重複したレコードを検索してマージする

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大量のデータを扱う場合、重複したレコードは重大な問題となります。ビジネスの効率を確保するために、データベースに重複を排除することが重要です。重複したレコードを含むデータベースでは、顧客との完全なコミュニケーションログへの簡単なアクセスができず、営業担当者の時間を無駄にし、正確でないレポートを生成し、ビジネスの意思決定に影響を与えます。Biginは、データベースへの重複の入力を防止することで積極的な解決策を提供し、既存の重複したレコードをマージすることで反応的な解決策を提供します。

重複したレコードを避ける

フィールドの設定で重複値を許可しないチェックボックスを使用すると、重複したレコードの作成を防ぐことができます。このオプションが有効になっているフィールドでは、同じフィールド値で別のレコードを作成することはできません。例えば、連絡先モジュールのメールフィールドにこのオプションを有効にした場合、他の連絡先と関連付けられているメールアドレスと同じアドレスで連絡先モジュールにレコードを作成することはできません。同じメールアドレスを持つレコードは2つ存在できません。

重複したレコードを避けるために

管理者権限でBiginにログインします。
設定に移動し、フィールドを選択します。その後、必要なモジュールを選択します。
目的のフィールドに移動し、編集アイコンをクリックします。
重複値を許可しないを選択します。
保存をクリックします。

注意：アクティビティモジュールでは、重複値を許可しないオプションは利用できません。

重複したレコードを見つける

連絡先または会社モジュールの重複値を許可しないチェックボックスが有効にされていない場合、データベースに重複が含まれる可能性があります。Biginでは、レコードの重複を見つけ、1つのレコードに統合することができます。これは2つのステップで行われます。まず、1つまたは複数のフィールド値に基づいて重複を見つけ、次に、重複したレコードのうち1つをマスターレコードとして選択し、他のレコードの詳細を統合します。マスターレコードは保持され、統合後に他のレコードは永久に削除されます。最大3つのレコードを同時に統合することができます。

重複レコードを検索する方法

［連絡先］または［企業］モジュールに移動します。
該当するレコードをクリックします。
［詳細］ページで、［もっと表示］アイコンをクリックし、［重複を検索］をクリックします。
［検索条件］セクションで、重複レコードを検索するための基準を指定します。
［検索］をクリックします。
一致するレコードがリストアップされ、重複レコードを特定できます。
［マージ］セクションで、マージしたいレコードを選択します。
［次へ］をクリックします。
［マスターレコード］として設定したいレコードを選択します。
全てのマスターレコードの値を最終値として取り込み、重複レコードをマージする場合は、［全て選択］をクリックします。または、他のレコードのフィールドの横にあるラジオボタンをクリックして、それらの値を最終値として取り込み、重複レコードをマージします。
［マージ］をクリックします。
重複レコードから選択した値がマスターレコードとマージされます。重複レコードの関連レコード（添付ファイル、ノート、アクティビティ）もマスターレコードとマージされます。

注意:

「検索とマージ」は、重複するレコードを1つのマスターレコードにマージし、重複するレコードを削除することができます。保持されるレコードはマスターレコードとして扱われ、削除されるレコードは重複レコードとして扱われます。編集時にトリガーされる自動化アクションは、マスターレコードが更新されたときに実行され、削除時にトリガーされる自動化アクションは、重複レコードが削除されたときに実行されます。たとえば、レコードが削除されたときにメールアラートを送信するワークフロールールがある場合、重複レコードが削除されたときにこのワークフロールールがトリガーされます。