探した際の、検索結果画面はこのようになります。以下画面の詳細説明です。 1: 検索対象のタブを選択
Tip#4 【Zoho SalesIQ】「定型文の回答」機能を使い、効率よくチャットの対応を行う。
いつもオンラインフォーラムをご利用いただき、ありがとうございます。 Zoho CRM Plusに含まれる製品について、Tipsをお届けしていきます！本日は、Zoho SalesIQのTips＆Tricksです。 Zoho SalesIQの「定型文の回答」についての概要（無料プランから利用可能です。）「定型文の回答」機能では、Zoho SalesIQのオンラインチャット利用時にチャット担当者がよく使うメッセージを予め登録しておき、チャットのやり取りを行う際にそのメッセージを挿入できます。これで１からチャットの回答を入力することなく、より早くお客さまとやりとりが行えます。また、作成した定型文を、特定のチャット対応者や部門のみが利用できるように公開を制限することも可能です。「定型文の回答」機能についてはこちら(英語のヘルプページとなります)： https://www.zoho.com/salesiq/help/canned-messages.html 「定型文の回答」を使うことのメリットこの機能を使用すると、以下の三点のメリットがあります。Zoho SalesIQを活用して、顧客対応の効率化を目指しましょう。
Tip#3 【Zoho Social】同じSNSの投稿を毎週/毎月繰り返す方法
みなさん、こんにちは。今回のTips and TricksはZoho CRM Plus内の「Zoho Social」からお届けします！ Zoho CRM Plusについて：https://www.zoho.com/jp/crm/crmplus/ ----- Q. FacebookやTwitterの投稿を行うのに、Zoho Socialを利用していますが、一定の間隔で同じ投稿を繰り返し行いたいです。何か良い方法はありますか？ ----- A. 「Zoho Social」では複数のSNSの投稿を一括で行うことができ、おすすめです。今回は、毎週/毎月の一定間隔で同じ投稿を繰り返す設定方法を紹介します。 ----- ◇◆繰り返し投稿の設定方法◆◇ （繰り返し投稿はスタンダードプランからご利用可能です。） 1. Zoho Socialの「投稿」タブを開く 2. 「新しい投稿」から新規投稿を作成 3. 右側の「特定の日付の予定」で、投稿する日時を設定（下部のスクリーンショットでは、2020年4月15日午前10:00に設定しています。） 4. 「この投稿を繰り返す」のチェックボックスをオン
Tip#2 【Zoho Campaigns】モバイル端末におけるCTAの重要性
こんにちは！前回に引き続き、「Zoho CRM Plus」に含まれるサービスのTipsを紹介していきます。本日は「Zoho Campaigns」です。 Zoho CampaignsのTipsではメール配信の運用に関するTipsを、Global本社が投稿しているフォーラムをもとにお送りしていきます。 ※機能に関して知りたい方は、Webセミナーで配信中です。こちらも是非ご覧ください！ ---------- 現代のマーケターの方なら、メールキャンペーンのパフォーマンスはモバイル端末によるアクセスが支配している、という事実をもちろん把握しているでしょう。メール受信者の多くは、モバイル端末からメールを開封します。この傾向はマーケティングにおいて無視できないものでしょう。レスポンシブテンプレートの利用は、モバイルユーザーを引き付けるのに大いに役立ちますが、コンバージョンを決定するのはCTA（CallTo Action）、つまりユーザーに特定のアクションをとるよう促す単語やフレーズ、またはデザインです。したがって、CTAの設計から配置までを確実に行うことが重要です。以上を踏まえ、モバイル端末のCTAに関するTipsをここに示します。
Tip#1 【Zoho Analytics】バタフライチャートの作り方
みなさん、こんにちは。今回のTips and Tricksからは、営業・マーケティング・ヘルプデスクまでの業務を一元化できるパッケージ「Zoho CRM Plus」に含まれるサービスのTipsを紹介します。第１回は「Zoho Analytics」です！ Zoho CRM Plusについて：https://www.zoho.com/jp/crm/crmplus/ ----- Q: 日々の売り上げや見込み客獲得数のレポートなど、Zoho Analyticを活用しています。今後よりよい分析を行うために、2つのデータを比較したグラフが作りたいです。何か良い方法はありますか？ ----- A.今回は、 2つのデータを比較したグラフを作る例として、Zoho Analyticsの「バタフライチャート」を紹介します。 ----- ◇◆バタフライチャートの作成方法◆◇ 今回は、各イベントの男女別参加者数をバタフライチャートで表示してみます。（グラフの表示、およびバタフライチャートは無料プランからご利用可能です。） 1. 新しいグラフビューを作成します。　グラフを作成したいデータベースをクリックし、Zoho
