シーケンス

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シーケンスとは

シーケンスとは、メール、タスク、通話を通じてデータにアプローチするための、相手の反応に応じた一連の自動フォローアップです。各フォローアップでは、タイミングや相手の反応に基づいて次の処理を実行できるため、相手ごとに最適化されたアプローチを構築できます。シーケンスを定義してデータを登録すると、Biginが設定済みのフォローアップを自動的に実行します。期待する反応が得られた時点で、データを自動的に登録解除するよう設定することもできます。

シーケンスは、［チームパイプライン］タブと［連絡先］タブに対して作成できます。

シーケンスとワークフローの違い

どちらの機能も業務プロセスの自動化に役立ちますが、それぞれ目的が異なります。業務上のイベントをきっかけに一度限りの処理を自動化する場合はワークフローを使用し、顧客とのやり取りに応じて変化する、複数段階のパーソナライズされたフォローアップを構築する場合はシーケンスを使用します。

利用条件
シーケンスは、PremierプランとBigin 360プランでのみ利用できます。作成できる有効なシーケンスの数と、各シーケンスに追加できるフォローアップ処理の上限数は、サブスクリプションプランによって異なります。

メモ：

シーケンスごとの処理の上限数は、すべてのフォローアップの種類（メール、タスク、通話）の合計数を表します。
たとえば、Premierプランでは、1件のシーケンスに最大20件のフォローアップ処理を任意の組み合わせで追加できます。メール10件、タスク5件、通話5件の組み合わせなど、合計が20件になる任意の組み合わせを設定できます。

シーケンスの管理

Biginでシーケンスを管理できるのは、次のユーザーのみです。

管理者
権限設定でシーケンス機能へのアクセス権限が付与されているユーザー。

シーケンスの表示場所

シーケンスは、［自動化］（［設定］ページ内）に表示されます。

シーケンスの作成

1. ［設定］→［自動化］→［シーケンス］に移動し、［+シーケンスを作成］ボタンをクリックします。

2. シーケンス名と説明を入力します。

3. シーケンスを作成するタブを選択します。［チームパイプライン］タブまたは［連絡先］タブを選択できます。パイプラインタブを選択した場合は、対象のパイプラインを選択します。

4. タブを選択した後、このシーケンスの対象を選択します。手動で登録するデータ、または既存のチームパイプライン／連絡先タブのカスタムビューに含まれるデータのいずれかを選択できます。タブのカスタムビューを選択した場合は、対象のカスタムビューも選択する必要があります。

5. カスタムビューを選択した場合、データをすぐに登録するか、指定した時間が経過した後に登録するかを設定することもできます。

フォローアップの作成

シーケンスを作成すると、シーケンスビルダーのページが表示されます。こちらで、要件に応じたフォローアップを作成できます。

作成できるフォローアップを次の表に示します。

最初のメールフォローアップ

［+メールフォローアップ］をクリックします。
メールを送信するタイミングとして、登録直後、または指定した分、時間、日、月が経過した後のいずれかを選択します。
メールフォローアップの名前を入力します。
データのメール項目または関連タブから、メールの受信者を選択します。
使用するメールテンプレートを選択します。
メールの差出人アドレスを指定します。
返信を受信する返信先アドレスを指定します。

注意事項

Bigin by Zoho CRMで応答条件［返信済み］を機能させるには、返信先アドレスをIMAP同期する必要があります。IMAP同期されていない場合、返信を検出できず、応答に基づいてシーケンスを分岐できません。
シーケンスから送信したメールは、自動化メールの送信上限にカウントされます。上限に達すると、上限がリセットされるまで、送信予定のシーケンスメールは送信されません。

最初のタスクフォローアップ

次の［+タスクのフォローアップ］をクリックします。
［実行タイミング］項目で、タスクを作成するタイミングを選択します。
［タスク名］項目にタスク名を入力します。
［タスクの担当者］項目で担当者を選択します。デフォルトでは、データの担当者が選択されます。
［期限］項目で、トリガー日からの日数を指定して期限を設定します。
必要に応じて、［担当者に通知する］を有効にしたり、リマインダーを設定したり、タスクを優先度［高］に設定したりできます。
タスクの内容を分かりやすくするため、説明を追加します。

