データのアーカイブ
データのアーカイブとは、将来参照する可能性はあるものの、分析には不要な履歴データや利用頻度の低いデータを特定し、有効な分析環境から移動しておくことで、必要に応じて参照できるようにしておくプロセスです。
なぜデータのアーカイブが重要なのですか？
時間の経過とともに、ワークスペースには大量の履歴データが蓄積されます。これらのデータは日々の分析には積極的に使われなくなっても、レポートやダッシュボードを生成するたびにクエリの対象となります。
その結果、不要な古いデータまで処理されてしまい、レポートのパフォーマンス低下、ストレージ使用量の増加、行数上限超過によるコスト増大につながります。
データアーカイブを行うことで、利用頻度の低いデータや古いデータをアーカイブに移動し、分析に必要な有効なデータだけをすぐに利用できる状態に保つことができます。
- クエリ性能の向上と分析の高速化: クエリ対象を関連性の高いデータに限定することで、レポート生成やダッシュボードの読み込み時間を大幅に短縮し、より迅速なインサイトと快適な分析体験を実現します。
- コスト削減: 古いデータをアーカイブすることでテーブルサイズの増大を抑え、不要な成長を防ぎつつ、行数上限を効率的に管理できます。
- ストレージ使用の最適化: 古いデータをアーカイブすることでテーブルサイズの増大を抑え、不要な成長を防ぎつつ、行数上限を効率的に管理できます。
料金プラン
データアーカイブ機能は、プレミアムプランおよびエンタープライズプラン、ならびにすべてのバンドルプランで利用できます。また、他のプラン向けにはアドオンとして提供されています。
- プレミアムプランのユーザーは、最大25件の有効なアーカイブスケジュールを設定できます。
- エンタープライズプランのユーザーは、最大75件の有効なアーカイブスケジュールを設定できます。
詳細は、Zoho Analytics の料金をご覧ください。
データアーカイブのベストプラクティス
- アーカイブ条件を定義する: データを確認し、有効な分析には不要となったレコードを特定します。どの期間または条件（例: 特定の日付より古いデータ）に基づいてデータをアーカイブするかを明確に定義します。
- 依存関係を確認する: アーカイブを行う前に、そのデータがレポートやダッシュボードで使用されているかを確認します。監査ログを確認して、アクセス頻度の低いビューやレポートを特定し、利用状況が少ないデータから優先的にアーカイブします。
- データ保持期間を計画する: 自社のデータ保持ポリシーやコンプライアンス要件に基づき、データをどのくらいの期間保持するかを定義します。必要に応じて、監査や履歴分析に利用できるよう、アーカイブデータが利用可能であることを確保します。
- 定期的に見直しと最適化を行う: データの利用状況やレポート要件の変化に合わせて、アーカイルールを定期的に見直します。必要に応じてアーカイブ条件やスケジュールを更新し、不要になったアーカイブスケジュールは削除して、アーカイブ管理を効率的に保ちます。
データをアーカイブする方法
アカウント管理者、組織管理者、ワークスペース管理者などの管理者権限を持つユーザーが、データをアーカイブできます。
データアーカイブは、次の 3 つの主要なステップで構成されます。
- 条件の定義
- アーカイブのスケジュール設定
- アーカイブデータの保持
アーカイブ条件の定義
- アーカイブしたいデータが含まれるテーブルにアクセスします。
-
[More] > [Archive Data] をクリックします。
- [Conditions] セクションで、どのレコードをアーカイブするかを決定するルールを定義します。
- 列名、演算子、列の値を選択します。
- [Add Condition] をクリックして条件を複数追加し、適切な演算子を選択します。1 つのアーカイブに定義できる条件は最大10 件です。
アーカイブのスケジュール設定
データアーカイブをスケジュール設定すると、アーカイブ処理を自動化でき、古いデータや利用頻度の低いデータを、手動操作なしで定期的にアーカイブできます。
Zoho Analytics では、次の間隔でのスケジュール設定をサポートしています。
- 1 回のみ
- 毎週
- 毎月
- 毎年
アーカイブデータの保持
データアーカイブにおけるデータ保持設定では、アーカイブされたデータをワークスペース内にどのくらいの期間保持し、その後いつ完全に削除するかを定義します。
Zoho Analytics では、次のデータ保持オプションをサポートしています。
期間に基づく保持
この方法では、アーカイブデータを一定期間保持します。指定した期間が経過すると、そのデータは Zoho Analytics から完全に削除されます。
