連続自動処理

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連続自動処理とは

連続自動処理は、データの反応に応じてメール、タスク、通話によるフォローアップ処理を自動で行う一連の処理です。各フォローアップの後、経過時間やデータの反応に応じて次の処理を実行できるため、相手に合わせた対応の流れを作成できます。連続自動処理を定義してデータを登録すると、Biginが設定済みのフォローアップ処理を自動で実行します。また、期待する反応が得られたら、データの登録を自動で解除するように設定することもできます。

連続自動処理は、［チームパイプライン］と［連絡先］のタブを対象に作成できます。

連続自動処理とワークフローの違い

両方ともビジネスプロセスを自動化する機能ですが、目的が異なります。ワークフローは、業務上の出来事をきっかけに実行する一度のみの処理の自動化に使用します。一方、連続自動処理は、顧客の反応に合わせて複数段階のフォローアップの流れを構築するために使用します。

利用可能なプラン
連続自動処理は、プレミアとBigin 360のプランでのみ利用できます。作成できる有効な連続自動処理の数と、各連続自動処理に設定できるフォローアップ処理の最大数は、サブスクリプションプランによって異なります。

注：

連続自動処理ごとの処理の最大数は、すべての種類のフォローアップ（メール、タスク、通話）の合計数です。
例として、プレミアプランでは、1つの連続自動処理に最大20件のフォローアップ処理を設定できます。メール10件、タスク5件、通話5件など、合計20件以内であれば自由に組み合わせられます。

連続自動処理の管理

Biginで連続自動処理を管理できるのは、次のユーザーのみです：

管理者
権限設定で連続自動処理機能へのアクセスが許可されているユーザー。

連続自動処理へのアクセス

連続自動処理は、［自動化処理］の項目として、［設定］ページに表示されます。

連続自動処理の作成

1. ［設定］→［自動化処理］→［連続自動処理］に移動し、［+連続自動処理を作成する］ボタンをクリックします。

2. 連続自動処理の名前と説明を入力します。

3. 連続自動処理を作成する対象のタブを選択します。［チームパイプライン］タブまたは［連絡先］タブを選択できます。［パイプライン］タブを選択した場合は、対象のパイプラインを選択します。

4. タブを選択したら、連続自動処理の対象を選択します。手動で登録したデータ、または既存の［チームパイプライン］／［連絡先］タブのデータ一覧に含まれるデータを選択できます。タブのデータ一覧を選択した場合は、対象のデータ一覧も選択する必要があります。

メモ。登録の種類は、連続自動処理の作成時に一度のみ設定でき、公開後も含め、後から変更することはできません。別の登録設定が必要な場合は、連続自動処理を複製し、複製した連続自動処理で希望するタイミングを設定してください。

5. データ一覧を選択した場合は、データを登録するタイミングを、すぐに、または指定時間後に設定することもできます。

フォローアップ処理の作成

連続自動処理を作成すると、連続自動処理ビルダーのページが表示されます。ここで、要件に応じてフォローアップ処理を作成できます。

作成できるフォローアップ処理は、次の表のとおりです。

最初のメールフォローアップ

［+メールフォローアップ］をクリックします。
メールを送信するタイミングを選択します。登録後すぐに送信するか、指定した時間（分、時間、日、月単位）が経過してから送信するかを選択できます。
メールフォローアップの名前を入力します。
データのメール項目または関連するタブから、メールの受信者を選択します。
使用するメールテンプレートを選択します。
メールの差出人のメールアドレスを指定します。
返信を受け取る返信先のメールアドレスを指定します。

メモ

応答条件の［返信済み］を機能させるには、Bigin by Zoho CRMで返信先アドレスをIMAP同期する必要があります。IMAP同期を行わないと返信を検出できず、連続自動処理を応答に基づいて分岐させることができません。
連続自動処理で送信したメールは、自動メールの送信上限にカウントされます。上限に達すると、上限がリセットされるまで、連続自動処理で予定されているメールは送信されません。