最初の通話フォローアップ

通話フォローアップは、［連絡先］タブでのみ利用できます。

次の［+通話のフォローアップ］をクリックします。
［実行タイミング］項目で、通話を予約するタイミングを選択します。
［通話名］項目に通話名を入力します。
［通話の担当者］項目で担当者を選択します。
［通話の種類］項目では、デフォルトで［発信］が選択されています。必要に応じてリマインダーを設定できます。
［通話の開始時刻］項目で、トリガー時刻を基準に通話の開始時刻を設定します。
［通話の目的］項目と［通話の議題］項目に、話し合う内容の詳細を入力します。

後続のフォローアップ

後続のフォローアップとは、シーケンス内で最初のフォローアップ後に実行される追加の処理です。顧客からの応答の有無に応じて、継続的に顧客へ働きかけることができます。

たとえば、最初のメールを送信した後、顧客から返信がない場合や顧客が操作を行わない場合に実行する後続のフォローアップとして、別のメール、タスク、通話を設定できます。

後続フォローアップの追加

最初のフォローアップを設定した後、次の［フォローアップ］列にある+アイコンをクリックすると、シーケンスに次のステップを追加できます。フォローアップとして、メール、タスク、通話のいずれかを追加できます。

後続フォローアップごとに、次のフォローアップを実行する条件となる、前のステップでの操作を設定する必要があります。利用可能な実行条件は、前のフォローアップの種類によって異なります。

利用例

ジルカー不動産では、マンション、ヴィラ、商業用不動産に関する顧客からの問い合わせを複数の経路で受け付けています。すべての見込み客に継続的に対応できるよう、営業チームはフォローアップと後続フォローアップを使用し、顧客とのやり取りや営業活動に応じて、メール、タスク、通話による連絡を自動化しています。

メール操作に基づく後続フォローアップ

ジルカー不動産は、高級マンションプロジェクトに関心を持つ顧客から問い合わせを受けます。

最初のメールフォローアップ：問い合わせが送信されると、不動産のパンフレット、価格の詳細、間取り図、設備情報を記載したメールが顧客に自動送信されます。
後続フォローアップ1：顧客がメールを開封すると、顧客に連絡して希望する物件の条件を確認するタスクが営業担当者に自動で割り当てられます。
後続フォローアップ2：営業担当者がタスクを完了すると、現地見学が可能な日時について相談し、物件に関する質問に回答するためのフォローアップ通話が予定されます。
後続フォローアップ3：通話中に顧客が物件の見学を希望した場合、通話結果が成功であることに基づき、現地見学の確認情報、物件所在地へのアクセス、予約可能な時間帯を記載したメールが自動送信されます。
後続フォローアップ4：その後、顧客がメール内の予約リンクをクリックすると、価格の相談や予約手続きを支援する優先度の高いタスクが営業マネージャーに割り当てられます。

タスクのステータスに基づく後続フォローアップ

ジルカー不動産は、ゲート付きヴィラプロジェクトに関心を持つ顧客から問い合わせを受けます。

最初のタスクフォローアップ：顧客からゲート付きコミュニティのヴィラプロジェクトについて問い合わせがあると、ジルカー不動産は営業担当者にタスクを割り当てます。このタスクでは、営業担当者が顧客に連絡し、予算、希望地域、入居希望時期などの詳細を確認します。
後続フォローアップ1：タスクのステータスが［完了］になると、候補となるヴィラ、価格の詳細、プロジェクトの特長を記載したメールが顧客に自動送信されます。顧客はメールを開き、メール内の現地見学リンクをクリックします。
後続フォローアップ2：このメール操作をきっかけに、現地見学の日程を確定し、顧客の都合を確認するため、営業担当者からフォローアップ通話が行われます。
後続フォローアップ3：通話の予定が正常に設定されると、現地見学の手配、パンフレット、必要書類を準備するための別のタスクが営業チーム向けに自動作成されます。
後続フォローアップ4：現地見学が完了し、タスクのステータスが更新されると、予約特典、分割払いプラン、予約の次の手順を記載した個別のフォローアップメールが顧客に送信されます。