直近 N 回分のアーカイブに基づく保持
この方法では、直近 N 回分のアーカイブセットのみを保持します。新しいアーカイブが作成されると、指定した数を超える古いアーカイブセットは自動的に削除されます。ストレージ使用量を継続的に管理しつつ、最新のアーカイブのみを一定数保持したい場合に有効なオプションです。
管理者への通知
[Notify] オプションを使用すると、アーカイブ処理の状況を管理者に通知できます。有効にすると、アーカイブの実行が成功した場合と失敗した場合の両方で通知が送信されます。
通知を受け取るユーザーのロールを選択し、適切な担当者が速やかに状況を把握し、必要に応じて対応できるようにします。
上記の設定を構成したら、[Save] をクリックします。データは設定したスケジュールに従ってアーカイブされます。
メモ:アーカイブ処理が実行されると、指定した条件に一致するレコードはレポート、ダッシュボード、フィルターから除外され、実行時に考慮されなくなります。その結果、すべてのデータビューと計算には、有効なレコードのみが反映されます。
アーカイブスケジュール実行後にデータモデルを変更した場合はどうなりますか？
データアーカイブが実行されると、定義したアーカイブ条件に一致するすべてのレコードは有効な分析対象から除外されます。これらのレコードは、関連するレポートやダッシュボード、フィルター値から除外され、レポート実行時のクエリ対象にもなりません。
アーカイブスケジュール実行後に、テーブルのデータモデル（列の追加や削除など）を変更した場合、次の動作が適用されます。
- すでにアーカイブされたデータは変更されず、データモデルが更新されても安全に保持されます。
- データモデルの変更は、今後のアーカイブ実行にのみ影響し、過去にアーカイブされたデータには影響しません。
メモ: アーカイブ条件の定義に使用されている列は、元のテーブルから削除できません。削除しようとすると依存関係エラーが発生し、削除はブロックされます。
データアーカイブの管理
アーカイブ設定の管理では、すべてのアーカイブ活動を監視し、既存のアーカイブ設定を管理できます。このセクションから、アーカイブスケジュールの確認、実行状況の追跡、条件・保持ポリシー・通知設定の変更などを行えます。
アーカイブ設定の管理
- アーカイブ設定の管理タブには、次のいずれかの方法でアクセスできます。
- テーブルデザイナーから: [More] > [Manage Archive] をクリックします。
- ワークスペース設定から: サイドナビゲーションパネルの[Settings] アイコンをクリックし、[Workspace Settings] を選択します。
- ワークスペース内で設定されているすべてのアーカイブスケジュールが、テーブル名、最終スケジュール、次回スケジュール、およびアーカイブされた行数とともに一覧表示されます。
- [Edit] アイコンをクリックすると、既存のアーカイブ設定を編集できます。
- 詳細は、前述の手順を参照してください。
アーカイブ履歴の管理
- 完了したスケジュールをクリックすると、詳細なアーカイブ情報を表示できます。
- アーカイブ情報には、アーカイブされたレコードの詳細が表示されます。
- このビューを使用して、アーカイブ活動を監視し、問題のトラブルシューティングを行います。
ファイルのアーカイブ解除
[Unarchive] オプションを使用すると、過去にアーカイブしたデータを、分析やレポート作成が必要になった際に Zoho Analytics に復元できます。アーカイブ解除されたデータは元のテーブルに戻され、レポートやダッシュボードの作成に再び利用できるようになります。
アーカイブファイルのダウンロード
[Download] アイコンをクリックすると、アーカイブデータのローカルコピーを取得できます。アーカイブファイルはコンピューターにダウンロードされ、オフラインでの参照やバックアップ用途に利用できます。
よくある質問
1. データアーカイブの上限はどのように計算されますか？ 何行までアーカイブできますか？
プレミアムプランでは最大 50 万行、エンタープライズプランでは最大 500 万行をアーカイブできます。
2. どのような場合にデータアーカイブは失敗しますか？
ご利用中のプランで設定されているアーカイブ上限を超えた場合、データアーカイブは失敗することがあります。
3. アーカイブされたデータは、Zoho Analytics ワークスペースにどのくらいの期間保持されますか？
アーカイブされたデータは、ユーザーが設定した保持期間中は Zoho Analytics に保持され、その後、完全に削除されます。