最初のタスクによるフォローアップ

［+タスクによるフォローアップ］をクリックします。
［実行する処理］項目で、タスクを作成するタイミングを選択します。
［タスク名］項目にタスク名を入力します。
［タスクの担当者］項目でタスクの担当者を選択します。初期設定では、データの担当者が選択済みです。
［期限］項目で、実行日から何日後かを指定して期限を設定します。
必要に応じて、［担当者に通知］を有効にしたり、リマインダーを設定したり、タスクに［高い優先度］を設定したりします。
タスクの内容がわかりやすくなるように説明を追加します。

最初の通話によるフォローアップ

通話によるフォローアップは、［連絡先］タブでのみ利用できます。

［+通話によるフォローアップ］をクリックします。
［実行する処理］項目で、通話を予定するタイミングを選択します。
［通話の名前］項目に通話の名前を入力します。
［通話の担当者］項目で通話の担当者を選択します。
初期設定では、［通話の種類］項目で［発信］が選択済みです。必要に応じてリマインダーを設定できます。
［通話の開始時間］項目で、実行タイミングを基準に通話の開始時間を設定します。
［通話の目的］と［通話の内容］の各項目に、話し合う内容の詳細を入力します。

後続のフォローアップ処理

後続のフォローアップは、連続自動処理で最初のフォローアップの後に実行される追加の処理です。顧客の応答の有無に応じて、顧客とのやり取りを継続するのに役立ちます。

たとえば、最初のメールを送信した後、顧客から返信がない場合や顧客が処理を行わない場合に、後続のフォローアップとして別のメール、タスク、通話を設定できます。

後続のフォローアップ処理の追加

最初のフォローアップを設定したら、次のフォローアップ列の＋アイコンをクリックして、連続自動処理に手順を追加します。フォローアップとして、メール、タスク、通話のいずれかを選択して追加できます。

後続のフォローアップごとに、前の手順のどの処理を次回のフォローアップ処理の実行タイミングとするかを設定する必要があります。設定できる実行タイミングの条件は、前のフォローアップの種類によって異なります。

活用例

ジルカー不動産の例を見てみましょう。同社は、マンション、ヴィラ、商業用物件に関する顧客からの問い合わせを、複数のチャネルで受け付けています。営業チームは、すべての見込み客に継続的に対応するため、フォローアップ処理と後続のフォローアップ処理を活用しています。顧客の反応や営業活動に基づき、メール、タスク、通話によるコミュニケーションを自動化しています。

メール活動に基づく後続のフォローアップ処理

ジルカー不動産に、高級マンションのプロジェクトに関心のある顧客から問い合わせがあった場合の例です。

最初のメールによるフォローアップ：問い合わせが送信されるとすぐに、物件のパンフレット、価格の詳細、間取り図、設備情報を記載したメールが顧客に自動送信されます。
後続のフォローアップ1：顧客がメールを開封すると、顧客に連絡して物件の要件を確認するタスクが営業担当者に自動で割り当てられます。
後続のフォローアップ2：営業担当者がタスクを完了すると、現地見学の予約可能時間について相談し、物件に関する質問に回答するためのフォローアップの通話が予約されます。
後続のフォローアップ3：通話中に顧客が物件の訪問を希望した場合、通話が成功したことに基づいて、現地見学の確認情報、物件へのアクセス方法、予約可能な時間帯を記載したメールが自動送信されます。
後続のフォローアップ4：その後、顧客がメール内の予約リンクをクリックすると、価格の相談や予約手続きを支援する、優先度が「高」のタスクが営業マネージャーに割り当てられます。