Tip #50 : 自動送信メールで2回目のメールを送る際、反応がない顧客だけにメールを送る。
今週のTipsは「自動メール送信の機能で複数回メールを送る際に、メールを開封していない顧客にだけフォローメールを送信する」です。（なお、自動メール送信はエンタープライズプランの機能です）自動メール送信についてはこちら：https://www.zoho.com/jp/crm/help/miscellaneous/manage-autoresponders.html 今回は以下のケースを参考に考えてみましょう。新たな見込み客を獲得するために製品紹介のWebセミナーを企画しました。 Webセミナーの参加者を増やすために、自動メール送信機能を使ってZoho CRMの見込み客にWebセミナーの案内メールを送るとします。（今回は以下の設定で、2,3日ごとに複数回Webセミナーの案内メールを送る「自動送信メール」の設定を作成しました）ただし、このように案内メールを送ってメールを読んでくれる人もいれば、3日経ってもメールを開封しない人もいますよね。再度Webセミナーの案内メールを送るならば、すでにメールを開封してくれた顧客にはメールを送信せず、まだメールを開封していない顧客にのみフォローアップメールを送信した方が効率的かもしれません。
Tip#49 メールを特定の商談レコードに関連付ける
こんにちは。今回はお客さまとやりとりしたメールを特定の商談レコードに紐付けて、メールを見つけやすくする方法を紹介します。 Zoho CRMでは、お客さまとやりとりしたメールを連絡先レコードではなく、個々の商談レコードに関連付けることができます。これにより、お客さまとやりとりした全てのメールに目を通し、その中からキーワードや件名の検索を行うといった探す手間をかけなくても、該当の商談に関連するメールをすぐ確認できます。（メールと商談レコードの関連付けはプロフェッショナルプランから利用可能です） Zoho CRMで、メールを特定の商談レコードに関連付ける方法は2つあります。 1. 連絡先とやりとりしたメールを、商談予測メカニズムに基づいて商談レコードに自動的に関連づける商談予測メカニズムによるメールの自動関連付けについてはこちら：https://www.zoho.com/jp/crm/help/emails/deals-association.html#Auto 2. 連絡先のメールを商談レコードに手動で関連づける (1) 商談タブから商談レコードを開く (2) メールの関連リストで「連絡先に関連づけられているメール」のプルダウンを表示
Tip #48: Zoho CRMのレコードを一括で編集して作業を効率化する
こんにちは。今回は、Zoho CRMの複数のレコードを一括で編集する機能を紹介します。（無料プランから利用可能です）複数のデータを編集するために、何度も同じ操作を繰り返していませんか？ Zoho CRMの一括機能を使えば、当者の変更やデータの更新、削除などをまとめて行えます。いくつか例を見ていきましょう。タブの右上にある三点リーダーをクリックすると、一括更新機能を使用できます。担当者の一括変更例えば、ある営業メンバーが異動や退職となった場合、これまでその人が担当していた商談や連絡先レコードを心配する必要はありません。「担当者の一括変更」を使用すると、それらのレコードをまとめて別の担当者に割り当てることができます。また、データに関連付けられた未完了のタスクや予定、通話などの活動データも、新しく担当となるユーザーに割り当てることも可能です。一括削除毎月数百もの見込み客データのインポートや登録を行っていると、次第にジャンクリードが溜まってしまうこともあるかもしれません。毎週または毎月蓄積される不要な見込み客のデータには、見込み客のステータス項目に「削除対象」という値を追加し、一定数溜まったらそのステータスのレコードを抽出して一括削除を行うといいでしょう。これでタブを整理でき、重要な見込み客とのやりとりに集中ができます。
Tip#47: カスタムリンクの活用
こんにちは。今週は、レコード詳細ページに表示されるカスタムリンク機能を利用して、外部サービスから見込み客や取引先の企業に関する最新情報をスムーズに取得する方法をご紹介します。カスタムリンク機能について：https://www.zoho.com/jp/crm/help/customization/buttons-links.html （カスタムリンク機能はプロフェッショナルプランから使用可能です。）見込み客へ営業コールを行う際に、取引先がどのような事業の会社であるか事前に把握しておくことは、営業担当者にとって商談成功の手助けになります。そのため、通常はGoogle検索で企業のWebページや取引先に関連する最新のニュースなどをチェックするでしょう。しかし、個々の取引先に対して都度その作業を行うのは、タブの切り替えなどの手間がかかってしまい、大変です。そんな時はカスタムリンクを利用すると、ワンクリックでGoogle検索から見込み客の詳細や会社名を検索できます。今回は、ワンクリックで「見込み客」タブの「会社」項目に入力された文字がGoogle検索されるカスタムリンクを作成します。 1.