通話結果に基づく後続フォローアップ

ジルカー不動産は、商業用不動産に関心を持つ顧客から問い合わせを受けます。

最初の通話フォローアップ：ジルカー不動産は、商業用不動産への投資に関心を持つ顧客との相談通話を予定します。最初の通話では、営業担当者が物件の詳細、投資のメリット、期待収益、価格体系について説明します。
後続フォローアップ1：通話結果が［完了］になると、商業用不動産のパンフレット、投資収益率の詳細、間取り図を記載したメールが顧客に自動送信されます。
後続フォローアップ2：その後、顧客がメールを開いて投資詳細のリンクをクリックすると、顧客に連絡して融資の利用条件や支払い方法について相談するタスクが財務コンサルタントに割り当てられます。
後続フォローアップ3：財務相談のタスクが完了すると、最後の質問に回答し、予約の確定について相談するためのフォローアップ通話が自動的に予定されます。
後続フォローアップ4：この通話中に顧客が購入手続きを進める意思を示した場合、予約、書類作成、支払い処理の活動を開始する優先度の高いタスクが営業マネージャーに割り当てられます。

シーケンスの複製

ジルカー不動産の営業チームは、新規顧客からの問い合わせに対応するためのシーケンスをすでに使用しています。このシーケンスには、案内メール、営業担当者向けのフォローアップタスク、顧客から返信がない場合のリマインダー通話が含まれています。

チームは、メールテンプレートやフォローアップのタイミングなど、一部だけを変更した同様のシーケンスを別のキャンペーン向けに作成しようとしています。シーケンス全体を最初から作成し直す代わりに、既存のシーケンスを複製し、必要な詳細を更新できます。

シーケンスを複製するには

1. 右上にある［その他］アイコンをクリックし、［シーケンスを複製］を選択します。

2. フォローアップと後続フォローアップを含む既存のシーケンスの詳細が自動的にコピーされます。必要な詳細を変更し、既存のバージョンから新しいシーケンスを作成できます。

3. シーケンスの複製時にタブを変更することはできません。複製したシーケンスは、元のシーケンスと同じタブにのみ作成できます。

シーケンスの下書きと公開

下書きのシーケンス

シーケンスの作成中は、自動的に下書きとして保存されます。そのため、変更内容を失うことなく作業を中断し、後でシーケンスの設定を再開できます。

下書きのシーケンスは無効な状態のままで、フォローアップ処理は実行されません。シーケンスが下書きの間は、データはシーケンスに登録されず、メール、タスク、通話も実行されません。シーケンスの一覧では、［下書き］ステータスのラベルによってこれらのシーケンスを確認できます。

シーケンスの公開と更新

シーケンスの設定が完了して使用できる状態になったら、［公開］をクリックして有効にします。公開後、手動で登録されたデータは設定済みのフォローアップに沿って処理されます。また、カスタムビューに基づくシーケンスでは、選択したビューの条件に一致するデータが自動的に登録されます。

カスタムビューに基づくシーケンスを公開すると、［シーケンスを公開］の確認ポップアップに［既存のデータを登録］オプションが表示されます。このオプションを有効にすると、公開時点ですでにビューの条件に一致しているデータが登録されます。無効のままにすると、シーケンスの公開後にビューの条件を満たすようになったデータのみが自動的に登録されます。

シーケンスを公開すると、公開済みのバージョンは有効なままとなり、直接編集することはできません。公開済みのシーケンスを初めて変更すると、Biginによってシーケンスの下書きバージョンが作成され、その下書きに移動します。元の公開済みシーケンスは、すでに登録されているデータに対して中断することなく引き続き実行されます。