タスクのステータスに基づく後続のフォローアップ処理

ジルカー不動産に、ゲート付きヴィラのプロジェクトに関心のある顧客から問い合わせがあった場合の例です。

最初のタスクによるフォローアップ：ジルカー不動産は、ゲート付きコミュニティ内のヴィラのプロジェクトについて顧客から問い合わせを受けると、営業担当者にタスクを割り当てます。このタスクでは、営業担当者が顧客に連絡し、予算、希望エリア、入居予定時期などの詳細を収集します。
後続のフォローアップ1：タスクのステータスが「完了」になると、絞り込んだヴィラの候補、価格の詳細、プロジェクトの特長を記載したメールが顧客に自動送信されます。顧客はメールを開封し、メール内の現地見学リンクをクリックします。
後続のフォローアップ2：このメール活動を実行タイミングとして、現地見学の予約を確定し、顧客の予約可能時間を確認するために、営業担当者によるフォローアップの通話が行われます。
後続のフォローアップ3：通話の予約が正常に完了すると、現地見学の手配、パンフレット、必要なドキュメントを準備するための別のタスクが、営業チーム向けに自動作成されます。
後続のフォローアップ4：現地見学が完了し、タスクのステータスが更新されると、顧客に合わせたフォローアップのメールが送信されます。メールには、予約特典、毎月の均等分割払いプラン、予約に向けた次の手順が記載されています。

通話の結果に基づく後続のフォローアップ処理

ジルカー不動産に、商業用物件に関心のある顧客から問い合わせがあった場合の例です。

最初の通話によるフォローアップ：ジルカー不動産は、商業用物件への投資に関心のある顧客との相談の通話を予約します。最初の通話では、営業担当者が物件の詳細、投資のメリット、期待収益、価格体系について説明します。
後続のフォローアップ1：通話の結果が「完了」になると、商業用物件のパンフレット、投資収益率の詳細、間取り図を記載したメールが顧客に自動送信されます。
後続のフォローアップ2：その後、顧客がメールを開封して投資の詳細リンクをクリックすると、融資コンサルタントが顧客に連絡し、融資の利用条件や支払い方法について相談するためのタスクが実行されます。
後続のフォローアップ3：融資相談のタスクが完了すると、最終的な質問への回答と予約の確認についての相談を行うために、別のフォローアップの通話が自動で予約されます。
後続のフォローアップ4：この会話で顧客が購入手続きを進める意思を示すと、予約、ドキュメントの作成、決済処理の活動を開始するために、優先度が「高」のタスクが営業マネージャーに割り当てられます。

連続自動処理の複製

ジルカー不動産の営業チームには、新規顧客からの問い合わせに対応する連続自動処理がすでにあります。この連続自動処理には、ようこそメール、営業担当者向けのフォローアップのタスク、顧客から応答がない場合のリマインダーの通話が含まれています。

今回、チームは別のキャンペーン向けに、メールテンプレートやフォローアップのタイミングなどを少しだけ変更して、同様の連続自動処理を作成したいと考えています。連続自動処理全体を一から作成し直す代わりに、既存の連続自動処理を複製して必要な詳細を更新できます。

連続自動処理を複製するには

1. 右上の詳細アイコンをクリックし、［連続自動処理を複製する］を選択します。

2. フォローアップ処理と後続のフォローアップ処理を含む、既存の連続自動処理の詳細が自動でコピーされます。必要な詳細を変更して、既存のバージョンから新規の連続自動処理を作成できます。

3. 連続自動処理の複製時には、タブを変更できません。複製した連続自動処理は、複製元と同じタブに対してのみ作成できます。

連続自動処理の下書きと公開

下書きの連続自動処理

作成中の連続自動処理は、自動で下書きとして保存されます。これにより、変更内容を失うことなく作業を一時停止し、後で連続自動処理の設定を続けることができます。

下書きの連続自動処理は無効のままで、フォローアップの処理は実行されません。連続自動処理のステータスが「下書き」の間は、データは登録されず、メール、タスク、通話も実行されません。これらの連続自動処理は、連続自動処理のリストで「下書き」のステータスラベルによって識別できます。

連続自動処理の公開と更新

連続自動処理の設定が完了して使用できる状態になったら、［公開する］をクリックして有効にします。公開後、手動で登録したデータに対して、設定済みのフォローアップ処理が順次実行されます。データ一覧に基づく連続自動処理では、選択したデータ一覧の条件に一致するたびに、データが自動で登録されます。

データ一覧に基づく連続自動処理を公開する際には、［連続自動処理を公開する］という確認ポップアップに［既存のデータを登録する］という選択肢が表示されます。この選択肢を有効にすると、公開時点でデータ一覧の条件に一致するデータが登録されます。無効のままにすると、連続自動処理の公開後にデータ一覧に追加されるデータのみが自動で登録されます。

