Tip #5: 詳細フィルターを活用して、休眠顧客の発掘や対応漏れをチェック
Zoho CRMの詳細フィルターはCRMに埋もれた重要な情報を発掘するのにふさわしい機能です。以下のようなシーンで使えます: 過去6カ月間でたくさんの見込み客を獲得し、大部分のフォローアップが完了しました。しかし、フォロー時には反応が薄かったものの、その後関心が上がっている見込み客がいるかもしれません。もしそんな人をいち早く見つけ出しフォローできれば。月末完了予定の商談が何件かありますが、いくつか未完了のタスクがあるかもしれません。そのような条件と一致する商談をワンクリックで抽出したい WebサイトでセールスIQを使ったチャット対応を行なっていて、見逃したチャットがないか確認したいこうした情報を、レポートを使用し確認しようとすると長時間かかる可能性があります。ただし、Zoho CRMの詳細フィルターを使用すると、こうした情報をすぐに入手できます。この機能では、姓・電話番号などの通常の項目情報とは別に、幅広い基準で絞り込みができるからです。開封や未返信などのメール対応状況活動のステータス Webサイト上での活動スコアルールメモの追加こうした基準をフィルタリングすることで、関連するデータをかんたんに引き出せます。
Tip #12: SNSから自動で見込み客を取り込む
こんにちは！今回はSNSを活用している企業にオススメの機能を紹介します。 SNSがビジネスの鍵を握ると多くの企業が認識はしていますが、SNSが効果を発揮するのは適切なタイミングで適切な人々に情報を届けられ、何かしらの反応が得られた場合です。Zoho CRMを使えば、SNSの貴重な見込み客を見逃すことがなくなります。「見込み客の作成の自動化」のルールを設定しましょう。特定の基準に基づいてフォロワーを見込み客または連絡先として自動的に追加するようCRMで設定できます。例えば： Twitter上で誰かが自社ブランドをメンションした場合、自動で見込み客に追加ツイートをリツイートされた場合に、連絡先として自動で追加 Facebookページにコメントした人を、連絡先として自動的に追加割り当てルールを追加して、作成された見込み客/連絡先を営業担当者に割り振ることもできます。下記の画像の通り、誰でもかんたんに設定できます。営業チームの時間と労力を大幅に節約できるだけでなく、自動化により取りこぼしも無くなります。本機能の詳細はこちら（英語）をご覧ください。
的確な回答をもらうための質問/問い合わせのコツ
不具合や質問要望を本コミュニティやZoho側に伝える時のポイントですがやりたいこと（いつ、だれが、インプットしたいのかアウトプットしたいのかなど）スクリーンショット（Skitchなどのアプリを利用して取得する、できればコメントのテキストも入れる）正確な製品名（Ex: Zoho CRM Professional Edition）利用ユーザーとユーザーのグループ（権限）回避策の有無などがあると回答はしやすいです
Tip #13: 関連リストを見やすくカスタマイズする
こんにちは。今日は商談タブのお役立ち機能を紹介します。商談タブでデータの詳細画面を確認してください。 Zoho CRMの商談データには、総額やステージ、確度など、商談に関する基本情報が表示されます。そして、営業担当者またはマネージャーによるメモ、添付ファイル、対象製品、タスク、通話、メールのやり取りなど、商談に関連する全ての情報が、関連リストとして表示されます。商談の関連情報がまとめて見られるのは便利ですが、あなたが最終的な価格交渉の電話をかける際に必要な情報は、割引された請求書の文書ファイル、過去のメールの履歴、購入しようとしている製品と意思決定者の連絡先情報です。今回はそうした情報を分かりやすく入手するヒントを紹介します。関連リストを並べ替えて整理し、最も重要なものから上に表示しましょう。これは、タブのカスタマイズ権限がある場合のみ実行できます。並べ替えるには、商談の詳細画面右上の「•••」>「関連リストの並び替え」をクリックします。関連リスト自体を並べ替えたり非表示にしたりできるだけでなく、関連リスト内の列をカスタマイズして、重要な項目のみ表示することもできます。
Tip #11: Zoho CRMのカレンダーを効率的に使う
