Zoho Backstageでの申込管理

Zoho Backstageでの申込管理

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このガイドでは、Zoho Backstage のすべての申込ページで要旨(アブストラクト)申込を管理する方法を説明します。申込の追加とレビュー担当者の割り当てから、承認・却下・セッションへの変換、各ステータスの詳細な理解まで、申込ライフサイクルの各段階を扱います。

概要

すべての申込ページは、イベント内の要旨申込を管理するための中核となるワークスペースです。ここから主催者は次のことができます。
  1. 送信されたすべての要旨を表示する
  2. レビューの進捗を追跡する
  3. レビュアーを割り当て/再割り当てする
  4. 申込を承認または却下する
  5. 承認済みの申込をセッションに変換する
  6. ステータス更新を管理する
  7. 完全なタイムライン監査ログを保持する
各申込には次の情報が表示されます。
  1. 申込 ID
  2. 件名
  3. トピック
  4. 著者の詳細
  5. レビュアーの詳細(割り当て済みの場合)
  6. ステータスバッジ
  7. 操作メニュー(3 点メニュー)
申込を開くと、次の内容が表示されます。
  1. 概要タブ – 申込内容と著者情報
  2. レビュータブ – レビュアーのコメントと評価
  3. メモタブ – 主催者向けの内部メモ
  4. タイムラインパネル – すべてのステータス変更を時系列で表示したログ
これらのセクションの使い方を理解することで、スムーズで透明性の高い要旨レビューを行うことができます。

申込を追加する  

申込は通常、著者がイベントサイトから送信しますが、必要に応じて主催者が手動で申込を追加することもできます。


Info
ここに表示される項目は、設定されている要旨申込フォームによって決まります。フォームを変更すると、その内容がここにも反映されます。

申込を手動で追加するには:
  1. ドックから[Abstracts] > [Submissions] > [すべての申込]に移動します。
  2. [申込を追加]をクリックします(自分の役割で有効な場合)。[申込を追加]サイドパネルが表示されます。



  3. 要旨のトピックを選択します。
  4. 次の詳細を入力します。
    1. 発表タイトル
    2. 説明
  5. ドロップダウンから申込タイプを選択します。
  6. レビュアー向けに、発表資料または補足ドキュメントをアップロードします。
    1. ファイルサイズ: 最大 40 MB
    2. 対応ファイル形式: JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP, PDF, DOC, DOCX, TXT, PPT, PPTX, PPS, PPSX, ODP, SXI, ZSLIDES
  7. 著者の詳細を入力します。
    1. 敬称
    2. メール
    3. 必須のカスタム項目
  8. 主催者の設定で許可されている場合は[共著者を追加]をクリックし、共著者の詳細を入力します(該当する場合)。



  9. 著者が複数いる場合は、登壇する人物に対して[発表者]チェックボックスをオンにします。発表者は 1 名のみ設定できます。
  10. [申込を追加]をクリックします。

申込を編集する  

編集機能を使用すると、作成済みの申込の詳細を更新できます。これは、軽微な誤りの修正、メタデータの更新、修正依頼があった際の申込者のサポートなどに役立ちます。


すべての申込ステージで編集できるわけではありません。編集可否は申込の現在のステータスによって異なります。

Idea

次のような場合に申込を編集できます:

  1. 軽微な修正が必要な場合
  2. トピックやトラックなどのメタデータを調整する必要がある場合
  3. 著者から詳細の更新についてサポート依頼があった場合
  4. 申込が[保留: 変更待ち]に設定されている場合
  5. 利益相反としてフラグが付けられ、管理者による調整が必要な場合
  6. 申込が[修正後再提出]となり、内部情報の更新が必要な場合

編集を行うと、タイムライン履歴を保持したまま申込データが更新されます。

申込を編集するには:
  1. ドックから[Abstracts] > [Submissions] > [すべての申込]に移動します。
  2. 対象の申込に関連付けられている操作メニューを開きます。
  3. [申込を編集]をクリックします。
  4. 必要な項目を更新します。
  5. [保存]をクリックします。
すべての変更は、申込の詳細に即時反映されます。
Info
  1. 申込が[修正後再提出]ステータスの場合は、「バージョン 1」「バージョン 2」などのバージョン管理が表示されることがあります。
  2. 編集を行っても、タイムラインの透明性は維持されます。