連続自動処理を公開すると、公開済みのバージョンは有効な状態で維持され、直接編集することはできません。公開済みの連続自動処理を初めて変更する際に、Biginによって下書きバージョンが作成され、その下書きに移動します。元の公開済みの連続自動処理は、すでに登録されているデータに対して、中断することなく実行され続けます。

以降の変更は、すべて下書きバージョンで行う必要があります。変更が完了したら、［再公開する］をクリックして更新した設定を適用し、新規バージョンを有効にします。これにより、下書きモードで個別に変更を準備しながら、稼働中の連続自動処理を継続して安定的に実行できます。

連続自動処理の再公開

連続自動処理は公開後も変更できます。必要な変更を行ったら、［再公開する］をクリックして更新した設定を適用します。

すでにデータに対する処理の実行が予定されているフォローアップに変更が影響する場合、Biginでは更新を適用する前に警告が表示されます。実行の一貫性を保つため、変更対象のフォローアップで待機中のデータは、そのステップから自動で登録解除されます。変更の影響を受けない他のフォローアップ処理内のデータでは、連続自動処理が中断することなく進行します。

注：

連続自動処理の公開後は、途中にあるフォローアップ処理を削除すると全体の流れに影響するため、削除できません。ただし、既存のフォローアップ処理の編集、最後のフォローアップの削除、連続自動処理の複製と変更版の作成は可能です。

連続自動処理のレポート

レポートを使用すると、連続自動処理の成果を確認、分析できます。

連続自動処理の設定ページで［レポートを表示する］をクリックすると、詳細な成果指標を確認できます。ここでは、選択した連続自動処理内のメール、タスク、通話で実行されたさまざまな処理を追跡できます。

［フォローアップ処理の一覧］と［レポートの一覧］を切り替えることもできます。レポートの一覧では、［メール］、［タスク］、［通話］の専用タブで、フォローアップの種類ごとに成果を確認、分析できます。

連続自動処理の活動に基づくデータのフィルター

連続自動処理の活動は、タブの一覧のフィルター条件として使用できます。

スマートフィルターを使用すると、連続自動処理への登録状況や反応状況に基づいてデータを特定できます。たとえば、特定の連続自動処理に現在登録されているデータ、連続自動処理が完了したデータ、特定のフォローアップに反応したデータを抽出できます。

これは、反応が活発なデータを特定し、対象を絞って処理を行うのに役立ちます。たとえば、連続自動処理のメール内のリンクをクリックしたものの、まだ返信していないデータをすべて抽出し、手動でフォローアップできます。

登録解除されたデータの再登録

連続自動処理の管理：登録解除の設定

作成した連続自動処理への登録は、いつでも解除できます。手順は次のとおりです：

連続自動処理ビルダーの右上にある［設定の管理］をクリックします。
連続自動処理からデータを自動で登録解除するタイミングを選択します：

［解除しない］：すべてのフォローアップ処理が完了するまで、データは連続自動処理に登録されたままになります。

［いずれかのメールへの返信を受信済み］：連絡先が連続自動処理内のいずれかのメールに返信すると、データはすぐに自動で登録解除されます。
［データがデータ一覧の条件に一致しなくなった場合］：登録に使用したデータ一覧のフィルター条件にデータが一致しなくなると、自動で登録解除されます。
［特定の日付］：選択した終了日にデータが登録解除されます。

メモ：

データが連続自動処理から登録解除されると、そのデータに関連する予定済みのフォローアップ処理はすべて自動でキャンセルされます。

登録解除されたデータの再登録

連続自動処理から登録解除されたデータや、すでに連続自動処理が完了したデータは、必要に応じて再登録できます。再登録時に利用できる選択肢は、データの以前のステータスによって異なります。

連続自動処理が以前に「停止」または「失敗」の状態だった場合は、［再開する］を選択して、中断した時点から連続自動処理を続けることができます。
または、［最初からやりなおす］を選択して、最初のフォローアップから連続自動処理をやり直すこともできます。
すでに連続自動処理が完了しているデータでは、［最初からやりなおす］のみを選択できます。
以前の登録に関連するフォローアップの活動が削除されているか、利用できなくなっている場合は、［最初からやりなおす］でのみ再登録できます。

