レポートのメール送信

ツールバーから［メール］を選択し、次の手順でレポートをメール送信できます。

• 添付ファイルとしてメール送信するテーブルまたはレポートを開きます。

• メールアイコンの［このビューをメール送信］を選択し、次のいずれかの形式を選択します。

  • ［CSV］ - レポートの基になるデータがCSV形式の添付ファイルとして送信されます。

  • ［Excel］ - 基になるデータがExcelファイルとして送信されます。

  • ［PDF］ – レポートまたはテーブルがPDF形式の添付ファイルとしてメール送信されます。

  • ［HTML］ – レポートがHTML形式でメール送信されます。

  • ［画像］ – このオプションはグラフでのみ使用でき、画像が.pngまたは.jpgファイルとしてメール送信されます。

• 表示された［メール設定］ページの［レポートのオプション］タブで、必要な設定を指定します。メールの添付ファイルを保護するためのパスワード設定など、複数のカスタマイズオプションを利用できます。パスワードを設定するには、［パスワードを設定する］チェックボックスを選択し、必要なパスワードを入力します。ただし、このパスワードはアプリケーションの操作画面からユーザーと共有できないため、個別に共有する必要があります。

• ［メール］タブで、ビューの送信先ユーザーのメールアドレスを指定します。メールアドレスは、1行に1件ずつ手動で入力できます。また、［ユーザー／グループを選択］を使用して、送信先のユーザーまたはグループを選択することもできます。

• フィルター条件を適用したレポートを、複数のユーザーやグループにメール送信することもできます。

• メールの件名や本文をカスタマイズできます。また、［この件名/Messageをこのワークスペースの初期設定にする］チェックボックスを使用して、カスタマイズした件名とメッセージを初期設定にできます。
  メモ：［パスワードを設定する］オプションは、レポートを添付ファイルとして送信する場合にのみ機能し、インライン画像としてメール送信する場合には機能しません。
  このメールを一定間隔で送信するように予約することもできます。

• 指定したユーザーにテーブルまたはレポートを添付ファイルとして送信するには、［送信］をクリックします。

 ダッシュボードのメール送信

ダッシュボードは、HTMLとPDFの2種類のファイル形式でのみメール送信できます。

ダッシュボードをHTML形式でメール送信するには

• メール送信するダッシュボードを開きます。
• ［メール］→［HTML形式でメール送信］をクリックします。または、［エクスポート］→［HTML形式でエクスポート］→［メール］をクリックすることもできます。
• ［HTML形式でメール送信：設定］画面が開き、［レポートのオプション］タブと［メール］タブの2つが表示されます。［レポートのオプション］タブで使用できるオプションは、［HTML形式でエクスポート］のオプションと同じです。
• ［メール］タブで、ダッシュボードの送信先ユーザーのメールアドレスを1行に1件ずつ指定します。
• ［次からユーザーを追加］リンクを使用すると、ダッシュボードまたはデータベースを共有しているユーザーのメールアドレスを選択できます。また、Zoho ContactsやGoogle Contactsから連絡先を選択することもできます。
• 特定のフィルター条件を適用したレポートをメール送信することもできます。（レポートの共有時に使用したフィルター条件がこちらに適用されます。詳しくは、ヘルプドキュメントを参照してください）
• メールの件名や本文をカスタマイズすることもできます。［この件名/Messageをデータベースの初期設定にする］チェックボックスを使用すると、カスタマイズした件名とメッセージを、送信するすべてのメールの初期設定にできます。
• このメールを一定間隔で送信するように予約することもできます（詳しくは、こちらのセクションを参照してください）。
• ［送信］をクリックします。

ダッシュボードをPDF形式でメール送信するには

Zoho Analyticsでは、ダッシュボードを2種類のレイアウトでPDF形式でメール送信できます。

• ［ダッシュボードと同じレイアウト］- ダッシュボードが、ダッシュボード上で配置されているものと同じレイアウトでメール送信されます。
• ［各レポートを新しいページに表示］- ダッシュボードが1列のレイアウトでメール送信され、PDF内の各レポートが新しいページに表示されます。

ダッシュボードをPDF形式でメール送信するには

• メール送信するダッシュボードを開きます。
• ダッシュボード上で配置されているものと同じレイアウトでメール送信するには、［メール］→［PDF形式でメール送信］→［ダッシュボードと同じレイアウト］をクリックします。または、［エクスポート］→［PDF形式でエクスポート］→［ダッシュボードと同じレイアウト］→［メール］を選択することもできます。