申込を削除する  

Info
申込はいつ削除できますか?
  1. 申込は、レビュアーが割り当てられる前にのみ削除できます。
  2. 一度レビュアーが割り当てられると、その申込はレビューのワークフローの一部となり、削除できなくなります。
Notes
  1. 削除は、評価結果の処理ではなく、管理上の整理を目的としています。
  2. 次のような場合にのみ削除を使用してください。
    1. 重複した申込である
    2. テスト用の申込である
    3. イベントポリシーに違反している

  1. ドックから[Abstracts] > [Submissions] > [すべての申込]に移動します。
  2. 対象の申込に関連付けられている操作メニューを開きます。
  3. [申込を表示]をクリックします。申込の詳細ページが開きます。
  4. 右上の操作ボタンまたはドロップダウンを開きます。
  5. [申込を削除]をクリックします。
  6. ダイアログボックスで削除を確定します。
Alert削除された申込は、[Abstract] > [Submissions] > [削除済みの申込]ページに 30 日間保持され、その後完全に削除されます。

レビュアーを割り当てる

レビュアーは、要旨レビュー設定で構成されたレビュー基準に基づいて申込を評価します。適切なレビュアーを割り当てることで、各申込が定められた評価期間内に、公平かつ一貫した基準で評価されるようになります。

レビュー期間中であれば、いつでも申込にレビュアーを割り当てることができます。

Info
開始する前に
  1. レビュアーがあらかじめ [Reviewers] タブに追加されていることを確認します。
  2. [Abstract 設定] > [レビュー設定] で、レビュー基準とスコアリングルールが構成されていることを確認します。


  1. ドックから[Abstracts] > [Submissions] > [すべての申込]に移動します。
  2. レビュアーを割り当てたい申込を探します。
  3. [レビュアーを割り当て]をクリックします。[レビュアー]サイドパネルが表示され、利用可能なレビュアーの一覧が表示されます。申込をダブルクリックして開くこともできます。
    1. または、申込に関連付けられている操作メニューをクリックします。
    2. [申込を表示]をクリックします。
    3. [レビュアーを割り当て]をクリックします。[レビュアー]サイドパネルが表示され、利用可能なレビュアーの一覧が表示されます。
  4. レビュアーを選択します。



  5. [割り当て]をクリックします。
Info
レビュアーを割り当てた後はどうなりますか?

レビュアーを割り当てると、次のことが行われます。
  1. 申込のステータスが[レビュアー割り当て済み]に更新されます。
  2. 割り当てられたレビュアーは、設定された基準に基づいて申込を評価できるようになります。
  3. レビュアーが評価を開始すると、申込のステータスは自動的に[レビュー中]に変更されます。
  4. システムは、次の情報を含め、申込のタイムラインに割り当てアクティビティを記録します。
    1. レビュアー名
    2. 割り当て日時
    3. ステータスの更新

レビュアーを再割り当てする 

レビュアーの再割り当ては、公平性・正確性・継続性を保ってレビューを行うために必要になる場合があります。これは通常、レビュアーが利益相反を申告した場合、利用できなくなった場合、またはより適切な専門家が見つかった場合に行われます。

再割り当てを行うことで、申込は遅延や偏りなくレビューのワークフローを進行できます。

Info
開始する前に
  1. 代替のレビュアーが[Reviewers]タブに追加済みであることを確認します。
  2. 申込に現在レビュアーが割り当てられていることを確認します。
  3. 利益相反がマークされている場合は、レビューを再開するために再割り当てが必要であることを確認します。


  1. Dock からAbstracts > Submissions > All Submissionsに移動します。
  2. 再割り当てが必要な投稿を探し、その投稿に関連付けられている操作メニューを開きます。
  3. Reassign Reviewer をクリックします。Reassign Reviewerサイドパネルが表示され、利用可能な査読者の一覧が表示されます。
    1. 別の方法として、投稿に関連付けられている操作メニューをクリックします。
    2. View Submissionをクリックします。
    3. Reviewタブに移動します。
    4. Reassign Reviewerをクリックします。Reassign Reviewerサイドパネルが表示され、利用可能な査読者の一覧が表示されます。
  4. 新しい査読者を選択します。



  5. Reassignをクリックします。
Notes
投稿がConflict of Interest(利益相反)としてマークされている場合でも、査読者を再割り当てすることで、レビュー処理を再開できます。
Info

査読者を再割り当てした後はどうなりますか?