こんにちは。本日は営業担当者と中小企業の全ての経営者に役立つ便利な機能をご紹介します。 Tip #11: Zoho CRMのカレンダーを効率的に使う忙しい営業担当者や経営者にとって、カレンダーによるスケジュール管理は重大なミッションです。万一見逃した場合、重要な商談が失注する可能性もあります。予定の溢れかえったカレンダーから、効率的に・もれなく予定管理をするヒントを見てみましょう。カレンダーに表示する情報量を少なくする重要ではない予定はカレンダーに表示されないようにしましょう。たとえば、終了した予定や不参加の予定の表示／非表示を設定できます。カレンダーの設定に移動し、チェックボックスを有効にして、終了した予定と不参加の予定を非表示にしましょう。ビューを切り替えるより分かりやすくするために、日／週／月で、カレンダーの表示を切り替えられます。またZoho CRMで設定された階層に沿って他のユーザーの予定を表示したり、「自分の予定と通話」ドロップダウンリストをクリックしてビューのリストから選択し、他のユーザーの予定を表示します。ビューを切り替えることで、効率的に予定を調整できます。
Tip #10: メールテンプレート使用時のポイント
こんにちは。今回は、メールテンプレートを使用する上で重要な細かいポイントを紹介します。テンプレートの背景色テンプレートギャラリーからテンプレートを選択すると時間を節約できますが、テンプレートを使ったように見えない、ただのメールを送信したい場合は、このヒントが役に立ちます。基本的にテンプレートにはグレーの背景色が設定されているので、メールを受け取った人物は自動送信されたメールのように感じ、返信をしてこないかもしれません。その場合は、基本となるテンプレートを選択して背景色を白に変更するだけです。自動送信メールとして使用する場合の関連付け CRMのメールテンプレートは、ワークフロールール、Webフォーム、自動返信ルールなど、さまざまな場面で使用されます。そのため、メールテンプレートを編集する際は、そうした設定に使用されていないか確認してから編集しましょう。確認方法は以下画像をご確認ください。タブ固有のテンプレートテンプレートはタブごとに作成します。したがって、見込み客に関連するテンプレートを4つ作成した場合、見込み客タブのデータにのみ送信できます。使用例：商談に関連して、配送に関するメールを連絡先に送信する必要があるとしましょう。今回の商談に関連する連絡先は、関連する他の情報と一緒に商談情報に紐づけられています。したがって、この場合は、メールの送信先は連絡先ですが、メール自体は商談に関連しているので、商談の詳細ページから送信する必要があります。
Tip #9: 変換した見込み客の重複をチェック
こんにちは。 CRMのデータベースをクリーンに維持する方法について、3回に渡り紹介しました。 Maintaining a style sheet for a clean CRM database - ✓ Creating Unique fields to avoid duplicate records - ✓ Merging duplicate records - ✓ 今週は、重複データの取り扱いに関するもう一つのヒントをご紹介します。 Tip #9 - 変換した見込み客の重複をチェック CRMで一意の項目を設定すると、変換された見込み客での重複チェックも有効にできます。シナリオに沿ってご紹介しましょう。営業担当者が展示会で獲得した見込み客リストをフォローアップし、連絡先に数件変換しました。それを知らない別の担当者が、誤って同じ展示会のリストを見込み客にインポートしますが、ほとんどのデータは連絡先に変換されており見込み客には存在しないため、CRMはインポートを許可します。しかし実際は既にCRM上にデータが存在しているので、重複していることに変わりありません。このように発生する重複を防ぐために、変換された見込み客間でも重複チェックを有効にすることができ、実行すると、見込み客を登録する前に、見込み客タブと変換された見込み客のリストで重複を探します。
Tip #8: 重複データの統合