Tip #46: Zoho Sheetビューでレコードを編集
こんにちは。今回は、Zoho CRMの便利な機能「Zoho Sheetビュー」の使い方をご紹介します。（Zoho Sheetビューは無料プランから使用できます。）営業担当者は、見込み客のフォローアップや交渉の電話、商談の進捗確認など、取引先と交渉する機会が多く、それとともにZoho CRM内のデータ更新にも多くの時間を費やすことになります。 CRMで逐一データの詳細ページを開き、編集するのがおっくうに感じる方もいるでしょう。一日中複数のレコードの編集をするのがたいへんだという方は、Zoho Sheetビューを利用してみてください。例として、今日登録した見込み客レコードを編集するとしましょう。今回は社内セミナーから流入したレコードの見込み客のデータ元を「社内セミナー」に編集していきます。まず、Zoho CRMにログインして、見込み客タブを開きます。今は、見込み客のデータ元の値が空になっています。次に画面右上にある「•••」をクリックし、「Zoho Sheetビュー」をクリックしましょう。すると、ビュー内の全てのデータがZoho Sheet形式で表示され、データ内の重要項目が列に表示されます。
Tip #45: Ziaのリマインダーを、必要がない時に一時停止する
こんにちは。今週のTips and Tricksでは、Ziaからのリマインダーを必要に応じて、一時停止する方法をご紹介します。（Zia機能はエンタープライズプランで利用可能です。）一日に何百もの見込み客や連絡先をフォローアップする必要がある場合、最初に誰を優先してフォローすべきか、かつ連絡する最適な時間帯を見極めるのは難しいですよね。Zoho CRMに搭載されたAI（人工知能）「Zia」では、Zoho CRMに蓄積されたデータを元に、顧客への最適な架電の時間帯を提案してくれる機能があります。 Zia機能についてはこちら：https://www.zoho.com/jp/crm/help/zia/ しかし、Ziaが提案してくれた最適な時間帯に応じて、一日のスケジュールを組むにあたっては注意が必要です。Ziaのリマインダーは、顧客によってリマインダーをオンにする、オフにするといったレコード単位での設定は残念ながらできません。 Ziaのリマインダーでは、自分の営業時間に基づいたリマインダーの通知/停止が可能です。例えば、昼食中や会議中など、フォローアップの活動を行わない時間にはリマインダーの通知を停止する設定ができるのをご存知ですか？以下のケースを考えてみましょう。
Tip #44: Zoho CRMの「メモ」を整理する
こんにちは。本日のTips and Tricksでは、好みに応じて「メモ」のデータを整理する方法を見ていきましょう。（メモ機能は無料プランから利用可能です。）メモはZoho CRMのレコード詳細画面の中でも不可欠で重要な機能です。メモを使用すると、個々のレコードに対する対応履歴やコメントを時系列で確認できます。情報を追加して確認できるだけではありません。他のユーザーとの情報共有や該当レコードに関して、共同作業する際にも役立ちます。しかし、ユーザーによって見方は異なります。時系列順に出来事を確認するために、最新のメモをリストの一番下に表示したい人もいれば、反対に最新のメモを一番上に表示し、更新情報をはじめに確認したい人もいるでしょう。Zoho CRMのメモはユーザーの好みに応じて、表示順序を変更できます。例えば、連絡先タブからレコードの詳細画面を開き、関連リストのメモにうつります。メモの右側にある矢印をクリックすると、メモのコメントを新しい順、古い順のいずれかに並び替えが可能です。また、参照用や情報共有のために、個々のメモに文書やその他のファイルを添付できることはご存知ですか？
Tip #43: セールスシグナルを使って、重要な通知だけを受け取る
こんにちは！今回はセールスシグナルを使用して、大量の通知の中から、重要な通知を見逃さずに確認する方法をご紹介します。（セールスシグナルは、プロフェッショナルプランからご利用いただけます。）セールスシグナルは、重要な見込み客や連絡先とのコミュニケーションに関する最新情報をすぐに、お知らせしてくれる機能です。一方で無関係な通知が多すぎると、通知に気を取られ、本来やるべき仕事から離れてしまい、非効率です。例えば、自社の製品をFacebookで紹介していて、投稿へのコメントに返信したり、ダイレクトメッセージでやり取りをした見込み客へのフォローアップを行いたいとします。しかし、いいね！を押した全ての人の通知を一件一件受け取る必要はないですよね。そんな時は、以下の設定をお試しください。 1. 右上の設定画面に進み、「チャンネル」内の「セールスシグナル」をクリック 2. 「セールスシグナルの設定」の画面が表示されます。チャンネル「Facebook」の「いいね！」のチェックボックスのチェックを外す 3. 設定が終了したら「保存」ボタンをクリックして完了今回は、Facebookの「いいね！」のみをセールスシグナルに通知させないように設定しました。これにより、見込み客から自社のFacebookの投稿にコメントやDMが来たり、自社に関しての投稿があった場合の通知だけを受け取れます。
Tip #42: 「概要」をカスタマイズする