  1. 以前に割り当てられていた査読者は、その投稿から削除されます。
  2. 新しい査読者が、その投稿を評価するアクセス権を取得します。
  3. 再割り当てのアクティビティは、透明性と追跡のためにタイムラインにタイムスタンプ付きで記録されます。
  4. 以前に報告されたConflict of Interest(利益相反)は、参照用としてタイムライン上に引き続き表示されます。

Approving a Submission  

投稿を承認すると、その抄録が評価プロセスを正常に完了し、イベントに採択されたことが確定します。承認はレビューライフサイクルにおける最終決定を表します。一度承認されると、その投稿は承認済みと見なされ、有効なレビュー用パイプラインから外れます。
Info
投稿はいつ承認できますか?

投稿は、評価ワークフローに応じて、レビュー処理の任意の段階で承認できます。ただし、通常は投稿の評価が完了した後に承認を行います。一般的なケースには次のようなものがあります。
  1. レビュー完了: 割り当てられた査読者が、スコアやコメントを含む評価を提出済みの場合。この段階で承認するのが最も一般的です。
  2. 修正後の再投稿: 投稿が修正のために保留となり、著者が更新して再投稿した場合、変更内容をレビューし、そのまま承認に進むことができます。
  3. Conflict 解消後: 査読者が投稿をConflict of Interest(利益相反)としてマークし、その後再割り当てとレビューが正常に完了した場合、レビューサイクルが完了すると承認が可能になります。
Notes
次の場合、承認は利用できません:
  1. 投稿がすでにRejected(却下済み)の場合
  2. 投稿がWithdrawn(取り下げ)になっている場合
  3. 投稿がすでにConverted to Session(セッションに変換済み)の場合



投稿を承認するには:
  1. Dock からAbstracts > Submissions > All Submissionsに移動します。
  2. 対象の投稿を探し、関連付けられている操作メニューを開きます。
  3. View Submissionをクリックします。投稿の詳細ページが開きます。
  4. 右上の操作エリアでApprove Submissionをクリックします。
  5. 表示される確認メッセージを確認します。
  6. 承認を確定するにはApproveをクリックします。


投稿のステータスは、確認後すぐに更新されます。
Notes
承認時に投稿を Session に変換する:
  1. 承認プロセス中に、Convert to Sessionというオプションが表示される場合があります。
  2. このオプションを選択した場合:
    1. システムはセッション作成フローに進みます。
    2. 投稿データが引き継がれ、セッション詳細に自動入力されます。
    3. 次のようなセッションレベルの詳細を設定できます:
      1. セッション種別
      2. タイトル
      3. トラック
      4. 日付と時間
      5. 所要時間
      6. 会場またはホール
      7. スピーカー
    4. データマッピング:
      1. 抄録のPresentation Title → Session Title
      2. AuthorsCo-AuthorsSpeakersとして選択可能
  3. 選択しなかった場合:
    1. 投稿はApproved(承認済み)ステータスのままになります。
    2. 投稿データから、後でいつでもセッションに変換できます。
Info
承認後はどうなりますか?
  1. 投稿ステータスがApproved(承認済み)に更新されます。
  2. 承認操作はタイムラインにタイムスタンプ付きで記録されます。
  3. 査読者の操作は現在の状態に基づいて制限されます。
    1. 投稿がUnder Review(レビュー中)の場合、査読者は評価を完了できます。
    2. レビューがまだ開始されていない場合、査読者ポータルで操作はView Detailsに変わり、その投稿をレビューすることはできません。
  4. 投稿は有効なレビューキューから除外されます。
  5. 自動決定通知が設定されている場合は、自動で送信されます。
  6. (まだ行っていない場合は)投稿をセッションに変換できます。
  7. セッションに変換した場合:
    1. ステータスはさらにConverted to Sessionに更新されます。
    2. リンクされたセッションレコードが作成されます。
    3. 以降の変更はSessionsタブで管理する必要があります。
  8. セッションにスピーカーを割り当てます。
  9. 資料や配布物として、添付ファイルをセッションにリンクします。
  10. セッションをアジェンダ内にスケジュールします。
承認しても投稿が削除またはアーカイブされることはありません。完了したレビュー履歴、スコア、コメント、およびアクティビティログは、透明性と監査目的のためにタイムライン上で恒久的に参照できます。
Alert
  1. 承認は、レビューに関する最終決定と見なされます。
  2. 投稿をセッションに変換すると、管理対象がAbstractタブからSessionsタブに移ります。
  3. 一度投稿を承認すると、Abstractタブから元に戻すことはできません。承認に進む前に、すべての詳細を確認してください。
  4. すべての承認操作は、追跡性を維持するためにタイムスタンプ付きで記録されます。

Rejecting a Submission  

投稿を却下すると、レビュー処理が正式に終了し、その抄録がイベントに採用されないことが確定します。これは最終的な評価決定です。一度却下されると、その投稿はワークフロー内でこれ以上先に進みません。

Info
投稿はいつ却下できますか?