以降の変更はすべて下書きバージョンで行う必要があります。変更が完了したら、［再公開］をクリックして更新した設定を適用し、新しいバージョンを有効にします。これにより、変更を下書きモードで個別に準備している間も、公開中のシーケンスを継続して安定的に実行できます。

シーケンスの再公開

シーケンスは公開後も変更できます。必要な変更を行ったら、［再公開］をクリックして更新した設定を適用します。

変更内容が、すでにデータが予約されているフォローアップに影響する場合、Biginは更新を適用する前に警告を表示します。一貫した実行を確保するため、変更されたフォローアップで現在待機中のデータは、そのステップから自動的に登録解除されます。変更の影響を受けない他のフォローアップのデータは、中断することなくシーケンスを進行します。

メモ

シーケンスを公開した後は、全体のフローに影響を与えずにシーケンスの途中にあるフォローアップを削除することはできません。ただし、既存のフォローアップの編集、最後のフォローアップの削除、またはシーケンスの複製と変更版の作成は可能です。

シーケンスのレポート

レポートを使用して、シーケンスの実績を監視、分析できます。

シーケンスの設定ページで［レポートを表示］をクリックすると、詳細な実績指標を確認できます。こちらでは、選択したシーケンス内のメール、タスク、通話で実行された各種操作を追跡できます。

［フォローアップ表示］と［レポート表示］を切り替えることもできます。レポート表示では、［メール、タスク、通話］の各専用タブを使用して、フォローアップの種類ごとに実績を個別に監視、分析できます。

シーケンスのアクティビティによるデータの絞り込み

シーケンスのアクティビティは、タブのビューでフィルター条件として使用できます。

スマートフィルターを使用すると、シーケンスへの参加状況や反応に基づいてデータを特定できます。たとえば、特定のシーケンスに現在登録されているデータ、シーケンスを完了したデータ、または特定のフォローアップに応答したデータを絞り込めます。

これは、反応の高いデータを特定し、対象を絞った対応を行う場合に役立ちます。たとえば、シーケンスのメール内のリンクをクリックしたものの、まだ応答していないすべてのデータを検索し、手動でフォローアップできます。

登録解除されたデータの再登録

シーケンスの管理：登録解除設定

作成したシーケンスからは、いつでもデータを登録解除できます。登録解除するには、次の手順を実行します。

シーケンス作成画面の右上にある［設定を管理］をクリックします。
データをシーケンスから自動的に登録解除するタイミングを選択します。

なし：すべてのフォローアップが完了するまで、データはシーケンスに登録されたままになります。

いずれかのメールへの返信を受信：連絡先がシーケンス内のいずれかのメールに返信すると、データはすぐに自動で登録解除されます。
データがカスタムビューの条件に一致しなくなった場合：登録に使用したカスタムビューのフィルター条件をデータが満たさなくなると、自動的に登録解除されます。
特定の日付：選択した終了日にデータが登録解除されます。

メモ。

データがシーケンスから登録解除されると、そのデータに関連付けられている予約済みのフォローアップはすべて自動的にキャンセルされます。

登録解除されたデータの再登録

シーケンスから登録解除されたデータや、シーケンスをすでに完了したデータは、必要に応じて再登録できます。再登録時に使用できるオプションは、データの以前のステータスによって異なります。

シーケンスが以前に停止または失敗している場合は、［再開］を選択して、中断した時点からシーケンスを続行できます。
または、［最初からやり直す］を選択して、最初のフォローアップからシーケンスを再度開始できます。
シーケンスをすでに完了したデータでは、［最初からやり直す］オプションのみ使用できます。
以前の登録に関連付けられたフォローアップアクティビティが削除されている、または利用できなくなっている場合、データを再登録するには［最初からやり直す］オプションを使用する必要があります。