こんにちは。Zoho サービスのちょっとした便利機能や活用のコツを紹介していくTips and Tricksシリーズ。今回は見込み客や商談レコードの詳細画面にある「概要」のカスタマイズに関して、Tipsをお送りします。ちなみに下の画像の赤枠部分が今回取り上げる「概要」になります。 Tip #42:「概要」をカスタマイズする仕事の電話や会議中にCRM内の情報を確認したいとき、レコード画面の項目一覧から、該当のデータを探すのは大変ですよね。「概要」を使うと、よく閲覧する項目を画面上部に表示でき、データの概要を素早く確認できます。さらに、異なるタブごとに「概要」を個別にカスタマイズし、表示できるため、便利です。例えば連絡先タブでは電話番号や取引先名の項目、商談タブでは総額などの項目を「概要」に表示すると良いでしょう。【カスタマイズ手順】 1. 「概要」をカスタマイズしたいタブを開き、レコードを１つクリック 2. 詳細画面の右上にある三点リーダーボタンをクリック 3. 「概要のカスタマイズ」をクリック 4. 「概要表示」で、表示する項目の選択や並び替えを行う。「利用可能な項目の一覧:」：概要の表示に利用可能な項目
Tip#40: リストビューを見やすくする
こんにちは。しばらく時間があいてしまいましたが、今年もTips and Tricksを投稿します。 Tips and Tricksでは、Zoho サービスのちょっとした便利機能や活用のコツを紹介していきます。また、ご紹介したTipsに関連する皆さまの利用事例や、さらなるTipsのコメントもお待ちしています。一緒に盛り上げていただけたら幸いです。どうぞ、よろしくお願いいたします！ Tip#40: リストビューを見やすくする今回は、Zoho CRMのタブをクリックして表示されるデータの一覧「リストビュー」を最大限活用するTipsを3つ紹介します。 1. リストビューの表示項目を整理する１つ１つの詳細レコードをクリックしなくてもデータの概要を確認できるのが便利なリストビューですが、ビューに表示される項目を整理して、特に必要な情報を表示できます。例えば見込み客タブで、氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、見込み客スコアの項目をよく閲覧する場合、それらの項目をビューで表示するようカスタマイズしましょう。 1.ビュー画面の左上「列の追加」アイコンをクリック 2.一覧で表示させたい項目のチェックボックスにチェックし保存をクリック
Tip #39 - メールのスケジュール設定で到達率を改善
こんにちは。今回は、Zoho CRMでメールをスケジュール送信するヒントをご紹介します。 Tip #39 -メールのスケジュール設定で到達率を改善メール送信によるフォローアップは、どんな業務においても重要な作業である一方、一人一人メールチェックする時間は異なります。職場についたらすぐにメールをチェックし返信する人もいれば、昼食時に対応する人、通勤や移動時間にチェックする人もいます。全員の注目を集められる共通の時間帯は存在しません。ましてや最善であろうタイミングを見計らってメールを送信できるよう待機するのも現実的ではありませんよね。メールの開封率を改善したい方は、今回のヒントをぜひ参考にしてください。 Zoho CRMから送信するメールに、スケジュール設定をするだけで、一人一人に適切なタイミングでメールを送信します。そしてメール送信のスケジュール機能の優れた点は、以下の選択肢から自由に選べるところです。 CRMが提案するメール送信に最適な時間帯今日もしくは明日の時間指定相手のタイムゾーンに応じた日時指定メールのスケジュール送信の設定方法はこちら（英語）をご覧ください。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。
Tip #37 - 見込み客のスコアに基づいたワークフロー設定でチャンスを掴む
こんにちは。今回は、見込み客のスコアに基づいてワークフローを実行するヒントをご紹介します。 Tip #37 - 見込み客のスコアに基づいたワークフロー設定でチャンスを掴む見込み客を獲得し、優先度の高い順にフォローできるようスコアリングルールを設定したら、あとはその順に出来る限り多くフォローしていくだけですよね。そうすると、必然的にスコアの得点が低い見込み客は注目されず、もしかしたらフォローすらされないかもしれません。しかし、その時は見込みが低いと感じても、その後検討段階に入り、競合他社に持っていかれてしまったらどうでしょう。そんな事態を防ぐために、見込み客のスコアに基づいたワークフローのルールを作成しましょう。見込み客データのスコアが増加、減少、または更新されるとルールが実行されるよう設定できます。 20点以上のスコアに達した見込み客を優先フォローするとして、スコアに基づいてワークフローを作成します。見込み客スコアが増加したときにルールを実行するよう設定しましょう。スコアが20点以上の場合は、見込み客フォローアップのタスクを作成できます。これで、時間が経ってからスコアの得点が上がったとしても抜け漏れなくフォローできます。
Tip #35 - Zoho CRMのカンバンビューを使用する
こんにちは。今回はCRMのかんばんビューを紹介します。 CRMでは毎日多くのデータを扱いますよね。各タブをクリックすると、パイプライン上で様々な段階にあるデータが何百と表示されます。特定のステータスやステージで絞り込まなくても、自動的にソートされた状態で表示された方がはるかに見やすくなりますよね。 Zoho CRMのかんばんビューは、特定のカテゴリ別にデータを表示でき、一目見ただけで現状を簡単に把握し、ボトルネック解消に役立ちます。そして、かんばんビューが便利なのはただ表示形式を変えるだけではありません。見込み客／商談のデータをドラッグ&ドロップしてステージを変更見込み客のステータスや商談ステージを更新する際に、いちいちデータの詳細画面を開く必要はありません。カテゴリをまたいでデータをドラッグ&ドロップするだけで、簡単に変更できます。 CRMに未登録の連絡先をワンクリックで見込み客または連絡先に追加 SalesInboxでかんばんビューを使用している場合、「CRMに未登録」のデータを「連絡先 & 見込み客」にドラッグ&ドロップするだけでかんたんにCRMにデータを追加できます。SalesInboxのその他のショートカットはこちら（英語）をご覧ください。