投稿は、有効なレビュー段階を経過した後に却下できます。Reject Submissionオプションは、通常次のステータスで利用できます。
  1. レビュー完了
  2. 修正後の再投稿
  3. Off-Topic としてマーク済み
  4. Conflict of Interest (レビューサイクル完了後)
  5. Approved(まだセッションに変換されていない場合。ワークフロー設定による)
次の場合、却下は利用できません:
  1. 投稿がWithdrawn(取り下げ)としてマークされている場合
  2. 投稿がすでにConverted to Session
    (セッションに変換済み)の場合



投稿を却下するには:
  1. Dock から Abstracts > Submissions > All Submissions に移動します。
  2. 対象の投稿を探し、関連付けられている操作メニューを開きます。
  3. View Detailsをクリックします。
  4. 右上の操作エリアで、ドロップダウンメニューを開きます。
  5. Reject Submissionをクリックします。確認ダイアログが表示されます。
  6. Rejectをクリックします。Reject Submissionダイアログボックスが開きます。



  7. 却下の理由を入力します。
  8. Reject and Send Emailをクリックします。
Info
却下後はどうなりますか?
  1. ステータスがRejected(却下済み)に更新されます。
  2. 却下理由が投稿の詳細内に表示されます。
  3. タイムラインに、タイムスタンプ付きで却下のマイルストーンが記録されます。
  4. メール自動化が有効な場合、申請者に却下メールが送信されます。
  5. 投稿は完了済みとなり、レビュー ワークフロー内でこれ以上進行することはできません。
Notes
  1. 却下しても、レビュー履歴および査読者コメントはすべて保持されます。
  2. この決定は、後からレポートや監査目的で参照できます。
  3. 投稿を完全に終了させるのではなく改善を求めたい場合は、代わりにOn Hold: Pending Changesステータスの利用を検討してください。
  4. 却下は削除と同義ではありません。データはシステム内に残ります。

Adding メモ to a Submission  



メモは、主催者同士の内部コミュニケーションに利用できます。メモを使用して、決定の根拠を記録したり、査読者からのフィードバックに関するディスカッションを追跡したり、ポリシー関連のコメントをドキュメント化したりできます。
  1. Dock で Abstracts > Submissions > All Submissions に移動します。
  2. 対象の投稿を探し、その投稿に関連付けられているアクションメニューを開きます。
  3. View Details をクリックします。
  4. Notes タブに移動します。
  5. メモを入力します。
  6. Save をクリックします。
Info
  1. メモは内部用であり、申請者や査読者には表示されません。
  2. メモはいつでも編集または削除できます。これらの設定にアクセスするには、アクションメニューを開いてください。

投稿を Withdrawn としてマークする  

場合によっては、最終決定が行われる前に、投稿を査読プロセスから外す必要が生じることがあります。これは通常、申請者が抄録の取り下げを希望した場合や、主催者が事務的な理由でクローズする場合に発生します。

投稿を Withdrawn としてマークすると、投稿の完全なデータは保持したまま、査読・承認・スケジューリングの対象から外すことができます。
Info
いつ投稿を Withdrawn に設定するか

次のような場合に、このオプションを使用できます。
  1. 著者から正式に取り下げの依頼があった場合
  2. 抄録が誤って送信された場合
  3. 投稿がイベントにとってもはや関連性がない場合
  4. 却下にはせずに投稿をクローズする必要があるなど、事務的な調整が必要な場合
Notes
  1. このステータスは却下とは異なります。Withdrawn の投稿は自発的に審査対象から外されたものであり、却下された投稿は評価に基づく判断結果を反映しています。
  2. Abstract > Abstract Settings > Submitter で取り下げ権限が無効になっている場合、または投稿が Under Review 状態に移行した後に取り下げが制限されている場合、著者は主催者に連絡して取り下げを依頼する必要があります。
  3. 主催者は、投稿が Converted to Session になっている場合を除き、どの段階でも投稿を Withdrawn に設定できます。