メモ：

現在、再登録に対応しているのは、手動で登録する連続自動処理のみです。データ一覧に基づく連続自動処理では、関連するデータ一覧から除外されたデータが後で再び追加されても、自動では再登録されません。

連続自動処理へのデータの登録

データは、詳細ページから個別に、またはタブの一覧表示から一括で連続自動処理に登録できます。

単一データの登録

データを個別に登録するには、データの詳細ページを開き、［連続自動処理］の関連リストに移動します。［＋連続自動処理を登録する］をクリックし、必要な連続自動処理を選択して、登録を確定します。

1件のデータを同時に最大5件の連続自動処理に登録できるため、必要に応じて、同じデータに対して異なるビジネスプロセスを通じてアプローチできます。登録を確定する前に、選択した連続自動処理に適用される登録設定を確認、設定できます。

複数データの登録

複数のデータをまとめて登録するには、対象のタブの一覧表示を開き、必要なデータを選択します。
［処理］の［連続自動処理］をクリックし、登録先の連続自動処理を選択して、登録を確定します。
1回の操作で、1つの連続自動処理に最大100件のデータを登録できます。データを個別に登録する手間を省き、大量のデータにまとめて対応できます。
選択したデータの登録ステータスが異なる場合（登録済み、連続自動処理が完了済み、未登録など）、処理を進める前にBiginに［登録設定］ダイアログが表示されます。このダイアログでは、一括登録を確定する前に、選択したデータを確認し、登録状況ごとの処理方法をカスタマイズできます。これにより、設定に基づいて意図したデータのみを登録または再登録できます。

注：

データがすでにこの連続自動処理に登録されている場合、再登録はされません。既存の登録に基づく処理が中断されることなく続行されます。

データの自動登録

データ一覧に基づく連続自動処理では、関連付けられたデータ一覧の条件を満たすたびに、データが自動的に登録されます。手動登録は不要です。

注：

データ一覧に基づく連続自動処理では、登録後にデータがデータ一覧の対象外になっても、［設定の管理］で登録解除の条件を設定していない限り、フォローアップ処理が続行されます。

データの連続自動処理に関する情報の表示

連続自動処理に関するすべての情報を、データから直接確認できます。
データを開いて［連続自動処理］の関連リストに移動すると、そのデータが登録されている連続自動処理と、登録ステータス、最後のフォローアップ処理への反応、フォローアップの種類などの詳細を確認できます。また、要件に合わせて列を並べ替えたり、カスタマイズしたりすることもできます。

連続自動処理のかんたんプレビュー

［連続自動処理］の関連リストで［かんたんプレビュー］を使用すると、連続自動処理を開かずに、データの登録に関する詳細を確認できます。
［詳細］タブには、登録ステータス、最後のフォローアップ処理への反応、最後のフォローアップ処理の種類、登録日、次回のフォローアップ処理、データを登録したユーザーなどの情報が表示されます。このパネルから直接データの登録を解除することもできます。
［フォローアップ処理の履歴］タブには、連続自動処理内のすべてのメール、タスク、通話が時系列で表示されます。データの進捗状況と今後のフォローアップ処理をひと目で把握できます。

留意事項

連続自動処理の公開後に、途中のフォローアップを削除すると、処理の流れが崩れます。既存のフォローアップ処理の編集、最後のフォローアップのみの削除、または連続自動処理を複製したバージョンでの必要な変更が可能です。
データの処理が進行中に連続自動処理を無効にすると、そのデータに対して予定されている保留中のフォローアップ処理がすべて自動的にキャンセルされます。
データ一覧に基づく連続自動処理では、登録解除の条件が設定されていない限り、データがデータ一覧の条件を満たさなくなっても、連続自動処理が続行されます。
データが登録条件と登録解除条件の両方を同時に満たす場合、そのデータは連続自動処理に登録されません。
後続のフォローアップ処理の実行タイミングの条件として［返信済み］を使用するには、返信先のメールアドレスをBiginでIMAP同期しておく必要があります。
連続自動処理で送信したメールは、組織の自動メールの送信上限にカウントされます。