重複データの検索と統合
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大量のデータを扱う場合、データの重複は重大な問題を引き起こす可能性があります。ビジネスを効率的に進めるには、データベースに重複がない状態を維持することが重要です。データベースに重複するデータがあると、顧客とのコミュニケーション履歴全体を簡単に確認できず、営業担当者の時間が無駄になるほか、不正確なレポートが生成され、ビジネス上の意思決定に影響を及ぼすおそれがあります。Biginでは、データベースへの重複データの登録を防ぐ事前対策と、既存の重複データを統合する事後対策の両方が可能です。
データの重複の防止
項目の設定で［値の重複を許可しない］チェックボックスを選択すると、重複データの作成を防止できます。項目でこの選択肢を有効にすると、その項目に同じ値を持つ別のデータはシステムで作成できなくなります。たとえば、［連絡先］タブの［メール］項目でこの選択肢を有効にしたとします。この場合、別の連絡先にすでに関連付けられているメールアドレスを使用して、［連絡先］タブにデータを作成することはできません。同じメールアドレスを持つデータを2件登録することはできません。
データの重複を防ぐには
- 管理者権限でBiginにログインします。
- ［設定］→［項目］に移動し、対象のタブを選択します。
- 対象の項目に移動し、［編集する］アイコンをクリックします。
- ［値の重複を許可しない］を選択します。
- ［保存する］をクリックします。
注：［活動］タブでは、［値の重複を許可しない］の選択肢は利用できません。
重複データの検索
［連絡先］タブまたは［組織］タブで［値の重複を許可しない］チェックボックスを選択していない場合、データベース内でデータが重複する可能性があります。Biginでは、あるデータと重複するデータを検索し、1件のデータに統合できます。この処理は2つの手順で行います。まず、1つ以上の項目の値に基づいて重複データを検索します。次に、重複データのうち1件をメインのデータとして選択し、他のデータの詳細情報を統合します。メインのデータは保持され、他のデータは統合後に完全に削除されます。一度に統合できるデータは最大3件です。
重複データを検索するには
- ［連絡先］タブまたは［組織］タブに移動します。
- 対象のデータをクリックします。
- 詳細ページで［詳細］アイコンをクリックし、［重複データの検索と統合］をクリックします。
- ［検索条件］セクションで、重複データを検索するための条件を指定します。
- ［検索］をクリックします。
一致するデータが一覧表示され、重複データを確認できます。 - ［統合］セクションで、統合するデータを選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- メインのデータとして設定するデータを選択します。
- メインのデータのすべての値を最終的な値として使用して重複データを統合する場合は、［すべて選択する］をクリックします。他のデータの値を最終的な値として使用する場合は、そのデータの項目の横にあるラジオボタンをクリックしてから、重複データを統合します。
- ［統合］をクリックします。
重複したデータから選択されたすべての値は、メインのデータと統合されます。重複データに関連するすべてのデータ（添付ファイル、メモ、活動）も、メインのデータと統合されます。
注：
検索と統合では、重複データを1件のメインのデータに統合し、重複データを削除できます。保持されるデータはメインのデータ、削除されるデータは重複データとして扱われます。メインのデータが更新されると、編集を実行条件とする自動化処理が実行され、重複データが削除されると、削除を実行条件とする自動化処理が実行されます。たとえば、データの削除時にメール通知を送信するワークフロールールがある場合、重複データが削除されると、そのワークフロールールが実行されます。