  1. Dock で Abstracts > Submissions > All Submissions に移動します。
  2. 対象の投稿を見つけ、その投稿に関連付けられているメニューを開きます。
  3. View Details をクリックします。投稿の詳細ページが開きます。
  4. 右上の Actions ドロップダウンをクリックします。
  5. Set as Withdrawn をクリックします。Submission Withdrawal ダイアログボックスが表示されます。
  6. 取り下げの理由を入力します。


     
  7. Withdraw をクリックします。
Info
この後どうなるか
  1. ステータスが Withdrawn に更新されます。
  2. タイムラインに取り下げが記録されます。
  3. 投稿は有効な査読対象から外されます。
  4. 承認および却下の処理は利用できなくなります。
  5. 投稿はレポートおよび監査目的で引き続き表示されます。

抄録投稿のステータス

All Submissions ページ上の各投稿はライフサイクルに沿って進行します。投稿の横に表示されるステータスバッジは、その投稿が査読プロセスのどの段階にあるかと、現在利用できる処理内容を正確に示します。

一般的な進行例:
  1. Submission Received(投稿受領)
  2. Reviewer Assigned(査読者割り当て済み)
  3. Under Review(査読中)
  4. Review Completed(査読完了)
  5. 最終判断(Approved / Rejected / On Hold / Off-Topic / Conflict / Withdrawn)
  6. Converted to Session(承認後にセッションへ変換された場合)
各マイルストーンには次の情報が表示されます。
  1. 日付と時刻
  2. 査読者(該当する場合)
  3. ステータスラベル
  4. この一覧により、監査の透明性と説明責任が確保されます。
これらのステータスを理解することで、次に行うべき操作(査読者の割り当て、修正依頼、承認、却下、セッションへの変換など)を判断しやすくなります。

Submission Received(投稿受領)

この段階では、抄録はシステムに正常に登録され、キューで待機している状態です。まだ査読プロセスには入っておらず、査読者も割り当てられていません。

ここが開始点です。評価を開始する前に、投稿を開いて、すべての必須項目が入力されているか、トピックの選択が適切か、添付ファイルが正しくアップロードされているかを確認できます。

View Details を開いて、次の内容を確認できます。
  1. 抄録の内容
  2. 著者および共著者情報
  3. 抄録のトピック
  4. 添付ファイル
ここからの一般的な次の手順は、査読者を割り当てることです。査読者が割り当てられると、ステータスは自動的に進行します。

Reviewer Assigned(査読者割り当て済み)

投稿は評価のために査読者に回付されました。査読プロセスが正式に開始され、タイムラインには誰がいつ割り当てられたかが表示されます。

Notes
査読が開始されていても、管理者としてのコントロールは維持されます。専門分野やスケジュールが合わない場合などは、査読者の割り当てを調整することができます。
利用可能な設定には、通常次のようなものが含まれます。

  1. 査読者に関する設定の管理
  2. 査読者の変更
  3. 投稿の詳細の確認

この段階でのあなたの役割は主に監督です。進捗をモニタリングしたり、詳細を確認したり、必要に応じて変更に介入したりできます。査読者が評価を開始すると、投稿のステータスは次の段階に進みます。

Idea
査読者の割り当てを確定する前に、投稿のトピックが査読者の専門分野と合致しているかを確認しておくとよいでしょう。
査読者が査読を開始すると、ステータスは Under Review に移行します。

Under Review(査読中)

投稿が Under Review と表示されている場合、割り当てられた査読者が現在評価を行っていることを意味します。

この段階では、次のような場合を除き、主催者側で直ちに行う必要のある操作はありません。
  1. 投稿を承認する
  2. 進捗をモニタリングする
  3. 投稿の詳細を確認する
  4. 投稿を却下する
  5. 投稿を Withdrawn に設定する

Notes
進捗の確認や詳細の確認のために、いつでも投稿を開くことができます。

次のステータス更新は、査読者が評価を完了したタイミングで行われます。

Review Completed(査読完了)