こんにちは。今週は、CRMのデータベースをクリーンに維持するためのもう1つのヒントを取り上げます。 Tip #8: 重複データの統合 Maintain a style sheet for a clean CRM database - ✓ Create Unique fields to avoid duplicate records - ✓ 以前のヒントを参考にすると、Zoho CRMでは重複したデータ登録を防ぐ予防法があることはご理解いただけたでしょう。それらの設定をしていても、既に登録されているデータは排除できません。重複しているデータを検索して、データ同士を統合するには、重複データの統合を使いましょう。重複データの検索と統合特定のデータが重複した情報を持っている可能性がある場合、対象のデータの詳細ページに移動、右上に表示される「…」→「重複データの検索と統合」を使用して重複データの確認をしましょう。（例） "鈴木　達也"という見込み客データが複数存在していて、1つのデータとしてそれらを統合するとしましょう。その場合、見込み客タブから"鈴木　達也"をクリックし、詳細ページで「•••」アイコンをクリック、重複データの検索と統合」を選択します。
Tip #6: CRMのデータベースを定期的にメンテナンス
こんにちは！機械に定期的なメンテナンスが必要なように、CRMでもデータのメンテナンスが必要です。ある程度の期間がたつと、古い電話番号や無効なメールアドレス、統一されていない略称、重複するデータが必ず出てきます。こうしたデータがあると、検索をかけた際に混乱が生じる可能性があります。今回の記事では、CRMのデータベースをクリーンに維持する方法をご紹介します。だからここにある - スタイルシートを維持するある営業担当者が、特定の地域の顧客リストに対して一括メールを送信しようとしています。その地域に関連するデータを抽出する際、一部のデータが除外されました。「USA」で抽出しましたが、一部データが「United States」で登録されていたためです。この場合、どちらも正しいし同じ地域であることは分かりますが、統一されていません。データ登録のルールを複雑にする必要はありません。「USA」「US」「United States of America」のどれで登録すべきなのかはルールとして統一しておくと、CRM上のデータを綺麗に保てます。不必要な混乱を避けるために、CRMにデータを登録する際は、社内で用語を統一しておくことが不可欠です。
Tip #7: データの重複を未然に防ぐには事前の設定が重要
こんにちは。先週に続いて、今週もCRMのデータメンテナンスについて紹介します。 CRMの機能を最大限活用するのと同じくらい、データベースを最新かつきれいな状態に保つことは重要です。今回は、CRMの重複レコードが登録されないよう予め設定するヒントをご紹介します。 Tip #7: データの重複を未然に防ぐには事前の設定が重要 CRMを使う人が増えれば増えるほど、データの重複が発生しやすくなり、登録されているデータ数が増えると手動で重複を確認することも難しくなるでしょう。まずは登録段階で重複を防ぐことが大事です。一意の項目として設定する項目の設定で、「値の重複を許可しない」を選択すると、その項目に同じデータが登録されないように予め設定することができます。たとえば、メールアドレスの項目を一意の項目として設定しておくと、既に同様のメールアドレスがCRM上に登録されている場合、同じメールアドレスのレコードが登録できないようになります。パスポート番号や会員番号などをカスタム項目を使って管理する場合にも、同様の設定をすることでデータの重複を防げます。このように、Zoho CRMではすでに存在しているデータがある場合、重複するデータを持つ見込み客や連絡先の登録ができないよう予め設定できます。
Tip #4: フィードの自動フォロールールを使って重要なレコードの最新情報を見逃さない
4回目を迎える今回は、「Tips＆Tricks」シリーズの4番目のヒントは、あなたにとって重要な情報を見逃さない環境を整える機能を紹介します。 CRM上のデータベースにはたくさんの情報が溢れかえっているため、重要な情報を見逃してしまう場合があります。それは色々なケースで発生します。今月の目標達成に関わる大型商談など、注意が必要なもの受注の見通しが低い商談最近の施策で獲得した見込み客で、まだアプローチを行なっていないもの先週完了予定なのに未完了になっているタスク追加の割引が必要な見積りや商談ここで課題になるのが、これら全ての情報を管理できるかどうかです。それを可能にするのが、フィードの自動フォロールールーです。フィードでは、自分がフォローするよう設定したレコードの最新情報を得られることはご存知かと思いますが、どのようにレコードを決めますか？自分が所有するレコードの更新は自動的に取得されますが、チームの他メンバーが所有するレコードをフォローする必要がある場合に、各レコードを手動で確認しながらフォローするのは非効率的です。その場合は、指定した条件に基づいて自動でフォローできる自動フォロールールを設定しましょう。レコードが、指定した条件を満たすと自動的にフォローし、フィードで更新が表示されます。
