重複レコードを見つけて統合する
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複製データは、大量のデータを扱う際に大きな問題となります。データベースを重複のない状態に保つことは、貴社の業務を効率的に運用する上で重要です。複製データを含むデータベースでは、顧客とのコミュニケーション履歴へのアクセスが難しくなり、営業担当者の時間が無駄になり、法人の意思決定に影響する不正確なレポートが生成されてしまいます。Biginでは、データベースへの重複入力を防ぐ予防策と、既存の複製データを統合する事後対策の両方を提供しています。
複製データを回避する
複製値を許可しない チェックボックスを項目の設定で有効にすると、複製データの作成を防止できます。このオプションを有効にした項目には、同じ値で別のデータを作成することはできません。例えば、メール項目でこのオプションを有効にした場合、すでに他の連絡先に紐付いているメールアドレスで新たな連絡先データを作成することはできません。同じメールアドレスを持つデータが2つ存在することはありません。
複製データを回避する手順
- 管理者権限でBiginにログインします。
- 設定に移動し、項目を選択して対象のタブを選びます。
- 対象の項目に移動し、編集アイコンをクリックします。
- 複製値を許可しないを選択します。
- 保存をクリックします。
メモ: 複製値を許可しないオプションは、活動タブでは利用できません。
複製データを見つける
連絡先や組織タブで複製値を許可しないチェックボックスを有効にしていない場合、データベースに重複が含まれるリスクがあります。Biginでは、データの重複を検索し、1つに統合することができます。この操作は2ステップで行います。まず、1つまたはその他の項目値を基準に重複を検索し、次に複製データの中からマスターデータを選んで、他のデータの詳細を統合します。マスターデータは統合後に保持され、他のデータは完全に削除されます。1回で最大3件のデータを統合できます。
複製データを検索する手順
- 連絡先または組織タブへ移動します。
- 対象のデータをクリックします。
- 詳細ページで、その他アイコンをクリックし、重複データの検索と統合をクリックします。
- 検索条件セクションで重複データを検索するための条件を指定します。
- 検索するをクリックします。
一致したデータが一覧表示され、重複データを特定できます。 - 統合セクションで、統合したいデータを選択します。
- 次をクリックします。
- マスターデータとして設定したいデータを選択します。
- すべてのマスターデータの値を最終値として採用し、重複を統合したい場合はすべて選択をクリックします。もしくは、ほかのデータの値を最終値として採用したい場合は、該当項目の横にあるラジオボタンをクリックし、重複を統合します。
- 統合をクリックします。
選択した値が重複データからマスターデータに統合されます。重複データに関連する情報（添付ファイル、メモ、活動）もマスターデータに統合されます。
メモ:
「重複データの検索と統合」では、複数の重複データを1つのマスターデータに統合し、重複データを削除できます。保持されるデータがマスターデータとみなされ、削除されるデータが重複データとなります。編集時に実行される自動化処理は、マスターデータの更新時に実行され、削除時に実行される自動化処理は、重複データの削除時に実行されます。たとえば、データ削除時にメール通知を送信するワークフフローがある場合、重複データ削除時にそのワークフフローが実行されます。