査読者が評価を終え、フィードバックを送信しました。投稿はあなたの判断を待っている状態です。

Reviews タブで、コメント、スコアの内訳、スコアの詳細を確認できます。ここが意思決定の段階です。

Reviews タブには、次のような情報が表示されます。
  1. 査読者のコメント
  2. 設定された評価基準に基づくスコア
  3. フィードバックフォームから送信された評価
ここが判断のポイントです。

ここから、次の操作を行うことができます。
  1. 投稿を承認する
  2. 投稿を却下する
  3. 投稿を Withdrawn に設定する
  4. (規定により必要な場合は)削除する
Info
主催者は投稿を On Hold にすることはできません。このステータスは査読者のみが設定できます。投稿が On Hold に設定されている場合、主催者はその後でさらに操作(投稿の 承認 または 却下)を行うか、著者の修正と再投稿を待つことができます。

次のステータスは、あなたが行う操作に応じて決まります。

Approved(承認済み)

主催者が投稿を承認すると、ステータスは Approved に移行します。タイムラインにはこの判断が明確に記録されます。

承認は、その抄録がイベントで採択されたことを意味します。ただし、承認しても、変換を選択しない限り自動的にセッションが作成されるわけではありません。

承認時には、投稿をセッションに変換するかどうかを確認するプロンプトが表示される場合があります。変換を有効にすると、システムは直ちにセッション作成フローに移行します。

変換しないことを選択した場合、投稿は承認済みのままですが、イベントのアジェンダには追加されません。
Notes
査読者は投稿を承認できません。承認権限を持つのはイベント主催者(EO)のみです。

Converted to Session

投稿が承認され、セッションに変換されると、ステータスは Converted to Session になります。これは、その抄録が単なる投稿ではなく、イベントのセッションとして扱われることを意味します。



次の内容が表示されます。
  1. 緑色の Converted to Session バッジ
  2. View Session Info リンク
  3. 変換が記録されたタイムラインの項目
変換時には、次のようなセッションの詳細を設定します。
  1. セッション種別
  2. 件名(投稿内容から自動入力)
  3. トラック
  4. スケジュール
  5. 会場
  6. スピーカー
保存すると、セッションはイベントプログラムの一部となり、トレーサビリティのために元の投稿とリンクされます。

Marked as Off-Topic

Marked as Off-Topic ステータスは、投稿がイベントのテーマ、トラック、または抄録の募集範囲と合致しない場合に使用されます。

このステータスは査読者によって設定され、最終判断というよりは分類として機能します。

ここから、次の操作を行うことができます。
    1. 投稿の詳細を確認する
    2. 承認または却下を進める
    3. ステータスに応じた連絡を再送信する
    Idea
    多くのワークフローでは、最終決定を行う前の一次フィルターとして、主題外(オフトピック)かどうかを判断するステップを設けています。
    Notes
    このステータスでは、査読者の再割り当ては利用できません。

    On Hold: 保留中の変更

    投稿内容に確認事項、修正、または追加情報が必要な場合は、ステータスを「On Hold: 保留中の変更」にできます。

    このステータスは査読者によって設定され、決定プロセスを一時的に停止し、申請者による修正が必須であることを示します。

    このステータスは通常、次のような場合に使用されます。
    1. 必須項目が未入力の場合
    2. 添付ファイルが不足している場合
    3. 書式の修正が必要な場合
    4. 追加の説明が必要な場合
    申請者はここで次の操作ができます。
    1. (許可されている場合)投稿内容を編集する
    2. ステータス通知メールを再送信する
    3. 承認または却下し、問題が解決したことを反映する
    Info
    このあとどうなりますか?
    1. 申請者に、要旨を更新して再送信するよう通知されます。
    2. 更新後に再送信されると、ステータスは自動的に「Revised and Resubmitted」に変わります。
    3. 投稿は同じ査読者に再割り当てされ、再評価されます。
    4. 査読者は、確認期限に関係なく、再送信された要旨にアクセスして確認できます。
    申請者が要旨を更新して再送信すると、ステータスは自動的に「Revised and Resubmitted」に変わります。

    Revised and Resubmitted

    このステータスは、申請者が依頼された変更に対応し、更新版の要旨を送信したことを示します。

    次の点が確認できます。
    1. バージョンセレクター(例:バージョン 2)
    2. 更新された添付ファイル
    3. タイムライン上で、On Hold: 保留中の変更の後にRevised and Resubmittedが表示される進行状況
    バージョン管理により透明性が確保されます。バージョンを比較して、どこが更新されたかを正確に確認できます。