Tip #3: モバイルアプリのチェックイン機能でクライアントへの訪問を記録
こんにちは！今週も活用法をご紹介します。前回の投稿を見逃した方はこちらよりご覧ください。今回は、全ての営業担当者と営業マネジャーにおすすめの機能をピックアップしてお届けします。 Tip #3: モバイルアプリのチェックイン機能でクライアントへの訪問を記録クライアントへの訪問が終わり一息ついたのもつかの間、やる事はたくさん。次はマネージャーに電話して結果を報告しなければいけません。その後、Zoho CRMで予定を作成／更新して、上司に報告した内容と同じ内容をメモに残します。マネージャーに電話して訪問結果を報告 Zoho CRMで予定を作成／更新して、見込み客または連絡先に関連付ける上司に報告した内容と同じ内容をメモに残す一日に多くのクライアントを訪問する営業担当者にとって、上記のプロセスは時間のムダと言わざるを得ません。モバイルアプリのチェックインをぜひ使ってください。担当者が訪問の合間に簡単に情報を追加できるので、作業の効率化がはかれるだけでなく、営業マネージャーと担当者間での情報共有にも最適です。営業担当者は訪問が終わったあと、チェックインすればワンクリックで訪問に地図タグを付けることができます。会ったクライアントの情報を記録するだけでなく、リアルタイムでCRMのデータに追加されるので、チームメンバーも状況を簡単に把握できます。
Tip #2: タブのレイアウトに基づいて見込み客の変換の関連付けを設定する
こんにちは！ Zoho Communityより、今週のTipsを紹介します。前回の投稿では、見込み客のスコアリングでフォロー優先度をつける方法をご紹介しました。見逃した方はこちらをご覧ください。今週のヒントは、CRMの重要な機能の一つであるカスタマイズに関連する情報をお届けします。 Tip #2: タブのレイアウトに基づいて見込み客の変換の関連付けを設定する事業が複数に分かれていたり、様々な製品やサービスを扱う場合、CRMでページレイアウトを設定しているかもしれません。例えば、不動産会社で住宅用不動産と商業用不動産の売買を行なっているとします。例えば、見込み客の項目は、その見込み客が何に興味を持っているのか、たとえば、マンションや別荘（住宅用不動産）か、オフィスビルや工場（商業用不動産）かによって異なります。したがって、見込み客タブには、住居用と商業用の2つのレイアウトがあります。これは、一つのタブで多様な要件の管理を実現します。そして、見込み客を変換するときは、取引先と連絡先に同じ住居用/商業用レイアウトに関連付けする必要があります。これは、見込み客の変換の関連付けの機能で設定が可能です。
Tip #1 優先順位をつけて効率的に見込み客をフォローする
こんにちは！ Zohoコミュニティでは、皆さんから寄せられた質問や運用例に焦点を当てて、週一度「Tips and Tricks」を投稿します。 CRMを効率的にカスタマイズするのに役立つ機能や、まだあまり知られていない機能も紹介していきます。ぜひお試しいただき、役に立った機能があれば教えてください。本日のトピックはこちらです。 Tip #1:優先順位をつけて効率的に見込み客をフォローする日々の営業活動で、すべての新規見込み客をフォローアップし、未完了のタスクと問い合わせを処理し、かつ新たな見込み客を開拓するのは容易ではありません。日々の業務を円滑にこなすには、就業時間内にいかに生産性高く業務に取り組めるかが重要です。本日は、購入につながりそうな重要な見込み客から優先的にフォローできるCRMの機能をご紹介します。それがpro見込み客のスコアリングです。スコアリングの設定方法を見てみましょう！まずは、項目に基づいたスコアルールを設定する必要があります。例えば、ヘルスケア業界の見込み客、または年間売上が1万ドルを超える見込み客は、購入につながる可能性があるとします。そしたら、対象の項目により高い点数を設定することで、これらの見込み客に優先順位を付けられます。優先的にフォローが可能です。その他にも、メールを開封やクリックした場合や、SNSでのコメントやいいねに基づいたルールの設定も可能です。スコアリングルールの詳細はヘルプをご覧ください。