Tip #33: 承認プロセスの自動化
こんにちは。今回は、Zoho CRM 承認プロセスの活用のヒントをご紹介します。承認依頼のデータ送信を自動化商談の割引や年間収益などの機密データが含まれる場合は、処理を進める前にマネージャーへの確認・承認が必要になります。そうした場面での、承認依頼時のデータ送信を自動化できます。例えば、承認プロセスのルールに"20%以上の割引が含まれる商談が入力された時に、Aさんへの承認を申請する"と設定するだけです。承認が必要なデータがCRM内に複数ある場合は、承認プロセスで自動化設定しましょう。（※使用可能プランについては、Zoho CRMの機能比較ページをご覧ください）承認プロセスの設定や詳細情報はこちらをご覧ください。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！そしてデータが送信されると、「承認」がされるまで編集がロックされ、マネージャーは「承認／却下」の他に、承認にあたり懸念点がある場合は他の管理職に承認作業を委任できます。
Tip #32: ワンクリックで処理するカスタムボタンで作業の効率化
作成、編集、メール送信、複製、… これらはZoho CRMに表示される標準的なボタンの一連です。これらのボタンは特定のアクションを実行するためのもので、クリックするだけですぐに実行できます。商談が進行中のとき、価格の割引が社内で承認されたら顧客に見積もりを送付しますよね。そのため、取引先の情報に基づいて個別に見積書を作成し、顧客に毎回送信しています。カスタムボタンを作成すれば、このアクションを自動的に実行し、商談の詳細ページもしくは商談のビュー画面に配置するよう設定できます。商談ごとの個別の見積りは、取引先情報に基づいてすぐに作成されます。単純作業は効率化し、より多くの商談を生み出すことに注力しましょう。カスタムボタンは、URLの呼び出しから外部アプリケーションへの接続まで、ワンクリックで実行するアクションを幅広く設定できます。用意されたアクションの中から選択するか、自分で細かく設定もできます。こんなシーンでもご利用できます見込み客を仕入先に変換する外部アプリケーションに接続する提案書と請求書を送付カスタムボタンの詳細は、こちらをご覧ください。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。
Tip #31: Blueprintの移行ポップアップウィンドウで表示を並び替え
こんにちは。今回は、Blueprint活用のヒントをご紹介します。既に知っている方も多いと思いますが、BlueprintはZoho CRMでビジネスプロセスに沿って操作が行えるよう設計できる便利な機能です。 Blueprintのヘルプ（英語）はこちらをご覧ください。「移行」の設定を構成する際に、項目を指定できます。営業担当者は指示に従って作業を進めたり、メモの入力を必須にすることも可能です。担当者に対して細かく指示を出して業務を進めているのであれば、設定に落とし込んだ方が抜け漏れを防げます。例えば、以下の交渉は商談フォローのプロセスの一部です。ここでは、最初に注意点が表示され、続いて移行設定で指定されたいくつかの項目が表示され、最後に操作担当者への指示またはメッセージが表示されます。しかし、これでは適切な順序で表示されているとは言えません。最初にメッセージを表示し、次にそれ以外のすべてのメッセージが表示されるよう設定すべきです。それを実現するには、「移行」の各設定の横にある上下の矢印マークを使用します。メッセージボックスを最初に表示したい場合は、メッセージボックスの上向き矢印をクリックします。
Tip #30: ルーチンワークの時短にマクロを活用する
こんにちは。今回は、マクロ作成のヒントを紹介します。営業担当者は、毎日顧客を訪問しています。そして、訪問後は毎回以下のような操作をCRMで行います。アポイントのお礼メールを送信する見込み客ステータスを訪問済みに更新する 2日以内に電話フォローするタスクを作成するこれはほんの一例で、実際はもっと多くの操作を行なっている方もいるでしょう。そして訪問のたびにこれらの操作を繰り返すのは、手間がかかる上非効率です。そんな時はマクロを活用しませんか？ Zoho CRMのマクロは、タブ内のデータに対して自動で操作を実行するよう設定できます。複数の操作を１つのマクロにまとめて、複数のデータに同時に適用可能です。マクロの設定や詳細はこちらをご覧ください。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！
Tip #29: Zoho CRMで項目レベルのセキュリティを設定する
こんにちは。今回は、項目レベルでのセキュリティ設定をかんたんに説明します。データのセキュリティ設定は、CRM選定時に必ず挙げられる条件であり、顧客や営業情報などの機密情報をCRMで管理する以上必要不可欠な設定です。営業担当者が商談をスムーズに進め、より多くの売上を獲得するにはデータにアクセスする必要があり、営業担当者のタブへのアクセス自体を制限することはできません。その場合、タブ全体ではなく、タブ内の特定の項目へのアクセス制限を設定できます。項目を非表示にするか、読み取り専用のアクセス権の付与ができます。例えば、連絡先タブに顧客の銀行口座やクレジットカードなどの機密情報が含まれている場合、特定のユーザーに非表示に設定できます。もしくは閲覧のみで情報を更新されたくない場合、読み取り専用としてアクセス権を付与します。設定 > カスタマイズ > タブ＆項目にアクセスします。タブの一覧から設定したいタブに移動し、「•••」にカーソルを合わせ「項目」をクリックします。項目の権限をクリックし、各項目の権限を変更します。 Zoho CRMのデータセキュリティの詳細はこちらをご確認ください。