メモ。

現在、再登録は手動でデータを登録したシーケンスでのみサポートされています。カスタムビューに基づくシーケンスでは、関連付けられたビューの条件から一度外れた後、再び条件を満たしたデータは自動的に再登録されません。

シーケンスへのデータの登録

データは、データの詳細ページから個別に登録するか、タブの一覧表示から一括でシーケンスに登録できます。

1件のデータの登録

1件のデータを登録するには、データの詳細ページを開き、［シーケンス］関連リストに移動します。［+ シーケンスに登録］をクリックし、必要なシーケンスを選択して、登録を確定します。

1件のデータは最大5件のシーケンスに同時に登録でき、必要に応じて異なる業務プロセスから同じデータにアプローチできます。登録を確定する前に、選択したシーケンスに適用される登録設定を確認し、設定できます。

複数データの登録

複数のデータを一度に登録するには、タブの一覧表示を開き、必要なデータを選択します。
［操作］の［シーケンス］をクリックし、データを登録するシーケンスを選択して、登録を確定します。
1回の操作で、1件のシーケンスに最大100件のデータを登録できます。データを1件ずつ登録することなく、多数のデータに簡単にアプローチできます。
選択したデータの登録ステータスが異なる場合（たとえば、一部のデータはすでに登録済み、一部はシーケンスを完了済み、その他は一度も登録されていない場合）、Biginは処理を続行する前に［登録設定］ダイアログを表示します。このダイアログでは、一括登録を確定する前に、選択したデータを確認し、登録状況ごとの処理方法を設定できます。これにより、設定に基づいて、対象のデータのみを登録または再登録できます。

メモ。

データがこのシーケンスにすでに登録されている場合、再度登録されることはありません。既存の登録は中断することなく継続されます。

データの自動登録

カスタムビューに基づくシーケンスでは、関連付けられたカスタムビューで定義された条件を満たすと、データが自動的に登録されます。手動で登録する必要はありません。

メモ。

カスタムビューに基づくシーケンスでは、登録後にカスタムビューの対象外となったデータも、［設定の管理］で登録解除条件を設定していない限り、引き続きフォローアップの対象となります。

データのシーケンス情報の確認

シーケンスに関するすべての情報は、データから直接確認できます。
データを開き、［シーケンス］関連リストに移動すると、データが登録されているシーケンスと、登録ステータス、前回のフォローアップへの反応、フォローアップの種類などの詳細を確認できます。必要に応じて、列の並べ替えやカスタマイズも可能です。

シーケンスのクイックプレビュー

［シーケンス］関連リストの［クイックプレビュー］を使用すると、シーケンスを開かずにデータの登録情報を確認できます。
［詳細］タブには、登録ステータス、前回のフォローアップへの反応、前回のフォローアップの種類、登録日、次回のフォローアップ、データを登録したユーザーなどの情報が表示されます。このパネルからデータの登録を直接解除することもできます。
［フォローアップのタイムライン］タブには、シーケンス内のすべてのメール、タスク、通話が時系列で表示され、データの進捗状況と今後のフォローアップをひと目で確認できます。

留意事項

シーケンスの公開後に途中のフォローアップを削除すると、フローが中断されます。既存のフォローアップを編集するか、最後のフォローアップのみを削除するか、シーケンスを複製して複製版に必要な変更を加えることができます。
シーケンス内でデータの処理が進行している間にシーケンスを無効にすると、それらのデータに対して予定されている保留中のフォローアップはすべて自動的にキャンセルされます。
カスタムビューに基づくシーケンスでは、登録解除条件が設定されていない限り、カスタムビューの条件を満たさなくなったデータも引き続きシーケンスの処理対象となります。
データが登録条件と登録解除条件の両方を同時に満たした場合、そのデータはシーケンスに登録されません。
後続のフォローアップのトリガー条件として［返信済み］を使用するには、返信先メールアドレスがBiginでIMAP同期されている必要があります。
シーケンスから送信されたメールは、組織の自動化メールの送信上限にカウントされます。