    この段階では、最終決定を行うことが求められます。利用可能な処理には通常、次のものが含まれます。
    1. 投稿を承認する
    2. 投稿を却下する
    3. 投稿を編集する
    4. 申請者に連絡する
    5. 取り下げ済みとして設定する
    Info
    このあとどうなりますか?
    1. 投稿は同じ査読者に再割り当てされます。
    2. 査読者には再送信が通知されます。
    3. 確認期限に関係なく、投稿は再度評価のために開かれます。
    この段階は、多くの場合、最終的な評価のチェックポイントとなります。

    Withdrawn

    Withdrawn とマークされた投稿は、もはや審査対象ではありません。

    取り下げは、申請者からの依頼、または主催者による操作によって行われます。設定で申請者による取り下げが制限されている場合は、主催者が操作を行う必要があります。

    Withdrawn の投稿は監査目的でデータ内に保持されますが、実質的には完了済みです。これらのエントリーは通常、閲覧専用であり、ワークフローがこれ以上進行することはありません。

    却下済み

    却下済みステータスは、その投稿が承認されないという最終決定を表します。投稿を却下する際には、理由の入力が求められます。この理由は却下メールに記載され、投稿の詳細内にも保存されます。

    却下済みになると、次のようになります。
    1. タイムラインに決定内容が記録されます
    2. 投稿の進行は停止します
    3. 必要に応じて、ステータス通知メールを再送信できます

    申請者に良い印象を与えるため、投稿を却下する際は、明確でプロフェッショナルな説明を含めることを推奨します。

    Conflict of Interest

    査読者が利益相反を申告すると、投稿はConflict of Interestステータスに移行します。これは、査読者が評価を続行できないことを示しており、確認プロセスを再開するための対応が必須であることを意味します。

    すべての Submissionsページでは、この状態がわかりやすい注意メッセージで強調表示される場合があります。

    利益相反を迅速に解消することで、確認プロセスの公平性を維持できます。
    Info
    次に何をすべきですか?

    1. 評価プロセスを継続できるよう、査読者を再割り当てする
    2. 投稿の詳細を表示する
    3. 確認回数が完了したら、決定を行って続行する
    Notes
    このステータスは査読者によって設定され、主催者が手動で設定することはできません。

    Idea
    ステータスの推移を理解する
    1. 一般的な投稿の流れは次のとおりです。
      1. Submission 受領済み > Reviewer Assigned > Under 確認 > 確認完了 > 承認済み / 却下済み
    2. 修正が必要な場合:
      1. 確認完了 > On Hold: 保留中の変更 > Revised and Resubmitted > 承認済み / 却下済み
    3. セッションに変換された場合:
      1. 承認済み > Converted to Session
    4. 取り下げられた場合:
      1. Submission 受領済み > Withdrawn
    5. 利益相反が発生した場合:
      1. Reviewer Assigned > Conflict of Interest > Reassigned > Under 確認

    投稿をセッションに変換する



    承認済みの投稿は、承認プロセス中または承認後に、セッションへ変換できます。
    1. Abstracts > Submissions > すべての Submissionsに Dock から移動します。
    2. 対象の投稿を探し、その投稿に関連付けられたメニューを開きます。
    3. 詳細を表示をクリックします。投稿の詳細ページが開きます。
    4. 右上のConvert to Sessionをクリックします。確認ダイアログボックスが表示されます。
    5. Convert to Sessionをクリックします。セッションを追加サイドパネルが表示されます。



    6. 必要な詳細を入力します。
    7. 完了をクリックします。

    リンクされたセッションが削除されている場合

    場合によっては、投稿にConverted to Sessionと表示されていても、リンクされたセッションがイベントのアジェンダから削除されていることがあります。

    この場合、次のようになります。
    1. 投稿には引き続きConverted to Session バッジが表示されます。
    2. セッション情報を表示リンクは利用できなくなります。
    3. 以前のセッションが削除されたことを示す情報とともに、新規セッションを作成ボタンが表示されます。
    これは、投稿が以前に変換されているものの、関連付けられたセッションデータがSessionsタブから削除されたことを意味します。