Tip #28 - Zoho CRMの予定とZoho Mailのカレンダーを同期する
こんにちは！今回は、カレンダーでスケジュール管理する際に役立つヒントをご紹介します。複数のZohoサービスを使用している際に、各サービスでカレンダー管理している場合があります。例えば、Zoho Mailで個人のスケジュール管理をし、Zoho CRMで顧客の訪問スケジュールを管理する場合です。しかし、これら2つのカレンダーは別のもので、自動で連携しているわけではありません。それぞれのカレンダーで別の情報を管理したいユーザーもいるからです。それぞれを同期する場合は、以下の手順で設定してください。 Zoho CRMとZoho Mailのカレンダー同期を有効にする calendar.zoho.comにアクセスする設定 > Zohoサービス > Zoho CRM の順にクリックする同期をクリックする設定は以上です。これで、Zoho Mailのカレンダーに登録された予定はCRMに同期されます。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！
Tip #26: CRMの電話連携で新規見込み客情報をかんたんに登録
今回は、電話問い合わせがあった新規見込み客をCRMにかんたんに登録するヒントをご紹介します。 Zoho CRMの電話連携を設定している場合、Zoho CRMの画面上で電話の発着信ができ、CRMに既に登録されているデータであれば発信元も表示されます。しかし、CRMに登録されていない見込み客から着信があった場合は、番号のみ表示し着信のポップアップが表示されます。知らない番号からの電話に出た後、ポップアップの電話番号の横に「+」マークが表示され、クリックすると、見込み客または連絡先にかんたんに追加できます。新規の見込み客の情報と問い合わせ内容をいち早くCRMに追加したい場合に、非常に便利です。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！
Tip #27: Zoho CRMのデータにタグ付けして情報を整理する
こんにちは。 TwitterやInstagramなどのSNSは利用していますか？ SNSでは、タグをつけて画像や情報を共有したり、特定のタグを検索して、それに関連する情報を収集できます。 Zoho CRM内のタグ機能を使えば、かんたんに情報を整理できます。タグはデータのラベルのように機能し、様々なカテゴリやジャンルなど、データを区別するのに役立ちます。「2019年度展示会獲得見込み客」、「大阪」、「優良顧客」、などのようにタグを追加できます。各タブに特定のタグを追加し、データの検索に使えます。例えば、2019年度の展示会で獲得した見込み客を絞り込みたい場合、検索で「2019年度展示会獲得見込み客」を入力します。するとこのタグが付けられた全てのデータが一覧表示されるので、年末年始のセールやキャンペーン告知のメール送信等、その後のアクションをかんたんに実行できます。タグは手動で追加したり、データをインポートする際やAPIを介して追加されたデータに割り当てられます。ワークフローで自動でタグ付けすることも可能です。タグ付けされたデータを確認する際は、「グローバル検索」または「詳細フィルター」で確認可能
Tip #25: Zoho CRMの検索結果のレイアウトをカスタマイズする
こんにちは。今週は、Zoho CRMの検索結果に表示されるレイアウトをカスタマイズするヒントをご紹介します。 Zoho CRMでは、グローバル検索を使って情報を検索できます。例えば、「田中」という名前の連絡先のデータを検索したい時は、検索ボックスで「田中」と入力すれば、該当するすべてのタブの情報が表示されます。しかし、この検索結果では、各タブの標準の項目しか表示されません。見込み客の携帯電話番号も確認したい場合は、表示される項目のレイアウトをカスタマイズしましょう。セクションの右上に表示される矢印マークをクリックすると、項目の一覧が表示されるので、必要な項目にチェックを入れ、不要な項目はチェックを外します。これで、表示項目に「見込み客のデータ元」が追加されました。さらに、タブに基づいて検索結果もフィルタリングできます。例えば、見込み客、取引先、連絡先、商談のタブからのみデータを検索したい場合は、検索アイコンの横に表示される小さな矢印マークをクリックして、タブを選択するだけです。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！
Tip #24: 営業プロセスに応じて商談ステージをカスタマイズする
こんにちは。本日は、Zoho CRMの商談ステージの項目をカスタマイズするヒントをご紹介します。「自社の要件に基づいて、商談ステージの選択リストの値を編集できますか？」という質問をよくいただきますが、もちろん可能です。 Zoho CRMでは、自社の販売プロセスに基づいてステージの値を修正できます。 Zoho CRMの標準の商談ステージは、様々なビジネス形態をカバーできるよう用意されたものであり、標準の項目に合わせてCRMを使用する必要は全くありません。例えば、契約書の送付と承認がプロセスに含まれる場合、商談ステージの選択リストを編集して自由に追加できます。もちろん、商談ステージに応じた確度も編集できます。設定 > カスタマイズ> タブ＆項目に移動し、商談タブにカーソルを合わせたら「•••」が表示されるので、表示されるリストからステージと確度の関連付けをクリックします。ステージと確度の関連付けのウィンドウが表示されるので、それぞれ編集すれば完了です。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！