（または）

• 各レポートを新しいページに表示してダッシュボードをメール送信するには、［メール］→［PDF形式でメール送信］→［各レポートを新しいページに表示］をクリックします。または、［エクスポート］→［PDF形式でエクスポート］→［各レポートを新しいページに表示］→［メール］を選択することもできます。
• ［PDF形式でメール送信：設定］画面が開き、［レポートのオプション］タブと［メール］タブの2つが表示されます。［レポートのオプション］タブで使用できるオプションは、［PDF形式でエクスポート］のオプションと同じです。
• ［メール］タブで、ダッシュボードの送信先ユーザーのメールアドレスを1行に1件ずつ指定します。
• ［次からユーザーを追加］リンクを使用すると、ダッシュボードまたはデータベースを共有しているユーザーのメールアドレスを選択できます。また、Zoho ContactsやGoogle Contactsから連絡先を選択することもできます。
• 特定のフィルター条件を適用したレポートをメール送信することもできます。（レポートの共有時に使用したフィルター条件がこちらに適用されます。詳しくは、ヘルプドキュメントを参照してください）
• メールの件名や本文をカスタマイズすることもできます。［この件名/Messageをデータベースの初期設定にする］チェックボックスを使用すると、カスタマイズした件名とメッセージを初期設定にすることもできます。
• このメールを一定間隔で送信するように予約することもできます（詳しくは、こちらのセクションを参照してください）。
• ［送信］をクリックします。

 複数のビューのメール送信

複数のビューをメール送信する手順は、1つのビューをメール送信する場合と同様です。［エクスポート］→［複数のビューをエクスポート］→［メール］を選択するか、次の手順でレポートをメール送信できます。

• 添付ファイルとしてメール送信するテーブルまたはレポートを開きます。
• ［メール］→［複数のビューをメール送信］をクリックします。
• 次のいずれかのオプションを選択できます。
  • ［CSV］- 基になるデータがCSVファイルとしてエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます。
  • ［PDF］– テーブル/reportsがPDFファイルとしてエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます。
  • ［HTML］– テーブル/reportsがHTMLファイルとしてエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます。
  • ［画像］– グラフがGIFまたはPNG画像としてエクスポートされ、添付ファイルとして送信されます（グラフでのみ使用できます）。
• ［メール形式：設定］画面が開きます。
• ［レポートのオプション］タブで、メール送信するテーブル/reportsを選択します。初期設定では、すべてのレポートが選択されています。

• ［メール］タブで、テーブル/report,の送信先ユーザーのメールアドレスを1行に1件ずつ指定します。
• ［次からユーザーを追加］リンクを使用すると、レポートまたはデータベースを共有しているユーザーのメールアドレスを選択できます。また、Zoho ContactsやGoogle Contactsから連絡先を選択することもできます。
• 必要に応じて、件名とメッセージをカスタマイズします。［この件名/Messageをデータベースの初期設定にする］チェックボックスを使用すると、カスタマイズした件名とメッセージを初期設定にすることもできます。
• このメールを一定間隔で送信するように予約することもできます。（詳しくは、こちらのセクションを参照してください）
• ［送信］をクリックします。

テーブル/reportが添付ファイルとしてユーザーに送信されます。

 メール送信の予約

レポートを含むメールをユーザーに定期的に送信するよう予約できます。これにより、データの最新の変更内容をユーザーに通知できます。

メール送信を予約するには

• 添付ファイルとしてメール送信するビューを開きます。
• ［メール］→［このビューをメール送信］/Email［複数のビュー］をクリックし、必要な形式を選択します。
• 表示された［メール形式：設定］画面で、レポートの送信先ユーザーのメールアドレスを指定します。
• メール送信を予約するには、［このメールを予約する］チェックボックスを選択します。
• 予約を実行する間隔を選択します。

 

• 必須項目の［予約名］を指定します。

 次の表は、さまざまな間隔でメール送信を予約する際に使用できるオプションを示しています。

• ［レポートにデータがない場合、このメールを送信しない］を選択すると、レポートにデータが含まれていない場合は受信者にメール送信されません。
• レポートは、指定した間隔で添付ファイルとして送信されます。

メール送信の予約の編集

メール送信の予約を編集するには、次の手順を実行します。

• 対応するデータベースから任意のテーブル/reportを開きます。
• ［メール］→［メールスケジュールを編集］をクリックします。
• ［メールスケジュールを編集］ウィンドウが開き、データベース内に作成されたすべてのスケジュールが［すべてのスケジュール］タブに表示されます。
• ［すべてのスケジュール］タブには、すべてのメールスケジュールが表示されます。［有効］タブには有効なメールスケジュールのみが表示され、［無効］タブには無効なスケジュールのみが表示されます。
• スケジュールにマウスのカーソルを合わせます。スケジュールを編集するための操作項目が表示されます。

 

操作項目は次のとおりです。

• • ［編集］：このリンクをクリックすると、メール設定画面が開きます。メールとエクスポートの設定を編集すると、スケジュールもそれに応じて変更されます。
  • ［一時停止］：このリンクをクリックすると、スケジュールが一時停止します。
  • ［実行］：このリンクをクリックすると、一時停止中のスケジュールが実行されます。
  • ［削除］：このリンクをクリックすると、スケジュールが削除されます。
  • ［今すぐ送信］：このリンクをクリックすると、ビューがすぐにメールで送信されます。
• 複数のスケジュールをまとめて［実行］、［一時停止］、または［削除］するには、各スケジュールの横にあるチェックボックスを選択し、画面上部の該当する操作項目をクリックします。