    投稿から新規セッションを作成する

    リンクされたセッションが削除されている場合は、次の手順を実行します。
    1. Abstracts > Submissions > すべての Submissionsに Dock から移動します。
    2. 対象の投稿を探し、その投稿に関連付けられたメニューを開きます。
    3. 詳細を表示をクリックします。投稿の詳細ページが開きます。
    4. 新規セッションを作成をクリックします。セッションを追加サイドパネルが表示されます。
    5. 必要に応じてセッションの詳細を再設定します。
    6. 完了をクリックします。
    7. 新しいセッションが作成され、投稿にリンクされます。
    投稿は引き続きConverted to Sessionと表示され、タイムラインには元の承認および変換プロセスが反映されます。

    投稿の添付ファイルをセッションに追加する

    投稿がセッションに変換されると、その投稿にアップロードされた添付ファイルを、リンクされたセッションに直接追加できます。これにより、ファイルを一度ダウンロードしてからSessionsタブに再アップロードする必要がなくなり、ワークフローを効率化できます。

    「セッションに追加」が利用できるのはいつですか?

    セッションに追加オプションは、次のすべての条件を満たす場合にのみ表示されます。
    1. 投稿のステータスがConverted to Sessionである
    2. 投稿に 1 つ以上の添付ファイルが含まれている
    3. イベントのアジェンダにリンクされたセッションが既存である
    Notes
    リンクされたセッションがアジェンダから削除されている場合は、添付ファイルを追加する前に、セッションを再作成する必要があります。


    1. Abstract > Submissions > すべての Submissionsに Dock から移動します。
    2. 対象の投稿を探し、その投稿に関連付けられたメニューを開きます。
    3. 詳細を表示をクリックします。投稿の詳細ページが開きます。
    4. 添付ファイルセクションまでスクロールします。
    5. 対象ファイルの横にあるセッションに追加をクリックします。添付ファイルをセッションに追加ダイアログボックスが表示されます。



    6. ファイルの使用方法を選択します。
      1. Materials
      2. Handouts
    7. 追加をクリックします。
    Idea
    ファイルを追加する際は、そのファイルをセッション内でどのように使用するかを指定する必要があります。

    1. Materials(資料)
    1. セッション中にプレゼンテーションとして使用
    2. 登壇者およびホストのみがアクセス可能
    3. PPT などのプレゼンテーションファイルに最適
    2. Handouts(配布資料)
    1. 参加者が参照できるように共有
    2. セッション中またはセッション後(セッション設定に基づく)に利用可能
    3. 次の用途に適しています:
      1. PDF
      2. 研究論文
      3. 補足ドキュメント
      4. 追加の読書用資料
    Notes
    1. Materials に追加した場合、プレゼンテーションできるのは PPT ファイルのみです。
    2. その他のファイル形式については、参加者がアクセスできるようにするには Handouts を使用してください。
    Info
    添付ファイルを追加するとどうなりますか?
    1. ファイルは投稿データの一部として保持されます
    2. コピーがセッションにリンクされます
    3. 投稿のタイムラインは変更されません
    4. 後から 管理 > Sessions に移動し、該当するセッションを開くことで、そのファイルを管理または削除できます。

    投稿の著者をスピーカーとして追加する

    投稿がセッションに変換されると、著者をスピーカーとして割り当てることができます。
    Notes
    1. 著者は自動的にはスピーカーとして追加されません。
    2. セッション作成時に、スピーカーとして含める著者を手動で選択する必要があります。
    3. 著者が複数いる場合は、1 名または複数名をスピーカーとして選択できます。


    著者をスピーカーとして追加するには:
    1. セッション作成時に、追加する Session サイドパネルで 追加する Speakers をクリックします。
    2. 追加する Submission Speaker パネルで、必要な著者権限を選択します。



    3. 保存 をクリックします。
    追加されると、選択した著者はセッションのスピーカーとして表示され、設定されている場合はセッションレベルの権限を付与されます。

    Info
    すべて Submissions ページは単なる一覧ではなく、アブストラクトのライフサイクルを一元管理するダッシュボードです。

    次の点を理解することで、
    1. 各ステータスの定義
    2. 各ステータスで利用可能な処理
    3. レビューのフロー
    4. タイムラインの追跡
    5. セッションへの変換ワークフロー
    次のことを確実に行えます:
    1. 意思決定プロセスの透明性の確保
    2. 体系的なレビュー管理
    3. 明確な監査履歴の保持
    4. 投稿からセッションへのスムーズな移行
    ご不明な点がありましたら、support@zohobackstage.com までお問い合わせください。

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