Tip #23: 項目の依存関係の設定
こんにちは。本日は、選択項目の入力をかんたんにするヒントをご紹介します。多くの場合、選択リストの項目の選択肢は非常に多く、入力したい値にたどり着くのに時間がかかります。例えば、「都道府県」の選択リストと「市区町村」の選択リストにそれぞれ入力が必要な場合、それぞれのリストで目的の値にたどり着くのは手間がかかりますよね。しかし、「都道府県」で"東京都"を選んだ場合は、「市区町村」では東京都内の市区町村のリストだけ表示され、選択できたらどうでしょう。 Zoho CRMでは、2つの選択項目を関連付け、依存関係を設定でき親項目の値に応じて表示させる子項目の値を変更できます。上記の例では、親項目として見込み客のデータ元を使用し、この項目で選択された値に基づいて、見込み客ステータスが子項目としてリストで表示されます。こうした設定は、Zoho CRMの「項目の依存関係の設定」で設定が可能です。詳細はこちらをご確認ください。また、この機能の活用例があればぜひ共有してください！
Tip #22: CRM上でWebサイト訪問者情報を有効活用する
こんにちは。今回は、Zoho CRMでWebサイト訪問者の情報を有効活用するヒントをご紹介します。あなたがショップ店員で店頭に立っている場合、店頭を訪れた顧客が何か目当てのものはあるのか、単にウィンドウショッピングなのかは簡単に把握できますし、相手に合わせてトークできます。一方、オンラインおよび電話で見込み客と接しているときは確信が持てないでしょう。 Zoho CRM内のWebサイト訪問者の情報が、見込み客の商談化率を高める具体的な内容をご紹介します。オンライン訪問中の見込み客の特定準備万端の状態で見込み客のフォローアップをする日に、関心度の低い見込み客または留守番電話ばかりだと効率的とは言えません。そんな時は、見込み客/連絡先のリストビューで緑色の点を探してください。これらの見込み客および連絡先は、現在あなたの Webサイトを閲覧中のため、話を聞いてくれる可能性が高いです。すぐに電話をかけましょう。または、オンライン中の見込み客を選択して一括メールを送信の送信も可能です。詳細フィルターで訪問者の詳細情報をもとに関心度の高い見込み客を抽出する詳細フィルター上にある「WEBサイトの活動」配下で詳細情報を設定すれば、より商談化率を高めたい時に便利です。
Tip #21: Zoho CRMで複数データを関連付ける
こんにちは。今回はタブのカスタマイズに焦点を当てて紹介します。 CRMで営業情報を管理するとき、多くの場合、2つのタブをリンクする必要があります。たとえば、取引先をクリックすると、取引先に紐づいた連絡先情報が表示されます。すでにご存知かもしれませんが、これは取引先と連絡先を関連づけるルックアップ項目によって成り立っています。ただしこのルックアップ項目では、複数の連絡先を1つの取引先に関連付けることができますが、複数の取引先をを1つの連絡先に関連付けることはできません。複数の会社と契約し仕事をしている連絡先がある場合には、このルックアップ項目を使って関連づけができません。もう一つ、教育機関を例に考えてみましょう。一人の学生が複数の講座を受講できますし、複数の生徒が単一のコースを受講することもあります。つまり、双方向で複数の関連付けが必要です。 Zoho CRMの2つのタブ間でこれを実現するには、複数選択のルックアップ項目を利用しましょう。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！
Tip #20: 電話の到達率とメールの返信率を上げるには
こんにちは。今回は、電話がつながりやすい時間帯や、返信をもらいやすいメールの送信時間を把握するヒントをご紹介します。営業担当者の日々の業務の中で最も重要かつ負荷の高い作業は、お客さまに電話で連絡を取ることです。そもそもどの時間帯ならつながるのかを把握することも困難だからです。Zoho CRMなら解決出来るかもしれません。 Zoho CRMに搭載された人工知能「Zia」は、連絡先への電話またはメール送信に最適な時間帯をお知らせします。 Ziaは、連絡先が自社のWebサイトにアクセスしてチャットを行ったり、電話に出る・メールを開封するなど、それぞれの連絡先が行ったアクションに基づいて最適な時間を提案します。システムが自動的にそのようなアクションのタイムスタンプを取得し、最も活発な時間帯を曜日ごとに賢く提案します。提案されたタイミングでアクションを行えば、到達率する可能性はより高くなるでしょう。最適な時間帯を確認する場合は、「活動」タブ→「未完了のタスク」ビューを選択→表示項目に「連絡に最適な時間帯」を追加します。以下のページでも同様に、連絡に最適な時間帯を表示できます。データの詳細画面
Tip #19: 間違えて繰り返しの予定を登録した際に、かんたんに削除する方法
こんにちは。今回は予定のリマインダーに焦点を当ててご紹介します。予定を作成する際に、繰り返しの予定かどうかを選択でき、繰り返しの予定を作成する際は終了するタイミングも合わせて設定できます。多くの場合、終了タイミングの設定を見逃して、終了タイミングを「なし」のまま保存しがちですが、そうすると作成した予定が永遠に繰り返し登録され続けます。このような定期的な予定を作成するつもりがなかった場合は、不必要に予定が作成され続けるだけでなく、繰り返しのパターンは予定作成時にすでに確立されているため、予定を編集して直接停止することはできません。そんな事態に陥った時のかんたんな対処法をお伝えします。 Zoho CRMのカレンダーで、予定の作成を中止したい特定の日付に移動します。たとえば明日以降の予定を中止したい場合は、明日の日付に移動し、予定を選択して「削除」をクリックするだけです。表示されるポップアップウィンドウで、「今後のすべての予定を削除」をクリックすれば、繰り返し登録された今後の予定はすべて削除されます。本日の内容がお役に立てば嬉しいです。質問やアイデアがあればお気軽にコメントください！
Tip #17: CRMのホーム画面を見やすく整理
こんにちは。今週は、CRMのホーム画面を見やすくカスタマイズする方法をご紹介します。 Tip #17: CRMのホーム画面の情報を見やすく整理 Zoho CRMのホーム画面は、CRMを開くと最初に表示される画面であり、日々の業務を把握し今後の見通しを立てる重要な役割を果たします。しかし、ホーム画面の情報が整理されていないと、多忙なスケジュールに忙殺され生産性に悪影響を与える可能性があります。これは、CRMを使用する全ての人に当てはまります。そこで今回は、どのようなホーム画面が担当者やチームに良い影響を与えるかに焦点を合わせて紹介します。ビューの活用ビューを使用して表示を切り替えると、ホーム画面で自分が見たい情報にフォーカスしてデータを確認できます。 Zoho CRMのホームタブでは、クラシックビュー、ユーザー自身のホーム画面、カスタマイズしたホーム画面の3種類のビューが選択できます。クラシックビューでは、タスクのリスト表示、今日の予定、ステージ別の進捗情報の3つがすべてのユーザーに表示されます。ユーザのホーム画面では、自分が見たい情報だけが表示されるようカスタマイズできます。たとえば営業マネージャーであれば、担当者別売上の推移やテレセールスの状況、月次売上見込みがオススメです。マーケティング担当者であれば、日別の見込み客獲得数やキャンペーン別売上レポートなどが良いでしょう。
Tip #16: レイアウトを指定したワークフロールールの設定
こんにちは！タブのレイアウトに基づいて見込み客の変換の関連付けを行う方法については先日ご紹介しました。それに関連して、今回は特定のレイアウトのデータに適用されるワークフロールールの作成方法についてご紹介します。ワークフロールールは特定のタブに対して作成できます。たとえば商談タブのワークフロールールでは、大型商談をフォローアップし、チームにタスクを割り振るプロセスの自動化ができます。しかし、ある会社では家具の販売と家のリフォームを行なっており、ビジネスプロセスは大きく異なるためそれぞれに合った設定が必要になります。その場合は、ページレイアウトを使用して、見込み客、商談タブなどで2つのレイアウトを作成しましょう。1つは商品販売に必要な情報を入力するレイアウト、もう1つはリフォームサービス提供に必要な情報を入力するレイアウトです。そして、ワークフローの設定では、それぞれのレイアウトを指定して別々のワークフロールールを作成しましょう。設定はかんたんです。ワークフロールールの適用先を選択する際の条件にレイアウトを指定するだけです。ワークフロールールとレイアウトがどのように連携するかを理解するのに役立つヘルプ情報（英語）はこちらよりご覧ください。
Tip #15: CRM上で休眠状態の見込み客がいたら自動で通知を受け取る
こんにちは。今週は自動化に関するヒントをご紹介します。新規で売上を獲得するには見込み客フォローは欠かせませんよね。新規見込み客を定期的にフォローアップするとき、最初に連絡した際に反応が薄かった見込み客についてはフォローを忘れてしまうことがよくあります。時間が経つにつれて、CRMにはそのような休眠状態の見込み客が増えるでしょう。しかし、こうした見込み客のそのうち検討段階に入り、2回目または3回目にフォローアップしたタイミングで商談につながる可能性があります。一定期間休眠状態の見込み客の再フォローする際に、いちいち手動で確認する必要はありません。自動化のルールで設定しましょう。見込み客が長期間（14日など）特定のステータスのまま更新がない場合にメールで通知するよう、ワークフローでルールを設定できます。方法は以下の通りです。設定 > 自動化 > ワークフローのルールルールの作成をクリックし、対象のタブの選択とルール名を入力データを操作した時 > 項目の更新ルールの適用で、すべての見込み客を選択時間基準の処理で実行日を14日後に設定画像のようにカスタム関数を関連付けましょう。
Tip #14: Zoho CRMレポートの活用例
こんにちは。今週はCRMのレポートに関するヒントをご紹介します。 Tip #14: Zoho CRMレポートの活用例今よりさらに売上を上げるためのヒントがたくさん隠されているので、レポートをもっと使いこなしたいと考える人は多いと思います。レポートは、営業担当者が目標達成するために具体的に何をすればいいのかの方向性を示します。レポートは、営業担当者の膨大な作業の一部である集計とレポーティングを簡単にし、さらに達成感や目標達成への意欲を高めます。 Zoho CRMには、よく使われる標準レポートと、特定の要件に基づいて自分で作成可能なカスタムレポートをご利用いただけます。あなたはあなたのビジネスがどのように動いているかについて質問をするかもしれませんが、それはあなたがCRMシステムがあなたに代わってそれらに答えるようにする方法に関して本当に難しいかもしれません。そのため、いくつかのサンプルシナリオでカスタムレポートを最適な方法で使用するためのヒントをいくつか紹介します。実は確度が高いかもしれない見込み客の発掘休眠状態の見込み客がいるのは悪いことではありません。しかし、CRMの得点ルールで高い点数を持ちながらフォローしていない人がいたら、フォローアップのチャンスです！
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